電力企業(yè)檔案服務(wù)現(xiàn)狀及優(yōu)化策略

李惠俊

摘 要：對電力企業(yè)而言，企業(yè)的正常運(yùn)營、長遠(yuǎn)發(fā)展離不開優(yōu)質(zhì)的電力企業(yè)檔案管理，離不開高質(zhì)高效的電力企業(yè)檔案服務(wù)，這是電力企業(yè)在信息化時代突破重圍、代代延續(xù)的關(guān)鍵之一，亦是電力企業(yè)維持穩(wěn)定、保證發(fā)展的新挑戰(zhàn)之一。然而，電力企業(yè)檔案管理中的某些現(xiàn)狀，始終令電力企業(yè)檔案服務(wù)在“高質(zhì)高效”上有所欠缺。本文將對電力企業(yè)檔案的主要特點(diǎn)進(jìn)行分析，就電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，有針對性地進(jìn)行電力企業(yè)檔案服務(wù)優(yōu)化策略探討，希望以此提升電力企業(yè)在信息化時代的適應(yīng)性、競爭力，為電力企業(yè)正常運(yùn)營、長遠(yuǎn)發(fā)展提供可靠支撐。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案管理;檔案服務(wù);現(xiàn)狀;對策

電力企業(yè)檔案與其他檔案一樣都是企業(yè)有價值歷史的真實(shí)記錄，是有價值物信息的承載，它貫穿電力企業(yè)生命，可滿足電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與管理建設(shè)需要。電力企業(yè)檔案中的有價值中信息包含多種類別，從文字到影音應(yīng)有盡有，除去電力企業(yè)檔案最原本的記錄價值外，對電力企業(yè)發(fā)展而言，它還屬于發(fā)展推動力之一。由于信息時代的到來，近些年伴隨社會與電力企業(yè)發(fā)展，電力企業(yè)檔案的價值愈發(fā)凸顯，如何將其價值充分發(fā)揮，轉(zhuǎn)化為電力企業(yè)的活力來源，為電力企業(yè)提供高質(zhì)量服務(wù)，是電力企業(yè)檔案管理的當(dāng)前要務(wù)。

1 電力企業(yè)檔案的主要特點(diǎn)

1.1 電力企業(yè)檔案具有專業(yè)性

專業(yè)性是電力企業(yè)檔案的一大特點(diǎn)，該特點(diǎn)來源于電力企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營過程中涉及的電力經(jīng)營管理、電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目和電氣設(shè)備設(shè)施等業(yè)務(wù)具有很強(qiáng)專業(yè)性，因而和這些設(shè)備設(shè)施相關(guān)的電力企業(yè)檔案，往往也具備同樣的特性。

1.2 電力企業(yè)檔案具有實(shí)用性

電力企業(yè)檔案必須為電力企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營服務(wù)，這要求電力企業(yè)檔案必須具備實(shí)用性。也就是說，電力企業(yè)檔案的存在不僅僅是為應(yīng)付相關(guān)檢查，更重要的一點(diǎn)，是有用實(shí)際用途，必須為電力企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行、健康發(fā)展提供服務(wù)及支撐。例如與電力設(shè)備相關(guān)的檔案，必須為電力設(shè)備的使用提供實(shí)際、具體的幫助。

1.3 電力企業(yè)檔案具有社會性

電力企業(yè)檔案不僅記錄了電力企業(yè)不同發(fā)展時期有價值信息，還可以通過相關(guān)電力信息數(shù)據(jù)，有效反映當(dāng)時社會軟環(huán)境經(jīng)濟(jì)水平及民生水平。比如，電力檔案中的信息可反映出某地居民對電力的需求情況以及該需求被滿足的情況，而這些情況恰好是社會軟環(huán)境經(jīng)濟(jì)水平及民生水平的側(cè)面反映。

2 電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 電力企業(yè)檔案管理意識欠缺

關(guān)于這一現(xiàn)狀，其表現(xiàn)可總結(jié)為電力企業(yè)對自身業(yè)務(wù)、檔案管理服務(wù)這二者重視程度不一樣，即重前者、輕后者。具體表現(xiàn)大致有兩點(diǎn)：一是相關(guān)人員在電力企業(yè)檔案管理上積極性低，大部分時候只是單純的、機(jī)械的重復(fù)電力企業(yè)檔案管理各操作;二是電力企業(yè)在檔案這塊兒投入較少，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人員設(shè)置安排上存在輕慢疏忽。

