事業單位人事檔案立卷歸檔管理的提高措施

沙建華

摘 要：事業單位具有社會公共服務職能的責任，其單位的人事檔案立卷歸檔管理水平，直接關系到了單位人事檔案的利用率。因此，需要加強事業單位人事檔案管理工作力度，有利于提升事業單位內部管理水平，促進其單位所有業務的順利開展。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；管理措施

我國當前正處于轉型的關鍵時期，事業單位需要及時地進行體制改革，來滿足當前社會經濟的發展需求。因此，傳 統事業單位人事檔案管理工作已經無法適應當前社會發展需求，需要不斷創新與改革事業單位人事檔案立卷歸檔管理措施，確保事業單位人事檔案管理可以向著現代化、規范化的方向發展，有利于事業單位對人才的合理開發與應用。

1 事業單位人事檔案立卷歸檔管理工作存在的問題

1.1 管理模式機械化

雖然事業單位體制改革過程中，其人事檔案管理工作有了一定的進步，已經構建了相應的制定化管理模式。但從當前事業單位人事檔案管理工作進行分析后發現，所開展的管理工作存在著機械化、單一化的問題。部分單位對于人事檔案管理還存在一定的理解偏差，所采用的管理模式相對較為陳舊。加上單位領導對人事檔案管理工作的不重視，對人事檔案立卷歸檔管理工作效率形成了一定的影響。

1.2 缺少“以我為主”的立卷歸檔意識

在開展立卷歸檔過程中，需要精確地分析檔案文件有的時效性。從而才能夠真正地將現行人事檔案精神落實到位。但在當前檔案管理工作中，會出現歸檔資料不規范、檔案管理工作重復性等問題。事業單位人事檔案工作中存在檔案資料不完整的問題，從而導致檔案利用效率較低。此外，部分單位沒有在開展歸檔工作時耐心細致地甄別， 認真分類和裝訂，沒有形成標準化、規范的檔案管理制度，造成檔案資料利用價值并不高。

1.3 人事檔案管理工作質量不高

人事檔案管理工作質量直接關系到了單位的發展，如果無法提高其工作的質量以及效率，檔案管理工作的效能得不到體現，對單位的管理會造成一定的影響。從目前部分事業單位人事檔案管理工作來進行分析，依然停留在人手人腦工作模式。雖然有的單位已經開始進行信息化管理模式，并人事檔案進行電子檔案錄入，但對于檔案的正確使用以及維護并沒有真正地體現出信息化、自動化管理的優勢。比如：部分單位沒有將電子檔案進行合理分類、電子檔案更新不及等等。這些問題的出現，無法體現出信息化管理的優越性，甚至還會給管理工作人員帶來更多的工作壓力。

2 事業單位人事檔案立卷歸檔管理的提高措施

2.1 認真開展文件分類

事業單位人事檔案歸檔管理工作中，需要對其相關文件進行重新整理。此類型文件大致可以劃分為以下幾個類型：1）綜合類文件。此類型的文件所包含的內容相對較多。在進行立卷歸檔時，除了組織人事以及單位業務相關文件以外，都需要歸檔于綜合文件中進行管理。因此，此類型的檔案文件使用率并不高，而且還具有非常強的時效性，其檔案內容與實際工作的關聯性不大。在對此類文件進行分類整理時，必須要確保其文件的完整性，并按照相應的年份來進行初步整理，再結合其類型文件中的關鍵詞來開展詳細的分類、整理以及登記工作。2）組織人事類文件。此類文件主要是涉及到了事業單位工作人員與社會福利相關的內容。比如：社保繳納、工作人員退休辦理、崗位認定書面依據、工作人員職位變更等內容。這些內容是工作人員重要的身份證明，同時也是其與事業單位 勞動關系的重要依據。因此，必須要重點保管好此類文件，并要對組織人事類文件進行及時更新，方便后續查詢相關工作人員的工作表現。在開展組織人事類文件整理過程中，需要根據工作人員入職年份以及文件制作年份進行初步分類，然后再根據相關細節來進行詳細整理。3）單位業務類文件。此類型文件在事業單位文檔整理過程中的數量非常多，其文件使用率也是所有文件中最頻繁的文件之一。單位業務類文件，主要內容涉及到了與單位業務相關的所有操作規范。因此，必須要對其原件進行完整保管。如果其中內容并沒有涉密內容，可以將其復印并公開給每一名相關工作人員。如果其文件中有涉密內容，需要認真做好保管的同時，還要做好密工作。在針對單位業務類文件進行整理過程中，必須要做好原始文件的保管，避免出現文件丟失等問題。同時，需要根據相關年份來對其文件進行劃分與初步整理。

