互聯網時代檔案管理存在的問題及對策

王英秀

摘 ? 要：隨著科學技術的日益完善和發展，我們已經逐漸的步入到了互聯網時代，很多行業已經正在積極的使用互聯網技術，很多的檔案管理工作也都使用互聯網進行檔案管理，檔案管理工作具有很強的專業性，政策性和機密性，不管是哪個行業和部門都重視檔案管理的重要性，因此，對于檔案的管理就顯得尤為重要，運用互聯網進行檔案管理工作也可以有效的提高各部門的工作效率，但是現在的互聯網檔案管理仍然存在著很多的問題，需要我們及時的發現互聯網檔案中存在的問題并盡快找到對策去解決問題。本文主要分析互聯網時代檔案管理的機遇，對于一些問題及時的采取哪些對策進行了闡述。

關鍵詞：互聯網 ?檔案管理 ?存在的問題 ?對策

中圖分類號：G270 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）08（c）-0146-02

隨著計算機技術和網絡信息技術的不斷發展，互聯網被廣泛的應用到社會的各個領域，尤其是對檔案的管理工作，互聯網技術逇廣泛應用能夠有效的對數據進行存儲和處理，這也直接傳統的檔案管理面臨著重大的機遇和挑戰，但是，我國現在很多企業在利用互聯網技術進行檔案管理工作時都還存在著一些問題，這也直接影響企業的辦公效率和辦公質量，因此，我們必須要盡快的找到問題做出相應的策略，進而促進我國檔案管理的迅速發展。

1 ?互聯網時代檔案管理的機遇

伴隨著互聯網時代的到來，傳統的檔案管理方法對于檔案人員來說效率非常低下，同時，隨著企業的不斷壯大和發展，員工的人數也隨之增加，企業經營的業務也在不斷擴大，所要管理的檔案也越來越多，單純的依靠傳統的檔案管理是難以完成繁重的工作量的，這時候互聯網時代的到來，就給我們的檔案管理工作帶來了新的機遇。

1.1 豐富技術手段

互聯網信息時代的到來提供了很多多元化的管理手段，改變了傳統的單一的管理方法，能夠對于一些信息及時的進行錄入和完善，也更加方便對于人工檔案的查閱，傳統的檔案管理工作大多數是運用紙質等材料進行記錄、整理和備檔，消耗的時間較長，經歷較多，人員也較多，對于資源的消耗量也較大，更多的是依賴個人的經驗，這樣會導致檔案管理人員的工作強度增加。而運用互聯網進行軟件管理工作可以有效的降低管理人員的工作強度，同時也降低了信息管理的難度，管理人員可以通過信息檢索搜索到需要查詢的人員檔案，更加的方便快捷，另外，檔案管理的技術選擇平臺更加的廣泛，不僅僅能夠存儲數據信息，還可以存儲視頻，音頻等，儲存的形式也更加的多樣化。

1.2 開拓服務空間

隨著社會的不斷進步以及社會活動的不斷發展，企業經營的業務也更加的廣泛和多元化，這時也就會存在大量的信息需要進行檔案管理，而傳統的檔案管理方法會占用大量的管理空間的同時還會增加管理的成本，如果將檔案信息存儲到計算機網絡中就會節省大量的空間和管理成本，管理人員可以通過互聯網隨時進行信息的查閱和管理，打破了時間和空間的限制，最大限度的拓展了服務管理，便于服務，便于備案。

2 ?提升檔案時效

互聯網的檔案管理工作能夠有效提升檔案的時效性，這也是互聯網的檔案管理工作帶來的最為顯著的優勢，互聯網進行檔案管理對于檔案的信息可以進行及時更新，避免檔案的時效，因為企業的發展正在不斷的變革，檔案的管理也要不斷額更新，而傳統的紙質檔案管理工作周期較長，已經滿足不了檔案管理的工作需求。只有運用互聯網進行檔案管理工作才能為檔案管理開辟新的空間，從而保證檔案管理的時效性。

3 ?互聯網時代下檔案管理存在的問題

3.1 受傳統觀念的影響較深

雖然很多企業已經應用互聯網技術進行檔案的管理工作，但是仍然有一部分企業受傳統觀念的影響較深，很多貨檔案管理人員不愿意接觸新鮮的技術，仍然堅持自己陳舊的管理理念，這樣的管理理念缺乏創新性，隨著時間的推移和社會的進步，與企業的發展會嚴重的不匹配，嚴重還會限制企業的發展，最終導致企業被社會所淘汰。

