基層科研單位圖書情報檔案資源整合管理探討

安靜

摘? ?要：在社會全面信息化建設背景下，各項事業的發展更多的依靠信息資源的合理開發與應用，而電子計算機、網絡技術迅猛發展，使傳統的圖書情報檔案管理逐漸顯現不足。本文通過對國內外圖書情報檔案一體化整合的概述，闡明圖書情報檔案資源整合的必然趨勢，總結圖書情報檔案一體化整合的共性，結合當前基層科研單位圖書情報檔案的管理現狀以及存在的問題，提出實現圖書情報檔案資源整合新模式，以適應社會發展需要。

關鍵詞：圖書情報? 檔案? 資源整合? 整合管理

中圖分類號：G272? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號：1674-098X（2019）09（c）-0160-02

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圖書情報檔案是信息資源的重要載體，不僅承載自身建設發展的客觀需求，還具有強大的信息功能及社會價值?！靶畔①Y源整合，是在信息化建設過程中，位于不同地域的信息形成管理單位中分散存在的存儲和管理的各類信息資源，通過收集、篩選、分類、對比、判斷、聯想、推理等手段和方法，整理合成為一個結構有序化、管理一體化、配置合理化的整體。”基層科研單位的圖書情報檔案資源整合即根據自身科研生產、職能決策的需要，利用計算機技術、信息技術對原有圖書情報檔案信息資源優化整合，組成一個新的有機整體，最終形成一個效能更好，效率更高的信息資源體系，更好的提高其社會利用價值。

1? 國內外對圖書情報檔案整合的經驗概述。

國外最早認識到圖書、情報、檔案一體化管理重要性的研究機構是聯合國教科文組織。其在1967年就提出建立涉及全部學科領域里的文獻、圖書和檔案服務工作的國家情報系統（NATIS），通過將一個國家內的情報所、圖書館和檔案館組織起來，以最大限度地滿足國內人民的需要。許多國家由此啟動了圖書情報檔案資源整合發展的各種措施。美國國會圖書館、英國國家圖書館、加拿大圖書館都是成功實現了三位一體性質的圖書情報檔案收藏提供利用的機構 。

國內整合資源發展比較緩慢。1958年上海歷史文獻館、科技館、報刊館合并成立上海圖書館，后與科技情報所合并成為省級圖書情報聯合體，有效地促進了圖書情報管理向多功能的轉變以及信息載體和內容向多元化的轉變。2003年，天津泰達圖書館在吸收借鑒國內外圖書、情報、檔案一體化管理優秀研究成果的基礎上，打造了一個全新概念的圖書、情報、檔案一體化和功能創新的、綜合滿足全區用戶需要的國內唯一的新型圖書館，成功實現了完整的圖書、情報、檔案三位一體的一體化管理體制，圖書、情報、檔案的資源整合研究進入了發展時期。

2? 圖書情報與檔案一體化整合的基礎。

圖書情報檔案之所以能夠整合，主要在于其擁有的內在聯系。三者不僅內容、本質、屬性相輔相成，在一定條件下還可以相互轉化。

內容相同：圖書、情報、檔案是記錄人類知識的載體，同是一種信息資源，它們為人類的現實活動提供直接借鑒和有益的啟示。載體相同：圖書、情報、檔案的知識和信息基本上存貯于紙張、膠片、磁盤、光盤、網絡這幾類載體。管理流程相同：圖書、情報、檔案都需要經過收集、整理、分類、存貯、保管、檢索、加工再提供利用等，管理方法上具有同一性。服務對象相同：圖書、情報、檔案都是服務于社會政治、生產經營、文化教育及日常生活等等。圖書情報檔案信息屬性相近，都具有可替代性、可傳遞性、可共享性。無論從本質屬性還是服務目的性看來，有必要實行一體化管理，將圖書情報與檔案整合成一體，形成綜合性信息資源平臺。

3? 基層科研單位圖書情報與檔案管理現狀。

從思想觀念上看，基層圖書情報的管理延續了傳統的重館藏重保管、輕利用輕發展的思想。由于基層圖書館規模相對較小，藏書以專業性為主，館藏年代久遠，格局功能都具有一定的局限性;檔案管理雖體現實效性，但往往更重視檔案的職能分工，而忽視了其科學文化性質。三者在服務方式上是簡單被動的收集登記查詢借閱等等，不能滿足科技工作者對信息資源的需求。

