高職院校“數(shù)據(jù)管理平臺”的構(gòu)建與運用

黃宇超

摘 要：“數(shù)據(jù)管理”是高職院校數(shù)據(jù)管理平臺的基本功能，也是核心功能。本文以福建農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學院數(shù)據(jù)中心為例，著重從“平臺整合、數(shù)據(jù)采集、結(jié)果運用”等角度，對科學構(gòu)建“數(shù)據(jù)管理平臺”進行了分析與探討，為高職院校數(shù)據(jù)中心“數(shù)據(jù)管理功能”的實現(xiàn)提供了建議和參考。

關(guān)鍵詞：高職院校;數(shù)據(jù)管理;平臺構(gòu)建;分析運用

當前，高職院校綜合治理能力現(xiàn)代化進程正在不斷加快，其中，信息化、數(shù)字化改革是一項十分重要的戰(zhàn)略性工作，因為這既是新時代高職院校構(gòu)建現(xiàn)代大學治理體系必不可少的基礎(chǔ)性配置和保障性工程，又是高職院校提升現(xiàn)代大學治理能力和內(nèi)涵品質(zhì)的戰(zhàn)術(shù)平臺與評價載體。

為了積極適應(yīng)數(shù)字化、信息化發(fā)展的浪潮，福建農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學院（以下簡稱“學院”）以建設(shè)“數(shù)字化校園”為契機，從優(yōu)化數(shù)字中心基礎(chǔ)建設(shè)和提升數(shù)據(jù)管理服務(wù)水平的目標出發(fā)，全力推進數(shù)據(jù)中心“數(shù)據(jù)管理模塊”建設(shè)，大力提升數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)水平，為實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)運用奠定了堅實基礎(chǔ)。

1 背景與需求

科學、有序、高效地管理來源多樣、規(guī)模龐大的多樣化數(shù)據(jù)信息，是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程。長期以來，高職院校在內(nèi)部數(shù)據(jù)管理方面，普遍存在著“系統(tǒng)多樣、條塊分割，統(tǒng)計混亂、標準不一，互不融通、難以共享，應(yīng)用低效、安全風險” [1，2]等問題，龐大數(shù)據(jù)背后的價值遠遠沒有被挖掘出來。其中原因，主要是管理平臺的構(gòu)建和運用沒有實現(xiàn)標準化、規(guī)范化。

近年來，學院已加大投入，前后建成一些部門級數(shù)據(jù)系統(tǒng)，包括教務(wù)管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、圖書館管理系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)為部門工作提供了諸多便利，但部門之間、系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)“不兼容、難共享”的問題卻隨之而來并且越來越突出。這給學院的日常管理造成了諸多不便，也為數(shù)據(jù)有效運用帶來了障礙。

這種情況下，學院充分認識到了打造統(tǒng)一的“數(shù)據(jù)管理平臺”的重要性和迫切性，加大投入并集中力量在數(shù)據(jù)管理平臺建設(shè)方面攻堅克難。為了做好這項工作，學院提出：以解決“系統(tǒng)封閉、數(shù)據(jù)割裂、資源閑置、運用乏力”等問題為突破口，以提高“管理平臺的融合度、數(shù)據(jù)資源的利用率”為總目標，構(gòu)建現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)管理平臺，從根本上徹底打通數(shù)據(jù)系統(tǒng)屏障，激活數(shù)據(jù)資源價值[3，4]。

2 目標與方向

針對學院以往數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)所存在的“多重平臺、多頭管理，數(shù)據(jù)混亂、信息分割，重復(fù)建設(shè)、資源浪費”等問題，“數(shù)字化校園”系統(tǒng)以“統(tǒng)一身份登入、統(tǒng)一信息門戶、統(tǒng)一數(shù)據(jù)中心”為最基本設(shè)置，對數(shù)據(jù)管理平臺進行了統(tǒng)一整合和改造提升。

盡管高職院校“數(shù)據(jù)中心”存在著不同的形態(tài)，但從用戶交互體驗的角度來講，其都是由“信息門戶平臺、統(tǒng)一身份認證平臺、共享數(shù)據(jù)管理平臺”這“三大平臺”構(gòu)成[5]，兼具“門戶平臺（身份認證、權(quán)限管理）、數(shù)據(jù)集成（存儲、查詢、檔案管理）、資源管理（分析、計算、提取、比對）、公文流轉(zhuǎn)（領(lǐng)導(dǎo)審閱、文件傳送、通知公告）、在線學習（教學資源、培訓(xùn)服務(wù)）、監(jiān)控預(yù)警（安全預(yù)警、決策預(yù)警）”等幾大功能模塊，從而實現(xiàn)“整合數(shù)據(jù)資源、共享數(shù)據(jù)結(jié)果、挖掘數(shù)據(jù)價值”等功能。更重要的是，這為“擴大數(shù)據(jù)運用”奠定了基礎(chǔ)，為學校內(nèi)部管理提供了可靠的科學參考，為學校科學決策、科學改革提供了重要保障[6]。

