淺析醫院數字化檔案室建設的意義

王亞茹 劉曉皊

當今經濟全球化、社會信息化的時代，醫院的檔案管理工作也進入了數字化。醫院的信息化建設，創新了醫院的工作流程，提高了工作效率，促進了醫院的全面發展。醫院檔案室的數字化建設，是醫院信息化建設的重要內容，也是信息時代檔案工作的重要主題。順應信息化潮流，多數醫院開始數字化檔案室建設的嘗試，并取得顯著成果，獲取了經濟效益和社會效益的雙贏，建設數字化檔案室的熱潮方興未艾。醫院數字化檔案室的建設提高保存醫院檔案資源的原始性、及時性、齊全性，對優化醫院檔案管理的開發利用具有重要的現實意義。

1 數字化醫院檔案室建設的認識

基于醫院檔案工作的現狀和對檔案工作認識的不斷加深，多數人對醫院檔案工作包含的范圍存在異議。一般認為，醫院檔案主要包括醫院行政管理檔案、人事檔案、財務檔案和病例檔案，其次醫院檔案還包括醫學科技檔案、基本建設檔案以及儀器設備檔案等。

醫院檔案數字化建設是將醫院在醫療活動、行政管理等各方面工作中形成的原始文字資料、圖片、聲像等檔案資料進行數字化處理，按照一定存儲方式存儲在一定的存儲載體上，運用數據庫管理系統及相應的檔案管理分析軟件等，對醫院醫療信息資源進行分析利用，不僅能夠方便各級醫院各類工作人員的檢索、查詢所需檔案信息，又可為醫院領導們的決策提供一定的事實依據。

數字化檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，運用現代信息技術，對檔案信息資源進行數字化處理，實現對檔案信息資源的科學、高效利用的檔案管理模式。數字化檔案室建設包括對原有館藏紙質檔案的數字化和對形成中的電子文件的分類、歸檔和保存等重要方面。

2 建設醫院數字化檔案室的意義

2.1 可以順應醫院信息化發展，提高醫院管理水平和效率

醫院醫療和管理工作中產生的醫療活動信息、醫院經營管理信息、社會保障信息、醫療糾紛信息等都是醫院重要的檔案資源，既為醫院的教學、科研、管理等提供基礎性信息資源，也是反映醫院管理水平、醫療質量高低的重要依據。隨著醫院醫療管理水平的不斷提高、醫學信息技術的快速發展，醫院信息化進程不斷推進，醫院檔案數字化是醫院信息化的重要內容，加強醫院數字化檔案室的建設既是順應醫院信息化的發展的需要，也是提高醫院管理水平和效率的客觀需要。

2.2 可以保護醫院檔案的原始性、完整性，便于管理和開發利用

醫院各項活動產生的檔案信息量龐大，存儲方式多樣，載體形式不一。加強醫院數字化檔案室建設，可以有效地將各類檔案信息分類、歸檔，實現檔案管理的數字化和網絡化，使得檔案管理突破原有的時間空間限制，能夠有效地保證檔案管理工作人員對檔案分類、歸檔及保存的準確性和完整性，從而有利于保證檔案的原始性和完整性。另一方面，數字化檔案室的建設使得各類檔案的存儲更加統一、規范。統一的信息存儲格式和展現形式，將很大程度上方便醫院各級各類工作人員在權限范圍內方便、快捷地查閱相關檔案信息，滿足不同層次人群的使用需求。同時，也為醫院檔案信息資源的開發、利用提供了便利條件。

2.3 有利于醫院檔案信息資源的開發、利用、共享，促進醫院的長遠發展

醫院數字化檔案室建設，可以有效地提高檔案信息的檢索效率、利用水平，有利于檔案信息資源的進一步開發、利用，為醫院領導的各類決策提供一定的參考依據。數字化檔案室使得檔案存儲更加統一、科學、規范，從長遠來看，節約了醫院的成本，降低了患者的醫療費用，緩和醫患關系，取得了社會效益，必將促進醫院的長遠發展。

