基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化實(shí)現(xiàn)路徑

黃菁

摘 要：目前，基層事業(yè)單位擁有大量的檔案需要管理，因此，使檔案管理人員的工作難度增加。借助現(xiàn)代化管理技術(shù)，提升基層事業(yè)單位的檔案管理工作效率，可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理目標(biāo)。本文結(jié)合現(xiàn)階段我國基層事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況，并針對其中存在的問題進(jìn)行詳細(xì)分析，以此實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理路徑。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化技術(shù)手段

在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，基層單位的檔案管理工作的形式也發(fā)生了一定的改變，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段，不僅能夠緩解原本檔案管理存在的問題，還能夠有效地提升檔案管理的工作質(zhì)量，降低人工操作所產(chǎn)生的失誤。因此，事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要充分借助現(xiàn)代化管理方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的辦公模式。

1 實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的意義

1.1 解決傳統(tǒng)管理方式的不足

通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段，能夠有效地緩解基層單位傳統(tǒng)的檔案管理過程中存在的不足。對于基層單位而言，檔案資料會(huì)涉及到大量的信息，內(nèi)容相對繁雜。傳統(tǒng)的管理方式，不僅會(huì)消耗大量的人力、物力，還會(huì)頻繁出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，嚴(yán)重影響檔案管理的整體效果。借助現(xiàn)代化檔案管理形式，在拓寬檔案管理途徑的同時(shí)，還能夠在最大程度上確保檔案的合理性和完整性。充分實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理目標(biāo)，為使用者在第一時(shí)間找到相應(yīng)的資料，以此提升基層事業(yè)單位的工作效率。

1.2 有效地推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展

現(xiàn)代化檔案管理模式是實(shí)現(xiàn)基層事業(yè)單位檔案管理的有效途徑。在市場經(jīng)濟(jì)的不斷推動(dòng)下，現(xiàn)代化的管理手段也呈現(xiàn)多樣化的發(fā)展趨勢。將現(xiàn)代化技術(shù)手段高質(zhì)量的應(yīng)用至事業(yè)單位檔案管理工作中，使其智能化的管理機(jī)制得到充分體現(xiàn)。基層單位不論是技術(shù)還是管理，都正處于轉(zhuǎn)型的重要階段，在這一背景下，現(xiàn)代化管理模式的應(yīng)用，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的創(chuàng)新，符合現(xiàn)代化發(fā)展的要求，為基層事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

2 檔案管理過程中存在的問題

2.1 檢索效率低下

在傳統(tǒng)形式上的檔案管理工作，需要通過人工操作的形式進(jìn)行管理。結(jié)合檔案的類型、編碼，查找檔案資料，這種檢索形式不僅會(huì)消耗大量的時(shí)間，還需要較多的人力，在批量查找文件時(shí)，需要在多名工作人員的共同協(xié)助下才能開展檢索工作，在很大程度上消耗了檔案管理中人力資源。目前，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案檢索，操作便捷，但是很多基層事業(yè)單位由于信息化尚未得到普及或者是信息化水平不足，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)檢索的使用率不足，難以開展具體的計(jì)算機(jī)檢索工作，嚴(yán)重影響現(xiàn)代化檔案管理的工作效率。與此同時(shí)，檔案信息管理平臺(tái)要與計(jì)算機(jī)硬件相匹配，但是部分基層事業(yè)單位的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施較為薄弱，在檢索過程中會(huì)有一定的時(shí)間要求，響應(yīng)速度過慢，使得事業(yè)單位的檔案工作難以取得較好的成效。

