對高校學籍檔案的本質屬性與學籍檔案管理分析

摘 要：學籍檔案是高校教育的重要組成部分，隨著我國新課標的變革，越來越多的人開始接受高等教育，傳統學籍檔案管理辦法已經不能滿足當代人們的需求，所以其管理方式亟需創新。本文先闡述了學籍檔案的本質屬性，根據其發展中的問題提出針對性的解決措施，進而保證高校學籍檔案管理工作有效進行。

關鍵詞：學籍檔案；本質屬性；檔案管理

近幾年，為了響應國家在教育方面的號召，各大高校普遍進行擴招工作，使得高校在校生和畢業生的數量大幅度增加。因此，對學籍檔案管理工作提出了更高的要求，各高校只有確保學籍檔案管理工作的有效進行，才能保證其更好地發展，所以如何管理好學籍檔案成為了各高校管理部門最關注的問題。

一、 學籍檔案的本質屬性

學籍檔案大致有三個屬性，一是原始性，二是記錄性，三是歷史性。原始性主要表現為在學生入學階段，學籍檔案會隨之產生，不能進行修改，并且學籍檔案中的信息是在教育管理部門填寫的，沒有經過修改，所以說其屬于原始的。記錄性是因為學籍檔案中的一些信息會涉及學生所有的學習階段，高校會不定期將有關學生個人重要信息進行填寫記錄，最常見的就是成績記錄。歷史性是指學生在學校中會取得一些成績，這些成績會被記錄到學籍檔案中，能夠較為完整地體現出學生的優點，并且學籍檔案的歷史性也符合學籍檔案管理工作的需求。

二、 解決學籍檔案管理的有效措施

（一） 利用現代化技術轉變學籍信息處理方式

因為我國開始實行擴招制度，所以高校的學生數量急劇上升，使得學籍檔案的數量也逐漸增多，在很大程度上加大了學籍檔案管理者的工作力度。原始的手工記錄與查找方法已經不能夠滿足當代高校的發展需求。即使檔案管理人員能夠通過手工記錄的方式將信息記錄在冊，在查找上也會十分麻煩，并且如果不能將學籍檔案整理好，不僅會降低查找速度，還會對整個學籍檔案管理工作造成影響。

針對以上問題，要利用現代化技術轉變學籍信息處理方式對其進行解決。高校可以利用計算機網絡技術將紙質學籍檔案轉變為電子學籍檔案，并且按其類別進行分類處理，在查找某一學生信息時，能夠更加方便快捷。同時電子學籍檔案的應用也反映了學籍檔案管理工作已經與時代發展潮流相融合，檔案管理工作者要不斷地對其進行深層次的探索，以便電子學籍檔案能夠可持續性發展。電子學籍在提升學籍檔案管理工作效率的同時也帶來了一些問題，因為電子檔案可以隨意修改，所以喪失了傳統檔案管理的原始性與記錄性。因此，在進行錄入電子學籍信息時，教師要讓學生仔細核對每個信息數據，并且要規定學生在某一時間段全部完成，進而提高電子學籍信息的真實性與錄入工作的效率。除此之外，學籍檔案管理部門還要對學籍檔案實行電子與紙質雙重保護，進而減少學籍信息丟失、盜用等狀況。

（二） 完善學籍管理的有關制度

由于一些高校對其學籍檔案的保護工作不重視，使得一些學籍檔案的真實性降低。比如：紙質版的學籍檔案格式不同，會發生信息遺漏的狀況。因為書寫工具的不同，經過長時間的擱置，使得其字跡不清或消失。或者是在采集學籍檔案信息時，教育管理者的疏忽，使得學生少填、漏填或不按照規則填寫學籍信息。除此之外，一些學校對于存放學籍檔案的房間管理不到位，也會出現因受潮、發霉等因素對學籍檔案造成破壞，使其參考價值大大降低。

針對以上情況，學校有關部門要完善學籍管理的有關制度。首先要對檔案登記進行規范，完善其相關制度，檔案管理者要認真地對待登記、核查、整理、保護等工作。在完成錄入后，要讓有關人員多次對信息數據進行核查并簽字，以確保信息的準確性。其次，要建立健全有關采集和查閱學籍信息的制度，以此保證學籍檔案具有完整性。學籍管理人員要定期分批次地對學籍所有人進行回訪，進而及時對其學習信息進行更新處理。并且要對學籍修改的時間及內容進行再次確認，以保證其真實性及完整性。

（三） 重視對學籍檔案的保護

學校要重視對學籍檔案的保護，提高對其保護力度。首先，要使學籍管理者提高其對學籍檔案的保護意識，因為管理人員的工作態度會對學籍檔案的質量產生直接的影響。只有讓學籍管理人員意識到其管理工作具有重要性及緊迫性，他們才會以認真的態度對待其工作，從而使檔案管理工作能夠有效地進行。因此，只有提高管理人員的保護意識，才能夠確保紙質檔案具有完整性，實現其管理流程的安全可靠。

除此之外，學校要提高學生對檔案的重視程度。讓學生了解到學籍檔案會直接關系到其以后的就業，使學生產生危患意識，在其填寫與檢查學籍信息時能夠抱以認真的態度。只有讓學生了解學籍檔案的真正作用，才能加強其對學籍的保護意識。

三、 結束語

綜上所述，只有做好學籍檔案管理工作，學校才能更好地為社會輸送人才。因此，要完善學籍管理的有關制度、利用現代化技術轉變學籍信息處理方式、重視對學籍檔案的保護，才能使學籍檔案管理工作真正地落實在實處。保證其完整性及真實性，從而提升學籍檔案存在的價值意義。

參考文獻：

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[2]于國偉.高校學籍檔案信息化管理的網絡系統研究[J].科技經濟導刊，2018，26（4）：119.

作者簡介：

苗麗芹，山東省濟南市，山東廣播電視大學。