關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索

摘 要：新時(shí)期下，隨著我國信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，其已經(jīng)在諸多領(lǐng)域和行業(yè)實(shí)現(xiàn)了深入應(yīng)用，并且改變了人們的工作、學(xué)習(xí)以及生活習(xí)慣。在檔案管理中引入信息化技術(shù)，可以提升管理水平和管理效率，對(duì)實(shí)現(xiàn)行業(yè)發(fā)展具有積極意義。本文主要針對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理進(jìn)行分析和探索，希望給予我國相關(guān)領(lǐng)域以參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；探索

檔案是重要的信息資源，其具有較強(qiáng)的參考和借鑒價(jià)值，可以為使用者提供具體而直觀的資料信息，檔案管理對(duì)我國社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有積極作用。但是當(dāng)前，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足時(shí)代的需求，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)成為了行業(yè)需要研究的關(guān)鍵課題。

1 檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)以信息技術(shù)作為支撐，在檔案收集、歸檔、保存以及使用等環(huán)節(jié)利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)，為使用者提供調(diào)閱便利。信息化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)管理手段和模式的更新，但是其操作基礎(chǔ)依然以實(shí)體檔案為依據(jù)，信息化管理則集中體現(xiàn)在檔案管理信息化、共享化、網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化等方面。

2 檔案信息化建設(shè)的相關(guān)策略分析

2.1 提升信息化意識(shí)

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，需要相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員具備較強(qiáng)的信息化意識(shí)，給予其工作以高度重視。首先，領(lǐng)導(dǎo)干部需要加強(qiáng)自身的信息化意識(shí)，將信息化建設(shè)納入到日常工作中，給予其以資金、人力以及物力方面的支持；其次，要定期組織工作人員加強(qiáng)信息化建設(shè)的宣傳和學(xué)習(xí)，促使其樹立正確的管理意識(shí)和信息化意識(shí)，認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)對(duì)推動(dòng)檔案管理的積極意義；其次，要積極組建信息化建設(shè)小組，配備相關(guān)方面的人才，建立管理網(wǎng)絡(luò)和信息化平臺(tái)，保證信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作有序開展。

2.2 制定相關(guān)管理制度

制定以及完善管理制度，是保證信息化建設(shè)順利進(jìn)行的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)也是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理的重要保障，因此，相關(guān)機(jī)構(gòu)需要做到權(quán)責(zé)明晰，對(duì)檔案信息加強(qiáng)規(guī)范化管理。首先，要針對(duì)檔案保密、節(jié)約、立卷以及歸檔等工作制定完善的管理制度，并且將制度落實(shí)到具體環(huán)節(jié)中，保證各項(xiàng)工作有據(jù)可依；其次，針對(duì)工作人員行為要制定相應(yīng)的制度，保證所有人員在制度的約束下規(guī)范操作，促使管理行為合理化以及規(guī)范化；最后，要制定科學(xué)的獎(jiǎng)懲制度，調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的工作熱情和積極性，并且對(duì)積極的態(tài)度對(duì)待檔案管理工作。

2.3 加大基礎(chǔ)設(shè)施投入

為了推動(dòng)信息化建設(shè)進(jìn)程的快速推進(jìn)，促使檔案管理趨于合理化、科學(xué)化以及信息化方向發(fā)展，需要持續(xù)加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，為信息化建設(shè)提供物質(zhì)保障。首先，要加強(qiáng)信息化設(shè)施建設(shè)，購置數(shù)碼相機(jī)、專業(yè)掃描儀、計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備，為了切實(shí)提升檔案管理的數(shù)字化水平，還要購置具有較強(qiáng)數(shù)據(jù)處理能力和儲(chǔ)存能力的管理設(shè)備；其次，要完善以及優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)，將子系統(tǒng)與總系統(tǒng)充分結(jié)合，進(jìn)而滿足檔案處理、借閱、以及收集等相關(guān)工作的需求。

2.4 加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化建設(shè)需要以人才作為支撐，因此，相關(guān)機(jī)構(gòu)需要對(duì)現(xiàn)有管理人員開展系統(tǒng)性的培訓(xùn)和教育，提升其服務(wù)意識(shí)、檔案意識(shí)和信息化意識(shí)，并且積極從社會(huì)中吸納具有較強(qiáng)專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的專業(yè)人才，不斷擴(kuò)充管理隊(duì)伍。首先，要定期組織所有人員開展檔案法律、管理知識(shí)以及信息技術(shù)操作等相關(guān)方面的培訓(xùn)，在工作中做到按照規(guī)章辦事，實(shí)現(xiàn)管理流程法制化、制度化；其次，要對(duì)管理人員開展思想道德教育，提升其責(zé)任心、職業(yè)道德，規(guī)范其工作態(tài)度，進(jìn)而滿足信息化和現(xiàn)代檔案管理的需求；最后，要加強(qiáng)服務(wù)意識(shí)教育，幫助管理人員樹立正確的服務(wù)理念，在日常管理和生活中不斷提升自我。