2.2 檔案資源的使用率較低

在基層事業(yè)單位中最為重要的部分即檔案，不僅與事業(yè)單位的發(fā)展具有直接的聯(lián)系，在實(shí)際工作中，也具有一定的作用和價(jià)值。但是部分基層事業(yè)單位并沒有完全意識(shí)到檔案在具體工作中的應(yīng)用價(jià)值，進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，只是按部就班地完成檔案存貯工作，不能最大限度上發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值。另外，借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段，能夠有效地區(qū)分檔案的類型以及所應(yīng)用的領(lǐng)域，幫助管理員進(jìn)行整合與計(jì)算。但是，由于基層單位的管理人員缺乏專業(yè)的管理水平和計(jì)算技術(shù)，導(dǎo)致現(xiàn)代化管理技術(shù)無法得到充分的發(fā)揮，不能及時(shí)地利用檔案數(shù)據(jù)開展各項(xiàng)工作，無法保證檔案中關(guān)鍵信息得以應(yīng)用，這樣嚴(yán)重違背了現(xiàn)代化檔案管理工作的要求和發(fā)展規(guī)律。

3 現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)現(xiàn)路徑

3.1 更新檔案管理理念

結(jié)合上述檔案管理工作中存在的問題來分析，我國的基層事業(yè)單位缺乏對檔案管理的重視程度，導(dǎo)致現(xiàn)代化的檔案管理工作無法有序的展開，使得現(xiàn)代化的技術(shù)手段在檔案管理過程中的優(yōu)勢難以發(fā)揮。若想將這一問題解決，相關(guān)部門的管理人員要更新檔案管理的觀念，對檔案管理工作加以重視，以此來有效地推動(dòng)現(xiàn)代化檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。檔案管理人員要具備開放性的管理觀念，基于管理形式和創(chuàng)新方式開展檔案管理工作，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐以及時(shí)代的潮流趨勢，使得檔案管理工作與社會(huì)事業(yè)發(fā)展相匹配，這樣才能充分發(fā)揮檔案在基層事業(yè)單位中的優(yōu)勢和作用。通過現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，及時(shí)對檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和調(diào)整，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理操作。與此同時(shí)，管理者在開展工作時(shí)，要實(shí)現(xiàn)各部門的有效溝通，結(jié)合各類型檔案的特點(diǎn)，做好整理的分配工作。若想保證現(xiàn)代化檔案管理工作的有序推進(jìn)，還要完善檔案管理制度，通過制度的形式來提升檔案以及管理人員的質(zhì)量。

3.2 構(gòu)建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)

基層檔案的工作量以及工作難度較大，但是由于工作人員數(shù)量有限，在一定程度上增加了檔案管理的難度。因此，要構(gòu)建一支專業(yè)、高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，在此基礎(chǔ)上，管理人員要具備一定的計(jì)算機(jī)操作能力以及現(xiàn)代化的管理意識(shí)。作為單位的管理者，要充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀和未來發(fā)展趨勢，充分認(rèn)識(shí)分現(xiàn)代化檔案管理的重要價(jià)值，結(jié)合現(xiàn)階段本單位檔案管理過程中存在的不足和優(yōu)勢進(jìn)行深入的分析，借助其管理優(yōu)勢，彌補(bǔ)管理過程中的不足，全身心投入到工作中。其次，管理者還要轉(zhuǎn)變管理觀念，對檔案管理人員開展定期培訓(xùn)與考量，提升自身的責(zé)任感，通過獎(jiǎng)懲機(jī)制，來調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，以此提升管理質(zhì)量。在提升本單位管理人員的工作效率的同時(shí)，還要聘請高質(zhì)量的技能型人才，對現(xiàn)代化的檔案管理工作具有一定的優(yōu)勢。

4 結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)代化檔案管理是時(shí)代發(fā)展的需要，也是對事業(yè)單位的改革的重大舉措。只有有效地利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，才能夠?qū)崿F(xiàn)全面改革的目標(biāo)。因此，在實(shí)施現(xiàn)代化檔案管理體系時(shí)，要引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，明確檔案管理的操作辦法，發(fā)揮現(xiàn)代化手段在事業(yè)單位檔案管理工作中的重要優(yōu)勢。

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