這其中，“數(shù)據(jù)集成、資源管理”模塊正是本文所論的“數(shù)據(jù)管理模塊”，其在數(shù)據(jù)中心構(gòu)架中屬于核心功能區(qū)塊，也發(fā)揮著核心功能。

3 建設(shè)與運用

福建農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)學院（以下簡稱“學院”）于2016年初啟動了《數(shù)字化校園建設(shè)“十三五”專項規(guī)劃》的編制工作，主要思路是緊密對接新時代高職院校發(fā)展改革的新要求，主動適應(yīng)高職院校對數(shù)據(jù)資源運用開發(fā)的迫切需求，圍繞“標準性、開放性、兼容性、可擴充性”等要求，著力解決以往數(shù)據(jù)管理中存在的“缺失、割裂、矛盾、閑置”等問題，為教學、科研、管理、校園文化、校園生活等提供綜合的信息資源共享和業(yè)務(wù)協(xié)同服務(wù)。規(guī)劃提出依托“數(shù)字化校園”建設(shè)學院“數(shù)據(jù)中心”，并將“數(shù)據(jù)管理”確立為核心模塊。

3.1 統(tǒng)一平臺

近年來，高職院校發(fā)展飛速，隨之而來的是內(nèi)部數(shù)據(jù)的產(chǎn)生速度持續(xù)加快、數(shù)據(jù)產(chǎn)生量持續(xù)增多、數(shù)據(jù)運用需求持續(xù)加大，導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理業(yè)務(wù)工作量日趨增多。就常規(guī)性工作來說，高職院校每年都要填報“職業(yè)院校人才培養(yǎng)工作狀態(tài)數(shù)據(jù)”、“高等職業(yè)教育創(chuàng)新發(fā)展行動計劃”、“高等教育事業(yè)統(tǒng)計報表”等綜合性報表，同時，還要對口上級主管部門分別填報“學籍、黨務(wù)、人事、財務(wù)、資產(chǎn)、就業(yè)、科研、資助、基建”等各種各樣的單一報表。以往，這些數(shù)據(jù)均由學院相關(guān)職能部門分別統(tǒng)計后匯總上報，由于沒有平臺系統(tǒng)或者原有平臺（系統(tǒng)）各自為政，導(dǎo)致填報的數(shù)據(jù)經(jīng)常出現(xiàn)“標準不統(tǒng)一、結(jié)果難共享、關(guān)系未校驗、存儲不安全”等問題[1]。

為此，學院在工作中首先明確的就是，必須構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理平臺，而這是所有高職院校在數(shù)據(jù)管理過程中實現(xiàn)“數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)范化、數(shù)據(jù)采集標準化、數(shù)據(jù)資源共享化、數(shù)據(jù)運算科學化”的先決條件和必然選擇，這個問題不解決，一切無從談起。

3.2 規(guī)范采集

只有注入大量數(shù)據(jù)，才算是將數(shù)據(jù)平臺真正激活。但數(shù)據(jù)的注入必須按照一定的規(guī)則，這就是“標準化數(shù)據(jù)采集”，也就是按照統(tǒng)一的規(guī)則和要求將數(shù)據(jù)加工后輸入平臺的過程。所謂的“統(tǒng)一規(guī)則和要求”包括信息標準（指標類型）、編碼標準（數(shù)據(jù)標識）、采集標準（統(tǒng)計周期）等多個方面[7]。而這其中，編碼標準是最為關(guān)鍵的標準。編碼由數(shù)字、符號或文字，按照一定的規(guī)則構(gòu)成，一個編碼在系統(tǒng)中就可以賦予一個數(shù)據(jù)唯一的標識，從而實現(xiàn)了所采集數(shù)據(jù)標準的有效性、規(guī)范性、一致性，并為數(shù)據(jù)比對、分析與運用奠定基礎(chǔ)。可見，建立科學合理、結(jié)構(gòu)清晰、規(guī)范實用的數(shù)據(jù)編碼體系，是保障數(shù)據(jù)通用化水平、實現(xiàn)資源有效共享的基礎(chǔ)性工作。

