高校學(xué)生檔案管理中的問(wèn)題與應(yīng)對(duì)措施

王海景

摘 要：高校學(xué)生檔案對(duì)大學(xué)生來(lái)說(shuō)是非常重要的資料。檔案中主要記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活等真實(shí)情況。因此加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理是非常重要的任務(wù)。隨著我國(guó)檔案管理工作的不斷細(xì)化，高校學(xué)生檔案管理也有了很大進(jìn)步，但是也存在相應(yīng)的問(wèn)題。本文主要針對(duì)高校學(xué)生檔案管理中現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行分析，并針對(duì)問(wèn)題制定相應(yīng)解決措施，確保高校檔案管理工作的進(jìn)一步完善，可以更好的滿足高校學(xué)生進(jìn)入社會(huì)后的需求。

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)生檔案；管理問(wèn)題；措施

我國(guó)人事檔案中組成部分之一就是高校學(xué)生檔案。學(xué)生檔案是學(xué)生步入工作崗位不可或缺的資料，可以為企業(yè)提供相應(yīng)信息。檔案中主要記錄的內(nèi)容是學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)和社會(huì)實(shí)踐上的種種真實(shí)情況。通過(guò)檔案信息可以為組織選拔、考核等提供相應(yīng)信息資料。便于組織真實(shí)全面掌握學(xué)生在德智體美等方面的表現(xiàn)。高校學(xué)生畢業(yè)后方案由學(xué)生檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案，并交由相關(guān)部門管理。高校學(xué)生檔案管理工作具有重要的意義。比如在加強(qiáng)學(xué)生管理、人才選拔、衡量高校教學(xué)質(zhì)量等方面都具有重要意義。此外，檔案中主要針對(duì)學(xué)生學(xué)習(xí)和能力進(jìn)行真實(shí)記錄，因此加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理還可以促進(jìn)學(xué)生競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，對(duì)于加強(qiáng)自身能力的培養(yǎng)有重要意義。

1 高校學(xué)生檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 學(xué)生檔案管理工作量較大

各大高校擴(kuò)招人數(shù)的增多，每年都會(huì)有大量新生入校，加上畢業(yè)檔案轉(zhuǎn)遞人數(shù)的增多，又進(jìn)一步加大了高校學(xué)生檔案管理的工作量。此外，學(xué)生檔案存檔、調(diào)檔，以及用人單位對(duì)學(xué)生檔案政審等又將檔案管理工作量加大。因此學(xué)生檔案管理工作量大是高校檔案管理特點(diǎn)之一。

1.2 學(xué)生檔案管理工作時(shí)間相對(duì)集中

檔案管理工作主要集中在學(xué)生畢業(yè)前期，在此期間需要將學(xué)生檔案移交接收單位；對(duì)于新生檔案管理中作主要集在每學(xué)年的第一學(xué)期，檔案管理人員將其資料進(jìn)行審查，完整后裝入檔案袋中，針對(duì)學(xué)生每年的表現(xiàn)需要將其記錄放入檔案袋。因此就促使檔案管理工作時(shí)間相對(duì)集中。

1.3 學(xué)生檔案管理牽扯管理部門較多

學(xué)生檔案管理工作需要牽涉多個(gè)部門，如各院系教務(wù)處、招生就業(yè)辦公室、學(xué)生管理部門、研究生管理部門等，因此檔案管理工作牽涉的部門較多。

2 高校學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 學(xué)生檔案管理隊(duì)伍不集中

高校學(xué)生檔案管理隊(duì)伍不集中是普遍存在的問(wèn)題。檔案部門、招生部門以及學(xué)工處保管檔案的情況都存在。在高校學(xué)生檔案管理辦法中明確規(guī)定檔案部門主要負(fù)責(zé)學(xué)生檔案管理，管理人員由專職人員組成，在輔導(dǎo)員協(xié)助下管理。管理人員主要負(fù)責(zé)檔案資料的被動(dòng)接收，因此缺少主動(dòng)收集學(xué)生實(shí)踐能力專業(yè)特長(zhǎng)等材料的能動(dòng)性。

2.2 學(xué)生缺乏檔案相關(guān)知識(shí)，檔案意識(shí)不強(qiáng)

據(jù)調(diào)查大學(xué)生對(duì)檔案相關(guān)知識(shí)嚴(yán)重缺乏，表現(xiàn)為不了解檔案作用。檔案轉(zhuǎn)遞方式一概不知。甚至有的學(xué)生在畢業(yè)后，對(duì)檔案去向不關(guān)心，以至于在用到的時(shí)候又從頭查起，卻不知所蹤。還有的學(xué)生將檔案密封條打開，導(dǎo)致用人單位不予接受的情況時(shí)有發(fā)生。畢業(yè)生檔案是否轉(zhuǎn)遞至用人單位，多數(shù)學(xué)生也好不關(guān)心。分析其這樣問(wèn)題出現(xiàn)的原因是學(xué)生檔案意識(shí)較差。

2.3 學(xué)生檔案管理不完善，材料不齊全

學(xué)生檔案是用人單位了解員工的相關(guān)材料之一。但是目前高校學(xué)生檔案存在材料不全或者丟失的問(wèn)題，這就影響了用人單位對(duì)一個(gè)人的整體評(píng)價(jià)。比如，有的學(xué)生檔案缺少高中階段的相關(guān)材料，有的則是本科、研究生階段材料不完善，還有的檔案材料漏蓋章，或者檔案裝入錯(cuò)誤等情況，會(huì)給高校學(xué)生造成嚴(yán)重影響。

