如何將人工智能技術(shù)在新時(shí)期檔案管理中得以最有效的應(yīng)用①

孫彥雷

摘 ? 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，人工智能技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用。它能識(shí)別圖片、音頻、視頻等不同形式的檔案資料，可以對(duì)人事檔案進(jìn)行高效收集、搜索與分類。人工智能技術(shù)在很多方面都表現(xiàn)出了突出的優(yōu)勢(shì)，比如知識(shí)、數(shù)據(jù)以及信息處理等方面。它可以以最快速、最高效的形式解決企事業(yè)單位檔案管理中的問題，最終能夠帶領(lǐng)企事業(yè)單位檔案管理走向智能化。

關(guān)鍵詞：人工智能技術(shù) ?企事業(yè)單位 ?檔案管理

中圖分類號(hào)：TP393 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號(hào)：1674-098X（2019）09（a）-0138-02

現(xiàn)如今是信息快速發(fā)展的時(shí)代，知識(shí)信息會(huì)直接影響企事業(yè)單位獲得外部資源的能力以及外部競(jìng)爭(zhēng)力[1]。企事業(yè)單位只有合理地開發(fā)和利用檔案資源，才能避免那些潛在的風(fēng)險(xiǎn)與損失。如果能有效利用檔案資源，就會(huì)大幅度提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而提高企事業(yè)單位的市場(chǎng)價(jià)值。人工智能技術(shù)最大的特點(diǎn)是自動(dòng)獲取企事業(yè)單位所需的資料，同時(shí)還會(huì)將檔案數(shù)據(jù)中的隱藏性信息提取出來(lái)，供企事業(yè)單位開發(fā)與利用。

1 ?現(xiàn)階段企事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 知識(shí)、數(shù)據(jù)、信息的超載問題

關(guān)于企事業(yè)單位檔案資料的類型，其形式有很多種，比如圖片形式、書面形式還有電子格式等。各種數(shù)據(jù)資料的信息總量較大，導(dǎo)致信息資料等嚴(yán)重過載。企事業(yè)單位員工需要花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理，可能會(huì)阻礙企事業(yè)單位檔案資料的使用。

1.2 知識(shí)、數(shù)據(jù)、信息的非結(jié)構(gòu)化問題

目前，企事業(yè)單位多采用非結(jié)構(gòu)化形式的檔案，這就導(dǎo)致企事業(yè)單位的檔案資料中最重要的部分被隱藏在非結(jié)構(gòu)化檔案中。因此，只有每天對(duì)企事業(yè)單位檔案資料進(jìn)行分類、提取，才能合理并且有效地應(yīng)用這些數(shù)據(jù)資料。

1.3 隱性知識(shí)、數(shù)據(jù)、信息的獲取與轉(zhuǎn)化問題

企事業(yè)單位檔案中的數(shù)據(jù)信息分為隱性數(shù)據(jù)和顯性數(shù)據(jù)，隱性數(shù)據(jù)是指一個(gè)人基于組織而產(chǎn)生的個(gè)人經(jīng)驗(yàn)，這些資料并不能用語(yǔ)言來(lái)表達(dá)。它具有一定的獨(dú)立性和排他性，很難進(jìn)行表達(dá)和傳遞;顯性數(shù)據(jù)可以明確地表達(dá)出來(lái)。因此，企事業(yè)單位檔案面臨的重要問題是如何獲取和表達(dá)隱性數(shù)據(jù)信息，并且把它轉(zhuǎn)換成為顯性信息。

2 ?人工智能技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

人工智能技術(shù)又分為智能搜索技術(shù)、智能分類技術(shù)與專家系統(tǒng)。

2.1 智能搜索技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

最大程度地利用和管理企事業(yè)單位內(nèi)部與外部的數(shù)據(jù)信息是事業(yè)單位檔案管理的最終目標(biāo)。與企事業(yè)單位檔案以外的數(shù)據(jù)和信息相比，企事業(yè)單位內(nèi)部信息和數(shù)據(jù)比較少。企事業(yè)單位之間可以共享檔案資料，比如報(bào)告書、技術(shù)知識(shí)和法律章程等。這些數(shù)據(jù)的來(lái)源非常豐富。因此，當(dāng)企事業(yè)單位需要時(shí)，很難快速準(zhǔn)確地找到對(duì)單位決策有價(jià)值的具體數(shù)據(jù)。而人工智能技術(shù)中的神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)如果應(yīng)用到企事業(yè)單位檔案管理中，就可以極大程度地提高檔案資料的搜索能力。有了智能搜索引擎，就可以有效地解決企事業(yè)單位檔案管理中數(shù)據(jù)和信息過載的問題。

2.2 智能分類技術(shù)在企事業(yè)單位檔案管理的應(yīng)用

企事業(yè)單位檔案中的信息大多都是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。信息的來(lái)源與格式都是不一樣的，為了準(zhǔn)確而迅速地提取到有效信息，則必須在任務(wù)開始之前就處理好大量的檔案資料。所以，智能分類技術(shù)就應(yīng)運(yùn)而生了。

智能分類技術(shù)可以高效率地處理企事業(yè)單位的大量資料數(shù)據(jù)信息，根據(jù)已有的規(guī)則制度，能夠清晰地將檔案資料進(jìn)行分類，方便對(duì)信息的提取與整理。智能分類技術(shù)的具體操作流程如下：首先，要根據(jù)檔案的不同類型進(jìn)行初次篩選劃分，其次，再將大塊的類型分成更加詳細(xì)的類型，讓這些檔案資料的排列和分類有一定的規(guī)律可循，最終形成一個(gè)有規(guī)律的體系。

