科研院所科技檔案數字化的實踐與思考

王震亞 楊忠清

摘 ? 要：科技檔案數字化是推進科研院所數字檔案館建設的基礎性工作，已逐漸成為企業(yè)檔案工作者的一項重要任務。本文以中國電子科技集團公司第28研究所科技檔案數字化工作為例，從科技檔案數字化工作的準備、實施過程、質量控制和安全保密管理等方面淺談科技檔案數字化工作的全過程管理，以及對該項工作的思考。

關鍵詞：科技檔案 ?檔案數字化 ?質量控制 ?安全保密管理

中圖分類號：G270 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）08（c）-0245-02

科技檔案是科研院所檔案的主要組成部分，是珍貴的科研成果，也是體現國家科技實力的重要憑證。國家檔案局2002年印發(fā)的《全國檔案信息化建設實施綱要》中明確提出了“存量數字化，增量電子化”的檔案信息化工作基本思路。我所將檔案數字化作為“十三五”檔案工作的重點任務，按照“需求牽引、分步實施”的原則開展了批量檔案數字化工作。

1 ?概況

我所的科技檔案按歸檔形式主要分為文字檔案和圖紙檔案。2011年以來，文字檔案已基本實現電子歸檔，歸檔文件的數量趨于穩(wěn)定。圖紙檔案一般為硫酸紙底圖，A0-A4幅面不等，庫存圖紙檔案約40萬張。因裝備研制和生產需要，圖紙檔案借用頻率高，使用頻繁，常用圖紙檔案約20萬張。按照“需求牽引”的原則，我所將圖紙檔案優(yōu)先納入了批量檔案數字化工作。

2 ?數字化工作的準備

2.1 場地的選擇和劃分

我所科技檔案存在密級較高、信息敏感等特點，數字化加工場地選擇了具備安全保密管理條件、符合檔案實體保存要求、臨近檔案庫房且相對獨立的環(huán)境，加工場所具備消防、防盜報警、視頻監(jiān)控等設施。

按照數字化的加工流程，對加工場所的辦公桌椅和設備進行了合理布局：根據檔案交接、檔案存放、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、數據掛接、質量檢查和檔案入庫劃分了工作區(qū)域，并予以標識，便于檔案數字化工作的集中開展。

2.2 設備的配備

2.2.1 掃描儀的配備

圖紙檔案幅面涉及A0到A4幅面，掃描量較大。根據數字化經費、圖紙數量和參與人數，購買了2臺大幅面掃描儀、2臺A3幅面掃描儀和5臺A4掃描儀，以大幅面搭配小幅面掃描儀的形式開展檔案數字化工作。

2.2.2 數字化管理軟件的配備

選擇具有涉密資質的檔案數字化加工軟件，每個操作人員需要密碼口令才能登陸，確保系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定。由于圖紙是以整件的形式管理，整件之間借用關系復雜，因此，選擇的軟件具有基本的整件圖紙管理功能，以實現目錄數據與數字圖像的一一對應，方便用戶使用、提取相應的圖紙檔案。

2.2.3 計算機存儲設備的配備

根據數字化總量和參與人員，配備了7臺電腦終端、1臺存儲設備和1臺服務器，并納入所信息系統(tǒng)管理，作為所信息系統(tǒng)的終端，便于數據的傳輸和加工過程的管控。

2.3 制度的建立

為確保數字化工作規(guī)范有效的開展，制定了《檔案數字化工作規(guī)范》，內容涵蓋了人員、場地、設備、數據、檔案實體、加工過程等的管理要求，為數字化工作的順利開展打下了牢固的基礎。

3 ?數字化工作的實施

3.1 破損圖紙的修復

部分早期圖紙檔案存在磨損、破損、字跡不清的現象，針對該類圖紙進行修復，保持一定的平整度，避免掃描時卡紙等情況;對于使用多次、墨跡已經脫落、字跡不清的圖紙，用黑色筆加深字跡;損壞嚴重、影響掃描質量的圖紙則商研制部門重新出圖。

3.2 目錄數據的準備

圖紙的目錄數據不僅要符合DA/T 18對檔案著錄的要求，也要保持檔案的內在聯(lián)系，以便檔案成果的管理和利用。

我所裝備研制生產部門采用PDM系統(tǒng)管理電子圖紙，掃描的電子圖紙文件需考慮掛接至PDM系統(tǒng)。根據PDM系統(tǒng)的BOM結構，每個整件的目錄數據均包含兩個相互關聯(lián)的Excel表格，一個表格包括部件編號、部件名稱、零部件類型、借用整件等信息，另一個表格包括關聯(lián)部件編號、圖紙編號、圖紙名稱、圖紙文件名稱和圖幅等。每份圖紙掃描前均需按照規(guī)定的格式填寫相應信息，確保了圖紙信息的完整性以及后續(xù)數據掛接工作的順利開展。

3.3 圖像參數的設置和調整

掃描后的數字圖像應清晰、完整、不失真，圖像效果應接近檔案原貌。因此，圖像參數的設置和調整是確保數字化成果質量的關鍵環(huán)節(jié)。

掃描儀型號不同，參數設置會有所不同，尤其是使用大幅面掃描的圖像，在計算機界面會自動縮小成為適應屏幕的比例，雖然在屏幕上顯示圖像清晰，但打印效果可能模糊不清。經過反復調整、試驗，最終閾值定為30，確保了圖紙輸出質量。

