對技工院校電子檔案管理的幾點認識和建議

謝小菊

摘 要：隨著技工院校教研項目、技能競賽項目及校企合作項目的不斷增多，學校信息化建設日益重要。筆者結合自己從事學校檔案管理的體會，對技工院校電子檔案管理存在的問題進行分析，并針對問題提出自己的認識，建議優化檔案管理策略，建立檔案安全保障體系，創建電子檔案真實性保障系統，運用檔案管理的信息化價值，為學校的發展提供高效便捷安全的服務。

關鍵詞：技工院校;電子檔案;管理;認識;建議

電子檔案，是與紙質檔案相對應、相關聯的通用電子圖像文件集合。在云計算時代，電子檔案文件既可以存儲在磁盤、光盤等介質中，也可以存儲在云端的網絡空間。電子檔案管理主要是由電子檔案信息資源的建設、硬件設備的建設、規范化制度建設、網絡建設以及電子檔案信息化管理相關人才的培養等部分組成。技工院校如何進行統一的保存、管理、匯總、檢索，從而高效實現電子檔案信息資源的共享？下面是筆者對此方面的幾點認識與思考。

1 電子檔案的特點

1）電子檔案在學校各種紙質檔案、實物檔案中占據著非常重要的地位。電子檔案包括：電子化的實體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數據文件），檔案化的電子信息（版式數據文件），結構化的數據庫（從應用中卸載，且能夠加載重用的數據庫文件）等。因為它把不同階段的組織結構、人員編制以及各項工作所取得的成果、經驗和教訓等以最少空間、最安全形式都完整地記載下來了。從某種意義上說，人們通過對電子檔案的閱讀，可以清楚的了解到學校教育教學的基礎設施建設、基礎業務工作和員工管理工作等各個方面。實施電子檔案的一大優點就是可以減少查找文檔的時間從而提高效率減少支出。

2）電子檔案還具體以下五個方面的優勢。一是電子信息要依賴電腦和相關閱讀設備才能識別;二是電子信息存儲具有高密度性;三是電子信息與載體之間的可分離性;四是對檔案管理系統的依賴性。電子文件可分為文本文件、命令文件、圖像文件、數據文件。除了對文字資料的保存以外，電子檔案還可通過信息技術實現對照片、音像資料等有聲檔案資料的永久保存。在對電子檔案的管理方面，計算機科學技術也發揮著非常出色的功能，可以將檔案資料進行系統化處理，在工作中隨時隨地能查看和調用我們所需要的資料，實現檔案信息資源共享。

2 技工院校實現電子檔案管理所面臨的問題

1）紙質檔案電子化水平普遍較低。一是人們習慣了傳統的紙質文件系統，運用電子檔案并不很主動。二是紙質檔案電子化過程，需要投入計算機、數碼照相機、掃描儀、光盤以及光盤刻錄機，還需要花費大量的人力去編輯。三是完全無紙化依舊有很長的路要走。雖然電子化可以極大地提高效率，很多院校已經積極地部署了電子檔案系統。但是，各個院校辦公室的印刷、掃描和其他紙質活動依舊很活躍。即使很多技工院校會通過在線存儲文件來實現紙質檔案電子化和數字化，但是這也不可能完全消除所有打印和掃描。四是在電子檔案的數據庫建設中相應軟件設施方面也需要投入一定的人力和財力，有些院校明顯因資金緊缺而導致軟件不能升級換代。五是電子檔案管理還需要院校領導重視，投入財力來建設符合電子檔案管理要求的硬件設施。

2）電子信息檔案化管理不夠規范引發安全隱患。電子信息檔案化過程中，因不規范引發各種安全隱患問題。由于很多院校現在針對檔案信息化已經建設了很多的數據庫，一方面已經建好的數據庫不能被大多數教職工所享用，從而造成了巨大的信息資源浪費。另一方面，有些對外開放的電子檔案數據庫資源，由于一部分人缺乏安全意識，對檔案信息沒有采取相應的保護措施，致使網絡環境下，檔案信息在網絡環境內大面積傳播，造成檔案信息管理時重要信息的流失。