3.2 網絡安全得不到保障

雖然計算機網絡技術基本上已經走進了辦公室，并且給工作人員帶來了便利，但是同時也面臨著挑戰，人們的網絡安全意識淡薄，很多人都可以登入電腦系統進行相應的操作，這就給不法分子造成了可乘之機，到岸被盜取、信息被泄露的現象屢見不鮮，因此，我們必須加強網絡安全防范意識，提高管理效率的同時，更加要注重提高檔案信息的安全性。

3.3 檔案管理沒有統一的標準

現在雖然互聯網技術已經基本上應用到企業的檔案管理工作當中去，但是卻沒有統一的標準和管理體系，導致很多企業沒有標準的科學依據做指導，很多資源得不到合理的配置。

4 ?互聯網時代下檔案管理問題解決對策

面對互聯網時代下檔案管理蹲在的問題，我們要積極進行探索尋找新的思路和解決對策，具體有以下幾點可供參考。

4.1 加強檔案管理工作的安全性

在運用互聯網進行檔案管理的時候，公司一定要建立檔案管理的保密性制度，對員工進行制度培訓，增強員工的法律意識，同時也要落實到實際的工作當中，要知道，保證檔案的安全性也就是保證企業的安全性，一旦檔案被泄露會嚴重影響企業額利益，對于企業未來的發函產生嚴重的影響，因此，必須加強網絡安全防護，對于一些重要的檔案信息要重點加密，對于外來的文件建檔時一定要進行排查。

4.2 對于檔案管理人員進行專業化培訓

在互聯網時代，檔案管理的準確性直接影響企業的發展，因此，企業應該高度的重視檔案管理工作，對于檔案管理人員要提出更高的要求，很多的管理者都是從傳統的管理人員向現代的管理人員過渡，這就要求企業組織工作人員進行技術的培訓，對于人才匱乏的企業還要通過外聘的方式，引進一批對計算機精通的管理人員，這樣解決內部管理人才不足的弊端，同時對于互聯網檔案管理還要進行及時的系統優化和更新，構建現代化的網絡信息管理系統。

4.3 對檔案管理員工實施獎勵機制

對于員工要實行相應的鼓勵機制，對員工進行適當的物質獎勵，進而提高員工的工作熱情，員工只有擁有飽滿的工作熱情和工作積極性，才能提高其工作效率，保證其工作質量。

4.4 建立一套全面可行的檔案信息管理系統

互聯網時代檔案管理技術是一種新型的檔案管理模式，因此，必須建立一套完整去那面的檔案信息管理系統，結合檔案的信息化特點，可以建立數據庫，企業在建立數據庫的同時還要保證數據庫的穩定性，數據庫在符合要求的基礎上還要方便管理人員的閱讀和使用，方便管理人員及時對檔案信息進行檢索。

5 ?結語

綜上所述，在互聯網時代飛速發展的今天互聯網和數字化技術已經運用到了很多的地方，檔案管理的信息化已經成為了大勢所需，運用互聯網進行檔案的管理可以極大的提高檔案信息管理的效率和正確性，但是，對于檔案管理工作來說，仍然存在著很多需要解決的問題，我們必須明確自身存在的問題，及時轉變理念，引進先進的互聯網技術，為檔案的管理工作開辟新的途徑，創新管理方法，才能提高檔案管理的水平，從而實現檔案管理的高效和快捷，這樣才能促使企業向更加長遠的方向發展，向著更加宏偉的目標去行進。

參考文獻

[1] 李星橋.互聯網時代檔案管理存在的問題及對策[J].智庫時代，2019（26）.

[2] 梁慧嫦.基于“互聯網+”的現代化檔案管理轉型分析[J].辦公室業務，2019（5）：67.

[3] 楊天驕，竇娉，牛文賀.淺談“互聯網+”時代的檔案管理工作[J].機電兵船檔案，2018（3）：47-49.

[4] 白素娟.淺析互聯網背景下檔案管理信息化的建設方法[J].蘭臺內，2019（11）.

[5] 仇秀麗.“互聯網+”時代檔案管理體系的構建與發展對策[J].福建農業科技，2017（7）：49-52.

[6] 王田翠.基于互聯網背景下檔案管理信息化的建設方法略談[J].技術與市場，2018（2）：191-192.

[7] 焦晶.“互聯網+”模式下檔案管理工作存在的問題及優化措施研究[J].東方企業文化，2017（S1）.