淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新（2）

張弦 朱曉楠

摘 要：在當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)與科技形勢(shì)下，信息化技術(shù)得到了迅速地發(fā)展，為檔案管理的信息化發(fā)展提供了技術(shù)支撐。檔案信息工作中的信息化技術(shù)應(yīng)用提高了管理工作的工作效率，同時(shí)也有利于檔案的查找與檢閱工作。目前，我國(guó)的檔案信息化管理技術(shù)不斷發(fā)展，但是仍然存在著一些問題，本篇文章就針對(duì)這些問題開展了探討，力求提出相關(guān)策略，推進(jìn)檔案信息化管理的進(jìn)步與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息時(shí)代；創(chuàng)新

眾所周知，檔案工作是一個(gè)企事業(yè)單位生存發(fā)展的基本工作，可以維護(hù)職工的相關(guān)權(quán)益，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與精神文明建設(shè)。一個(gè)企業(yè)只有安排好檔案管理工作，才能更好地對(duì)信息資源進(jìn)行利用。檔案工作的順利開展一方面可以為外部的相關(guān)合作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，另一方面可以為管理工作提供服務(wù)，使管理人員可以準(zhǔn)確及時(shí)地獲取單位的整體信息。

1 檔案管理在信息時(shí)代的發(fā)展現(xiàn)狀

1.1 創(chuàng)新為檔案管理事業(yè)提供動(dòng)力

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，使得檔案的信息化管理進(jìn)入了各行各業(yè)之中。提高了檔案管理工作的效率，同時(shí)這一技術(shù)的引用促進(jìn)了企業(yè)的管理人員與檔案管理工作人員觀念的革新。要想更好的完成檔案管理工作就必須積極學(xué)習(xí)信息化的相關(guān)技術(shù)與知識(shí)，提升自身的綜合素質(zhì)。另外，企業(yè)要想革新檔案管理技術(shù)，就要在引進(jìn)新技術(shù)的同時(shí)更換硬件設(shè)備。如果企業(yè)在這一變化中一直依賴傳統(tǒng)的工作方式，將阻礙企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

1.2 創(chuàng)新使檔案管理工作更加規(guī)范、安全

檔案管理工作的信息化發(fā)展可以提升其安全性與規(guī)范性。安全化的檔案管理可以幫助檔案更加長(zhǎng)久的保存下去，檔案管理的信息化使其擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案資料的弊端，不會(huì)再因?yàn)榄h(huán)境的影響而縮短其壽命。另一方面檔案的信息化管理對(duì)權(quán)限的要求更為嚴(yán)格，無關(guān)人員無法輕易的查閱檔案的具體內(nèi)容，提高了檔案資料的保密性。

檔案的規(guī)范性進(jìn)一步的提高了管理工作的效率與質(zhì)量，工作人員可將案卷進(jìn)行集中管理并分類登記，這些準(zhǔn)備工作為后面的日常工作提供了保障。信息化管理的環(huán)境下，工作人員可以運(yùn)用信息化軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行記錄，形成電子版檔案與紙質(zhì)版檔案共存的管理模式。

1.3 創(chuàng)新促進(jìn)檔案管理行業(yè)進(jìn)步

在當(dāng)前的社會(huì)環(huán)境下，傳統(tǒng)的檔案管理方法的弊病逐漸顯露出來。傳統(tǒng)的檔案管理方式效率低，且檔案資料的壽命較短。更新后的檔案管理方式不僅方便快捷，并且安全性高、保密性好。這一改革不僅提高了各個(gè)企事業(yè)單位的檔案資料管理水平，并且也推動(dòng)了整個(gè)檔案管理行業(yè)的技術(shù)進(jìn)步，提高了管理技術(shù)水平，有利于行業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

2 信息時(shí)代檔案管理存在的問題

2.1 檔案信息化管理意識(shí)薄弱，觀念落后

檔案管理這一工作不單單局限于政府部門，一些企事業(yè)單位也存在著單獨(dú)的檔案管理部門。范圍極為廣泛，從政府內(nèi)部延伸到外部，從政府部門延伸到各個(gè)基層單位，檔案管理工作部門數(shù)不勝數(shù)。但是，有些管理部門的思想過于滯后，能力相對(duì)不足，且服務(wù)意識(shí)較差，不注意檔案資料的保密工作，供人隨意查閱的現(xiàn)象有很多，非常不利于檔案的信息化建設(shè)。

2.2 檔案信息化管理設(shè)計(jì)滯后

檔案的管理工作流程十分繁瑣，記錄在冊(cè)的每一個(gè)工程項(xiàng)目的每一環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的查閱權(quán)限。因此，對(duì)于管理部門來說，對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用十分迫切。但是由于一些單位對(duì)檔案管理的工作不甚了解，因此出現(xiàn)了不合理的規(guī)劃設(shè)計(jì)，再加上資金、制度、權(quán)限等方面的限制，使得信息化管理更加艱難。嚴(yán)重影響了檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.3 檔案共享受阻

