新時期智慧檔案館建設的幾點思考

張孝芳 陳淑娟 張永紅

【摘 要】隨著我國智慧城市理念的提出，智慧檔案館建設工作的重要性也日益突顯。當前時代下，加強對智慧檔案館的建設，對于智慧城市的建設發展發揮了重要的作用，智慧化也是未來檔案館的必然發展趨勢。現階段，我國智慧檔案館的建設仍然處于初步研究階段，所以只有不斷加強對檔案館建設工作的思考才能有效地解決建設過程當中存在的問題，進而提高檔案館的建設質量和水平。基于此，論文對新時期提高智慧檔案館建設水平的方法措施進行了探討。

【Abstract】With the concept of smart city put forward in China， the importance of the construction work of smart archives is increasingly prominent. In the current era， strengthening the construction of smart archives has played an important role in the construction and development of smart city， and smartness is also the inevitable development trend of archives in the future. At present， the construction of smart archives in China is still in the preliminary research stage， so only by continuously strengthening the thinking of the construction work of archives can we effectively solve the problems existing in the construction process， and then improve the quality and level of the construction of archives. Based on this， the paper discusses the methods and measures to improve the construction level of smart archives in the new era.

【關鍵詞】新時期;智慧檔案館;建設;思考

【Keywords】new era; smart archives; construction; reflections

【中圖分類號】G273? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻標志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2019）12-0057-02

1 引言

社會經濟及科技水平的迅速提高，推動了國家對于智慧城市建設的重要性的提高[1]。當前時代下，由于智慧檔案館對于智慧城市的建設發揮著至關重要的作用，所以要注重對新時期智慧檔案館建設工作的優化、改革和發展，針對當前在建設過程當中仍然存在的不足之處不斷采取解決措施，將問題予以解決，有效提高檔案館的建設質量和水平，從而推動我國智慧城市的建設和發展。因此，下文對智慧檔案館的相關內容進行了論述，并就提高此方面建設發展水平提出幾點建議。

2 企業檔案規范化管理工作的基本情況

由于企業的檔案對企業的發展歷史以及經驗進行了真實記錄，所以檔案數據對于企業的日后改革和發展都有著至關重要的作用，做好企業檔案規范化管理工作就顯得尤為關鍵。具體結合當前各企業對企業的檔案利用現狀來看，加強企業檔案規范化管理工作主要有以下幾個方面的作用。首先，企業的檔案作為企業歷史的沉淀，通過對檔案的有效利用，可以為企業的發展提供無形的財產以及寶貴的財富，通過檔案可以更加直觀地了解企業的發展狀況。在此基礎上，相關領導人員就可以對這些檔案中有價值的內容進行參考，不斷改進企業在發展過程中存在的問題。通過對企業職工個人檔案的查詢，可以了解職工的具體素質以及工作能力，更加客觀地評價職工對于企業所能貢獻的力量，也可以為企業輸送一批高素質優秀的專業人才。其次，規范化管理的企業可以推動企業進一步地發展。由于任何的規章制度以及年度計劃的出臺都是建立在企業的管理經驗之上，所以通過參考規范化的企業的檔案，就可以借鑒在發展過程當中積累的經驗和教訓，進而采取正確的發展措施，作出更加科學合理的決策，推動企業各個工作環節的質量與水平的全面提升[2]。最后，規范化的企業檔案也是企業文化軟實力的重要象征。由于企業檔案管理的是企業的歷史、現在以及未來文化內涵的重要組成部分之一，是企業的重要的文化資源，所以推動該項工作的規范化可以幫助企業樹立更加良好的企業文化和企業形象，對于企業文化宣傳推廣以及提升軟實力都具有重要的建設意義。

3 提高智慧檔案館建設水平的方法措施

具體結合當前時期下我國大多數地區智慧檔案館建設工作的開展情況來看，其中仍然存在較多的不足之處，阻礙了檔案館工作的順利開展，因此，文章針對建設過程當中存在的問題提出了相應的解決措施，以此來進一步提高新時期下智慧檔案館建設工作的質量與水平。

3.1 完善健全相關基礎設施

當前，智慧城市的建設受到了較高的關注，并且在智慧旅游、交通等方面也取得了一定的成果，但是在建設過程當中仍然存在著城市寬帶網絡、基礎設施落后等各方面的問題，進而導致信息共享程度受到一定的限制，也不能夠保證其傳輸的安全性。因此，為了達到當前時代下智慧檔案館的建設目標，要做好對于基礎設施的完善和健全工作，此方面的舉措決定了智慧檔案館質量的好壞。相關資料表明，當前大多數推進智慧城市建設的城市，都是從構建云計算平臺、加快無線網絡建設等各方面著手，確定建設的重點，此方面的舉措為智慧檔案館基礎設施的建設提供了最為基礎的條件[3]。

