中小企業(yè)會計檔案信息化管理研究

摘 要：隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國中小企業(yè)比重逐漸加強，中小企業(yè)已經(jīng)成為增加經(jīng)濟活力的重要參與力量。長期以來，由于中小企業(yè)的粗放式發(fā)展，對自身的財會建設(shè)明顯重視不足，這就導(dǎo)致了其進(jìn)一步發(fā)展的局限性。筆者基于中小企業(yè)會計檔案處理的現(xiàn)狀和要求，以信息化要求為重點，對中小企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)行拓展性研究。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；會計檔案；信息化管理研究

1. 中小企業(yè)會計檔案信息化建設(shè)的背景

1994年5月4日，我國發(fā)布了”關(guān)于大力發(fā)展我國會計電算化事業(yè)的意見”；同年6月30日發(fā)布”會計電算化管理辦法”；1996年6月10日頒怖”會計電算化工作規(guī)范”等等都顯示了發(fā)展Accounting Information System—AIS（會計信息化建設(shè)系統(tǒng)）的政策指導(dǎo)與決策。

我國會計信息化建設(shè)人才方面的具體要求是：會計信息化知識應(yīng)逐步成為在職會計人員必須具備的知識之一，其培訓(xùn)工作要逐步納入會計專業(yè)技術(shù)資格考試、會計證照考試和在職會計人員培訓(xùn)的相關(guān)課程。

2. 中小企業(yè)會計檔案信息化管理的要求

2.1總則

為加強中小企業(yè)會計檔案的建檔工作，確保會計檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，充分發(fā)揮會計檔案為經(jīng)濟業(yè)務(wù)工作服務(wù)的作用，規(guī)定了會計建檔工作的基本要求和管理職責(zé)。

2.2信息化管理中的規(guī)范性引用文件

《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）、會計電算化工作規(guī)范》（財會字[1996]17號、GB/Tl8894--2002（（電子文件歸檔與管理規(guī)范）。

2.3會計檔案信息化管理的理論原則

Sorte r（1969）所提出事項法會計之所以在我國一直成為經(jīng)久不 衰的熱點問題，是因為信息技術(shù)所具有的強大數(shù)據(jù)處理功能讓人們看到這一研究的 應(yīng)用前景。利用計算機系統(tǒng)采集 的事項信息，不僅能夠提高財務(wù)報告的增 值性，而且也可同時滿足企業(yè)決策者的信 息需求，這種謀求信息資源集成，以便為信 息用戶提供多元信息的理想目標(biāo)，使國內(nèi)眾多學(xué)者萌生了重構(gòu)新型的會計信息系統(tǒng) 之構(gòu)想。

李端生等（2004）提出 的“需求決定的會計報告”模式，王世定等（2004）提出的財務(wù)會計與管理會計融合的信息集成管理系統(tǒng)模型等，重點構(gòu)畫了集財務(wù)會計與管理會計為一體的控制系統(tǒng)的理想框架。在實踐中，用友、金蝶、浪潮、新中大等軟件廠商立足于組織、信息與流程集成所開發(fā)的本土化 ERP 軟件，也開始從實務(wù)上夯實了建立業(yè)務(wù)事件倉庫的基礎(chǔ)。我國目前使用的會計數(shù)據(jù)庫大多采用DB2；ORACLE； SYBASE； INFORMIX；MS SQLSERVER； INGRES等六種數(shù)據(jù)庫（2004，李曉平）。

3. 中小企業(yè)會計檔案信息化管理軟件的要求

3.1合法性

合法性是指會計軟件提供的功能，必須符合會計的規(guī)定。另外應(yīng)當(dāng)考慮版本的合法性，盜版軟件沒有可靠的技術(shù)保障，還可能出現(xiàn)數(shù)據(jù)損毀與侵犯著作權(quán)。所以，用戶應(yīng)取得合法的會計軟件，保障會計核算工作有條不紊地進(jìn)行。

3. 2正確性

正確性是指計算正確和防止任何錯誤。軟件應(yīng)當(dāng)提供自動進(jìn)行銀行對帳的功能，自動產(chǎn)生銀行存款余額調(diào)節(jié)表；自動產(chǎn)生總分類賬、明細(xì)分類賬匯總的計算結(jié)果，均應(yīng)正確無誤；軟件應(yīng)當(dāng)提供按照規(guī)定的會計期間進(jìn)行結(jié)賬的功能等。

3. 3安全性

安全性是指會計軟件提供的功能，能防止操作錯誤和舞弊行為。例如：對于程序文件和數(shù)據(jù)文件，軟件應(yīng)當(dāng)有加密、防火墻或者其他保護(hù)措施，以防止非法篡改與非法侵入；軟件應(yīng)當(dāng)具有在計算機發(fā)生故障，或者由于強行關(guān)機及其他原因引起內(nèi)存和硬盤儲存會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，具備數(shù)據(jù)復(fù)原的功能。

3. 4查詢性：

查詢性功能是指實時在線查詢總分類會計科目的名稱、科目代號、期初余額、累計發(fā)生額和余額、年初余額；能查詢記賬憑證。另外，設(shè)計多重復(fù)合條件查詢，模糊查詢，使會計信息人員方便使用。靈活的接口切換功能，可以使會計信息人員很靈活地尋找憑證、明細(xì)分類賬、總賬數(shù)據(jù)等。

3. 5售后服務(wù)：

售后服務(wù)包括：會計軟件的實時維護(hù)、人員培訓(xùn)、相關(guān)技術(shù)支持和軟件版本的升級及未來擴充開發(fā)的簡易可能性。還需要軟件制作單位派員加以解決。一旦延誤，會計作業(yè)工作就會被迫停止。

4. 中小企業(yè)會計檔案信息化管理的實施

4.1會計檔案信息化負(fù)責(zé)人的職責(zé)：

貫徹執(zhí)行中小企業(yè)管理層關(guān)于會計檔案工作的規(guī)定，制定和健全有關(guān)信息化管理制度，確保財會檔案工作納入財會工作計劃、管理制度和財會人員職責(zé)范圍之中，并監(jiān)督財會人員執(zhí)行。聽取財會檔案工作人員關(guān)于會計檔案工作信息化建設(shè)的合理建議，幫助解決財會檔案工作方面的實際困難。

4.2會計檔案人員的信息化管理操作要求

按信息化管理的規(guī)定做好平時會計核算材料的形成、積累工作；整理好會計檔案材料，并進(jìn)行組卷；主動配合相關(guān)材料的合并組卷事宜。

4.3中小企業(yè)需要強化會計檔案信息化軟件和硬件建設(shè)

加強適應(yīng)本企業(yè)實際情況的軟件選擇，做好會計檔案管理的軟件工作，并匹配好硬件參數(shù)。在軟件的選用中，必須考慮好對企業(yè)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價值和憑證作用；必須反映財務(wù)管理、會計活動的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；必須遵循其自然形成規(guī)律保持其有機聯(lián)系，充分考慮財會檔案的類型特點。

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作者簡介：黃燕（1977.7- ）女，本科，助理館員，研究方向為電算會計。