3）電子檔案管理人員業務水平有待提升。電子檔案管理人員專業技能水平取決于其是否能夠熟練運用計算機技術來進行檔案管理并掌握其理論知識。然而全國大部分技工院校普遍存在的問題就是檔案管理人員年齡偏大、缺乏現代化、信息化的檔案管理技術和理論知識。加上很多院校沒有長久的定位，從而導致電子信息化管理人員不能專業化，從根本上制約了技工院校電子檔案的建設與發展。因此，要實現學校電子檔案管理的信息化，就要加大對檔案管理人員的教育和培訓力度，不僅要培訓他們的計算機操作技能，而且還要訓練他們的創新思維能力，同時，學校應該大力引進年輕的高素質、高技術人才，從而不斷充實電子檔案管理隊伍上。

3 電子檔案管理的信息化建設

1）優化電子檔案管理策略。技工院校首先要處理好紙質檔案電子化與電子信息檔案化的關系。從學校主要負責人，到分管領導，再到具體從事檔案管理的工作人員，都要有統一認識。既要認識到兩者各自的特點和優勢，發揮其作用，也要注意到兩者各自的不足，出臺相應的彌補措施。電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實現實體檔案的信息化管理，以及電子信息和實體檔案的關聯管理。例如，對電子文件的保存問題、電子檔案數據備份及恢復問題、網絡的安全管理、相關的法律法規和技術標準以及專業人才的培養等方面，學校理應出臺配套制度加以規范和引導，督促和檢查。

2）建立電子檔案安全保障體系。建立健全學校各種類檔案，首先要嚴格執行安全和保密制度。電子文件易被竊取，易被改變，易傳播和易消失，信息不能直接閱讀，必須依靠某種設備。電子檔案安全帶來的新隱患、新挑戰的必然存在。其次，管理低效是導致電子檔案面臨著日益嚴峻的安全威脅。三是加強電子文件的管理。對于電子文件的管理，我們必須解決它的讀取、保密、保存、保真等問題，確保電子文件在幾年、幾十年后還可以閱讀使用

3）創建電子檔案真實性保障系統。國家檔案局于2017年12月向各事業單位推行《電子檔案管理系統》。筆者認為技工院校運用這套系統，有助于推動學校電子檔案科學管理。首先技工院校要制定《建設電子文件與電子檔案管理規范》，加強建設電子文件的歸檔與管，保障建設電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發利用，既是制定本規范的目的，也是制定本規范的指導思想。真實、準確、完整、有效是尊重和保持學校各項工作電子檔案歷史原貌的科學要求。

4）充分運用電子檔案管理的信息化價值。電子檔案管理的信息化價值，在技工院校首先要建設自己的特色資源數據庫。例如教職工的人事檔案管理信息化價值，就是要解決如何有效實現教職工在教學、教研、行政和工勤服務等崗位的合理配置，運用好電子檔案是很重要的。要使不同學科領域的人才在教學、教研和行政服務等崗位上得到最佳的配置，就需要學校為教職員工能科學有效地建立用學校內部人力資源數據信息庫，為學校選人用人提供優質快捷的服務。這就是學校人事檔案管理信息化建設價值的所在。其次，在技能競賽、專業建設、校企合作、教學管理優化策略等方面，沒有大量的教學數據庫作為依托，還靠傳統的方式到收集信息和分析決策，顯然是不適應新時代的新要求了。

當前，電子檔案管理作為新興技術正在全國各高校、技工院校廣泛使用，然而，電子檔案管理必然是存在不足的，要根據各個學校實際情況進行分析，逐步的完善其管理系統，只有積極主動地進行電子檔案管理信息化的規范化和制度化建設，才能不斷適應新時代技工教育發展的新變化。

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