電力企業(yè)檔案服務(wù)現(xiàn)狀及優(yōu)化策略

李惠俊

摘 要：對(duì)電力企業(yè)而言，企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展離不開(kāi)優(yōu)質(zhì)的電力企業(yè)檔案管理，離不開(kāi)高質(zhì)高效的電力企業(yè)檔案服務(wù)，這是電力企業(yè)在信息化時(shí)代突破重圍、代代延續(xù)的關(guān)鍵之一，亦是電力企業(yè)維持穩(wěn)定、保證發(fā)展的新挑戰(zhàn)之一。然而，電力企業(yè)檔案管理中的某些現(xiàn)狀，始終令電力企業(yè)檔案服務(wù)在“高質(zhì)高效”上有所欠缺。本文將對(duì)電力企業(yè)檔案的主要特點(diǎn)進(jìn)行分析，就電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，有針對(duì)性地進(jìn)行電力企業(yè)檔案服務(wù)優(yōu)化策略探討，希望以此提升電力企業(yè)在信息化時(shí)代的適應(yīng)性、競(jìng)爭(zhēng)力，為電力企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供可靠支撐。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);檔案管理;檔案服務(wù);現(xiàn)狀;對(duì)策

電力企業(yè)檔案與其他檔案一樣都是企業(yè)有價(jià)值歷史的真實(shí)記錄，是有價(jià)值物信息的承載，它貫穿電力企業(yè)生命，可滿足電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理建設(shè)需要。電力企業(yè)檔案中的有價(jià)值中信息包含多種類別，從文字到影音應(yīng)有盡有，除去電力企業(yè)檔案最原本的記錄價(jià)值外，對(duì)電力企業(yè)發(fā)展而言，它還屬于發(fā)展推動(dòng)力之一。由于信息時(shí)代的到來(lái)，近些年伴隨社會(huì)與電力企業(yè)發(fā)展，電力企業(yè)檔案的價(jià)值愈發(fā)凸顯，如何將其價(jià)值充分發(fā)揮，轉(zhuǎn)化為電力企業(yè)的活力來(lái)源，為電力企業(yè)提供高質(zhì)量服務(wù)，是電力企業(yè)檔案管理的當(dāng)前要?jiǎng)?wù)。

1 電力企業(yè)檔案的主要特點(diǎn)

1.1 電力企業(yè)檔案具有專業(yè)性

專業(yè)性是電力企業(yè)檔案的一大特點(diǎn)，該特點(diǎn)來(lái)源于電力企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中涉及的電力經(jīng)營(yíng)管理、電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目和電氣設(shè)備設(shè)施等業(yè)務(wù)具有很強(qiáng)專業(yè)性，因而和這些設(shè)備設(shè)施相關(guān)的電力企業(yè)檔案，往往也具備同樣的特性。

1.2 電力企業(yè)檔案具有實(shí)用性

電力企業(yè)檔案必須為電力企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)服務(wù)，這要求電力企業(yè)檔案必須具備實(shí)用性。也就是說(shuō)，電力企業(yè)檔案的存在不僅僅是為應(yīng)付相關(guān)檢查，更重要的一點(diǎn)，是有用實(shí)際用途，必須為電力企業(yè)穩(wěn)定運(yùn)行、健康發(fā)展提供服務(wù)及支撐。例如與電力設(shè)備相關(guān)的檔案，必須為電力設(shè)備的使用提供實(shí)際、具體的幫助。

1.3 電力企業(yè)檔案具有社會(huì)性

電力企業(yè)檔案不僅記錄了電力企業(yè)不同發(fā)展時(shí)期有價(jià)值信息，還可以通過(guò)相關(guān)電力信息數(shù)據(jù)，有效反映當(dāng)時(shí)社會(huì)軟環(huán)境經(jīng)濟(jì)水平及民生水平。比如，電力檔案中的信息可反映出某地居民對(duì)電力的需求情況以及該需求被滿足的情況，而這些情況恰好是社會(huì)軟環(huán)境經(jīng)濟(jì)水平及民生水平的側(cè)面反映。

2 電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析

2.1 電力企業(yè)檔案管理意識(shí)欠缺

關(guān)于這一現(xiàn)狀，其表現(xiàn)可總結(jié)為電力企業(yè)對(duì)自身業(yè)務(wù)、檔案管理服務(wù)這二者重視程度不一樣，即重前者、輕后者。具體表現(xiàn)大致有兩點(diǎn)：一是相關(guān)人員在電力企業(yè)檔案管理上積極性低，大部分時(shí)候只是單純的、機(jī)械的重復(fù)電力企業(yè)檔案管理各操作;二是電力企業(yè)在檔案這塊兒投入較少，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人員設(shè)置安排上存在輕慢疏忽。