這一系列的流程用統(tǒng)計(jì)軟件就可以做到，統(tǒng)計(jì)軟件主要就是負(fù)責(zé)找到相似的數(shù)據(jù)信息，然后將擁有共同關(guān)鍵詞的信息劃分到一個(gè)類型中，根據(jù)這些關(guān)鍵詞總結(jié)出此類型數(shù)據(jù)信息的抽象概念，從而確定更加詳細(xì)的主題。在將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類的過程中，不僅要?jiǎng)?chuàng)建不同的主題類型，還要根據(jù)原有的規(guī)則創(chuàng)建出新的規(guī)則，以便計(jì)算機(jī)能夠準(zhǔn)確地分類。此外，自動(dòng)分類軟件可以識(shí)別和操作不同主題類型的數(shù)據(jù)，然后完成分類。運(yùn)用不同的文檔集合，能夠提高其分類能力。在對(duì)原始分類方法和自動(dòng)分類方法的結(jié)果進(jìn)行對(duì)比分析，發(fā)現(xiàn)它已經(jīng)熟練掌握了分類技術(shù)，并擁有精準(zhǔn)度較高的直覺，知道何時(shí)該添加新分類與刪除不再用的分類以及如何放置文本[3]。

2.3 專家系統(tǒng)在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

專家系統(tǒng)是指對(duì)數(shù)據(jù)信息的表示、獲取和解釋，這個(gè)系統(tǒng)能夠使計(jì)算機(jī)了解和學(xué)習(xí)到許多專家的技能，模擬專家解決問題的過程。專家系統(tǒng)的主要技術(shù)就是知識(shí)的獲取，它可以從企事業(yè)單位檔案資源庫(kù)中找到隱性檔案信息，最后轉(zhuǎn)化為組織資源以及個(gè)人資源。擁有專家系統(tǒng)最直接的優(yōu)勢(shì)就是當(dāng)企事業(yè)單位檔案資源信息涉及的類型太過于廣泛而難以確定如何進(jìn)行提取和分類時(shí)，可以提供最佳的解決方法和案例模板。

3 ?如何將人工智能技術(shù)在新時(shí)期檔案管理中得以最有效的應(yīng)用

3.1 向國(guó)外的檔案管理技術(shù)學(xué)習(xí)

海外企業(yè)單位檔案人員普遍具有較高的學(xué)歷和專業(yè)素養(yǎng)。相對(duì)而言，我國(guó)的檔案工作者在這方面還比較欠缺。因此，既要聘用具有較高學(xué)歷和專業(yè)技能的人員，又要加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)，有效地培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。因?yàn)橹挥袚碛辛藢I(yè)的檔案管理人員，企事業(yè)單位的檔案管理才能更加專業(yè)化與系統(tǒng)化。因此，要想將人工智能技術(shù)在檔案管理中得到最有效的運(yùn)用，需要我們做的還有很大一部分：我們需要專業(yè)的技術(shù)與專業(yè)的人才來(lái)實(shí)現(xiàn)高效的檔案資源管理。

第一，重視檔案的整理。在進(jìn)行企事業(yè)單位檔案整理歸納的時(shí)候可以分為三種：一是史料標(biāo)準(zhǔn);二是緊急價(jià)值標(biāo)準(zhǔn);三是編纂出版標(biāo)準(zhǔn)。隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位必須要提高對(duì)自身工作效率與競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)注程度。這就要求企事業(yè)單位不斷加強(qiáng)自身的核心技能，其中就包括檔案管理環(huán)節(jié)。

其次，在檔案管理過程中，企事業(yè)單位檔案通常分為公開、有限和保密，可以有效保護(hù)事業(yè)單位的合法權(quán)益。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位檔案資料管理也有了嚴(yán)格的要求，需要努力與國(guó)外先進(jìn)的事業(yè)單位檔案管理技術(shù)接軌。

3.2 國(guó)家應(yīng)該大力培養(yǎng)科技型人才

目前，我國(guó)已經(jīng)有了人工智能技術(shù)，但是這方面的人才還很緊缺。國(guó)家應(yīng)該加緊培養(yǎng)一批科技型人才，熟練掌握人工智能技術(shù)，再把人工智能技術(shù)與企事業(yè)單位檔案資料管理深度結(jié)合起來(lái)。現(xiàn)階段，人工智能技術(shù)在企事業(yè)單位檔案資料管理中的應(yīng)用還是探索階段，還有很大的發(fā)展空間。這就需要未來(lái)的檔案管理人才發(fā)揮自身的價(jià)值，將企事業(yè)單位檔案管理技術(shù)提升到一個(gè)新的高度。

4 ?結(jié)語(yǔ)

人工智能技術(shù)在企事業(yè)檔案管理工作中，得到了較為廣泛的應(yīng)用，在檔案管理中起到了至關(guān)重要的作用。通過使用人工智能技術(shù)管理檔案，不僅省時(shí)省力，而且還加快了檔案管理制度的改進(jìn)進(jìn)程。此外，人工智能的優(yōu)勢(shì)較為明顯，人工智能技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案資料數(shù)字化、智能化;人工智能技術(shù)可以對(duì)人事檔案進(jìn)行科學(xué)細(xì)致的分類檢索，有利于人事檔案的合理利用。

綜上所述，人工智能對(duì)企事業(yè)單位檔案管理有著重要的影響，將人工智能引進(jìn)企事業(yè)單位檔案管理不僅可以節(jié)省人力物力，而且還能夠提高企事業(yè)單位工作效率，一舉兩得。

參考文獻(xiàn)

[1] 張江華.人工智能技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案時(shí)空，2014（6）：32-33.

[2] 韓平.人事檔案管理中人工智能技術(shù)的應(yīng)用[J].山西檔案，2018（4）：75-77.