科研院所科技檔案數(shù)字化的實踐與思考

王震亞 楊忠清

摘 ? 要：科技檔案數(shù)字化是推進(jìn)科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，已逐漸成為企業(yè)檔案工作者的一項重要任務(wù)。本文以中國電子科技集團(tuán)公司第28研究所科技檔案數(shù)字化工作為例，從科技檔案數(shù)字化工作的準(zhǔn)備、實施過程、質(zhì)量控制和安全保密管理等方面淺談科技檔案數(shù)字化工作的全過程管理，以及對該項工作的思考。

關(guān)鍵詞：科技檔案 ?檔案數(shù)字化 ?質(zhì)量控制 ?安全保密管理

中圖分類號：G270 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）08（c）-0245-02

科技檔案是科研院所檔案的主要組成部分，是珍貴的科研成果，也是體現(xiàn)國家科技實力的重要憑證。國家檔案局2002年印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》中明確提出了“存量數(shù)字化，增量電子化”的檔案信息化工作基本思路。我所將檔案數(shù)字化作為“十三五”檔案工作的重點任務(wù)，按照“需求牽引、分步實施”的原則開展了批量檔案數(shù)字化工作。

1 ?概況

我所的科技檔案按歸檔形式主要分為文字檔案和圖紙檔案。2011年以來，文字檔案已基本實現(xiàn)電子歸檔，歸檔文件的數(shù)量趨于穩(wěn)定。圖紙檔案一般為硫酸紙底圖，A0-A4幅面不等，庫存圖紙檔案約40萬張。因裝備研制和生產(chǎn)需要，圖紙檔案借用頻率高，使用頻繁，常用圖紙檔案約20萬張。按照“需求牽引”的原則，我所將圖紙檔案優(yōu)先納入了批量檔案數(shù)字化工作。

2 ?數(shù)字化工作的準(zhǔn)備

2.1 場地的選擇和劃分

我所科技檔案存在密級較高、信息敏感等特點，數(shù)字化加工場地選擇了具備安全保密管理條件、符合檔案實體保存要求、臨近檔案庫房且相對獨(dú)立的環(huán)境，加工場所具備消防、防盜報警、視頻監(jiān)控等設(shè)施。

按照數(shù)字化的加工流程，對加工場所的辦公桌椅和設(shè)備進(jìn)行了合理布局：根據(jù)檔案交接、檔案存放、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、質(zhì)量檢查和檔案入庫劃分了工作區(qū)域，并予以標(biāo)識，便于檔案數(shù)字化工作的集中開展。

2.2 設(shè)備的配備

2.2.1 掃描儀的配備

圖紙檔案幅面涉及A0到A4幅面，掃描量較大。根據(jù)數(shù)字化經(jīng)費(fèi)、圖紙數(shù)量和參與人數(shù)，購買了2臺大幅面掃描儀、2臺A3幅面掃描儀和5臺A4掃描儀，以大幅面搭配小幅面掃描儀的形式開展檔案數(shù)字化工作。

2.2.2 數(shù)字化管理軟件的配備

選擇具有涉密資質(zhì)的檔案數(shù)字化加工軟件，每個操作人員需要密碼口令才能登陸，確保系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定。由于圖紙是以整件的形式管理，整件之間借用關(guān)系復(fù)雜，因此，選擇的軟件具有基本的整件圖紙管理功能，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的一一對應(yīng)，方便用戶使用、提取相應(yīng)的圖紙檔案。

2.2.3 計算機(jī)存儲設(shè)備的配備

根據(jù)數(shù)字化總量和參與人員，配備了7臺電腦終端、1臺存儲設(shè)備和1臺服務(wù)器，并納入所信息系統(tǒng)管理，作為所信息系統(tǒng)的終端，便于數(shù)據(jù)的傳輸和加工過程的管控。

2.3 制度的建立

為確保數(shù)字化工作規(guī)范有效的開展，制定了《檔案數(shù)字化工作規(guī)范》，內(nèi)容涵蓋了人員、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、檔案實體、加工過程等的管理要求，為數(shù)字化工作的順利開展打下了牢固的基礎(chǔ)。

3 ?數(shù)字化工作的實施

3.1 破損圖紙的修復(fù)

