淺析信息時代下檔案管理工作的創新

孟于清

摘 要：隨著檔案規模化的擴大，對檔案的管理工作顯得尤為重要，本文主要同過對信息時代下的檔案管理工作的規范性進行探討，檔案管理的核心目的是對檔案管理根據一定的規定進行管理，在此基礎上，突出此項工作的核心，盡力保證檔案管理是處于一定的規范下進行的，使資源的管理和利用顯得更加有據可循。本文主要就當前檔案管理的工作的重要性進行了大概的說明，只有通過對管理方法的改變才能使得檔案管理真正成為單位前進的參考。

關鍵詞：檔案管理；創新；信息時代；工作內容

對檔案進行創新的管理是檔案管理的核心內容，也是衡量信息管理的優劣標準，沒有規范性的管理對后繼的資料查詢難度大大增加，檔案管理人員都是朝著管理更加模塊化和創新的方向發展。然而由于一些單位對檔案管理工作的重視性不夠高，沒有充分意識到檔案對一家單位的重要性，使得單位員工對檔案管理的工作沒有投入過多的時間，使得前期建立的檔案并不能對后來的數據查詢管理提供太大的幫助，檔案是代表了一個單位發展歷程的見證者，對以后的發展也起著重要的參考作用。沒有對檔案進行管理的企業也將造成嚴重的資源浪費，使得后期的發展沒有前期的資料做技術參考。

1 目前檔案管理工作的現狀和其中存在的問題

1.1 缺少一套完善的系統化的管理模式

由于檔案管理的工作量過大，且其中蘊藏的結構相對繁瑣，因此如果單純依靠人工進行分類整理管理工作的話，勢必會造成一定的工作誤差的產生。現代社會是一個信息化水平高度發展的社會，大量的人工進行的工作將會逐漸被淘汰，因此企業在進行檔案管理的工作時，需要將信息化管理加入到管理的工作中，但是由于目前的信息化的管理水平相對較差，使得利用信息化的管理手段也同時存在以下的問題：由于對檔案管理進行研發的投入不夠大，使得和管理工作相匹配的硬件設施跟不上，對目前先進的管理模式不能很好的適配，因此為了使得硬件設備能夠跟上管理的發展節奏。

其次，由于軟件單位對信息管理模式的軟件研發的投入不夠大，使得目前市面上流通的軟件都已經被時代淘汰，之前的設計軟件是根據以往的管理模式編程的，在當時可能很先進的技術在目前看來還是存在很多的缺陷，使得對目前的管理方法不能共同工作，對目前的信息管理工作的發展造成了一定的阻礙，落后的軟件也對信息的查詢有很大的困難，使得信息的管理對今后的適用沒有幫助。

1.2 目前的信息管理缺乏一定的時效性

只有信息管理工作的時效性得以解決，才會真正推動信息化的管理進入發展的正常水平。然而由于目前對信息化的管理工作沒有足夠的規范，使得信息管理的內容與實際問題的解決所需要的信息之間可能有一定的誤差，根據筆者的經驗，出現誤差的原因主要分為以下幾個方面：首先，由于單位整體對信息化的管理模式的接受程度不是很高，使得負責信息管理的工作人員沒有對自己的工作有充分的認識。員工工作態度的消極使得信息管理的進行受到一定的阻礙，由此對信息化管理的現代化的進程造成了一定的影響。

另外由于目前負責管理的工作人員的管理職責并沒不明確，有些工作人員甚至是其他的崗位的員工臨時受到委派來進行信息管理的工作，因此，使得信息管理的工作的專業性不足，客觀上造成部分工作的檔案信息管理沒有在最短的時間內做好歸檔工作。

1.3 負責檔案管理的工作人員技能水平跟不上時代的發展

雖然企業對所有的信息化的檔案管理工作提出了管理理念，但是由于真正負責的員工的工作能力不能夠完全勝任這份工作，對信息化的管理模式不能有更加清楚的認識，使得單位的信息化的管理造成了一定的阻礙。目前在大多數的企業中負責信息管理的員工不能充分的認識到信息化管理模式對單位發展的巨大好處，使得對檔案進行的創新的管理遇到了很大的阻礙，并且在現代技術的角度看，雖然目前總體的技術的發展速度較快，發展的水平也較高，但是由于一直對信息管理的投入一直都較低，因此，目前的先進科技能被轉化為信息管理的方法的東西目前還比較少，并且企業沒有投入經費使得管理人員對這類的管理方法進行培訓學習，使得管理人員對專業性的管理方法不能掌握。因此這就需要企業對信息的管理投入一定的經費，派遣管理的員工對這類專業技能的培訓進行參與，使得整個單位的整體員工管理水平得到較大的提高。

2 適應新時代的管理創新的措施

對于不同的單位來說管理方法并不是一樣的，由于管理方法與各個單位的具體情況與后者直接的關系，因此在制定管理方法的時候需要根據單位的具體情況進行具有單位特征的設計，使得新的管理方法能夠完全適應單位的需求。在對檔案管理的方法的使用過程中，需要注意對方法的及時更新，使單位的發展狀況進行實時的調整，并且需要對檔案管理人員進行一系列的約束，使得他們能夠兢兢業業的完成管理工作。其次，單位的管理決策者需要及時了解管理工作的更新動態情況，使得檔案管理人員及時對檔案管理的方法進行適當的調整，并且根據當前工資運營情況的發展狀況，及時對管理方法進行更新。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作應牢牢抓住信息化這一時代發展機遇，不斷增強檔案管理工作的創新含量，將檔案管理工作與信息化相結合并不斷加以創新，成為每個檔案管理工作人員不懈追求的奮斗目標，也為檔案管理工作的創新發展指明了方向，在創新過程中要從理念、模式和平臺建設三方面入手，不斷提升檔案管理工作的水平，加快現代化檔案管理體系的構建進程。

參考文獻

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