檔案查閱利用工作的現狀及對策解析

摘 要：本文以檔案查閱利用工作的現狀及對策為切入點，展開具體分析，并以此為依據。提出學校檔案管理工作的重要性、學校檔案管理工作現狀、檔案查閱利用工作的有效措施等幾方面，希望通過增加鞏固檔案工作基礎;提升對檔案管理工作認知;重視管理硬件設施，確保檔案管理工作質量;實現管理現代化，開拓服務領域等，進而有效的提高檔案管理的質量。

關鍵詞：檔案;管理查閱;工作現狀;有效措施

學校在檔案管理的過程當中，能夠提高教學質量，突顯學校的教學特長，學校作為通往社會的一道大門，平均每天都會有新事件的產生，每件事件都會使學校發生改變，記錄這些新事件的經過和重點作成檔案的形式，可以對學校的發展做出貢獻，讓學校得到更好的科學化管理。

1 學校檔案管理工作的重要性

1）檔案作為學校辦學的見證。學校的檔案是老師和學生在日常教學，管理以及各項活動等期間形成的。通過檔案管理人員收集、整理的過程中，把對于學校與社會有用的價值經過各種形式進行記錄，具備參考性和證實性的特點，是學校辦學的必要的見證，檔案具有真實的證實的特點，是由檔案形成和本質的特性構成的。因為檔案是通過每天發生的事件形成的，沒有任何操作方法，使檔案具有真實性，是能夠讓人信服的歷史證據材料。還有方案具備參考性，根據檔案資料來做出參考。檔案作為第一手資料，跟其他資料相比之下，檔案更具有可靠性，其作用非常廣泛[1]。

2）檔案作為學校評估的重要依據。學校要想良好的發展方向，檔案工作是必不可缺的方案之一。要根據科學性來管理檔案，是對于學校辦學成績和管理水平的必要標準。學校檔案記錄著學校發展歷史的重要成績，學校在辦學的過程中，對于辦學理念、特色、質量經過檔案管理進行提取，學校對于教育教學改革、管理、成果、老師教學水平等資料整理到學校檔案中。通過這些檔案資料來對學校辦學過程中考察評價的重要證據。

2 學校檔案管理工作現狀

1）對檔案管理重視程度不足。經過長期以來，有些部分管理人員對于檔案工作存在一些誤區，以為檔案工作基本就是抄寫記錄，保存性的工作，不能夠為單位創造的經濟效益，只要單純的做到保管，能進行查檔就可以。不能積極對檔案管理來進行規范學校管理和辦學效率的提升[2]。并且，由于學校對于檔案管理工作的忽視，導致檔案必要的設備配置程度不足，因為現有的設備相對比較落后。檔案室面積空間環境比較小，把整理室和檔案室放在一起，在其中放置防蟲劑防潮劑等，經過長期在其環境下工作，會給人帶來身體上的影響。隨著檔案資料逐漸地增多，使檔案室硬件設施不能給予檔案規范化管理的需要。

2）檔案歷史遺留問題眾多，整理檔案任務重。在民辦學校辦學初期，主要以招生、教學、和學生就業工作問題為主，對于檔案管理工作的不注視，導致收集資料不及時而出現的遺失情況，對學校辦學初期造成損失。在現有的辦學初期和中期的檔案有待整理、歸檔與立卷，還因為此任務繁重，人員的稀少，從而導致不能提高辦學效率。

3）管理能力成果較低。導致管理程度較低主要有兩個原因，一方面學校雖然設立檔案室和配備專業的檔案管理員，但是由于人員的缺失，兼職檔案員普遍沒有進行過專業性的檔案知識培訓，兼職人員對于檔案知識工作業務并不理解，而且所以兼職檔案人員都是以別的工作為主，忽視對檔案收集意識，不能做到及時整理歸檔。還有一方面由于檔案材料不能及時上交給有關部門，而且材料質量程度不夠，例如，用紙標準不統一、材料排版影響裝訂、整改不符合標準，該寫的內容沒有寫到、材料內容表訴缺少真實性等問題，都會增加檔案管理的一定難度，對于檔案管理效率產生嚴重的影響[3]。