3 醫院數字化檔案室建設的設想

3.1 立足醫院實際，制定計劃，分階段，分層次、分步驟推進

醫院數字化檔案室建設，首先應該立足于醫院實際情況進行科學、合理的研究。院領導及工作人員應該轉變觀念、創新理念，提高對醫院數字化檔案室建設的認識，從戰略高度對本院數字化檔案室的建設進行統籌安排、合理布局，制定一定的工作計劃，分階段、分層次、分步驟推進醫院數字化檔案室的建設。

3.2 優化、整合財力以及人力資源的投入

醫院數字化建設是一項投資大、見效慢的工程，首先需要財力和人力資源的支持，醫院應該設立數字化檔案室建設的專項基金，將醫院數字化檔案室建設納入醫院發展建設的規劃內，制定符合本醫院實際的建設資金投入計劃，并保證資金投入的連續性和穩定性，為醫院數字化檔案室軟、硬件建設提供強大的財力支持。其次，應建設一支數字化檔案室建設的專門人才隊伍，大力培養具備醫學、檔案及計算機技術理論知識的復合型技能人才，并通過優化醫院檔案工作人員的人才等級結構，制定科學合理的考核標準，提供一定的人才晉升渠道等方式穩定專業人才隊伍。另外，要對本院負責數字化檔案室的檔案管理人員進行定期培訓和再教育，加強其自身學習促進其自身工作理念的更新、工作能力的提升，為醫院數字化檔案室的建設和長遠發展做出更大的貢獻。

3.3 建立醫院檔案信息資源庫，加強檔案信息資源建設和利用

醫院數字化檔案室的建設不可能一蹴而就，在數字化檔案室建設過程中，醫院各科室向檔案室移交檔案時，首先應逐步做到檔案信息的數字化處理，實現檔案的數字化轉變。加強檔案信息資源的建設，有計劃、有步驟地進行檔案數據庫建設。根據醫院各科室利用目的和內容的不同，通過著錄、標引將各門類檔案的分類號、檔號，形成時間、主題詞等基本信息錄入檔案管理系統，建立檔案室基本目錄數據庫。對于課題立項申請計劃任務書，合同、評審報告等學術活動的科技檔案，有針對性地設立不同專題，逐步設立專題檔案目錄數據庫。

檔案數字化建設的最終目的是實現對檔案信息資源的合理配置和科學利用，建設醫院數字化檔案室的同時，應不斷提高其應用水平，深化檔案信息資源應用的層次，不斷挖掘檔案信息資源的潛在應用價值，最終使檔案信息資源真正滿足社會各方的信息利用需求。

3.4 完善數字化檔案信息安全措施，實現跨越式發展

建設醫院數字化檔案室的過程中，應做好檔案信息系統和數據庫安全維護工作。首先，檔案管理工作人員應采取多種安全技術措施，做好數據庫備份、安全防護等工作，確保檔案信息系統的穩定性和醫療信息資源的安全性，防止數據丟失和泄露。其次，醫務人員應養成良好的職業道德和責任心，提高對數字化檔案安全意識，秉承嚴謹的工作作風，自覺做好醫院檔案的保密工作。

3.5 建立健全各項規章制度，確保檔案管理科學化、規范化

俗話說：“沒有規矩，不成方圓。”各項工作都要有章可循，檔案工作也是如此。健全的規章制度是檔案管理各項標準的“法”，有了這個“法”，工作才“有法可依”。為檔案規范化、制度化和標準化管理奠定制度保障。

總之，醫院數字化檔案室建設是醫院信息化發展的必然要求。在信息化、網絡化迅速發展的當今，醫院數字化檔案室有著良好的前景，其建設與發展既要堅持科學性、實用性，又要兼顧先進性和前瞻性。任何事物的發展都不是一帆風順的，醫院數字化檔案室建設任重而道遠。