風控補短板：從電子檔案入手

文／徐順聰

社保基金安全事關民生和發展，在社保基金監管新形勢下，借助科技手段，努力提高防控水平顯然已是大勢所趨。對此浙江省溫州市人社局主動加強新技術應用、全力打造三大平臺、不斷提升基金監管“技防”廣度和深度，充分發揮“金保工程”基金監管聯網平臺作用，及時抓好疑點信息篩查比對，逐條落實整改，全面遏制虛領冒領基金行為的多發態勢。尤為值得一提的是，溫州社保以推進社保電子檔案建設為切入點，精準出招、有的放矢，給社保基金筑起一座防風險屏障。

社保檔案短板凸顯

社保檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，也是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要的歷史憑證。隨著社會保險各項制度改革不斷完善、覆蓋面越來越廣，各項社會保險的申報、登記、征繳、續保補繳、關系轉移和待遇核定、支付等業務量也急劇增加，社會保險業務檔案作為這些變動的真實記錄和業務辦理不可或缺的原始依據，其基礎性地位和服務功能日益突出。然而，溫州社保對近年發生的一些死亡冒領、重復領取待遇、違規提前退休等社保基金“跑冒滴漏”案件進行剖析時發現，社保業務檔案管理不當，給一些不法分子提供了可乘之機。通過編制假行政文書、篡改個人檔案、修改關鍵材料、偽造崗位經歷等手段騙取社保待遇，給社保基金造成流失的案例也不在少數。

此外，在推進內控建設和日常檢查過程中，社保業務檔案管理存在的諸多風險隱患也顯露出來。比如社保業務檔案仍然以紙質線裝傳統保存方式為主，易因蟲蝕、受潮、火災、臺風等受到侵蝕，也可能因頻繁查閱造成原件受損或遺失；個別地方檔案管理散亂、業務檔案與財務檔案交叉存檔，甚至部分檔案存在缺漏等情況。

如何補上傳統社保檔案管理的短板，加強風險防范？隨著信息技術迅速發展和廣泛應用，加快實現社保檔案的電子化管理，顯然更具現實意義。

電子檔案初探

電子檔案支持社保基金轉變監管方式。電子檔案不僅支持高速采集、高效流轉、安全存儲、便捷調閱和充分共享，還可以做到全程跟蹤、在線查詢每筆業務。這將徹底改變原來以手工為主的社保業務處理模式，實現對業務經辦和基金管理過程的事后監管方式向事前、事中監管方式轉變，由循環被動監督向防范風險苗頭的主動監督轉變，由落后的人工查閱式監管方式向先進的信息網絡化監管方式轉變，由現場監督為主的方式向非現場監督與現場監督相結合的方式轉變。

電子檔案可提高社保基金監管效率。以溫州為例，2016年開展全市退休審核審批專項檢查時，部分偏遠地區社保經辦機構要耗時幾天，收集運送大量業務資料用于檢查，甚至還需相關參保單位提供歷年工資冊等原始材料，既耗時又耗力。2017年4月在市本級進行電子檔案建設試點后，對于已啟用電子社保檔案的，檢查人員可隨時隨地對每筆業務全程跟蹤、在線查詢；對于疑點，也能有針對性地進行查證落實。就縮短稽核周期、降低監管成本、提升監管效率而言，效果顯而易見。

電子檔案能豐富社保基金監管手段。傳統的社保經辦服務模式和監管手段已無法解決實時監控問題，不能適應新形勢發展的需要，應運而生的電子檔案正好可以有效實現業務處理各環節之間相互制約和在線監督，讓數字化的業務信息和電子影像檔案按照預先設定的經辦流程在各工作崗位之間有序流轉，變被動接收為主動管理。基金監督人員可以充分利用電子檔案，對財務信息和社保業務數據進行集中統計、綜合分析和深度加工，開展形式多樣的分析調查、重點核查和評估預測，從而達到稽核與業務處理流程的有效銜接，強化對業務運行和基金財務的有效控制。