圖像色彩方面，按照遵從檔案原貌的原則，若頁面中有紅頭、插圖、印章等的圖紙，選擇彩色模式掃描，若頁面僅有黑白兩色且圖像清晰，選擇黑白二值模式掃描，若頁面只有黑白兩色，但清晰度差且配有插圖時，選擇了灰度模式掃描。

分辨率方面，考慮盡量減少占用存儲空間，在不影響利用的情況下，經過實踐，最終A3、A4的圖紙分辨率定為200～300dpi，A0、A1、A2的圖紙分辨率定為400～600dpi。

存儲格式方面，紙質檔案數字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG、BMP等通用格式，考慮到數字圖像的易操作性，本著方便利用的原則，選擇統(tǒng)一轉換為PDF的格式。

3.4 圖像的處理

3.4.1 圖像的命名

考慮后續(xù)與PDM系統(tǒng)掛接，圖像名稱不僅包含圖號信息，還包括幅面信息和文件流水號。圖像的命名規(guī)則為：幅面的大小+圖號+流水號，如：A3_BN4.103.285_1。

3.4.2 圖像的旋轉、糾偏及去污

在掃描的過程中，為符合閱讀方向，需要將圖像進行旋轉，PDF自帶的工具能很好地實現這一點;大幅面圖紙很容易在掃描過程中由于擺放不當而出現圖像偏移，通過細微糾偏功能改善圖像質量;老舊的圖紙可能會帶有斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡，而且在掃描過程中也可能會出現黑線等影響圖像質量的雜質，可使用掃描軟件的去污功能。

3.5 數據掛接

采用批量掛接的形式，按整件將數字化電子圖紙上傳進PDM系統(tǒng)。

4 ?質量控制

檔案數字化以人工操作為主，難免會出現漏掃、重掃、著錄信息錯誤等錯誤。為確保數字化成果質量，采用了人工抽查、程序校驗等形式開展質量控制。首先，在數字化加工過程中設置專門的質量檢查人員，按照一定比例進行抽樣檢驗，發(fā)現問題及時返工或修正;在數據掛接過程中，對于批量的文件，通過設置的規(guī)則進行程序校驗，對于校驗失敗的逐條核對，批量整改;最后，對掛接完成的數據再次按照一定比例抽查，確保圖像和圖紙的一致性。

5 ?安全保密管理

因科技檔案存在較多涉密信息，因此，檔案數字化工作應充分考慮安全保密管理要求，從人員、設備設施、載體交接等多方面采取措施。人員方面，指定專人負責檔案數字化現場的管理，按照在數字化工作中承擔的角色不同，對計算機設置訪問控制權限，并按業(yè)務分工開通數字化管理軟件不同模塊的操作權限;對數字化加工現場參照保密要害部位管理要求，配備視頻監(jiān)控、門禁、防盜報警等設施，嚴禁無關人員進出，或將手機、數碼照相攝像機等無關設備帶入加工場所;文件交接方面，檔案實體要求當日調出、當日歸還，檔案交接需逐份清點并辦理交接手續(xù)。

6 ?科技檔案數字化工作的思考

檔案數字化是推動科研院所數字檔案館建設的基礎性工作，對促進信息技術與檔案工作深度融合具有深遠意義。科技檔案數字化，既豐富了電子檔案資源，保護了檔案原件，又使檔案的利用更加便捷，極大的提升了檔案利用效率。通過科技檔案數字化工作實踐，使我深刻認識到檔案數字化工作需要關注以下幾點。

6.1 重視數字化范圍的界定，確保數字化工作的經濟性

企業(yè)檔案種類多、數量大，室存檔案達數千延米。數字化工作作為一項勞動密集型工作，需投入大量的人力成本。因此，科研院所檔案數字化應重視范圍的界定，確保工作的經濟性。因科研院所檔案主要為科研生產服務，可以優(yōu)先選擇利用率高、具有重要保存價值的科技檔案有限進行數字化，按照“需求牽引”的原則推進。

6.2 擬制檔案數字化工作規(guī)劃，確保數字化工作的連續(xù)性

檔案數字化工作是一項長期性的工作。一方面，雖然電子歸檔的逐步推進使紙質檔案的數量大幅度減少，但科研生產項目中的評審類文件、考核測試類文件、鑒定定型文件等仍以紙質歸檔為主，因此增量的電子化應納入日常檔案工作。另一方面，由于存量檔案數量龐大，按照文件利用頻率、形成時間先后等，制定檔案數字化工作規(guī)劃，并納入年度工作計劃，按照“分步實施”的原則，確保數字化工作的連續(xù)性。

6.3 健全數字化工作標準，確保數字化工作的規(guī)范性

檔案數字化工作應在檔案行業(yè)標準的基礎上，結合單位特點，按檔案類別分別制定數字化加工標準，作為數字化加工的行為準則，用于規(guī)范數字化加工過程。

6.4 做好數字化加工的保密管理，確保數字化工作的安全性

作為科研院所，涉密檔案的管理是檔案管理中的重中之重，數字化加工過程應從人員、設備、環(huán)境、操作流程等方面制定安全保密措施，確保數字化加工過程安全可控，確保國家秘密載體安全。

參考文獻

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