部分早期圖紙檔案存在磨損、破損、字跡不清的現(xiàn)象，針對該類圖紙進(jìn)行修復(fù)，保持一定的平整度，避免掃描時卡紙等情況;對于使用多次、墨跡已經(jīng)脫落、字跡不清的圖紙，用黑色筆加深字跡;損壞嚴(yán)重、影響掃描質(zhì)量的圖紙則商研制部門重新出圖。

3.2 目錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備

圖紙的目錄數(shù)據(jù)不僅要符合DA/T 18對檔案著錄的要求，也要保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，以便檔案成果的管理和利用。

我所裝備研制生產(chǎn)部門采用PDM系統(tǒng)管理電子圖紙，掃描的電子圖紙文件需考慮掛接至PDM系統(tǒng)。根據(jù)PDM系統(tǒng)的BOM結(jié)構(gòu)，每個整件的目錄數(shù)據(jù)均包含兩個相互關(guān)聯(lián)的Excel表格，一個表格包括部件編號、部件名稱、零部件類型、借用整件等信息，另一個表格包括關(guān)聯(lián)部件編號、圖紙編號、圖紙名稱、圖紙文件名稱和圖幅等。每份圖紙掃描前均需按照規(guī)定的格式填寫相應(yīng)信息，確保了圖紙信息的完整性以及后續(xù)數(shù)據(jù)掛接工作的順利開展。

3.3 圖像參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整

掃描后的數(shù)字圖像應(yīng)清晰、完整、不失真，圖像效果應(yīng)接近檔案原貌。因此，圖像參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整是確保數(shù)字化成果質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

掃描儀型號不同，參數(shù)設(shè)置會有所不同，尤其是使用大幅面掃描的圖像，在計算機(jī)界面會自動縮小成為適應(yīng)屏幕的比例，雖然在屏幕上顯示圖像清晰，但打印效果可能模糊不清。經(jīng)過反復(fù)調(diào)整、試驗，最終閾值定為30，確保了圖紙輸出質(zhì)量。

圖像色彩方面，按照遵從檔案原貌的原則，若頁面中有紅頭、插圖、印章等的圖紙，選擇彩色模式掃描，若頁面僅有黑白兩色且圖像清晰，選擇黑白二值模式掃描，若頁面只有黑白兩色，但清晰度差且配有插圖時，選擇了灰度模式掃描。

分辨率方面，考慮盡量減少占用存儲空間，在不影響利用的情況下，經(jīng)過實踐，最終A3、A4的圖紙分辨率定為200～300dpi，A0、A1、A2的圖紙分辨率定為400～600dpi。

存儲格式方面，紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG、BMP等通用格式，考慮到數(shù)字圖像的易操作性，本著方便利用的原則，選擇統(tǒng)一轉(zhuǎn)換為PDF的格式。

3.4 圖像的處理

3.4.1 圖像的命名

考慮后續(xù)與PDM系統(tǒng)掛接，圖像名稱不僅包含圖號信息，還包括幅面信息和文件流水號。圖像的命名規(guī)則為：幅面的大小+圖號+流水號，如：A3_BN4.103.285_1。

3.4.2 圖像的旋轉(zhuǎn)、糾偏及去污

在掃描的過程中，為符合閱讀方向，需要將圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)，PDF自帶的工具能很好地實現(xiàn)這一點;大幅面圖紙很容易在掃描過程中由于擺放不當(dāng)而出現(xiàn)圖像偏移，通過細(xì)微糾偏功能改善圖像質(zhì)量;老舊的圖紙可能會帶有斑點、水漬、污點、裝訂孔等痕跡，而且在掃描過程中也可能會出現(xiàn)黑線等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，可使用掃描軟件的去污功能。

3.5 數(shù)據(jù)掛接

采用批量掛接的形式，按整件將數(shù)字化電子圖紙上傳進(jìn)PDM系統(tǒng)。

4 ?質(zhì)量控制

檔案數(shù)字化以人工操作為主，難免會出現(xiàn)漏掃、重掃、著錄信息錯誤等錯誤。為確保數(shù)字化成果質(zhì)量，采用了人工抽查、程序校驗等形式開展質(zhì)量控制。首先，在數(shù)字化加工過程中設(shè)置專門的質(zhì)量檢查人員，按照一定比例進(jìn)行抽樣檢驗，發(fā)現(xiàn)問題及時返工或修正;在數(shù)據(jù)掛接過程中，對于批量的文件，通過設(shè)置的規(guī)則進(jìn)行程序校驗，對于校驗失敗的逐條核對，批量整改;最后，對掛接完成的數(shù)據(jù)再次按照一定比例抽查，確保圖像和圖紙的一致性。

