檔案管理信息化建設的策略

朱立萍

摘 要：隨著社會的不斷發展，傳統檔案的管理理念與模式已經不能適應時代的發展。所以，檔案管理信息化建設是必然的發展趨勢，對提高檔案管理工作的質量與效率有著十分重要的作用。本文就簡要分析了檔案管理信息化建設的策略，以期為相關從業者提供一些參考借鑒。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;策略

現如今，信息技術在各領域中都有著廣泛的應用，并推動了各行業的快速發展。對于檔案管理工作而言，加快信息化建設是很有必要的，既是檔案管理工作的現實需求，也是新的應用趨勢。借助信息技術來開展檔案管理工作，不僅可以更好地存儲檔案信息，保證其完整性與可靠性，也提高了檔案的利用價值，減輕了工作人員的工作壓力，符合當前時代發展的要求。

1 檔案管理信息化建設的現實需求

1.1 時代需求，檔案管理創新的必然趨勢

當前，我們已經步入信息化時代，社會的生產、生活中隨處可見信息技術的應用，而檔案管理也應該加強信息化建設，提高該項工作的質量與效率，以此來更好地適應時代的發展變化。在具體工作開展過程中，相關部門及人員要按照我國關于檔案管理的政策內容與法律法規進行信息化建設，要立足于具體的檔案管理內容與類型，合理應用信息技術，優化與完善傳統檔案管理工作的不足，提高整體管理工作的水平。

1.2 行業需求，檔案管理創新的必然性

根據現階段檔案管理活動的發展趨勢來看，信息化建設是一條必經之路，對優化傳統的檔案管理工作具有積極的作用，能夠有效解決傳統檔案管理中的問題，提高管理工作的整體效率[1]。隨著社會的發展，檔案管理面向的群體規模越來越大，傳統的工作模式顯然已經無法適應時代的發展，所以應該借助信息技術的優勢，創新檔案管理方式。過去各行業的檔案管理都是以紙質管理為主，這樣不僅需要大量的管理人員，也無法保證管理工作的質量，而信息化、數字化的存儲與管理模式，可以在提升管理效率的基礎上，確保檔案的完整性、安全性，滿足當前大眾的多樣化檔案應用需求，實現了檔案管理的高效、快速管理。

1.3 大眾需求，檔案管理創新的必然選擇

檔案作為一種承載大眾記憶、詮釋時代發展的客觀形態，在當前時代背景下，已經不再是單純的“紙質存儲”，而是要充分挖掘檔案資源價值，在這樣的情況下，傳統檔案管理方式可能存在的檔案信息不完整、損毀以及遺失等情況會直接影響檔案資源價值的應用。在信息技術的支持下，既能便于大眾對檔案信息的查詢與利用，也可以進一步提升檔案管理服務的水平。同時，可以充分挖掘檔案資源的潛在價值，提高其利用效率。

2 檔案信息化建設的內容與技術要求

2.1 檔案信息化建設的內容

檔案管理工作與信息化時代的融合發展，是當前時代背景下的必然趨勢和選擇，對檔案管理工作的創新和持續發展有著重要的意義。其內容是在檔案管理工作開展中，借助信息技術來提升管理的質量和效率，旨在可以進一步拓寬檔案資源的前提下，創新管理和利用的方式[2]。在具體的信息化建設中，需要實現以下三個目標：一是，強調技術的優勢，在檔案管理中充分、全面融入信息技術，可以實現兩者的全方位融合;二是，在信息技術的支撐下，可以對檔案信息進行有效整合，提高檔案資源的利用率，更好地服務于廣大民眾，有新的“動態內容”取代傳統的“紙質內容”;三是，重視檔案信息化建設，可以正確認識到檔案信息化建設的必要性，為社會的發展做出應有的貢獻。

2.2 檔案信息化建設的技術要求

檔案信息化建設的背景下，不僅要重視文化內涵與服務理念的詮釋，還需要重視相關技術體系的構建與完善。首先，應該具有安全、可靠的網絡系統，能夠結合檔案的具體類型構建相應的管理系統，便于其管理工作水平的提升;其次，要有良好的布線系統，這對于提升數據傳輸的安全性、精準性有著重要作用，同時要注意布線系統的維護與管理，保證其功能的發揮;三是，開發完善的數字化系統，其中涉及服務、存儲以及查詢等方面的建設，并結合實際情況合理改造與融合數字化技術，提高檔案管理工作的效果。

3 檔案信息化建設的路徑

根據當前信息技術在檔案管理活動中的實際應用來看，由于受到管理理念、技術應用成熟度等因素的影響，與預期的需求還存在一定的差距。為此，相關檔案管理部門和人員，要結合當前檔案信息化建設的現實情況，從以下幾個方面入手：

3.1 統一信息化建設標準，規范檔案管理機制

為了可以保證檔案信息資源的內容共享，在檔案信息化建設中，要重視檔案信息化資源的實用性、通用性。所以，需要在具體實踐中，以新的“標準統一”替代傳統的“被動接受”管理，結合具體的情況建立健全信息化標準，并且在確保錄入的檔案內容可以實現共享，要對信息化標準進行統一，這樣才能讓檔案信息化資源的價值得到發揮。另外，檔案管理機制是該項工作有序開展的重要保障，相關部門需要在原有的檔案管理機制基礎上，進行優化與完善，用于引導檔案服務機構的信息化建設，有效促進檔案的信息化管理水平提升[3]。

3.2 重視技術應用，完善檔案信息化平臺建設

對系統化技術平臺的完善，是決定檔案信息化建設效果的關鍵因素，也是其核心動力。從檔案管理工作的實際來看，在信息化建設中需要做到以下幾點：首先，建立相應的數據庫，并不斷對此進行完善，這樣可以充分發揮出信息技術的優勢，豐富檔案的資源，可以有效滿足用戶的多樣化訴求。其次，對安全系統的建設。檔案有著特殊的屬性，如果出現病毒攻擊或者被竊取，不僅會影響到檔案管理系統的正常運行，還會給個人與集體帶來重大的損失，所以就需要在信息化建設中，加強其安全性，保證檔案信息化管理的質量。最后，應該對檔案信息化平臺進行完善。在檔案信息化建設中，構建信息化平臺是基礎內容，要想充分發揮出信息化的優勢，還應該重視對其完善，做好檔案數據的數字化存儲、服務以及搜尋等。

3.3 重視內容與文化挖掘，延伸檔案管理工作空間

文化與信息化建設的有機結合是現階段檔案管理中的主要發展方向。在具體的管理過程中，需要結合具體的檔案資源情況，借助信息化技術的優勢，對其特色內容進行充分詮釋，這樣可以進行數字化表達和展示共同文化記憶的內容，充分挖掘檔案資源的價值。同時，在時代不斷發展中，大眾的檔案資源服務需求更加多樣化與多元化，所以在檔案信息化建設中，應該充分考慮到這一方面，構建大眾性、開放性的服務體系，為廣大民眾提供良好的檔案服務，實現檔案資源價值的充分利用。

4 結束語

綜上所述，在信息技術快速發展的背景下，檔案管理信息化建設是必然趨勢，相關部門與工作人員要基于實際需求合理應用信息技術做好檔案管理工作，提高檔案管理工作的效率，保證其實用性、科學性，這樣才能滿足時代發展的多樣化訴求，這也是檔案行業持續發展的重要路徑。

參考文獻

[1]闞澤微.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].科學技術創新，2017（6）：193-193.

[2]陳碩.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2015（20）.

[3]何瑛.事業單位檔案管理信息化建設策略探討[J].辦公室業務，2016（11）：39-39.