2.2 電力企業(yè)檔案管理模式較落后

管理模式落后的主要原因在于電力企業(yè)檔案管理進(jìn)化緩慢，與當(dāng)前電力企業(yè)發(fā)展脫節(jié)。其主要表現(xiàn)有：1）電力企業(yè)檔案部門多承襲前制，缺乏結(jié)合自身實(shí)情及需求不斷進(jìn)化、完善電力企業(yè)檔案管理模式的意識(shí);2）檔案主管部門與業(yè)務(wù)部門檔案兼職管理員合力不夠，這導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)對(duì)電力企業(yè)檔案管理的全程把控，可能導(dǎo)致歸檔不及時(shí)等負(fù)面情況，最終不利于電力企業(yè)檔案服務(wù)品質(zhì)提升。

2.3 電力企業(yè)檔案服務(wù)總的來(lái)講較為單一

目前電力企業(yè)檔案管理提供的服務(wù)大部分為紙質(zhì)借閱，而單純的“借閱”檔案使用無(wú)法為電力企業(yè)穩(wěn)定與發(fā)展提供更多助力的形式。因此，導(dǎo)致電力企業(yè)檔案服務(wù)形式無(wú)法滿足電力企業(yè)的多元化需求，在檔案服務(wù)形式上仍需拓寬思路、加緊開(kāi)發(fā)，將目前單一的被動(dòng)服務(wù)，逐步轉(zhuǎn)化為形式多樣的主動(dòng)服務(wù)。

2.4 電力企業(yè)檔案管理中對(duì)檔案缺乏深度挖掘與利用

電力企業(yè)檔案管理的核心目的，是利用檔案管理加深對(duì)電力企業(yè)多種有價(jià)值信息的收集、融合，借助數(shù)字檔案館平臺(tái)，并以此幫助電力企業(yè)維持穩(wěn)定，實(shí)現(xiàn)企業(yè)相關(guān)信息的融合、發(fā)掘與互動(dòng)，為電力企業(yè)發(fā)展決策提供有價(jià)值參考。然而就目前情況來(lái)看，電力企業(yè)檔案管理過(guò)程中，企業(yè)內(nèi)相關(guān)信息的融合、發(fā)掘與互動(dòng)情況較差，在數(shù)字檔案館建立過(guò)程中的檔案價(jià)值深度挖掘與利用上總體進(jìn)展緩慢，這阻礙了電力企業(yè)檔案的價(jià)值發(fā)揮，與電力企業(yè)檔案服務(wù)質(zhì)量提升。

2.5 電力企業(yè)檔案管理中缺乏對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的利用

大數(shù)據(jù)時(shí)代的降臨為電力企業(yè)檔案管理進(jìn)化提供了新方向，若抓住這一契機(jī)，明顯可令傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理全面升級(jí)。然而從當(dāng)前實(shí)情來(lái)看，大部分電力企業(yè)檔案部門對(duì)將大數(shù)據(jù)與電力企業(yè)檔案管理這二者的結(jié)合并不順利，即，電力企業(yè)檔案管理過(guò)程中缺乏對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的有效利用，在積極探尋新方法以推動(dòng)電力企業(yè)檔案管理進(jìn)化上，未見(jiàn)積極成效。

3 電力企業(yè)檔案服務(wù)優(yōu)化策略

3.1 針對(duì)電力企業(yè)檔案管理意識(shí)欠缺，可重視觀念傳遞、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

對(duì)于電力企業(yè)檔案管理中業(yè)務(wù)與檔案管理及服務(wù)失衡的問(wèn)題，解決方法之一是傳遞電力企業(yè)檔案管理意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，并找準(zhǔn)二者平衡點(diǎn)。為此，可從以下入手：一是通過(guò)革新觀念的方法，摒棄已經(jīng)不適用于當(dāng)前電力企業(yè)發(fā)展的觀念，讓電力企業(yè)相關(guān)部門或人員意識(shí)到電力企業(yè)檔案管理為企業(yè)服務(wù)的核心;二是通過(guò)加強(qiáng)主動(dòng)服務(wù)的方法，打破電力企業(yè)檔案服務(wù)的被動(dòng)傳統(tǒng)主動(dòng)出擊，以此充分發(fā)揮電力企業(yè)檔案價(jià)值，為需要者提供有用訊息。

3.2 針對(duì)電力企業(yè)檔案管理模式較落后，可轉(zhuǎn)變管理模式理順?lè)?wù)流程

結(jié)合傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理模式下電力企業(yè)檔案服務(wù)中存在不足，轉(zhuǎn)變電力企業(yè)檔案管模式，可進(jìn)一步提升服務(wù)流程合理性。傳統(tǒng)電力企業(yè)檔案管理模式為“電力企業(yè)檔案資料形成→呈遞→檔案部門保管”，該模式下，檔案管理其實(shí)只體現(xiàn)在“檔案部門保管”環(huán)節(jié)，電力企業(yè)檔案資料很可能因呈遞不及時(shí)等原因?qū)е伦陨硇畔⑼暾匀笔?。轉(zhuǎn)變管理模式，是將電力企業(yè)檔案管理融入“資料形成、呈遞、保管”多個(gè)環(huán)節(jié)，對(duì)負(fù)責(zé)資料分享、呈遞的人進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)與責(zé)任明確，讓每個(gè)部門、每位員工都參與電力企業(yè)檔案管理。這種管理模式上的轉(zhuǎn)變，有助于電力企業(yè)檔案服務(wù)流程合理性提升。