2.2 電力企業(yè)檔案管理模式較落后

管理模式落后的主要原因在于電力企業(yè)檔案管理進(jìn)化緩慢，與當(dāng)前電力企業(yè)發(fā)展脫節(jié)。其主要表現(xiàn)有：1）電力企業(yè)檔案部門多承襲前制，缺乏結(jié)合自身實(shí)情及需求不斷進(jìn)化、完善電力企業(yè)檔案管理模式的意識;2）檔案主管部門與業(yè)務(wù)部門檔案兼職管理員合力不夠，這導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)對電力企業(yè)檔案管理的全程把控，可能導(dǎo)致歸檔不及時等負(fù)面情況，最終不利于電力企業(yè)檔案服務(wù)品質(zhì)提升。

2.3 電力企業(yè)檔案服務(wù)總的來講較為單一

目前電力企業(yè)檔案管理提供的服務(wù)大部分為紙質(zhì)借閱，而單純的“借閱”檔案使用無法為電力企業(yè)穩(wěn)定與發(fā)展提供更多助力的形式。因此，導(dǎo)致電力企業(yè)檔案服務(wù)形式無法滿足電力企業(yè)的多元化需求，在檔案服務(wù)形式上仍需拓寬思路、加緊開發(fā)，將目前單一的被動服務(wù)，逐步轉(zhuǎn)化為形式多樣的主動服務(wù)。

2.4 電力企業(yè)檔案管理中對檔案缺乏深度挖掘與利用

電力企業(yè)檔案管理的核心目的，是利用檔案管理加深對電力企業(yè)多種有價值信息的收集、融合，借助數(shù)字檔案館平臺，并以此幫助電力企業(yè)維持穩(wěn)定，實(shí)現(xiàn)企業(yè)相關(guān)信息的融合、發(fā)掘與互動，為電力企業(yè)發(fā)展決策提供有價值參考。然而就目前情況來看，電力企業(yè)檔案管理過程中，企業(yè)內(nèi)相關(guān)信息的融合、發(fā)掘與互動情況較差，在數(shù)字檔案館建立過程中的檔案價值深度挖掘與利用上總體進(jìn)展緩慢，這阻礙了電力企業(yè)檔案的價值發(fā)揮，與電力企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量提升。

2.5 電力企業(yè)檔案管理中缺乏對現(xiàn)代技術(shù)的利用

大數(shù)據(jù)時代的降臨為電力企業(yè)檔案管理進(jìn)化提供了新方向，若抓住這一契機(jī)，明顯可令傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理全面升級。然而從當(dāng)前實(shí)情來看，大部分電力企業(yè)檔案部門對將大數(shù)據(jù)與電力企業(yè)檔案管理這二者的結(jié)合并不順利，即，電力企業(yè)檔案管理過程中缺乏對現(xiàn)代技術(shù)的有效利用，在積極探尋新方法以推動電力企業(yè)檔案管理進(jìn)化上，未見積極成效。

3 電力企業(yè)檔案服務(wù)優(yōu)化策略

3.1 針對電力企業(yè)檔案管理意識欠缺，可重視觀念傳遞、增強(qiáng)服務(wù)意識

對于電力企業(yè)檔案管理中業(yè)務(wù)與檔案管理及服務(wù)失衡的問題，解決方法之一是傳遞電力企業(yè)檔案管理意識與服務(wù)意識，并找準(zhǔn)二者平衡點(diǎn)。為此，可從以下入手：一是通過革新觀念的方法，摒棄已經(jīng)不適用于當(dāng)前電力企業(yè)發(fā)展的觀念，讓電力企業(yè)相關(guān)部門或人員意識到電力企業(yè)檔案管理為企業(yè)服務(wù)的核心;二是通過加強(qiáng)主動服務(wù)的方法，打破電力企業(yè)檔案服務(wù)的被動傳統(tǒng)主動出擊，以此充分發(fā)揮電力企業(yè)檔案價值，為需要者提供有用訊息。