2.4 學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞落后，查詢較困難

檔案轉(zhuǎn)遞由機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)，嚴(yán)禁學(xué)生本人或他人轉(zhuǎn)遞。因此受機(jī)要交通的影響，檔案轉(zhuǎn)遞途中的情況較難查詢。當(dāng)有的畢業(yè)生的用人單位由于特殊原因想要在短時(shí)間內(nèi)獲取學(xué)生檔案時(shí)，因?yàn)椴荒芴乜爨]寄的問(wèn)題，就會(huì)加重學(xué)生檔案管理中的困難性[1]。

2.5 學(xué)生檔案安全意識(shí)差，保管不安全

由于高校學(xué)生檔案管理任務(wù)量大的特點(diǎn)，如果僅僅依靠檔案管理人員開展檔案管理收集、整理、審查、移交等工作是較為困難的。因此高校各院系會(huì)在這時(shí)安排學(xué)生協(xié)助檔案管理人員完成檔案管理工作。但是，檔案管理工作在學(xué)生的參與下，存在檔案信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。比如，有的學(xué)生擅自將同學(xué)被處分資料剔除，修改上面的信息等，都會(huì)造成檔案資料的不真實(shí)性。

3 強(qiáng)化高校學(xué)生檔案有效管理的措施

3.1 加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

高校學(xué)生檔案需要由檔案管理部門統(tǒng)一管理。加強(qiáng)檔案專職人員培訓(xùn)，建立完善檔案管理的規(guī)章制度。并積極帶動(dòng)輔導(dǎo)員參與檔案管理的積極性，在檔案管理高峰期形成學(xué)生協(xié)助檔案管理的兼職人員，并加強(qiáng)學(xué)生檔案安全意識(shí)的培養(yǎng)。此外，高校可以招聘檔案管理專業(yè)人才，優(yōu)化檔案管理人員的待遇，努力吸引檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)豐富的人才，不斷優(yōu)化壯大高校檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè)[2]。

3.2 提高學(xué)生檔案意識(shí)

高校需要加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案管理的安全意識(shí)，積極宣傳學(xué)生檔案的重要性。通過(guò)不同方式由檔案管理部門展開宣傳。比如針對(duì)新生入學(xué)教育、畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)等將檔案知識(shí)滲透進(jìn)去，還可以開設(shè)檔案管理選修課程，提高學(xué)生檔案意識(shí)。對(duì)于畢業(yè)生，需要讓他們明白檔案與他們?nèi)蘸蟮木蜆I(yè)、出國(guó)、考研等都有關(guān)，若在檔案材料不全的情況下，會(huì)影響個(gè)人發(fā)展。此外，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞后需要讓學(xué)生盡早明確檔案落實(shí)情況。

3.3 完善學(xué)生檔案資料，加強(qiáng)整理

加強(qiáng)學(xué)生檔案分階段整理工作，按照不同階段的檔案資料統(tǒng)一分類，并將其裝入相應(yīng)檔案袋中。注意在分類過(guò)程中將不屬于檔案內(nèi)容的資料剔除。發(fā)現(xiàn)學(xué)生檔案存在缺失的情況及時(shí)督促學(xué)生補(bǔ)全。此外，及時(shí)收集學(xué)生個(gè)人能力等非大眾化的檔案材料，并進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整性，以便為今后檔案變動(dòng)奠定基礎(chǔ)[3]。

3.4 采用檔案管理現(xiàn)代化方式，優(yōu)化檔案轉(zhuǎn)遞

高校學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案需要進(jìn)行轉(zhuǎn)遞處理，因此需要保障檔案轉(zhuǎn)遞的安全性和及時(shí)性，完善相應(yīng)轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保學(xué)生檔案在轉(zhuǎn)遞過(guò)程中可以及時(shí)查詢。可以利用現(xiàn)代化信息技術(shù)查詢檔案轉(zhuǎn)遞狀態(tài)，建立功能完善的檔案管理軟件，在大數(shù)據(jù)背景下，提高檔案管理的工作效率。

3.5 加強(qiáng)檔案安全性管理，做好保密工作

檔案管理工作高峰期，各院系組織學(xué)生參與檔案管理時(shí)，需要強(qiáng)化學(xué)生的檔案安全意識(shí)，積極引導(dǎo)學(xué)生樹立檔案保密意識(shí)，確保檔案資料的真實(shí)有效性。尤其是在畢業(yè)季，檔案管理歸檔工作量大，可以從社會(huì)上聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理工作人員，提高檔案管理工作的有效性和安全性[4]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校檔案管理工作涉及內(nèi)容較多，檔案管理與學(xué)生個(gè)人利益有密切的關(guān)系。因此需要高校檔案管理部門加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案知識(shí)的了解，建立完善的檔案管理規(guī)章制度，積極利用現(xiàn)代化的檔案管理方式，優(yōu)化檔案管理模式，在此基礎(chǔ)上提高高校檔案管理的安全有效性。

參考文獻(xiàn)

[1]藍(lán)靜紅.試論高校學(xué)籍檔案管理工作的問(wèn)題與建議[J].湖北廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2012，32（5）：158-159.

[2]黃子苡.高校安全保衛(wèi)檔案管理工作問(wèn)題與思考[J].卷宗，2017，（34）：15-15.

[3]程威.高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題與改進(jìn)對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（11）：157-158.

[4]房顏.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對(duì)策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（8）.