內控角度下校區的合同管理

羅婷婷　閆鵬　周文杰　王宏宇

摘要：2019年1月1日起，高校開始執行《政府會計制度》，支出收入合同作為校區參與社會重要經濟活動之一，在政府會計制度執行中具有橋梁作用，本文通過分析校區合同管理的現狀，提出合同管理存在的弊端，同時提出要建立全程聯動、模塊銜接、信息系統控制機制，把集中歸口管理與專項管理進行信息化整合，在內控程序上把控校區管理的風險。

關鍵詞：內部控制? 合同管理機制? 信息化

一、前言

依法治國是黨領導人民治理國家的基本方略，依法治校是依法治國方針在高校辦學活動中的具體體現和要求。2019年1月1日起，高校開始執行《政府會計制度》，該制度改革的特點是引入權責發生制，要求財務部門確認當期收入及成本，及時準確的反映學校目前資產流轉、負債等財務真實情況，控制學校的財務風險。支出收入合同作為校區參與社會重要經濟活動之一，在政府會計制度執行中具有橋梁作用。校區需通過建立預算、采購、合同準備、合同審查、合同訂立、履行、結算、歸檔、評價服務商、資產入帳等環節的信息聯動化來牽制規范合同管理流程，在內控中減少合同管理的風險。

二、校區合同管理的現狀

（一）缺乏統一管理機構

調研發現大部分高校合同管理機構一般設立在法律事務辦公室或綜合辦公室。目前校區合同由不同部門管理，未建立統一歸口部門。根據財政部內控基礎性評價指標要求，學校應設立專職合同管理人員及部門并建立登記臺賬，對所有有效合同進行有規律的排序編碼，利用編碼可以查詢到財務預算、國資采購等相關信息，使得合同管理與財務預算收支管理、國有資產采購管理有效結合，提高學校服務質量、效率和效果。

（二）缺乏合同電子信息化

隨著教育體制改革深化及高校內部風險控制的要求，學校應梳理財務經濟的相關業務及流程，在遵循學校內控的基礎上，分析識別風險，補充完善業務流程。目前校區合同審批、合同保管以紙質合同為主，這樣未充分考慮到業務本身的運行方式，未打破各部門之間的界限，部門之間的信息未能無障礙傳遞。

（三）合同結算終結缺乏監督

合同簽署要經歷合同基本信息準備、合同審批簽署、合同履行、合同結算、合同終結這些階段。在合同準備及合同審批簽署階段，各部門領導要對合同相關內容進行審核，此時發現問題的幾率最大，監督全面。合同一旦進入結算階段、終結階段，只有合同經辦人對合同的支付結算情況有了解，結算幾筆，還有多少質保金等信息反而無人理會，甚至經辦人會產生等到合同相對方要的時候在支付也不遲的想法，所以合同的結算階段時缺乏監督管理的。隨著校區不斷發展，如果不安排專門的部門和專業人員對合同進行統一動態監督，財務部門就只能按照實際收款、付款情況確認收入、成本，無法按照合同約定條款的時間期限計算當期收入與成本。

（四）缺乏專職合同管理人員

校區對外簽訂合同涉及材料、設備采購、科研研究等各方面。這對合同管理人員提出了很高的要求，他們要熟悉學校的財務、合同等校區相關流程，還需具備邏輯、分析能力及責任心。目前院系及機關各職能部門的合同管理人員是由辦公人員兼職或由“2+X”助管擔任，助管在工作兩年后會離開校區，這樣會造成合同管理的不連續性，存在內控風險。

三、加強校區合同內控管理的措施

（一）建立合同統一管理部門

好制度要好體系作為支撐才能貫徹執行，建立健全校區合同統一管理部門是關鍵。通過調研，規模較大的高校由法律事務辦公室負責合同管理，法律事務辦公室針對合同可以從法律角度對合同進行審核也可以作為一個比較客觀獨立的部門對合同進行一個統一的管理，目前校區不具備設立法律事務辦公室的能力，建議在綜合辦公室設合同統一管理部門。

合同統一管理部門職責為在合同履行、結算兩個關鍵流程中確定審批流程及內控標準，按要求審核監督合同結算、終結等環節，規避法律風險，維護校區合法利益。具體流程如下：

一是完善修改合同管理辦法。校區應進一步完善和修訂校區合同管理辦法，進一步規范授權委托書、法人簽字章、合同專用章的使用管理制度，嚴格按照一事一審、一事一簽的管理流程進行審查，明確各位領導的授權權限，避免在管理中出現授權不明、職責不清等行為。

二是引審計為合同管理的必要流程。在合同管理中，尤其是在合同的前期準備即合同準備信息、合同審批流程中，將審計納入其中是對合同管理風險點的有效把控。審計部門應在易出問題的事項中從專業的角度制定審計辦法，確定合理的審計范圍，針對合同金額巨大、關系學校切身利益的合同，應納入審計必審事項，在審計的過程中審核相關內容，完成合同的內部審計，降低執行風險。

三是合同訂立前，按合同為詢價、招標、單一來源采購、談判等不同方式，形成不同維度的審批流程，通過多層次的權限管理，加強合同信息的前期審批。同時建立供應商資質評價平臺，對于履行合同不合理的供應商拉成 “黑名單”，踢出學校服務行列。

四是合同訂立中，明晰合同審批流程，合同經辦人準備材料→申請部門審核→預算部門審核→財務部門審核→合同管理部門審核→按照合同標的金額及事項的大小，分別送分管校領導、總會計師、校長審批→簽署蓋章備案登記。

五是合同簽署后，合同履行是高校實現合同目的的關鍵。合同經辦人應對合同進行準確把握，及時關注合同相對方的動態，遇到不按合同履約的情況，及時匯報并采取措施，規避經濟損失。在履行過程中如果出現重要事項的變更，要進行書面協議的變更留檔，不得進行口頭變更。合同履行結算后，不得以任何理由增加合同相關協議。

六是合同歸檔工作。合同管理部門應在初期合同登記、變更情況的基礎上，結合校區業務內容對合同進行統一編號，此編號可以查詢到合同從預算到采購到合同到資產上帳的系列內容。

（二）建立聯動信息化平臺

目前，高校合同的信息化管理往往僅包括合同線上申請、線上審批等功能，缺少預算、采購、資產上帳等程序的信息化管理，校區應建立信息化一體管理，將預算、采購、資產等管理模塊與合同管理相連接，形成校區關鍵業務模塊的信息系統聯動，使“事前規劃→ 事中控制→事后監督”有效銜接，實現以預算管理為主線、以資金管控為核心的合同訂立及履行流程的管控工作。

（三）加強合同履行控制體系

合同履行環節控制是指高校借助對合同實施狀況的監督，規范合同補充、轉讓和解除等合同變更程序，明確合同結算要求，妥善處理合同糾紛，詳細登記合同履行和變更情況，嚴格管控高校合同的履行過程。合同歸口管理部門應當加強對合同履行情況的跟蹤和監控，實行從合同訂立履行到終結的全過程管理，確保合同履行環節的監控與監督。如果發現對方或自身因素造成無法按期履行合同的情況，需采用相應對策進行止損。

（四）增強合同管理隊伍建設

通過分析高校在合同管理中出現的弊端，高校應該從源頭做起，加強合同管理人員風險防范意識，通過開展法律知識培訓、法律實務專題研討的方式提高校區管理人員的法律素質，管理人員只有有了足夠的法律知識才能盡可能地規避合同中會出現的法律風險，才能更好地保護校區的合法權益。

參考文獻：

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（作者單位： 中國石油大學（北京）克拉瑪依校區）