5 ?安全保密管理

因科技檔案存在較多涉密信息，因此，檔案數(shù)字化工作應(yīng)充分考慮安全保密管理要求，從人員、設(shè)備設(shè)施、載體交接等多方面采取措施。人員方面，指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化現(xiàn)場的管理，按照在數(shù)字化工作中承擔(dān)的角色不同，對計算機(jī)設(shè)置訪問控制權(quán)限，并按業(yè)務(wù)分工開通數(shù)字化管理軟件不同模塊的操作權(quán)限;對數(shù)字化加工現(xiàn)場參照保密要害部位管理要求，配備視頻監(jiān)控、門禁、防盜報警等設(shè)施，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)出，或?qū)⑹謾C(jī)、數(shù)碼照相攝像機(jī)等無關(guān)設(shè)備帶入加工場所;文件交接方面，檔案實體要求當(dāng)日調(diào)出、當(dāng)日歸還，檔案交接需逐份清點并辦理交接手續(xù)。

6 ?科技檔案數(shù)字化工作的思考

檔案數(shù)字化是推動科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，對促進(jìn)信息技術(shù)與檔案工作深度融合具有深遠(yuǎn)意義。科技檔案數(shù)字化，既豐富了電子檔案資源，保護(hù)了檔案原件，又使檔案的利用更加便捷，極大的提升了檔案利用效率。通過科技檔案數(shù)字化工作實踐，使我深刻認(rèn)識到檔案數(shù)字化工作需要關(guān)注以下幾點。

6.1 重視數(shù)字化范圍的界定，確保數(shù)字化工作的經(jīng)濟(jì)性

企業(yè)檔案種類多、數(shù)量大，室存檔案達(dá)數(shù)千延米。數(shù)字化工作作為一項勞動密集型工作，需投入大量的人力成本。因此，科研院所檔案數(shù)字化應(yīng)重視范圍的界定，確保工作的經(jīng)濟(jì)性。因科研院所檔案主要為科研生產(chǎn)服務(wù)，可以優(yōu)先選擇利用率高、具有重要保存價值的科技檔案有限進(jìn)行數(shù)字化，按照“需求牽引”的原則推進(jìn)。

6.2 擬制檔案數(shù)字化工作規(guī)劃，確保數(shù)字化工作的連續(xù)性

檔案數(shù)字化工作是一項長期性的工作。一方面，雖然電子歸檔的逐步推進(jìn)使紙質(zhì)檔案的數(shù)量大幅度減少，但科研生產(chǎn)項目中的評審類文件、考核測試類文件、鑒定定型文件等仍以紙質(zhì)歸檔為主，因此增量的電子化應(yīng)納入日常檔案工作。另一方面，由于存量檔案數(shù)量龐大，按照文件利用頻率、形成時間先后等，制定檔案數(shù)字化工作規(guī)劃，并納入年度工作計劃，按照“分步實施”的原則，確保數(shù)字化工作的連續(xù)性。

6.3 健全數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化工作的規(guī)范性

檔案數(shù)字化工作應(yīng)在檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，結(jié)合單位特點，按檔案類別分別制定數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)，作為數(shù)字化加工的行為準(zhǔn)則，用于規(guī)范數(shù)字化加工過程。

6.4 做好數(shù)字化加工的保密管理，確保數(shù)字化工作的安全性

作為科研院所，涉密檔案的管理是檔案管理中的重中之重，數(shù)字化加工過程應(yīng)從人員、設(shè)備、環(huán)境、操作流程等方面制定安全保密措施，確保數(shù)字化加工過程安全可控，確保國家秘密載體安全。

參考文獻(xiàn)

[1] 李睿哲.企業(yè)檔案數(shù)字化可行性措施示例[J].蘭臺世界，2018（3）：93-95.

[2] 溫青玉.淺談企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)[J].機(jī)電兵船檔案，2015（5）：60-62.

[3] DA/T31—2017，紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范[S].北京：國家檔案局，2017.