從機構設置上看，多數地市級科研單位圖書檔案實行部門分設，職能分割，大部分以分散狀態存在。以農科院為例：院內設圖書閱覽室，科研系統內設情報所下設信息室，同時行政機構設檔案室、文秘室、復印室。檔案室負責管理行政檔案、基建檔、財務永久檔、知識產權檔案。計財處分管財務檔，人事處分管人事檔，黨辦分管黨務檔案?？萍紮n案則由科研處分管。可見，圖書情報管理整體上缺少協調整合，檔案內部也存在整合共建問題。

4? 圖書情報檔案分散管理存在的問題。

分散的管理模式不利于整體平衡發展。圖書情報檔案分別分屬于不同院級和處級管理部門，長期分化形成固有思想，以傳統經驗管理為主，忽略圖書檔案的共性和服務對象的需求。部門領導各行其職，不能深入認識圖書情報檔案資源的重要性。

資金不能達到協調分配。由于受經費、經濟條件等因素制約，圖書館只能收集一小部分專業資源，藏書數量少、知識陳舊，圖書情報檔案的使用落后于科研生產一線的需要。制度上的分區管理方法，如文獻購入、設施配置、知識產權資源等不能很好的調配，這種自顧自的管理模式，結果造成財力物力上的重復浪費。

基礎設施薄弱。處于社會的邊緣學科，基層圖書情報檔案的職能更容易受到影響，經費投入受到忽略，設備不配套。計算機雖然普及，但沒有一個統一規范的應用標準，只限于簡單的檢索存儲，水平相對落后，這給信息資源整合帶來極大障礙。

缺少高素質專業人才。資源整合工作需要具有信息管理經驗豐富、有扎實的理論基礎的復合型人才，而實際工作中這樣的人員匱乏，普遍知識水平不高，能做到整合一體協調管理的人少之又少，工作上不能互補，效率低下，阻礙整合管理發展。

5? 實現圖書情報檔案整合管理的建議。

更新觀念，提高建立一體化信息資源重要性的認識。首先，建立合理可行的管理制度，根據圖書情報檔案的特征與共性制定管理辦法;其次，打破分散管理的慣性思維，從全局出發，合理實現資源配置。具體可根據單位形式、擁有信息量的不同進行整合模式。如：基層科研院所擁有圖書情報檔案數量相對較少，將原有分立的圖書、情報、檔案部門合并一個信息管理中心，由新部門負責圖書、情報、檔案的信息整合和提供利用工作。這樣實行集中型管理整合，將資源、人力、物力、設施投入在一個信息管理平臺，這種方式實現了信息資源的整合和利用，加強了整體實力。不僅克服了機構重復、避免人財物的浪費，還省去傳統意義上的收集整理分類歸檔時間消耗，大大提高資源利用率和信息質量。

加大資金技術投入，加強實踐開發，推進整合進程。圖書情報檔案的整合需要大量的軟硬件設備配置，所以需要足夠的資金投入來支持。首先，完善信息基設施建設，在信息技術支持下將手工管理向計算機網絡化管理轉變;其次，應用計算機和現代通訊技術，使圖書情報檔案信息在網絡系統中的收集、整理、傳輸、存儲和利用幾個環節都在一個技術環境下進行，最終實現原本獨立的三種信息資源在同一個管理系統內管理整合、服務整合，更好地為科研生產和廣大文獻利用者提供全方位、快捷準確信息資源服務。

培養圖書情報檔案學科多元化復合型人才。所有的發展都離不開人才資源，資源整合過程也是人員的整合過程。加強對工作人員的新技能新管理模式培訓，培養其掌握圖書情報檔案學科知識，擁有過硬的專業技能及計算機應用能力。挖掘人才優勢，使單向人才向復合型專業人才轉變。

由于我國圖書情報檔案整合方面的發展還不成熟，對基層圖書檔案一體化整合來說面臨更多急待解決的難題，如資源整合技術、數據庫維護、多媒體技術等等，這都需要在圖書情報檔案事業不斷發展和圖書檔案人的努力實踐中，逐漸摸索學習實踐，使圖書情報檔案整合信息資源得到更加有效開發利用。

參考文獻

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