2.2 認真做好文件編碼、存檔工作

在完成文件分類之后，需要對所分類好的文件開展編碼與存檔工作。在進行編碼時，上述三種類型文件都可以根據文件年份來進行編碼，至此完成對檔案文件的基礎性工作。比如：2018年的人事任命檔案，可以在其編號前標注2018來區分。為了能夠更細致地做好檔案分類工作，除了根據文件年份進行編碼外，還可以按照相關內容來進行細致分類。比如：進行業務類文件分類時，可以按照其業務內容的差異性來進行細致分類。例如：社保類檔案可以通過簡寫SB；醫療類可以簡寫成YL等。通過多次分類之后，可以有利提升檔案查詢效率，方便相關工作人員查找文件。

2.3 認真做好檔案的保護工作

對檔案文件完成整理以及編碼后，需要將其及時送入檔案室進行保管，并認真做好對以下幾個方面的檔案的保護工作：1）認真做好檔案使用登記，防止檔案文件丟失。在使用檔案文件時，必須要做好登記，尤其是檔案原件以及一些無法補辦的文件，必須要加強管理。認真做好使用者以及歸還時間記錄，避免檔案文件丟失。2）認真做好文件保管。檔案文件由于存檔時間較長，其紙張會因受到保管環境的影響而不同程度的損壞。因此，需要在針對檔案室的環境進行控制，并在檔案室內安裝除濕防潮設備。同時，還需要認真檢查檔案保管環境中是否存在動物，避免動物對檔案文件造成損壞。3）將檔案保存于牛皮紙盒中。通過這種保存方式，不僅可以避免文件受到動物的損壞，同時還可以在其外表填寫上文件編號，方便工作人員查找。

2.4 制定健全的人事檔案立卷歸檔工作管理機制

1）制定人事檔案整理、分類、保管等規范化流程，并根據相應的工作環節制定執行制度。此外，需要制定定期檢查工作機制，根據人事檔案管理工作標準來執行檢查。2）構建健全的人事檔案收集與轉遞制定。在此環節中，需要結合國家相關規定，認真對事業單位人事檔案材料內容進行認真核定。如果在此過程中發現缺少相關材料，需要認真進行記錄，并向相關當事人提出書面告知，要求其補充相關材料信息。在完成材料審核后，對完整真實的人事檔案進行記錄在檔，并需要通過嚴密封包后來進行轉遞。要求收到相關檔案的單位必須及時在回執單上簽字蓋章，并將回執單寄回原單位，相關管理部門應該將收到的回執單認真保存方便后續的核查。3）認真做好人事檔案歸檔工作。歸檔工作的開展，必須要確保其檔案文件完整。將其歸檔的目的在于方便后續的檔案文件查詢。在進行檔案文件材料歸檔整理時，同樣需要對所有文件進行分類，嚴格遵循材料重要性、時間性原則來進行分類，從而可以確保其文件材料的完整性以及真實性。

3 結語

總之，對于事業單位檔案立卷歸檔管理工作而言，是一項非常繁雜且工作量較大的管理工作。在整個工作過程中，需要保持較大的耐心與責任，才能夠順利完成其檔案文件的管理工作。同時，各事業單位應該及時應用現代化檔案管理模式，構建信息化檔案管理理工作模式，有效提升人事檔案管理效率，并有效防止原文件的丟失。

參考文獻

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