高校學生檔案管理中的問題與應對措施

王海景

摘 要：高校學生檔案對大學生來說是非常重要的資料。檔案中主要記錄學生在校期間學習、生活等真實情況。因此加強高校學生檔案管理是非常重要的任務。隨著我國檔案管理工作的不斷細化，高校學生檔案管理也有了很大進步，但是也存在相應的問題。本文主要針對高校學生檔案管理中現存問題進行分析，并針對問題制定相應解決措施，確保高校檔案管理工作的進一步完善，可以更好的滿足高校學生進入社會后的需求。

關鍵詞：高校；學生檔案；管理問題；措施

我國人事檔案中組成部分之一就是高校學生檔案。學生檔案是學生步入工作崗位不可或缺的資料，可以為企業提供相應信息。檔案中主要記錄的內容是學生在校期間生活、學習和社會實踐上的種種真實情況。通過檔案信息可以為組織選拔、考核等提供相應信息資料。便于組織真實全面掌握學生在德智體美等方面的表現。高校學生畢業后方案由學生檔案轉變為人事檔案，并交由相關部門管理。高校學生檔案管理工作具有重要的意義。比如在加強學生管理、人才選拔、衡量高校教學質量等方面都具有重要意義。此外，檔案中主要針對學生學習和能力進行真實記錄，因此加強高校學生檔案管理還可以促進學生競爭意識，對于加強自身能力的培養有重要意義。

1 高校學生檔案管理工作的特點

1.1 學生檔案管理工作量較大

各大高校擴招人數的增多，每年都會有大量新生入校，加上畢業檔案轉遞人數的增多，又進一步加大了高校學生檔案管理的工作量。此外，學生檔案存檔、調檔，以及用人單位對學生檔案政審等又將檔案管理工作量加大。因此學生檔案管理工作量大是高校檔案管理特點之一。

1.2 學生檔案管理工作時間相對集中

檔案管理工作主要集中在學生畢業前期，在此期間需要將學生檔案移交接收單位；對于新生檔案管理中作主要集在每學年的第一學期，檔案管理人員將其資料進行審查，完整后裝入檔案袋中，針對學生每年的表現需要將其記錄放入檔案袋。因此就促使檔案管理工作時間相對集中。

1.3 學生檔案管理牽扯管理部門較多

學生檔案管理工作需要牽涉多個部門，如各院系教務處、招生就業辦公室、學生管理部門、研究生管理部門等，因此檔案管理工作牽涉的部門較多。

2 高校學生檔案管理存在的問題

2.1 學生檔案管理隊伍不集中

高校學生檔案管理隊伍不集中是普遍存在的問題。檔案部門、招生部門以及學工處保管檔案的情況都存在。在高校學生檔案管理辦法中明確規定檔案部門主要負責學生檔案管理，管理人員由專職人員組成，在輔導員協助下管理。管理人員主要負責檔案資料的被動接收，因此缺少主動收集學生實踐能力專業特長等材料的能動性。

2.2 學生缺乏檔案相關知識，檔案意識不強

據調查大學生對檔案相關知識嚴重缺乏，表現為不了解檔案作用。檔案轉遞方式一概不知。甚至有的學生在畢業后，對檔案去向不關心，以至于在用到的時候又從頭查起，卻不知所蹤。還有的學生將檔案密封條打開，導致用人單位不予接受的情況時有發生。畢業生檔案是否轉遞至用人單位，多數學生也好不關心。分析其這樣問題出現的原因是學生檔案意識較差。

2.3 學生檔案管理不完善，材料不齊全

學生檔案是用人單位了解員工的相關材料之一。但是目前高校學生檔案存在材料不全或者丟失的問題，這就影響了用人單位對一個人的整體評價。比如，有的學生檔案缺少高中階段的相關材料，有的則是本科、研究生階段材料不完善，還有的檔案材料漏蓋章，或者檔案裝入錯誤等情況，會給高校學生造成嚴重影響。

