檔案管理的信息化建設

石巖

摘 要：檔案管理是事業單位管理中的重要組成部分，其管理信息化程度關乎著事業單位發展的現代化程度。因此，加強檔案管理的信息化建設，對事業單位各方面的發展都有重要的促進作用。本文首先概述了檔案管理信息化建設，并針對性地提出了檔案管理信息化建設的策略。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設

1 檔案管理信息化建設概述

信息技術的發展推動了事業單位信息化的建設，檔案管理信息化建設是指利用計算機網絡手段，使得檔案信息更好的被收集、歸類、管理起來。檔案管理信息化，參照以往的實體管理模式，并以其實體數據為依據，將其轉變成數字化的檔案信息化管理，這種信息化管理具有資料不易損壞、便于管理、和優化檔案管理職能的特點。

1.1 檔案不易損壞，易于保存

紙質檔案容易受到天氣和保存環境的影響。如環境潮濕，會導致檔案容易發生霉變，難以長期保存；檔案隨著資料的增多會越來越多，而管理室空間有限，檔案儲存量有限；并且需要定期打掃管理室，優化環境，更新檔案資料。而信息化檔案管理可以對檔案實施備份，數據不易丟失；電子磁盤儲存量大，極大地節約了存儲空間；并且更新迅速，省時省力，能最大限度地保障檔案的完整性。

1.2 便于管理檔案信息

檔案信息資料數量和類別眾多，傳統的檔案管理需要配備數名專員負責繁瑣的檔案分類和管理工作，浪費人力成本，程序復雜，多有不便。而實現了檔案管理信息化建設，檔案信息查閱可以通過在數據庫中輸入關鍵字的方法迅速查到所需信息，系統程序簡單快捷，分門別類清晰，不需要配備過多人員，節省了人力成本，且管理不會受到其他檔案影響。

1.3 優化檔案管理職能

實現檔案管理信息化建設，從本質上改變了檔案管理的途徑和方式，優化了檔案的管理職能，使得檔案信息化管理全面推動了事業單位的發展與建設。

2 我國檔案管理信息化建設現狀

我國目前的檔案管理信息化建設處于瓶頸期。許多事業單位對于檔案信息化管理沒有足夠的重視，信息化建設平臺使用效率低、平臺更新速度慢；事業單位使用信息化管理檔案的目的是實現信息查詢的方便性、快捷性和高效性，若是出現上述情況，將會影響到事業單位檔案的管理和發展，不利于檔案管理信息化建設的普及。部分事業單位檔案數據存在異構性和差異性，導致檔案數據出現差異和重復，增加了檔案信息結構的復雜性，使得工作人員在辨別、歸檔、分類的過程中需要花費大量的精力處理，不利于檔案管理信息化建設的順利開展。另外檔案管理機制不健全和工作人員的綜合素質也會影響到檔案管理信息化建設，檔案資料重復歸檔或未被及時保存，嚴重影響了檔案管理信息平臺的使用效率。

3 檔案管理信息化建設的步驟

3.1 創建網絡檔案平臺系統

檔案管理信息化建設，首要做的就是建立一個信息化網絡檔案平臺系統，該系統分為內部檔案管理系統和公眾服務平臺兩個部分，通過內部服務系統收集各類信息，并由工作人員負責分類、處理，而后上傳到公眾服務平臺，使其實現其使用價值。工作人員需要注意信息來源是否可靠，保證其真實性；另外，檔案信息需要強化網絡安全管理技術，保證信息不被泄露。

3.2 形成檔案信息一體化管理模式

檔案管理部門對檔案的真實有效性應負起責任，在接收到含有檔案信息的電子文件后，其應該對檔案的內容加以了解、分析和鑒別，留下有用的信息，剔除無用的信息，再通過計算機信息管理部門對文件進行相應處理，最終實現檔案歸檔保存。這個過程形成了一個有效檔案信息電子文件的獲取、分類、處理、保存一體化的整個過程。

3.3 已歸檔的檔案文件不得隨意更改

相關工作人員需要對歸檔的電子文件進行分類、鑒別和審核，確認有效性和使用價值后，形成的檔案需要通過計算機技術設置文件的只讀性，防止網絡被不法分子侵入和隨意更改文件，從而確保信息的安全性，保證信息化檔案與紙質檔案一致。