在傳統(tǒng)的檔案管理過程中雖然工作效率較低，但是在檔案信息的共享方面十分便捷，在信息查閱上也十分人性化。但是在信息化的發(fā)展過程中，信息的共享變得有些困難，雖然檔案的信息化管理以互聯(lián)網(wǎng)媒體為載體，但是如果信息平臺(tái)上沒有共享的功能，那么這一環(huán)節(jié)就會(huì)受到阻礙，不利于信息的共享工作。

2.4 檔案信息化管理缺乏法律保障

雖然目前的檔案管理信息化工作正在逐步開陣，但是值得注意的是，這一新興的信息管理模式還沒有一個(gè)統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，也沒有得到法律的保障與認(rèn)可，法律界限比較模糊。在這種情況下，很容易出現(xiàn)意外問題，從而影響檔案工作信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

3 信息時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在檔案工作的管理工程中，最為基礎(chǔ)的便是檔案管理工作人員，他們工作水平的高低直接影響著檔案管理工作的水平。因此，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)是做好檔案管理工作的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。這其中綜合素質(zhì)包括工作人員的業(yè)務(wù)能力、政治素養(yǎng)、科學(xué)素質(zhì)以及經(jīng)濟(jì)素質(zhì)等等。在工作人員入職時(shí)要針對(duì)性地開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作，選擇業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的員工進(jìn)入檔案管理工作崗位，并對(duì)其進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的相關(guān)培訓(xùn)，培養(yǎng)良好的復(fù)合型人才，從而帶動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)步與發(fā)展。

3.2 創(chuàng)新檔案管理模式

在當(dāng)今的社會(huì)環(huán)境下，經(jīng)濟(jì)發(fā)展飛速，科學(xué)技術(shù)也得到了迅猛發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)一步侵占了人們的日常生活，因此，企業(yè)在業(yè)務(wù)發(fā)展的過程中應(yīng)當(dāng)妥善保管好相關(guān)的資料文件。目前情況下，企業(yè)的檔案管理水平高低會(huì)直接影響企業(yè)的發(fā)展水平。在這種背景下，企業(yè)應(yīng)切實(shí)創(chuàng)新檔案的管理儲(chǔ)存模式。一方面企檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹立全新的管理方法，深入挖掘檔案信息資料的使用價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。另一方面要保證檔案管理的規(guī)范與科學(xué)，結(jié)合企業(yè)的發(fā)展?fàn)顩r，為公司提供一套完整的檔案管理服務(wù)，在建設(shè)信息化管理模式的同時(shí)與其他管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，保證一個(gè)完整的信息鏈條。

3.3 提高企業(yè)檔案服務(wù)意識(shí)

檔案管理工作一個(gè)企業(yè)信息資源的基礎(chǔ)管理工作，同時(shí)也是一個(gè)企業(yè)日常工作經(jīng)營(yíng)過程中形成的思想、精神、理念的集合體。如果要想提高一個(gè)企業(yè)的檔案管理水平，就要從根本上提高其檔案服務(wù)意識(shí)。首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案管理工作的宣傳工作，使員工明確這一工作的重要性，提高檔案管理工作的服務(wù)意識(shí)。只有這樣才能充分體現(xiàn)出檔案管理信息化的戰(zhàn)略優(yōu)勢(shì)，讓使用者明顯感受到與傳統(tǒng)檔案管理工作的不同之處。其次，檔案管理的工作人員應(yīng)切實(shí)提高自己的職業(yè)道德修養(yǎng)，慎重對(duì)待企業(yè)的相關(guān)資料，明確自身的保密職責(zé)。在信息化不斷發(fā)展的今天，我們要在享受起快捷性的同時(shí)認(rèn)識(shí)到信息化發(fā)展的弊端，盡量避免信息泄露的情況出現(xiàn)。最后，企業(yè)也應(yīng)建立相應(yīng)的檔案服務(wù)系統(tǒng)，提高使用者的使用體驗(yàn)，針對(duì)不同的用戶進(jìn)行相關(guān)的推送。同時(shí)在企業(yè)內(nèi)部也應(yīng)當(dāng)利用好資料的價(jià)值，不要記錄在冊(cè)之后就將其放到一邊，要充分利用信息中的資料數(shù)據(jù)，提高檔案的使用效率，同時(shí)提升檔案信息化管理系統(tǒng)的服務(wù)水平。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)抓住信息化技術(shù)發(fā)展的時(shí)機(jī)，不斷提升自身發(fā)展的水平。本文闡述了信息化時(shí)代下的檔案管理現(xiàn)狀與弊端，并提出了相關(guān)的創(chuàng)新策略。在信息化管理的過程中檔案管理人員一定要解放思想、更新觀念，要敢于創(chuàng)新，強(qiáng)化檔案信息管理的地位，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。

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