2.4 學生檔案轉遞落后，查詢較困難

檔案轉遞由機要交通或專人送達，嚴禁學生本人或他人轉遞。因此受機要交通的影響，檔案轉遞途中的情況較難查詢。當有的畢業生的用人單位由于特殊原因想要在短時間內獲取學生檔案時，因為不能特快郵寄的問題，就會加重學生檔案管理中的困難性[1]。

2.5 學生檔案安全意識差，保管不安全

由于高校學生檔案管理任務量大的特點，如果僅僅依靠檔案管理人員開展檔案管理收集、整理、審查、移交等工作是較為困難的。因此高校各院系會在這時安排學生協助檔案管理人員完成檔案管理工作。但是，檔案管理工作在學生的參與下，存在檔案信息被泄露的風險。比如，有的學生擅自將同學被處分資料剔除，修改上面的信息等，都會造成檔案資料的不真實性。

3 強化高校學生檔案有效管理的措施

3.1 加強高校學生檔案管理人員隊伍建設

高校學生檔案需要由檔案管理部門統一管理。加強檔案專職人員培訓，建立完善檔案管理的規章制度。并積極帶動輔導員參與檔案管理的積極性，在檔案管理高峰期形成學生協助檔案管理的兼職人員，并加強學生檔案安全意識的培養。此外，高校可以招聘檔案管理專業人才，優化檔案管理人員的待遇，努力吸引檔案管理工作經驗豐富的人才，不斷優化壯大高校檔案管理人員的隊伍建設[2]。

3.2 提高學生檔案意識

高校需要加強學生對檔案管理的安全意識，積極宣傳學生檔案的重要性。通過不同方式由檔案管理部門展開宣傳。比如針對新生入學教育、畢業生就業指導等將檔案知識滲透進去，還可以開設檔案管理選修課程，提高學生檔案意識。對于畢業生，需要讓他們明白檔案與他們日后的就業、出國、考研等都有關，若在檔案材料不全的情況下，會影響個人發展。此外，畢業生檔案轉遞后需要讓學生盡早明確檔案落實情況。

3.3 完善學生檔案資料，加強整理

加強學生檔案分階段整理工作，按照不同階段的檔案資料統一分類，并將其裝入相應檔案袋中。注意在分類過程中將不屬于檔案內容的資料剔除。發現學生檔案存在缺失的情況及時督促學生補全。此外，及時收集學生個人能力等非大眾化的檔案材料，并進行整理，確保檔案資料的完整性，以便為今后檔案變動奠定基礎[3]。

3.4 采用檔案管理現代化方式，優化檔案轉遞

高校學生畢業后，學生檔案需要進行轉遞處理，因此需要保障檔案轉遞的安全性和及時性，完善相應轉遞手續，確保學生檔案在轉遞過程中可以及時查詢。可以利用現代化信息技術查詢檔案轉遞狀態，建立功能完善的檔案管理軟件，在大數據背景下，提高檔案管理的工作效率。

3.5 加強檔案安全性管理，做好保密工作

檔案管理工作高峰期，各院系組織學生參與檔案管理時，需要強化學生的檔案安全意識，積極引導學生樹立檔案保密意識，確保檔案資料的真實有效性。尤其是在畢業季，檔案管理歸檔工作量大，可以從社會上聘請經驗豐富的檔案管理工作人員，提高檔案管理工作的有效性和安全性[4]。

4 結語

綜上所述，高校檔案管理工作涉及內容較多，檔案管理與學生個人利益有密切的關系。因此需要高校檔案管理部門加強學生對檔案知識的了解，建立完善的檔案管理規章制度，積極利用現代化的檔案管理方式，優化檔案管理模式，在此基礎上提高高校檔案管理的安全有效性。

參考文獻

[1]藍靜紅.試論高校學籍檔案管理工作的問題與建議[J].湖北廣播電視大學學報，2012，32（5）：158-159.

[2]黃子苡.高校安全保衛檔案管理工作問題與思考[J].卷宗，2017，（34）：15-15.

[3]程威.高校畢業生人事檔案管理工作中存在的問題與改進對策[J].辦公室業務，2016，（11）：157-158.

[4]房顏.大數據時代高校學生檔案管理的挑戰與對策研究[J].辦公室業務，2017，（8）.