加強機關事業檔案分類的整體管理工作探析

郝英

摘 要：機關事業單位中檔案管理工作是對人員的重要管理措施，也是管理水平的重要體現。機關事業單位通過檔案管理對工作業績考核，因此，科學的檔案管理工作是確保機關事業單位長久發展的保障。當下，機關事業單位不斷擴大發展，其檔案信息越來越多，只有實現對檔案的分類管理，才能夠確保機關事業單位各項工作穩定開展。

關鍵詞：機關事業單位；檔案；分類；整體管理

科技的發展改變了人們的生產生活方式，對機關事業單位而言，科學技術的進步使得檔案管理工作得到進一步優化創新。在信息時代不斷發展的今天，機關事業單位的檔案分類工作得到進一步優化，提高檔案分類的工作效率，能夠促進機關事業單位檔案整體管理工作的進步。但是，當下機關事業單位中檔案分類管理還存在一定問題，文章對具體的問題進行分析，并針對問題提出相應的解決建議，旨在為機關事業單位優化檔案管理工作提供有力的參考。

1 機關事業單位檔案管理工作的重要性

信息時代背景下，先進信息技術促進生產生活發展。檔案管理中，信息復雜化使人們對檔案管理的認識不能滿足相應工作開展需求。檔案分類管理的規范性及科學性需要進一步提高，因此，加強機關事業單位檔案管理工作具有重要作用。

1.1 減輕檔案管理工作負擔，增加工作效率

機關事業單位檔案的增多給檔案管理人員合理管理檔案造成一定影響，通過對檔案分類管理，可以讓工作人員快速找到所需資料，減輕工作負擔[1]。以信息技術為支持，開展合理的檔案分類管理，可以以計算機電子查找快速獲取檔案，減輕工作人員查找檔案負擔，同時提高檔案利用效率。

1.2 有利于規范檔案儲存

檔案包含機關事業單位機密性文件資料，機關事業單位檔案是對其各項工作內容的記錄和反映。檔案對機關事業單位后續工作開展借鑒相似工作經驗具有直接幫助，檔案管理中以信息技術實現分類管理，能夠實現對檔案規范化管理，以不同性質分別管理檔案，提高機關事業單位檔案管理水平，提高其工作質量及效率[2]。

1.3 有利于信息交互及共享

檔案代表機關事業單位信息，工作信息經檔案反映，機關事業單位自身檔案管理涉及不同部門、不同工作內容，其檔案管理具有雜亂性特點，需要將不同部門、不同性質檔案分開管理，進而減輕對復雜檔案信息管理造成的工作效率低下問題。

2 機關事業單位檔案分類整體管理中存在的問題

檔案管理工作屬機關事業單位中重要管理內容，科學檔案管理工作可確保機關事業單位各項工作穩定開展，以合理檔案管理服務于機關事業單位各個部門，其各個部門又更好的服務于大眾。當下，機關事業單位檔案管理工作采取分類整體管理的方式提高了一定的工作效率，但是其實際工作中仍存在一些有待解決的問題。

2.1 管理方式單一

管理方式單一主要是其檔案管理工作缺乏創新。機關事業單位自身檔案管理方式落后，管理方式及內容還是延續傳統檔案管理開展，不能滿足新時期機關事業單位發展需求。在實際的檔案管理中，其雖然應用了信息化技術開展檔案分類整體管理，但是其管理方式和內容還是按照紙質檔案管理模式開展，管理方式以人工手動管理為主要形式，管理方式單一[3]。

2.2 對檔案管理重視不夠

對檔案管理重視不夠是針對機關事業單位領導人員而言的，領導人員對檔案管理工作認識不足，沒有看到檔案管理工作與各項生產經營活動的聯系，單單認為檔案管理是對單位歷史資料的整理，于是在檔案管理上投入人力、物力、財力較少，不能滿足新時期檔案管理工作需求。

