加強全員檔案意識，促進企業(yè)檔案工作有效開展

朱纓

檔案意識屬社會意識范疇，其實質上是一種精神系統(tǒng)，指社會全體對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映像和能動制約。具體地說：就是人們如何看待檔案的性質和價值。企業(yè)檔案意識是指企業(yè)工作者，包括決策者、管理、經營及檔案工作者，對檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀認識。即是對檔案性質和價值的認識，也是對檔案工作地位、作用、規(guī)律的認識。意識是主觀的、是無形的，然而其表現形式是客觀的，有形的。意識可以決定企業(yè)管理人員的決策水平和行為方式，也決定了企業(yè)檔案工作的生存方式和發(fā)展后勁。因此樹立科學、合理的檔案意識又應該從加強領導干部的檔案意識、提升全員的檔案意識入手，把強化檔案意識提升到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展、企業(yè)文化建設高度上。

1 提高法制意識，依法建立檔案制度

江澤民同志曾指出，“要看到檔案工作是對歷史負責，是對子孫后代負責，功在當代利在千秋”。正因為檔案工作具有重要 的現實意義和深遠的歷史意義，國家才通過立法來保障檔案工作。《檔案法》是我國檔案事業(yè)，包括企業(yè)檔案工作科學發(fā)展的強大動力，自覺地增強檔案法治意識，就能為企業(yè)注入持續(xù)發(fā)展的活力。對于企業(yè)來說強調檔案法治意識，首先是企業(yè)依據《檔案法》及相關法規(guī)建立與本企業(yè)的檔案工作規(guī)章制度和標準體系。依法將檔案工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和工作計劃中，使企業(yè)檔案工作的可持續(xù)發(fā)展得到有力的法律保障。其次，要在原有制度基礎上，建立檔案監(jiān)督考核制度，對檔案管理中取得成績，以及造成經濟損失的，制定切實有效的獎懲辦法，做到有法必依，執(zhí)法必嚴。比如企業(yè)重大事項進行工商變更后，未歸檔資料，致使企業(yè)網站、各類資質、銀行信息等管理各個環(huán)節(jié)遲遲未能跟上，對外投標時，因企業(yè)信息不準確而受阻，甚至影響公司信譽。類似事件如有考核獎懲制度，定會降低管理成本，提高工作效率。

2 加強領導干部檔案意識，推動企業(yè)檔案工作的持續(xù)發(fā)展

檔案管理是一個系統(tǒng)工程，涉及到公司各部門，領導干部要重視和關懷檔案工作。各級領導干部要將檔案工作列入工作計劃，樹立檔案工作無小事的思想，把檔案工作做為重要事情來管理，把檔案工作列入日程。在年度計劃中加入檔案工作內容，年終總結里體現檔案工作開展情況，將檔案工作列為考核指標之一。

加大對檔案工作經費投入的力度，把檔案工作經費規(guī)劃進每年財務預算，在此基礎上逐年增加資金投入，解決檔案工作中存在的問題和困難，為檔案事業(yè)創(chuàng)造良好的發(fā)展環(huán)境，真正使檔案事業(yè)同步于經濟社會中各項事業(yè)的建設發(fā)展。加強檔案工作者的隊伍建設，真正培養(yǎng)出素質高、業(yè)務熟練、管理規(guī)范的現代化檔案管理人才隊伍。

積極宣傳檔案工作，強化領導干部的檔案意識。調查中可見，大部分領導干部對檔案工作不夠重視，其中很大一部分原因是認為檔案工作不是中心工作，不產生經濟效益，認識不到檔案工作的重要性。這就需要檔案人員強化檔案宣傳工作。首先，要及時向領導干部匯報本單位的檔案工作實際情況，使領導受觸動、受啟發(fā)； 其次，檔案人員自身要努力做好檔案本職工作，積極為領導提供有效的檔案利用信息，使領導逐漸認識到檔案工作的重要性。

3 發(fā)揮檔案人員主動性，提高檔案工作質量

企業(yè)中的檔案人員普遍因不受重視而感到位卑言輕，從而對個人工作能力缺乏自信，往往將改善工作狀況寄希望于領導和各職能業(yè)務人員的支持，企業(yè)領導者重視固然重要，但是若要引起重視還在于檔案人員的自身努力。以筆者所在在光電公司檔案管理為例，只要是檔案資料不出錯，檔案工作就會沉寂在基礎管理工作，這種狀態(tài)具有普遍性。想改變現狀，檔案工作人員首先要自己重視，從自身作起，銳意進步，以實際成效服務企業(yè)，提高業(yè)務能力，以專業(yè)知識教育他人，以勤勉敬業(yè)的精神感召他人，才能贏得領導的重視和企業(yè)上下的肯定。為此，檔案管理人員要作到：勤于動腦勤思考——千方百計提供利用檔案，充分挖掘企業(yè)檔案的價值；勤于動手——及時收集整理檔案資料，從煩瑣日常工作中創(chuàng)造檔案價值；勤跑腿——深入業(yè)務部門跟蹤項目進程，與基層建立相互溝通，保持工作主動性和有效性；勤于聽——聽取上級部門意見，聽領導工作思路和工作部署，聽管理、技術人員的呼聲，及時獲知企業(yè)重大活動和重大項目工程進度，以便于檔案收集，傾聽各方需求和意見，以此來確定工作目標；勤動嘴——利用各種機會宣傳檔案知識法規(guī)，搜集工作中企業(yè)利用檔案的得失案進行宣傳，使公司自上而下心悅誠服地認可檔案的重要性，對檔案工作多一份理解多一份支持。

4 利用多種宣傳手段，提高全員參與意識

企業(yè)檔案意識必須由上至下全員普及。在檔案管理流程中，收集是基礎，提供利用是目的，而要抓好這一頭一尾，不僅靠專兼職檔案管理人員，還有賴于全員參與。要做到全員皆知，檔案宣傳必不可少。

1）應該采取一些大眾化的宣傳方式， 比如利用企業(yè)內部刊物，宣傳欄、標語、網站、微信平臺等定期發(fā)布一些檔案法規(guī)、知識，企業(yè)檔案信息。

2）分門別類地采取專題講座、展覽（借助企業(yè)文化宣傳展示檔案利用效果）、對基層進行業(yè)務指導、工作匯報等形式，這就需要檔案工作者努力整合檔案資源，挖掘企業(yè)檔案價值。

3）舉辦培訓，比如檔案相關法律法規(guī)及業(yè)務培訓，培訓中應各有側重，比如對項目組成員進行項目檔案培訓、研發(fā)人員進行科技檔案培訓、職能部室和基層文書進行文書檔案培訓。組織檔案管理人員進行交流、開展檔案工作檢查，進一步提高檔案管理水平。通過諸如此類的手段，使檔案概念深入人心，使檔案工作得到全員的支持和肯定。