3.2 針對電力企業(yè)檔案管理模式較落后，可轉(zhuǎn)變管理模式理順服務(wù)流程

結(jié)合傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理模式下電力企業(yè)檔案服務(wù)中存在不足，轉(zhuǎn)變電力企業(yè)檔案管模式，可進(jìn)一步提升服務(wù)流程合理性。傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理模式為“電力企業(yè)檔案資料形成→呈遞→檔案部門保管”，該模式下，檔案管理其實(shí)只體現(xiàn)在“檔案部門保管”環(huán)節(jié)，電力企業(yè)檔案資料很可能因呈遞不及時等原因?qū)е伦陨硇畔⑼暾匀笔А＾D(zhuǎn)變管理模式，是將電力企業(yè)檔案管理融入“資料形成、呈遞、保管”多個環(huán)節(jié)，對負(fù)責(zé)資料分享、呈遞的人進(jìn)行一一對應(yīng)與責(zé)任明確，讓每個部門、每位員工都參與電力企業(yè)檔案管理。這種管理模式上的轉(zhuǎn)變，有助于電力企業(yè)檔案服務(wù)流程合理性提升。

3.3 針對電力企業(yè)檔案服務(wù)單一，可加大對用戶需求的把握以提供高效服務(wù)

通過在鞏固傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，加快推進(jìn)檔案服務(wù)方式現(xiàn)代化的措施，加強(qiáng)用戶需求分析與收集，并針對這些需求來進(jìn)行電力企業(yè)檔案服務(wù)形式豐富，在擺脫單一性的同時為用戶提供高品質(zhì)針對服務(wù)。例如：對于電力企業(yè)中負(fù)責(zé)電氣設(shè)備維護(hù)的工作人員而言，他們對電力企業(yè)檔案服務(wù)的需求在于——如何通過電力企業(yè)檔案加深對電氣設(shè)備的了解，以此讓維護(hù)工作變得更簡易。電力企業(yè)檔案服務(wù)應(yīng)當(dāng)充分考慮這一需求，并針對這一需求對檔案服務(wù)形式進(jìn)行豐富，除電氣備近期使用情況、維修情況等的紙質(zhì)資料外，還可提供電子版資料，方便工作人員及時查詢。

3.4 針對檔案缺乏深度挖掘與利用，可注重資源整合、促進(jìn)資源開發(fā)利用

電力企業(yè)檔案的深度挖掘與利用，是電力企業(yè)檔案服務(wù)能否取得較好服務(wù)效果的關(guān)鍵之一。目前，電力企業(yè)檔案缺乏深度挖掘與利用主要表現(xiàn)為信息孤島現(xiàn)象、信息重復(fù)現(xiàn)象，要針對這些現(xiàn)象進(jìn)行資源整合并實(shí)現(xiàn)信息深度挖掘與利用，必須對電力企業(yè)的內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化。一個完整的電力企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)由多個子系統(tǒng)組成，包括財務(wù)系統(tǒng)、調(diào)度管理系統(tǒng)等等。對電力企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)調(diào)整、優(yōu)化的方向，是加深各個子系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)與交流，以此減少電力企業(yè)檔案中存在的信息孤島，并通過這種關(guān)聯(lián)與交流，對信息重復(fù)進(jìn)行判斷，對多余信息進(jìn)行刪減，最終促成電力企業(yè)檔案的深度挖掘與利用。

3.5 可從提升檔案信息化、科技化、智慧化程度入手，提高現(xiàn)代技術(shù)利用率

對于電力企業(yè)檔案服務(wù)中現(xiàn)代技術(shù)利用率低的情況，可從提升檔案信息化、科技化、智慧化程度入手，進(jìn)行現(xiàn)代技術(shù)利用率提升。例如，在提升電力企業(yè)檔案服務(wù)信息化、科技化、智慧化程度的過程中，將電力企業(yè)檔案服務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建一座存在于互聯(lián)網(wǎng)世界中的虛擬電力企業(yè)檔案館，然后只需借助關(guān)鍵詞，就可對電力企業(yè)檔案進(jìn)行迅速查詢、閱讀及下載。這一做法，即提升了現(xiàn)代技術(shù)利用率，又可幫助電力企業(yè)擺脫檔案傳統(tǒng)服務(wù)中的諸多束縛。

4 結(jié)語

綜上所述，電力企業(yè)檔案具有專業(yè)性、實(shí)用性、有效性等特點(diǎn)，在其管理過程中有管理意識欠缺、管理模式較落、服務(wù)形式單一、資源缺乏挖掘利用以及現(xiàn)代技術(shù)利用率低等現(xiàn)狀，針對這些現(xiàn)狀，可通過增強(qiáng)管理服務(wù)意識、轉(zhuǎn)變管理模式、把握用戶需求、注重資源整合以及提升檔案信息化、科技化、智慧化程度進(jìn)行逐一改進(jìn)，最終進(jìn)一步滿足電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營與管理建設(shè)需要。

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