2.3 檔案管理體制不全面

檔案管理工作是機關事業單位管理工作中重要組成部分，但實際執行中其被視為附屬工作開展，在管理體制上還有一定缺失。例如，檔案分類中，對檔案是按照部門分類，還是按照類別分類，在檔案管理體制上無明確規定，這就導致檔案分類受工作人員主觀能動性影響較大，造成不同檔案分類混亂，檔案使用后也未及時歸位，整體檔案管理效率低下。

3 對機關事業單位檔案分類整體管理問題提出相應的建議

3.1 重視檔案管理，積極創新管理

機關事業單位檔案管理工作對其相應工作開展提供歷史數據及經驗支持，可以避免其出現歷史相同錯誤。必須加深機關事業單位領導對檔案管理工作的認識，讓其認識到檔案管理工作的重要性。加強對檔案管理宣傳，同時對檔案管理工作不斷創新，讓領導部門認識到檔案管理工作對機關事業單位的促進作用。在檔案工作創新上，要將先進技術融入到管理工作中，以科學化和規范化內容強化檔案管理工作的服務性。

3.2 完善管理體制

在機關事業單位中，將責任制度應用到檔案管理中，對分類檔案整體管理工作責任到人，增加檔案管理人員工作積極性。檔案管理工作要從建檔、整理、儲存、分析、應用等各個環節出發，在每個環節中完善管理體制，對檔案分類方式、分類依據明確規定。在檔案管理中建立績效考核制度，對管理人員專業性定期檢查，使其不斷的自我學習，提高檔案管理整體水平，以適應信息社會發展需要，能夠熟練使用現代化先進設備。

3.3 提高信息化檔案管理水平

在信息技術影響下，機關事業單位檔案管理工作也要適當創新，將先進的計算機信息設備應用到檔案分類整體管理中。此外，要創新檔案管理方式及內容，摒棄傳統檔案管理中的弊端，以電子檔案和紙質檔案相結合的方式，提高檔案管理工作效率及質量。加強對計算機信息技術的創新，將現代化的科學技術應用到機關事業單位檔案管理工作中。例如，將快速掃描儀應用到檔案掃描中，以文件管理系統實現檔案的現代化管理。

3.4 強化檔案管理人員專業素質

對檔案管理人員開展周期性到培訓是提高其綜合素質的重要措施。在時代不斷發展的過程中，某一水平的檔案管理不能滿足機關事業單位長久發展需求，必須建立長效的培訓機制，對檔案管理人員不斷培訓，進而增加其專業化技術能力。對檔案管理人員周期性培訓，將現代化的管理技術及管理理念傳遞給管理人員，讓其能夠將先進的技術和理念應用到實際中。加強檔案管理人員的專業素質方面，還要將培訓工作和實際工作中的服務態度納入到績效考核制度中去，建立科學評價機制，根據其工作服務型及培訓積極性合理評價，對工作及培訓突出的管理人員給予獎金獎勵和口頭表揚，對工作出現錯誤或培訓不積極的管理人員給予經濟處罰和通報批評。

4 結束語

綜上所述，對加強機關事業檔案分類的整體管理工作分析，要先了解機關事業單位檔案管理工作的重要性，在了解重要性的基礎上，分析機關事業單位檔案分類整體管理中存在的問題，從問題的根本出發，提出相應的解決建議：重視檔案管理，積極創新管理；完善管理體制；提高信息化檔案管理水平；強化檔案管理人員專業素質。通過一系列措施，做好機關事業單位檔案分類整體管理工作，提高其工作效率及質量門，促進機關事業單位長久發展。

參考文獻

[1]杜文軍.機關事業單位檔案分類整體管理研究[J].辦公室業務，2016（11）：58-58.

[2]蘇迎.疾控檔案管理工作分析與研究[J].檔案管理，2016（4）：95-95.

[3]喬艷.機關事業單位檔案規范化管理工作強化策略的分析[J].山西農經，2017（14）：106-106.