基于電子檔案的上述優勢，溫州市人社局在已經順利建立16萬份電子社保檔案的基礎上，繼續加大電子影像采集、個人檔案建檔力度，著力打造一個以社會保障號作為唯一標識，實現一人一檔、跨部門應用和檔案信息共享，實現個人檔案數據信息網上查詢的電子檔案管理服務平臺。為今后檔案調取查閱、社保內控稽核、基金風險化解提供更加便捷準確的技術保障。

延伸電子檔案建設路徑

溫州電子檔案管理服務平臺主要由電子檔案管理系統、影像存儲系統、檔案服務和集成接口等幾部分組成。目前，溫州市本級已經初步建成電子檔案管理系統，其中已有91400多項業務檔案完成電子化，涉及20多類社保業務；可通過手機應用軟件進行人臉識別的有24190人。在初步探索的基礎上，溫州的電子檔案建設將按照下述路徑延伸。

強化項目組織實施。電子檔案管理服務平臺建設是一項系統工程，涉及方方面面，必須要列入黨組重要議事日程，做到與中心工作同部署、同落實、同檢查、同考核。要編制切實可行的實施方案，明確職責分工和時間節點，強化責任到人，形成一級抓一級、層層抓落實的工作格局。要在初步建成電子檔案管理系統的基礎上，以人社系統市級應用平臺建設為總載體，利用3至5年時間分步分階段穩步推進影像存儲系統、檔案服務和集成接口等建設，著力構建全市統一的社保檔案信息化管理體系，最終實現從影像采集、圖片處理、索引分類、傳輸、存儲、查詢分發到歸檔、銷毀等電子檔案全生命周期管理，積極為維護社保基金安全運行發揮應有作用。

加快檔案數據入庫。據不完全統計，溫州市本級現保管10萬卷左右檔案，平均每年新增3000卷。目前只有2000年至2015年的檔案以組卷形式完成初步整理，因此要集中人力物力，堅持逐頁核對無誤原則，通過掃描紙質檔案、數字化拍攝、激光技術三維立體掃描等手段，將紙質檔案信息錄入到電子檔案管理系統，加快實現存量檔案電子化。同時，要依托現有信息化基礎設施和網絡平臺環境，在業務辦理過程中同步采集電子影像，扎實推進增量檔案數字化，最終將全部社保業務檔案納入電子檔案管理系統，為電子檔案管理服務平臺聯網應用提供所需數據基礎。

優化平臺整合利用。要加快電子檔案管理系統與社保業務信息系統、財務軟件系統整合步伐，推進業務檔案歸檔實時化和管理電子化，有效解決基礎材料重復利用、多次掃描帶來的低效和冗余問題，促使電子檔案服務由個別查詢向整體篩選提升、由簡單匯總向專題研究提升，為政策制定、案件查處、信訪問題解決提供更多的“增值服務”。

提高信息流轉共享。要立足信息共享這一目標，加快推進社保電子檔案信息在社保各業務系統之間進行流轉、利用和交換，大力支持人事人才、公共就業、勞動關系等人社業務系統綜合利用社保電子檔案信息，率先在人社系統內打破檔案信息孤島。同時，要積極爭取市、縣政府強力支持，牽頭財政、稅務、民政、銀行、鄉鎮街道、社區等部門單位同步推進現有社保檔案電子化建設，抓緊納入市、縣大數據中心集中管理，最終完成省、市、縣三級分層管理模式，真正實現跨地區、跨部門檔案信息化管理系統互聯互通，不斷豐富社保檔案信息化內涵。

強化自身風險防控。信息技術在為檔案管理帶來便捷的同時，也給檔案信息安全帶來了前所未有的挑戰，甚至帶來比紙質檔案更為嚴峻的風險。要未雨綢繆、精準研判，依靠強有力的政策法規支持，建立完善的信息安全管理體系，全面提高信息安全保障技術和檔案人員業務素養，全力防范和化解各種風險，切實保障社保電子檔案的信息安全。