電子檔案管理模式在檔案管理中的作用

王煜

摘? ?要：隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，整個(gè)世界發(fā)生了巨大的變化，人們的生活、工作和思維方式也得到了很大的改變。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生的沖擊和影響也是顯而易見(jiàn)的。本文從電子檔案管理模式的發(fā)展背景進(jìn)行分析，針對(duì)電子檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)檔案管理的特點(diǎn)予以闡述，指出在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案管理模式更有利于檔案數(shù)據(jù)的存取和使用。最后，詳細(xì)分析了電子檔案管理模式在檔案管理中發(fā)揮的積極作用。

關(guān)鍵詞：電子檔案? 檔案管理模式? 大數(shù)據(jù)時(shí)代

中圖分類(lèi)號(hào)：G270.7? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文章編號(hào)：1674-098X（2019）09（c）-0186-02

科技在發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步，人們的生產(chǎn)和生活也日益豐富，隨之產(chǎn)生的和需求的信息量也在不斷增加，大量的信息需要整理和保存，這就對(duì)檔案管理工作提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。檔案管理部門(mén)積極創(chuàng)新檔案管理方法，開(kāi)拓檔案管理的各項(xiàng)功能已迫在眉睫。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，為檔案管理的信息化處理提供了可能。新時(shí)代要求我們用發(fā)展的眼光去認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值，用創(chuàng)新的思維方式來(lái)拓展檔案的功能領(lǐng)域，使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)來(lái)提升對(duì)檔案的管理能力，使檔案的價(jià)值得以充分發(fā)揮。

1? 電子檔案管理模式的發(fā)展背景

第一，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)帶來(lái)了巨量的數(shù)據(jù)資源。大到國(guó)家治理、社會(huì)生產(chǎn)，小到個(gè)人生活，無(wú)時(shí)無(wú)處不和大數(shù)據(jù)有著種種聯(lián)系。隨著新技術(shù)和新應(yīng)用的不斷推陳出新，國(guó)家、社會(huì)、企業(yè)、個(gè)人每天都在產(chǎn)生著大量的數(shù)據(jù)，大量的信息需要存儲(chǔ)和處理，這給傳統(tǒng)的檔案管理模式帶來(lái)巨大的壓力。

第二，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)改變了人們的生活和工作方式，也大大影響了檔案的服務(wù)功能。巨量的信息充斥著人們的工作和生活，必須對(duì)這些復(fù)雜而繁多的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行高效的管理才能保障人們正常生活秩序的井然有序。人們已開(kāi)始認(rèn)識(shí)到對(duì)這些與自身休戚相關(guān)的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理和使用的必要性和重要性。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)量小，傳遞和查找速度慢且易出錯(cuò)性已經(jīng)不能滿(mǎn)足人們?nèi)找婵旃?jié)奏的生活和工作需求。檔案作為信息的承載者，有著傳承古老文明和智慧的雙重使命，做好檔案的收集和管理意義重大。檔案管理隨著科技時(shí)代的演變也發(fā)生了很大的變化，已不單單只是對(duì)紙質(zhì)文字的收集歸檔和查閱，檔案管理肩負(fù)的使命在不斷變化著，它需要滿(mǎn)足不同地域人們的個(gè)性化、多樣化和高效化需求，這就要求檔案管理從實(shí)體管理過(guò)渡到虛擬管理，從紙質(zhì)管理步入電子管理。在此背景下，電子檔案管理模式應(yīng)運(yùn)而生。它不但方便人們快速準(zhǔn)確查閱信息，而且滿(mǎn)足異地人們的檔案信息共享，越來(lái)越成為輔助或替代紙質(zhì)檔案管理的有效管理模式。

2? 電子檔案管理模式的特點(diǎn)分析

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，電子檔案管理模式主要是對(duì)電子化文件進(jìn)行管理，這些電子文件不具備紙質(zhì)文件的直接可讀性，而是將實(shí)體檔案信息以字節(jié)、比特的方式存儲(chǔ)在介質(zhì)如磁盤(pán)、磁帶或光盤(pán)上，借助計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備來(lái)閱讀利用。其主要特點(diǎn)為：信息的查詢(xún)和檢索可以脫離人工操作，可以用更小的空間存儲(chǔ)更大量的信息，信息內(nèi)容可以與承載體進(jìn)行分離，信息內(nèi)容可以同時(shí)在不同媒體共享查閱，必須依靠系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)管理。這些特點(diǎn)決定了電子檔案存儲(chǔ)模式相比于傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)方式具有更加節(jié)約存儲(chǔ)空間，存儲(chǔ)量更大，處理與傳遞信息的效率更快以及更加節(jié)省人力的優(yōu)勢(shì)，但由于其材質(zhì)的限制，電子文件存檔對(duì)于環(huán)境溫濕度和電磁干擾等要求很高。在當(dāng)前的云計(jì)算時(shí)代，電子檔案大部分采用的是云存儲(chǔ)方式，這樣，電子檔案文件除了存儲(chǔ)在磁盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)中之外，還可以存儲(chǔ)在云端的網(wǎng)絡(luò)空間，不僅大大拓展了存儲(chǔ)空間而且使得數(shù)據(jù)更加方便存儲(chǔ)和隨時(shí)讀取。

