基層衛生計生檔案管理的構思

劉曉皊 王亞茹

基層衛生計生檔案工作具有管理性、服務性和保密性，對于過去和新時期的衛計事業都具有歷史意義和現實意義。基層的衛生和計生系統受機構合并，和檔案管理部門業務指導等影響，曾在工作中取得過顯著成績。目前，衛生計生檔案管理屬于衛計局各項工作中的重要內容，同時也屬于國家檔案事業的重要組成部分。由于客觀條件、思想認識、領導的重視程度以及人力、財力等各方面的因素影響，衛生計生檔案管理工作，依舊存在一些薄弱環節，為了促進衛計工作的順利開展，充分挖掘出檔案資源的實際利用價值，更好的為衛計工作服務，我們應進一步規范衛生計生檔案管理工作。

1 基層衛生計生檔案管理存在的問題

首先，檔案材料收集不齊全。因為在基層檔案管理過程中往往存在各個科室、各部門，各自為陣營的現象，造成衛生計生檔案在收集與整理時無法完整、齊全地收集到一起，部分有價值的檔案材料易被遺漏，導致衛計檔案管理工作無法順利開展。不僅對檔案的完整性造成影響，同時還會影響到檔案的開發利用。

其次，檔案管理人員綜合能力有待提升。一方面是部分檔案管理人員沒有進行專業的培訓和學習，不具備檔案管理和檔案開發利用等相關專業知識。另一方面是檔案管理人員自身思想認識不到位，在檔案信息化建設過程中不注重自身能力的培養，缺乏基礎的計算機技能和檔案信息化知識，無法科學、規范地對檔案材料進行收集、分類、歸檔。

最后，檔案材料的實際利用價值不高，衛生計生工作的特點決定其檔案材料種類繁多，數量較大，專業性較強，很容易在日常的管理過程中出現缺漏現象，再加上檔案的收集整理工作不及時、不到位，影響了檔案的利用效果。

2 基層衛生計生檔案管理的實施對策

2.1 加強衛生計生執法檔案的管理

對衛生計生執法檔案管理要準確、完整，所有適用于衛生計生執法工作的檔案材料，都必須經過檔案信息資源的篩選與整理，從而發揮其最高價值，力求分類明確，歸檔規范，組卷合理。針對時間久遠的檔案文件材料、部分缺卷或紙張老化、書寫材料不符合規范要求、檔案損壞或字跡模糊等問題，必須要在第一時間進行搶救，對具有重要價值的執法檔案材料要進行信息化轉化，同時做好保存工作。此外，因部分衛生計生執法檔案文件材料在很長的時間內能夠發揮出重要價值，所以在進行歸檔整理的過程中應當堅持廣泛利用和長久保存相結合的原則，實現檔案利用和保護工作相互促進，從而符合衛生計生執法工作的實際需要。

2.2 不斷完善檔案管理制度

只有完善的檔案管理制度，才能夠保證檔案管理工作的有序開展，結合筆者多年實踐經驗，衛生計生檔案管理制度應當包含下面幾部分內容：1）對檔案管理人員實施季度、年度考評制度；2）完善立卷制度。對衛生計生檔案材料的收集、分類、歸檔和保存工作必須規范有序，安全衛生，嚴格按照上級部門的標準和要求進行操作；3）建立定期談話制度，檔案管理工作人員應當定期對各科室負責人進行溝通，從而取得工作主動權；4）建立衛生計生項目登記制度。為各級衛生計生辦公室和醫療保健相關機構制定檢查登記表，收集完整的一手材料；5）推行檔案收集整理情況匯報制度。要求檔案管理人員在每天下班之前應當對各個科室、部門的文件材料進行匯總，每月對檔案材料收集整理和歸檔情況對領導組長進行匯報等。

2.3 實施檔案科學化管理

衛生計生檔案管理人員必須定期對收集的材料實施科學規范的分類、整理、歸檔。確保檔案質量和效率。為實現檔案科學化管理的要求，我們應當努力做好下面幾方面的工作：第一是科學設置檔案類目；第二是推行定期整理歸檔機制；第三是貫徹落實衛生計生檔案管理工作檢查制度；第四是檔案人員要樹立依法治檔意識，落實檔案歸檔、利用相關法規，保證檔案材料的齊全和完整性；第五是做好檔案宣傳工作。綜上所述，如果衛生計生檔案管理工作混亂，必然會導致衛生計生各項工作受到影響。推薦科學化、規范化的管理方式，可以保證各項工作的有序開展，發現問題之后能夠第一時間排查解決，實現衛生計生檔案管理的制度化，規范化。

3 加強檔案人員隊伍建設

信息化時代，衛生計生檔案管理的信息化建設也逐漸推進，這不僅要求檔案管理人員必須要具備豐富的專業知識，同時還應掌握一定的計算機操作技能，所以我們應當鼓勵支持檔案管理人員積極參加培訓學習，定期開展培訓講座會議，努力提升在職檔案工作者的綜合能力，同時幫助他們樹立現代化、信息化的檔案管理理念，在組織進行培訓教育的過程中必須要選擇多樣化的培訓方式，構建立體化的培訓模式，力求培訓工作的針對性與時效性，此外，還應進一步強化衛生計生檔案工作者的創造性、創新性，讓他們能夠主動的投入到檔案管理研究工作中來。清楚的認識和了解檔案管理工作的現狀與發展趨勢，更新其知識結構體系。

4 結語

隨著近年來我國檔案事業的飛速發展，對衛生計生檔案管理工作也提出了更多的要求，這成為了每一名檔案管理人員必須深入研究的課題，而檔案管理模式的創新與改革在于認清當前衛生計生檔案管理工作存在的問題，采取有針對性的解決措施才能夠讓檔案管理工作順應時代發展的要求，滿足衛生計生工作的實際需要。

我們要認識到，檔案管理工作的創新是一項長期性、系統性的工程。檔案管理改革還有很長的路要走，只有不斷努力才能夠發揮出檔案材料的價值與優勢。