2.5 注重檔案安全管理

在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，基于信息技術(shù)的開放性、交互性以及共享性特點(diǎn)，其也存在一定的安全隱患，因此，安全管理需要引起足夠的重視，通過各種有效途徑和舉措，注重檔案資源安全管理。首先，要對(duì)檔案資源的原始內(nèi)容進(jìn)行有效保護(hù)，嚴(yán)格按照規(guī)定的要求，不得隨意篡改內(nèi)容，確保檔案內(nèi)容的完整性、安全性以及可靠性；其次，要對(duì)信息安全加強(qiáng)建設(shè)，利用防火墻技術(shù)攔截黑客和病毒的入侵，同時(shí)，管理人員還要升級(jí)殺毒軟件，定期對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行查毒殺毒，防止病毒木馬對(duì)檔案信息帶來破壞；最后，管理人員還要通過設(shè)置訪問權(quán)限和密碼等方式，提升檔案資源的安全性和保密性，并且積極引入指紋認(rèn)別和人臉識(shí)別等全面的密保技術(shù)。

3 優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的相關(guān)思路

3.1 管理服務(wù)化

當(dāng)前，我國社會(huì)對(duì)檔案的需求量不斷增加，要求檔案管理要轉(zhuǎn)變以往以保管為核心的管理模式，突出檔案管理的服務(wù)職能。首先，檔案人員需要做到舉止文明、待人親和，為使用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，發(fā)揮檔案的社會(huì)職能和使用價(jià)值；其次，要通過信息化平臺(tái)為使用者查閱檔案提供便捷，開設(shè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)項(xiàng)目，促使使用者可以跨越空間和時(shí)間的限制，完成異地檔案查閱和調(diào)取。

3.2 管理規(guī)范化

在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展新環(huán)境下，檔案管理手段、管理理念以及管理模式均出現(xiàn)了較大的變化，信息技術(shù)的引入也為檔案管理增添了活力，在此背景下，相關(guān)機(jī)構(gòu)需要加強(qiáng)管理規(guī)范化建設(shè)，保證各項(xiàng)工作的有序以及順利的開展。首先，要制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，促使工作人員在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行檔案管理；其次，構(gòu)建合理的歸檔和收集體系，根據(jù)歸屬權(quán)將檔案分為個(gè)人檔案和公務(wù)檔案，根據(jù)時(shí)間將檔案分為現(xiàn)代檔案和歷史檔案，針對(duì)各種類型的檔案要制定相應(yīng)的監(jiān)管制度；最后，建設(shè)以及完善檢索體系，以使用者的需求為切入點(diǎn)，通過信息技術(shù)完善檢索服務(wù)，促使更多的使用者認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性，并且掌握檔案檢索和運(yùn)用的方法。

3.3 管理人性化

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國政府提倡人本理念，其也在各個(gè)領(lǐng)域中不斷得到應(yīng)用和推廣，其作為一種現(xiàn)代的管理方式和管理觀念，可以充分調(diào)動(dòng)工作人員的熱情和積極性，在檔案管理中引入人本理念，可以實(shí)現(xiàn)管理的人性化發(fā)展。首先，要注重管理人員的工作感受，加強(qiáng)對(duì)其技能培訓(xùn)和職業(yè)教育，將管理目標(biāo)和個(gè)人價(jià)值充分結(jié)合，提供給管理人員晉升的空間和機(jī)會(huì)；其次，要將剛性管理和柔性管理充分結(jié)合，從法律層面和制度層面對(duì)人員行為進(jìn)行約束，并且結(jié)合管理人員的需求和個(gè)性，關(guān)注其工作體驗(yàn)、生活困難和學(xué)習(xí)需求；最后，要引入崗位競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，激發(fā)管理人員的憂患意識(shí)和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，在組織內(nèi)部形成良性競(jìng)爭(zhēng)的氛圍。

4 結(jié)語

總而言之，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)屬于一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要相關(guān)機(jī)構(gòu)給予高度的重視，并且從多種途徑提升檔案管理的現(xiàn)代化以及信息化水平，通過信息化平臺(tái)切實(shí)提升檔案管理的效率和質(zhì)量，為使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，為我國社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

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作者簡(jiǎn)介

牛永愛（1972-），女，漢，山東省青島人，本科，檔案館員，研究方向：檔案專業(yè)。