按照規(guī)劃，學院“數(shù)字化校園”系統(tǒng)在初期設(shè)置了12個功能系統(tǒng)，包括自動化辦公、學工管理、財務(wù)管理、資產(chǎn)管理、教務(wù)管理、人事管理、后勤服務(wù)等，構(gòu)建數(shù)十個指標體系，包括校區(qū)分布、建筑樓宇、場地布局、組織機構(gòu)、教工情況、學生構(gòu)成、專業(yè)設(shè)置、課程建設(shè)、成果清單、技能培訓(xùn)、資產(chǎn)財務(wù)等，這些指標囊括了學院基本辦學條件、人員信息、教學資源、發(fā)展?jié)摿Φ确矫娴男畔ⅲ^為全面的覆蓋了學院日常運行與管理中的各個領(lǐng)域和方面，能夠動態(tài)、有效地反映學校的運行狀態(tài)、發(fā)展進程與成果積累。

3.3 有效運用

統(tǒng)一的平臺打通系統(tǒng)屏障，標準的采集讓數(shù)據(jù)變成了資源，而要真正挖掘和利用數(shù)據(jù)價值，還必須開發(fā)管理平臺的運算、校驗與分析功能，讓數(shù)據(jù)活起來、用起來，這才是數(shù)據(jù)管理平臺的真正職能所在。

一是提高工作效率。不同部門、不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)實現(xiàn)資源共享和標準統(tǒng)一，本身就已經(jīng)賦予了數(shù)據(jù)管理平臺的最基本的“數(shù)據(jù)庫”的功能，廣大師生和管理人員在平臺上可以實現(xiàn)按需查詢、即時比對、精準抽取與高效運用，從而為管理人節(jié)約大量時間和精力，讓“一站式”操作成為可能。

二是實現(xiàn)個性定制。不同人群，可以按照不同權(quán)限，依托“數(shù)據(jù)管理平臺”實現(xiàn)特定人群和特定數(shù)據(jù)的采集與挖掘，做到精確掌握個性特征，并滿足特異化的個性需求。比如，教師可以依托這一功能對不同授課班級學生的情況進行分析和比對，從而制定“差別化”培養(yǎng)模式;教務(wù)部門可以依托這一功能對針對不同年齡段教師的教學質(zhì)量進行評價與比對，從而采取“個性化”教師培養(yǎng)方式等。

三是服務(wù)科學決策。數(shù)據(jù)積累到一定量之后，管理人員就可以通過運算來校驗數(shù)據(jù)關(guān)系，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)變化趨勢，從而較為科學地預(yù)估職業(yè)化教育的未來走向，以便更早、更準確地做出改革決策。例如，哪些專業(yè)生源旺盛、哪些傳統(tǒng)專業(yè)就業(yè)乏力，哪些部門人員年齡偏大、哪些部門人員更迭頻繁，哪些辦學指標瀕臨失衡、哪些規(guī)劃目標即將提早實現(xiàn)……這樣一來，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)就成為了重要資源，更重要的是數(shù)據(jù)背后的關(guān)系與價值可以快速呈現(xiàn)。

四是革新管理理念。依托統(tǒng)一管理平臺的構(gòu)建，伴隨著數(shù)據(jù)分析與運用成為一種習慣，管理人員會逐漸認識到數(shù)據(jù)價值與運用的意義，并在日常管理和決策中以“依靠數(shù)據(jù)、用數(shù)據(jù)說話”逐步代替原有的“依靠經(jīng)驗，靠經(jīng)驗判斷”做法，從而有力地推動學院管理實現(xiàn)科學化、規(guī)范化。

4 小結(jié)與建議

數(shù)據(jù)管理平臺的構(gòu)建，對于高職院校在新時代實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展至關(guān)重要。而要打造一個科學、適用、有效的管理平臺，需要從工作機制、運行管理、開發(fā)運用等方面持續(xù)改進。

一要理順機制。要建設(shè)一支專業(yè)的數(shù)據(jù)管理的部門和隊伍，并強化校外資源的引進力度，在打造好硬件設(shè)施的基礎(chǔ)上，努力在“標準性、開放性、兼容性、可擴充性上”下功夫，確保數(shù)據(jù)管理平臺能夠不斷適應(yīng)學校的發(fā)展需求。

二要積累資源。搭建好數(shù)據(jù)管理平臺之后，要牢固樹立“大數(shù)據(jù)”思維，建立數(shù)據(jù)采集和資源積累的制度標準，爭取將學校各項數(shù)據(jù)納入統(tǒng)一的管理平臺，并逐步補充歷史數(shù)據(jù)，從而為數(shù)據(jù)分析提供足夠的空間，為管理決策提供明確參考。

三要強化運用。要多措并舉提高數(shù)據(jù)資源分析開發(fā)能力，花大力氣挖掘數(shù)據(jù)價值，努力把數(shù)據(jù)運用于決策、管理、規(guī)劃、評價等多個領(lǐng)域。另外，有條件的學校還可以加大“特色指標數(shù)據(jù)”的采集力度，把數(shù)據(jù)管理平臺打造成綜合性、多樣化的數(shù)據(jù)資源載體。

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