4）缺乏有效管理。檔案對于學校而言具有這很大的意義，但是檔案管理工作重視程度并不是高，檔案管理工作實際情況不足，所以導致相關部門對于檔案管理工作經常不被重視，單純的認為檔案只是為了應付平常的查閱功能，這是相關人員出現忽略檔案管理工作的原因之一。

目前的檔案管理工作情況來看，很多部門在檔案管理制度上應存在漏洞，導致檔案管理工作在實際的開展受到了局限性，特別在把材料的收集的情況，若是缺少良好的收集方式，使檔案管理工作人員工作中，出現對于工作不積極和缺少責任心，使得檔案收集歸檔工作比較被動。

3 檔案查閱利用工作的有效措施

1）增加鞏固檔案工作基礎。相關領導應當做出對檔案管理工作的前提下，給予應該對人事檔案管理人員的工作進行高度的重視，并且計劃到日常工作當中，組建檔案管理的組織，在規定的時間里對檔案進行檢查以及處理問題。該檔案檢查組織還要增強對于檔案法規的學習，必須對于檔案管理的責任加以重視[4]。

2）提升對檔案管理工作認知。在學校檔案管理工作過程中，各級別管理干部要從思想上提升對于檔案管理工作認知，記錄好日常工作形成的檔案資料，經過會議等方式向全部職工宣導檔案管理工作的重要性，按時檢查工作過程中的檔案資料是否跟符合實際事件和是否有遺漏，如果有要及時整改，讓檔案管理工作成為日后的全校職工都會關注檔案的工作。

3）實現管理現代化，確保檔案管理工作質量。隨著學校辦學規模逐漸壯大，會使檔案科目與日俱增，如果還是采用以往傳統的檔案管理方式，已經不能完全適應現在的檔案數量，并且也不能滿足師生的對其的需求。因此， 學校需要利用現代化手法加強檔案管理的工作效率，并有效的添置相關的檔案管理設備，做到有效的防潮、防火、防霉等，進而確保檔案資料的安全性。另外，學校還可以利用現代化手法講檔案管理信息及時的傳遞給學校領導和各個相關部門，提高利用率，進而使其更好的配合檔案部門進行管理工作[5]。

4）重視資料的收集，并及時歸檔。學校的重大決策和研究項目的依據都來自于學校檔案。因此，檔案的管理要做到及時、準確。由于學校的科目、種類繁多，學校的教學檔案和工作檔案的歸檔時間都有所不同，這樣就需要檔案管理人員，時刻注意收集，并做好檢查的工作，并且在收集檔案時，將工作細分到個人，如教育記錄，試卷的管理、工作的總結、批復的文件等;如移交文件，文件材料的正文、附件、批復資料排列順序等，確保檔案管理定制的合理性，進而提高檔案管理的質量，嚴格避免 重復工作[6]。

4 結束語

綜上所述，學校在檔案管理上的完善是不容忽視的。學校只有不斷的建立檔案系統，并不斷進行完善，加強其科學化的管理，才能有效的提高師生對檔案的需求。并且，學校要不斷的吸收先進的管理技術和先進設備，加強檔案管理的工作進程，進一步實現科學化管理模式，并有效的建立動態管理模式，有效的收集人才的反饋意見，進而逐步的提高檔案管理的質量。

參考文獻

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[3]尹小莉.高校辦公室行政人員檔案信息化安全管理策略[J].辦公室業務，2019（12）：89+91.

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[5]劉麗華.高校數字化檔案信息安全隱患與保障措施研究[J].蘭臺內外，2019（12）：37-38.

[6]姚帥.高校干部人事檔案服務水平提升路徑探索[J].中外企業家，2019（25）：108.

作者簡介

陳穎芳（1987-），女，山西懷仁，就職于山西省貿易學校，畢業于山西大學商務學院，助理館員，從事工作：檔案收集、整理、錄入、查閱等。