談辦公室檔案工作的規(guī)范化管理

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展，辦公室檔案的管理工作勢必要進行改革，規(guī)范化的辦公室檔案管理能夠推動企業(yè)的進一步發(fā)展。鑒于此，本文將對辦公室的檔案管理現(xiàn)狀進行分析，并提出規(guī)范化管理的措施。

關鍵詞：辦公室；檔案管理；規(guī)范化管理

對于辦公室來說，這是單位發(fā)展的核心部門，需要有效而又規(guī)范地開展。檔案管理是辦公室管理的核心所在，必須推進制度化和規(guī)范化的管理，促進管理效率的提高。然而就實際來說，辦公室工作當中的檔案管理還是存在很多問題，對檔案管理的效率和質量造成直接影響，因此，對于辦公室檔案工作的規(guī)范化管理研究勢在必行。

1 辦公室工作中檔案管理中存在的問題

1.1 管理人員缺乏管理素質，需要進一步提高

現(xiàn)如今所培養(yǎng)的專業(yè)檔案的管理人員還不能和社會發(fā)展相適應，管理人員自身非常缺乏專業(yè)的知識，因此，促進管理人員專業(yè)知識以及工作技能的提高是必需重要的問題，此外，當今社會是信息化發(fā)展的時代，辦公室的檔案管理需要與時俱進，通過現(xiàn)代科技信息技術加強管理，促進管理工作的整體效率提高，因此，管理人員需要具備辦公軟件操作的技能，促進管理者專業(yè)水平以及操作技能的提升，進而促進辦公室檔案的管理效率提高。

1.2 公文的形式缺乏規(guī)范性，缺乏專業(yè)的檔案管理者

形成單位公文的過程中，因為擬定來源非常多，總是會出現(xiàn)很多不同的問題，例如文種的使用缺乏不當性，請示和報告不充分；同時，附件的標識比較混亂，行文的程序也比較混亂；在辦公文件的印制上缺乏規(guī)范性，紙張大小不等，導致檔案裝訂以及管理工作出現(xiàn)很大的不便；在公文的主題詞標注上也不夠準確，對于檢索查找不利。檔案管理的組織與管理機制并不完善，沒有專人進行負責。辦公室的檔案管理要由其他部門與人員全面兼管，并未將崗位責任制應用在檔案管理的工作中，缺乏健全的管理制度。當有問題出現(xiàn)時，就會發(fā)生推脫責任和相互扯皮的問題。

1.3 缺乏風險意識和有利的防范對策

現(xiàn)階段，我國科學技術發(fā)展到了新的階段，互聯(lián)網已經在人們的日常生活和工作中廣泛地應用，可以說，大數(shù)據(jù)和新知識爆炸的時代已經到來。辦公室的檔案管理在應用新科技的過程中為自身的發(fā)展帶來了很大的便利條件，與此同時，還使得安全風險不但增加。然而現(xiàn)階段很多辦公室的檔案管理人員都是缺乏專業(yè)知識的，也不具備安全意識，缺乏風險防范對策。當不能規(guī)范地建設數(shù)據(jù)庫時，或者登錄密碼的設置比較簡單，不能及時地錄入資料的備份，電腦的硬件質量不夠，導致信息出現(xiàn)泄露的問題，資料遺失問題石油發(fā)生。

2 辦公室檔案工作規(guī)范化管理的措施

2.1 建立完善的檔案管理的制度，并對管理流程進行規(guī)范

當今社會，檔案管理已經開始制度化建設，這是管理規(guī)范化的前提所在。如果想要有效地解決檔案管理的松散問題以及責任意識的問題，就要對檔案管理的制度進行完善。一是，檔案管理必須形成一個健全的制度體系，并對管理職責進行明確，防止管理中出現(xiàn)的職責交叉和責任意識不足的問題，促進管理效率的提高；二是，加強制度地貫徹和落實，在依制度規(guī)范化管理行為的基礎上，防止檔案管理形式化。為了保障制度的實施，就要加強監(jiān)督和管理，促進檔案管理者自身工作責任感的提升，讓其可以比較好地完成工作；三是，檔案管理必須建立一個健全的激勵考核的機制，把考核的結果和職務的晉升與職稱的評定進行緊密聯(lián)系，促進管理人員工作積極性的提高。檔案管理者在發(fā)展空間上非常狹窄，是對管理者積極性的一種弱化。所以，必須在發(fā)展空間中為管理人員創(chuàng)設一個平臺，促進其工作積極性的提高，可以幫助工作人員很好地勝任崗位。

2.2 建立規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)階段信息化的技術逐漸成熟，同時，企業(yè)檔案的信息量得到了一定的提升，以往的管理方式主要是手工抄寫以及轉錄加工，很難適應企業(yè)發(fā)展的要求，因此，檔案的管理人員必需做到與時俱進，在信息技術的幫助下，為檔案管理進行信息化建設，并把所有的新技術以及新策略進行落實，使得檔案管理能夠得到良性發(fā)展，所以，對于檔案信息的資源管理庫進行建設是勢在必行的。辦公室的檔案數(shù)據(jù)庫建設可以通過信息技術對檔案資源充分地發(fā)揮科學管理作用，讓檔案管理工作和計算機的信息技術之間緊密地結合，進而形成一個網絡化的開放式數(shù)據(jù)庫，促進辦公室的檔案管理效率的提升。

2.3 加強公文處理的規(guī)范性

檔案形成的前身是公文，當其在傳遞和運轉與承辦以及執(zhí)行中時，會出安生一定的現(xiàn)行效用，還不能稱為是檔案。就檔案而言，主要指的是完成上述程序，進行留存和歸檔與備查的一些歷史文件。所以，公文的形成是最初的檔案工作，必須加強重視。要加強公文處理的規(guī)范化，包好公文關，這是開展辦公室檔案管理工作的前提。但是公文的擬制是公文形成的核心環(huán)節(jié)。各個單位所設置的公文擬制的部門存在差異，有一些單位的公文主要是辦公室進行統(tǒng)一擬制，還有一些是職能部門進行起草，之后由辦公室印發(fā)。因為各個職能部門的寫作人員在水平和素質上存在很大的差異，對于公文起草的要求也不能很好地理解，因此使得起草文件的質量各不相同。所以，對公文擬制工作進行負責的人員，在日常工作中要有責任規(guī)范化處理各個部門的公文初稿，按照相關規(guī)定，進行全面地審核，尤其是對主題思想進行突出表達的關鍵字、詞、句，一旦發(fā)現(xiàn)問題就要及時地和初稿職能部門加強協(xié)商，盡可能地把所有的問題都處理在核稿環(huán)節(jié)，繼而確保公文的質量。

3 結束語

綜上所述，辦公室的檔案管理有助于其他工作的開展和完善，因此需要不斷加強管理者的管理意識，并對管理制度進行完善，規(guī)范地管理檔案工作，促進檔案管理整體效率和工作效率的提高，這是當今社會檔案管理的必然趨勢。但是該模式會在社會的發(fā)展中不斷改變。相關人員要全面分析辦公室檔案管理中的存在的問題，并制定規(guī)范好管理的措施，推動企業(yè)的不斷發(fā)展。

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作者簡介

趙遠，男，漢，吉林省洮南市人，2004年畢業(yè)東北師范大學漢語言文學專業(yè)，現(xiàn)供職于洮南市商務綜合辦公室，初級，研究方向：檔案管理。