3.4 做好歸檔電子文件的保存

電子檔案具有防塵、防潮、防磨損等傳統檔案不具備的優勢，是使用電子介質保存的信息文件，但電子文件也可能出現錯亂或丟失，因此要做好電子檔案備份和管理，確保信息的原始性和完整性，盡可能地避免電子檔案信息由于長時間的儲存，或者計算機網絡中病毒而出現錯亂和丟失的現象。

4 檔案管理信息化建設的策略

4.1 員工都應積極轉化自身傳統的管理理念

事業單位上下員工都應當與時俱進，積極轉化傳統檔案管理理念，形成新型檔案信息化管理理念，才能使事業單位向現代化方向實現轉變。要想將信息化檔案管理的理念普及，需要檔案管理人員首先具有先進的信息化意識，能夠明確信息化管理的未來趨勢，從而提供更加完善的檔案服務。隨后，檔案管理人員應當積極宣傳檔案管理信息化的優勢，使事業單位領導者充分了解到檔案管理信息化建設的必要性以及重要性，使全體工作人員都能理解并認同檔案管理信息化建設，提高對信息化建設的關注。事業單位領導也應當加大對檔案管理信息化建設的資金投入，并制定一系列的政策幫助檔案部門完善信息化平臺的建設，全面更新事業單位檔案管理的服務觀念，從而提高檔案管理和服務效率。

4.2 加強電子檔案信息化建設水平

促進事業單位檔案管理信息化建設，就要加強電子檔案信息化建設水平。檔案管理部門接受各種各樣的信息和資料后，優先將其進行鑒別，將有用的信息按照不同的類型分類，再利用計算機技術轉化成數字化文件。建立電子檔案信息化管理制度，保障電子檔案信息的真實性、完整性和有效性，加快檔案信息數據庫的建立和完善，重視檔案部門的硬件設備的開發和優化，是提高電子檔案信息化建設水平的重要一步，能夠促進檔案管理信息化建設，為事業單位信息資源檢索、管理和共享奠定堅實的基礎。

4.3 提高檔案工作人員綜合素質

檔案管理工作人員只有具備較高的綜合素質，才能更好地實現檔案管理信息化建設。檔案管理工作人員能夠立足于事業單位實際情況，并具有較強的分辨能力以及計算機軟件的應用技術，才能成為檔案管理改革建設的精神支柱。檔案管理工作人員應積極參加計算機技術培訓，強化自身的檔案管理知識，參與檔案管理現代化的宣傳工作，為普及檔案管理信息化做貢獻。另外，事業單位應當對檔案管理部門實施考核制度和獎罰制度，創造良好的工作條件，激發工作人員的工作熱情，進而提高檔案管理信息化建設的工作效率。

4.4 加強檔案管理信息化安全體系建設

隨著科學技術的發展，信息安全關乎著事業單位的發展和經濟利益，因此要加強信息化管理安全體系的建設，全面保護事業單位信息安全。首先應設定不同信息的安全管理等級，根據安全等級和風險程度對獲得的信息進行分類，并對事業單位信息安全系統的風險水平進行評估，設定安全值，一旦出現安全漏洞，立即停用檔案信息系統平臺并進行維修，保障信息的安全。另外，可以將冗余系統設計應用于事業單位檔案信息化管理，從而有效降低檔案信息系統失效率，提高正常運行的安全性能；并通過采取余度配置方案，根據檔案信息系統中的元件設置余度，提高檔案管理信息化的安全性[1]。

5 結束語

本文簡述了檔案管理信息化建設的概念和特點以及當代檔案管理信息化建設的現狀，分析了檔案管理信息化建設的步驟和策略，希望能促進我國檔案管理改革和創新，從而提高事業單位處理和運用檔案信息的效率以及其經濟利益，促進其在新時代實現跨越式發展。

參考文獻

[1]李曉琳，王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業改革與管理，2016（05）：58.

[2]陳濤.事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[3]房麗娜.新形勢下企業檔案管理信息化建設探究[J].辦公室業務，2013（03）：32.