傳統(tǒng)的檔案管理，主要是對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，由各個(gè)部門(mén)分別對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行管理，這種管理相對(duì)封閉，雖然一定程度上保護(hù)了檔案的機(jī)密和安全性，但是卻限制了檔案信息的即時(shí)傳遞和共享，無(wú)法良好地發(fā)揮檔案在生產(chǎn)管理過(guò)程中的積極作用，因而，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)代管理的要求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，由于內(nèi)容多，信息量大，翻閱查找信息難度很大，浪費(fèi)時(shí)間和人力，而使用電子存檔可以快速對(duì)有價(jià)值的信息進(jìn)行檢索，節(jié)約了時(shí)間，提高了工作效率。

3? 電子檔案管理模式在檔案管理中發(fā)揮的作用

利用計(jì)算機(jī)的數(shù)字編碼技術(shù)將傳統(tǒng)記錄模式的文字、聲像等信息形成數(shù)字記錄的電子文件，存儲(chǔ)起來(lái)更加方便和快捷。電子文件的管理依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)很好地實(shí)現(xiàn)了信息的傳遞和共享，因此，電子檔案管理模式在檔案管理中越來(lái)越發(fā)揮著主導(dǎo)作用。

第一，檔案文化資源的收集范圍被擴(kuò)大了，使得更多文化資源被保存，確保了資料的完整性。檔案資源承載著人類(lèi)的智慧和文明，記錄著社會(huì)變遷與繁榮，完整地收集和保護(hù)檔案資源對(duì)國(guó)家和社會(huì)組織的發(fā)展以及個(gè)人的成長(zhǎng)都具有重要意義。在以前科技不發(fā)達(dá)，技術(shù)處理落后的年代，檔案資源的收集和分類(lèi)都受到了很大的限制，致使許多有價(jià)值的資料無(wú)法收集或存檔而流失，造成巨大的損失。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給人們帶來(lái)了新的希望，它的“全數(shù)據(jù)”概念一下子刷新了人們的思維方式，信息來(lái)源渠道更加廣泛，一切信息都可以收集起來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)，人們不再困惑于信息無(wú)處可放，無(wú)法查找和使用，各種類(lèi)型的信息都可歸檔查詢(xún)，完整的數(shù)據(jù)檔案信息大大方便了人們的工作和學(xué)習(xí)。

第二，優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)流程，提升檔案業(yè)務(wù)管理能力。傳統(tǒng)的檔案管理工作各環(huán)節(jié)中主要靠人工來(lái)完成，檔案的收集主要靠“索要”;檔案的存儲(chǔ)和檢索靠人工整理和查找，不僅效率很低，而且查詢(xún)誤差率很高，費(fèi)時(shí)費(fèi)力不出結(jié)果;檔案的利用服務(wù)也是被動(dòng)型的，有需要時(shí)才去查找檔案。大數(shù)據(jù)時(shí)代，云計(jì)算、云存儲(chǔ)、微服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)、大數(shù)據(jù)采集和分析等技術(shù)，以及檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)和應(yīng)用平臺(tái)的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的全流程自動(dòng)采集、存儲(chǔ)控制、查找和傳遞全智能服務(wù)等，有效降低了檔案工作者的工作負(fù)擔(dān)，計(jì)算機(jī)在快速完成加工工作的同時(shí)，使檔案的時(shí)效性得以保障，從而提高了檔案管理工作的效率。

第三，挖掘檔案增值服務(wù)功能，創(chuàng)造社會(huì)、經(jīng)濟(jì)雙重效益。檔案的存儲(chǔ)是為了再利用，檔案的價(jià)值在于其服務(wù)社會(huì)，服務(wù)人類(lèi)發(fā)展。但是在當(dāng)前大量的檔案資源中，處于使用和再利用的僅僅很少，大部分的檔案資源都躺在檔案室里，處于閑置狀態(tài)，等待我們?nèi)グl(fā)掘它們的價(jià)值。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)共享功能有助于檔案信息在廣泛傳播的同時(shí)，讓更多的人們挖掘分析檔案的民族價(jià)值、文化價(jià)值、民生價(jià)值、社會(huì)價(jià)值以及經(jīng)濟(jì)價(jià)值，以供全社會(huì)共同享用，造福人類(lèi)。

第四，檔案管理機(jī)構(gòu)的職能更加豐富，檔案管理體系變得更加科學(xué)。信息時(shí)代的到來(lái)，大量數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，人們工作節(jié)奏的加快等等都沖擊著傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子檔案存儲(chǔ)管理模式大大增加了檔案信息資源的存量和人們查閱獲得信息的時(shí)效及準(zhǔn)確率，更加有助于檔案部門(mén)與其他部門(mén)之間的協(xié)作關(guān)系融洽，更有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的資源共享，同時(shí)使人力、物力和財(cái)力都得到縮減，為構(gòu)建科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理模式創(chuàng)造了可能。

4? 結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步以及檔案信息需求的多樣性，電子檔案管理模式逐漸進(jìn)入人們的視野，并以其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)迅速得以普及應(yīng)用。電子檔案管理能夠有效的節(jié)省人力和物力，擴(kuò)大檔案資源的收集范圍和存儲(chǔ)空間，方便檔案的動(dòng)態(tài)存儲(chǔ)和全面快速服務(wù)功能地實(shí)現(xiàn)，很大程度上能夠滿(mǎn)足人們逐漸多樣化的需求以及社會(huì)發(fā)展的需求，已經(jīng)成為檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)管理的主要方式，在檔案的存儲(chǔ)管理中發(fā)揮著重要作用。

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