淺談公安檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及其發(fā)展對策

廖慧英

摘 要：隨著信息數(shù)字化技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入了數(shù)字信息時(shí)代，各行各業(yè)都借助先進(jìn)的信息技術(shù)來促使自己的辦公環(huán)境的改變，在這樣的社會大背景下，檔案的數(shù)字化建設(shè)是未來檔案管理的重要發(fā)展方向。特別是公安機(jī)關(guān)的檔案管理，作為一項(xiàng)重要的信息資源，對打擊各種違法犯罪活動，維護(hù)社會穩(wěn)定，服務(wù)民生具有重要作用。然而，受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，我國公安檔案管理數(shù)字化面臨改革困境，制約了公安檔案管理的信息化發(fā)展。本文首先探討了當(dāng)前的公安檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，針對當(dāng)前公安檔案數(shù)字化工作建設(shè)中存在的問題，提出一些有效對策，以期對公安檔案數(shù)字化建設(shè)有所幫助。

關(guān)鍵詞：公安；檔案數(shù)字化；現(xiàn)狀；對策

信息數(shù)字技術(shù)的發(fā)展使得許多行業(yè)的辦公環(huán)境發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的依靠人工的文件檔案管理方式已經(jīng)基本上被淘汰，檔案的價(jià)值開始被社會重新挖掘和利用，數(shù)字化辦公已經(jīng)成為主流的方式[1]。在當(dāng)今的信息化迅速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的公安檔案管理模式已不適應(yīng)現(xiàn)代化的需求，無紙化的管理方式成為檔案管理的新模式，這種做法不僅有利于檔案管理工作的快速高效，從長遠(yuǎn)來看，還能節(jié)省一大筆資金，對于公安機(jī)關(guān)的健康發(fā)展有很大的積極意義。

1 公安檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 公安檔案管理數(shù)字化觀念落后

受傳統(tǒng)管理模式的影響，公安機(jī)關(guān)的檔案管理者不注重運(yùn)用現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)對檔案進(jìn)行歸檔整理，制約著我國公安檔案管理工作的開展。一方面，我國傳統(tǒng)檔案管理模式延續(xù)時(shí)間太久，剛剛進(jìn)入信息時(shí)代，檔案管理人員的觀念還不能及時(shí)更新，依然受“收、管、立、藏”傳統(tǒng)模式的影響，對檔案不能有效利用，重收藏輕取用，封閉式管理模式太嚴(yán)重；另一方面，檔案管理工作隨意性嚴(yán)重，管理工作中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得管理工作十分的混亂；一些檔案管理人員沒有對一些檔案的案卷標(biāo)題填寫完整，一些檔案沒有進(jìn)行序號編寫，組卷不統(tǒng)一，而且更為嚴(yán)重的是一些文件檔案沒有編制卷內(nèi)目錄，或者編過的卷內(nèi)目錄遺失、不完整，對于檔案的搜集、整理和后期維護(hù)都缺乏先進(jìn)理念作為支撐[2]。

1.2 公安檔案管理數(shù)字化技術(shù)缺乏

由于我國公安檔案管理數(shù)字化建設(shè)起步晚，缺乏先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)作為公安檔案管理的支撐，所以公安檔案管理數(shù)字化建設(shè)缺乏持續(xù)動力。公安檔案管理人員對先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)不重視，數(shù)字化建設(shè)的硬件設(shè)施比較匱乏，相關(guān)的數(shù)字化設(shè)備不健全，不能滿足公安檔案數(shù)字化建設(shè)的需要，多數(shù)地方的公安檔案管理仍然以紙質(zhì)化檔案為主，對電子檔案的建設(shè)不完整。

1.3 缺少專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人才

當(dāng)前，在許多公安機(jī)關(guān)都存在著對檔案管理工作的忽視，因而不會引進(jìn)專業(yè)的人才對單位的數(shù)字化檔案管理工作進(jìn)行有效整改，公安機(jī)關(guān)的數(shù)字化檔案建設(shè)得不到有力保障，特別是一些基層單位的公安部門。一方面，基層單位的公安檔案管理的部分人員沒有接受過系統(tǒng)的檔案管理知識，缺乏專業(yè)的數(shù)字化管理者對檔案分類進(jìn)行有效指揮，各個部門負(fù)責(zé)各個部門的檔案管理工作，沒有系統(tǒng)的思路進(jìn)行檔案的統(tǒng)一管理工作[3]。另一方面，檔案管理體系不太健全，還需要專業(yè)檔案管理人才查缺補(bǔ)漏。由于檔案管理數(shù)字化化建設(shè)過程是枯燥乏味的，很多檔案管理人員更新頻率快，往往留不住更高專業(yè)的人才繼續(xù)工作，這使得檔案管理人手不夠，往往會聘請一些兼職人員，還有許多公安機(jī)關(guān)的檔案管理者身兼數(shù)職，經(jīng)常被各個部門調(diào)動，職責(zé)劃分不清晰，降低了工作效率，同時(shí)對檔案管理的銜接工作與檔案整理歸類工作產(chǎn)生影響，嚴(yán)重情況下，甚至丟失重要的檔案文件，因此需要對檔案管理者的隊(duì)伍進(jìn)行整治，招攬更多的檔案專業(yè)人才進(jìn)行公安檔案數(shù)字化建設(shè)，而不能僅僅依靠有經(jīng)驗(yàn)的“老員工”歸類整案。