3.3 針對(duì)電力企業(yè)檔案服務(wù)單一，可加大對(duì)用戶需求的把握以提供高效服務(wù)

通過(guò)在鞏固傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式的基礎(chǔ)上，加快推進(jìn)檔案服務(wù)方式現(xiàn)代化的措施，加強(qiáng)用戶需求分析與收集，并針對(duì)這些需求來(lái)進(jìn)行電力企業(yè)檔案服務(wù)形式豐富，在擺脫單一性的同時(shí)為用戶提供高品質(zhì)針對(duì)服務(wù)。例如：對(duì)于電力企業(yè)中負(fù)責(zé)電氣設(shè)備維護(hù)的工作人員而言，他們對(duì)電力企業(yè)檔案服務(wù)的需求在于——如何通過(guò)電力企業(yè)檔案加深對(duì)電氣設(shè)備的了解，以此讓維護(hù)工作變得更簡(jiǎn)易。電力企業(yè)檔案服務(wù)應(yīng)當(dāng)充分考慮這一需求，并針對(duì)這一需求對(duì)檔案服務(wù)形式進(jìn)行豐富，除電氣備近期使用情況、維修情況等的紙質(zhì)資料外，還可提供電子版資料，方便工作人員及時(shí)查詢。

3.4 針對(duì)檔案缺乏深度挖掘與利用，可注重資源整合、促進(jìn)資源開(kāi)發(fā)利用

電力企業(yè)檔案的深度挖掘與利用，是電力企業(yè)檔案服務(wù)能否取得較好服務(wù)效果的關(guān)鍵之一。目前，電力企業(yè)檔案缺乏深度挖掘與利用主要表現(xiàn)為信息孤島現(xiàn)象、信息重復(fù)現(xiàn)象，要針對(duì)這些現(xiàn)象進(jìn)行資源整合并實(shí)現(xiàn)信息深度挖掘與利用，必須對(duì)電力企業(yè)的內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整、優(yōu)化。一個(gè)完整的電力企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)由多個(gè)子系統(tǒng)組成，包括財(cái)務(wù)系統(tǒng)、調(diào)度管理系統(tǒng)等等。對(duì)電力企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)調(diào)整、優(yōu)化的方向，是加深各個(gè)子系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)與交流，以此減少電力企業(yè)檔案中存在的信息孤島，并通過(guò)這種關(guān)聯(lián)與交流，對(duì)信息重復(fù)進(jìn)行判斷，對(duì)多余信息進(jìn)行刪減，最終促成電力企業(yè)檔案的深度挖掘與利用。

3.5 可從提升檔案信息化、科技化、智慧化程度入手，提高現(xiàn)代技術(shù)利用率

對(duì)于電力企業(yè)檔案服務(wù)中現(xiàn)代技術(shù)利用率低的情況，可從提升檔案信息化、科技化、智慧化程度入手，進(jìn)行現(xiàn)代技術(shù)利用率提升。例如，在提升電力企業(yè)檔案服務(wù)信息化、科技化、智慧化程度的過(guò)程中，將電力企業(yè)檔案服務(wù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)結(jié)合，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建一座存在于互聯(lián)網(wǎng)世界中的虛擬電力企業(yè)檔案館，然后只需借助關(guān)鍵詞，就可對(duì)電力企業(yè)檔案進(jìn)行迅速查詢、閱讀及下載。這一做法，即提升了現(xiàn)代技術(shù)利用率，又可幫助電力企業(yè)擺脫檔案?jìng)鹘y(tǒng)服務(wù)中的諸多束縛。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，電力企業(yè)檔案具有專業(yè)性、實(shí)用性、有效性等特點(diǎn)，在其管理過(guò)程中有管理意識(shí)欠缺、管理模式較落、服務(wù)形式單一、資源缺乏挖掘利用以及現(xiàn)代技術(shù)利用率低等現(xiàn)狀，針對(duì)這些現(xiàn)狀，可通過(guò)增強(qiáng)管理服務(wù)意識(shí)、轉(zhuǎn)變管理模式、把握用戶需求、注重資源整合以及提升檔案信息化、科技化、智慧化程度進(jìn)行逐一改進(jìn)，最終進(jìn)一步滿足電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與管理建設(shè)需要。

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