3.2 創新企業檔案管理制度

在企業的檔案管理制度方面也要進行創新。隨著時代的發展變化，傳統的檔案管理制度必然不適用于當前企業的檔案管理工作現狀，所以只有對制度進行創新，才能確保制度能夠保證企業檔案管理工作質量與水平得到提升。在進行管理制度改革時，需要將管理制度進行嚴格地管理，建立過程中必須要制定嚴密的程序，從收集整理到最后的借閱使用都必須保障檔案的信息具有準確性以及保密性，并且要加強對電子檔案以及實物檔案的有效結合，將電子檔案的優勢有效發揮出來，例如，加強對新技術的有效應用，推動用戶對檔案信息的高效便捷應用。對于檔案館的建設發展來說，制度是非常重要的組成部分，其對于檔案信息能否得到合理有效管理起到至關重要的作用，所以在新時期要加強對檔案管理制度的創新，進一步明確各工作人員自身的職責，提高工作人員的工作積極性。

3.3 加大對軟環境的建設改造力度

除了加強檔案館的基礎設施建設之外，也要對其軟環境進行建設和改造，例如，相關的政策標準體系以及管理體系等各個方面，都對于智慧檔案館建設的質量與水平的提升有著至關重要的作用。由于此方面的政策文件較為缺乏，那么就需要盡快實施針對性的政策，所以相關部門就應當制定涉及網絡信息通信等方面的政策內容，以此來有效地提高檔案信息的安全性能。在標準體系方面也要借鑒智慧城市建設的標準體系，具體結合城市的實際發展狀況形成自身的標準體系，以便發揮數據可靠共享的重要作用[4]。在管理體制方面，由于智慧檔案館建設工作是一個涉及多個部門以及多學科的復雜工程，所以在日后工作當中就要做好各行業之間的協調工作，那么就應當建立相應的管理機制、管理小組，從而提高檔案的管理效果，確保檔案的信息資源能夠得到充分的利用。除此之外，在建立管理小組時也要需要從檔案館的發展戰略高度出發，以科學決策以及協調管理為核心，組織相關部門人員參與該工作，從而為智慧檔案館的建設發展提供保障。由于智慧檔案館在當前時代下屬于一種新興事物，那么要對其建設發展給予足夠的重視，這就需要加強對該工作的考評，所以相關部門應當建立健全項目的考評體系，這樣可以有效地針對該項目的建設進行監督管理，從而為智慧檔案館建設任務的高效完成提供保障[5]。

3.4 提高企業檔案管理的信息化水平

隨著時代的發展和社會的進步，企業檔案管理工作也需要滿足時代的發展需求，只有不斷改進和創新檔案管理的制度，不斷提高企業檔案管理的信息化水平，才能推動企業檔案管理工作質量與水平的有效提升。當前，我國信息技術水平較高，各種先進技術被廣泛應用于各行業的發展建設中，對于企業的檔案管理工作的創新發展來說也不例外。在開展工作時，可以充分利用計算機網絡技術，從而實現檔案信息資源的共享，在此基礎上，各工作人員在進行相關資料查閱時，其效率就得到顯著提高。同時，在日后工作中也要注重對傳統的管理方式進行有效改進，注重對一體化的檔案情報信息中心的建立健全，推動信息、圖書、檔案等工作的一體化，不斷提高企業檔案館的信息化和智慧化水平[6]。

4 結語

總而言之，隨著我國信息化時代的到來，智慧檔案館的建設已成為當前社會重點關注的內容，也是滿足該方面管理工作需求所必經的關鍵環節。在智慧檔案館建設工作開展的過程中，要充分利用新時期下先進的信息技術，建立起一個良好的信息儲存及傳遞平臺，進而在信息流的作用下執行相應的系統操作，有效地發揮智慧檔案館對于城市建設發展的重要推動作用。希望文章中關于新時期智慧檔案館建設和發展措施方面的論述分析，能夠對日后智慧檔案館的信息化建設有所參考和幫助。

【參考文獻】

【1】胡曉慶.基于SWOT分析的智慧檔案館建設策略研究[J].檔案時空，2017（06）：7-9.

【2】鄧麗芝，高永青.智慧檔案館建設路徑分析[J].蘭臺世界，2016（22）：155-157.

【3】楊來青.智慧檔案館建設關鍵技術研究與應用[J].中國檔案，2016（07）：66-67.

【4】王云慶，李涵.基于文獻計量的我國智慧檔案館研究評述[J].檔案與建設，2015（11）：12-17.

【5】王泳霽.對縣級國家綜合檔案館信息化建設進程的幾點思考[J].黑龍江檔案，2018（01）：62.

【6】李燕.淺議縣級綜合檔案館信息化建設的現狀與對策[J].山東青年，2018（2）：55-57.

【作者簡介】張孝芳（1975-），女，山西長治人，助理館員，從事檔案管理研究。