2 公安檔案數(shù)字化管理的有效對策

結(jié)合上文提到的我國公安部門在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，將一些現(xiàn)代化的技術(shù)手段和管理方法以及理論運(yùn)用到公安基層單位的檔案管理中，進(jìn)而促進(jìn)健全高效的數(shù)字化檔案管理制度的形成，促使檔案管理系統(tǒng)化、數(shù)字化化以及信息化。

2.1 創(chuàng)新公安檔案數(shù)字化管理觀念

從檔案數(shù)字化建設(shè)的核心入手，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)作為檔案數(shù)字化建設(shè)中的參考，對比當(dāng)前公安檔案管理者的不足，加強(qiáng)對公安部門檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，從檔案管理人員的思想入手，認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理工作多公安機(jī)關(guān)開展工作的重要性，創(chuàng)新自己的檔案管理手段。再者，公安檔案管理部門要加強(qiáng)對檔案數(shù)字化建設(shè)的宣傳教育，對管理人員及時(shí)開展培訓(xùn)工作，讓檔案數(shù)字化建設(shè)者認(rèn)識到，信息時(shí)代的來臨迫使公安檔案管理也要跟上時(shí)代的步伐，有效利用檔案的價(jià)值，為公安機(jī)關(guān)人員開展工作提供便利，節(jié)約時(shí)間，提高辦事效率，更有效服務(wù)于公安機(jī)關(guān)的工作。

2.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

長期以來，國家一直在大力的強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，而且也付諸了行動，加強(qiáng)了對公安機(jī)關(guān)的檔案數(shù)字化檢查力度。對此，公安檔案管理人員應(yīng)對檔案工作引起足夠的重視，提高檔案管理的質(zhì)量和效率，達(dá)到《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的標(biāo)準(zhǔn)要求，為了做到這一點(diǎn)，首先要提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，這是改變檔案管理現(xiàn)狀的根本之策。那么，如何才能提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)呢？首先，公安機(jī)關(guān)要安排專門的人員負(fù)責(zé)檔案工作，這樣可以保證檔案管理的統(tǒng)一性，避免人員混亂造成的檔案管理混亂；其次，公安機(jī)關(guān)可以定期組織檔案工作人員參加相關(guān)的專業(yè)培訓(xùn)，提升專業(yè)素質(zhì)，提高自己的檔案管理能力。

2.3 促進(jìn)公安機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化管理網(wǎng)絡(luò)體系的建立和完善

在21世紀(jì)，信息數(shù)字化技術(shù)將會得到進(jìn)一步的發(fā)展，我們有可能會全面的邁向信息化時(shí)代，公安機(jī)關(guān)應(yīng)該抓住信息技術(shù)快速發(fā)展的這一契機(jī)，促進(jìn)自己由傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理保存方式向現(xiàn)代數(shù)字化的檔案管理方式轉(zhuǎn)變，緊跟時(shí)代的步伐，進(jìn)一步的滿足工作的現(xiàn)代化需求。各級公安機(jī)關(guān)檔案管理部門應(yīng)該以公安官網(wǎng)的建設(shè)為依托，以檔案的數(shù)字化建設(shè)為重點(diǎn)，以無紙化檔案的歸類管理為基礎(chǔ)，優(yōu)化公安機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)體系建設(shè)。在開展公安檔案數(shù)字化管理過程中，公安機(jī)關(guān)可以憑借公安機(jī)關(guān)官網(wǎng)的優(yōu)勢，在加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程中及時(shí)完善檔案信息的應(yīng)用系統(tǒng)，積極改善已有的統(tǒng)一專門檔案信息管理系統(tǒng)軟件，運(yùn)用于各級檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，方便機(jī)關(guān)內(nèi)部人員對信息的利用，提高文件檔案的利用率，真正的發(fā)揮它的作用，而不是形式。

2.4 科學(xué)配備檔案管理人員，明確個人職責(zé)

上文中提到公安檔案管理者更新頻率快，缺乏專業(yè)的檔案管理者，常常出現(xiàn)一人多用、崗位職責(zé)不清晰的現(xiàn)象。針對此種情況首先檔案管理部門需要科學(xué)配備檔案人員，立足于在公安檔案數(shù)字化建設(shè)中的各個崗位職責(zé)劃分清楚，對于人員不足的崗位則引進(jìn)外來專業(yè)人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，發(fā)揮出檔案管理群體的作用。公安檔案數(shù)字化建設(shè)過程中不只需要檔案專業(yè)的人才，還需計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)人員，通過專業(yè)之間的互補(bǔ)性來使得整個公安檔案管理體系整合。其次，信息檔案管理數(shù)字化建設(shè)需要一些“復(fù)合型”人才，和其他公安部門進(jìn)行工作交接，必須了解公安工作的大局意識，做好公安檔案管理的保密性，對于一些敏感信息能夠及時(shí)作出正確的價(jià)值判斷，最終推動公安數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

3 結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字信息化時(shí)代的到來，需要現(xiàn)代化的管理方法和管理手段對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這具有十分重要的作用，公安機(jī)關(guān)對于檔案數(shù)字化建設(shè)工作一定要重視起來，摸索和借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)，引進(jìn)一批專業(yè)的檔案管理人才，建立適當(dāng)范圍的局域網(wǎng)，促使公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化現(xiàn)代化的有效實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而促進(jìn)公安機(jī)關(guān)的有序健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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