淺談信息化時代高校干部人事檔案管理工作

王君

摘 要：在高校的檔案管理工作當中，針對干部人事檔案的管理，是非常重要的一個組成部分，其對于高校的干部管理具有直接的影響，如干部的崗位調整、人才培養等。甚至間接關系著高校自身以及高校教育事業的發展，為此我們必須要對高校干部人事檔案的管理予以高度的關注和重視，尤其是在信息化時代下，我們必須要將信息化技術科學、合理的應用到高校干部人事干部檔案管理中來，發揮出資訊化技術的作用、優勢，以提高檔案管理成效，更好的為高校其他各項工作開展提供服務。本文基于作者自身的實際工作經驗與學習認識，首先簡單分析了信息化技術在高校干部人事檔案管理中的作用、優勢，然后主要就如何做好信息化時代下的高校干部人事檔案管理，提出了部分探討性建議，以期能為相關工作的實踐提供參考。

關鍵詞：高校;干部人事檔案管理;信息化

在當前的信息化時代下，如何應用信息化技術提高干部人事檔案管理工作成效，是高校所面臨的一個關鍵課題，我們必須積極加強相關的研究、探討與實踐，一方面要深入、全面認識到信息化技術在高校干部人事檔案管理中的作用、優勢，另一方面更要科學、合理的將信息化技術切實應用于干部人事檔案管理。

1 信息化技術在高校干部人事檔案管理中的作用、優勢

高校干部人事檔案管理的主要作用，不僅僅是記錄高校干部人事的建設和變化情況，其更重要的是能夠為高校干部的崗位調整提供依據，實現對高校干部人才資源的優化配置，同時客觀、準確的反映出高校干部的素質、能力情況，為高校干部人才的培養、提升，給出參考和指導，保證高校發展對干部人才的需求，時時得到保障，進而促進高校自身以及高校教育事業的發展。不過隨著高校規模的擴大，高校干部數量和人事檔案信息量的增大，高校干部人事檔案開始面臨著越來越大的壓力，出現了管理效率低下，檔案信息不規范、不全面、不清楚，以及存儲、調閱困難等難題，阻礙了高校干部人事檔案管理的利用和價值發揮，而檔案通過對信息化技術的應用，則可以有效解決上述難題[1]。

一方面，信息化技術具有非常強的信息共享和傳輸能力，這可以為高校干部人事檔案信息的收集、整理，提供非常便捷的途徑，保證相關信息的及時、有效回收。另一方面是信息化技術具有非常強的自動檢查能力，可以檢查檔案信息的規范性、全面性，保證檔案信息的錄入符合工作要求。再者是信息化技術在數據存儲、檢索、調閱方面，均具有非常強的優勢，其不需要巨大的檔案存儲空間，能夠非常快速的檢索、調閱所需的檔案，并通過共享和及時傳輸，使檔案得到更高效率的利用。最后，信息化技術還具有非常強的信息處理能力，尤其是在人工智能、大數據技術的支撐下，我們還可以更加深入、全面的分析出有價值的檔案信息，為干部管理提供更加豐富、準確的依據和參考。由此可見，信息化技術在高校干部人事檔案管理中的作用、優勢是非常突出的，值得我們加強研究、探討與應用實踐。

2 信息化時代下高校干部人事檔案管理策略

2.1 打造信息化的高校干部人事檔案管理平臺

信息化時代下的高校干部人事檔案管理工作開展，需要全新的工作環境、條件支撐，高校方面應當基于信息化技術的應用，打造全新的信息化干部人事檔案管理平臺。例如，首先是需要根據檔案管理工作需求，配置專門的辦公室、計算機、掃描器、專用數據庫、專用網絡。在高校整體人事檔案管理平臺下，設計專門的干部人事檔案管理工作界面，注重干部人事檔案管理與普通人事檔案管理的需求、功能差異，不僅要具有易于操作的錄入、鑒定、整理、編撰、統計以及保管功能，同時還要具有智能化的干部人事檔案研究、分析功能，能夠從定量、定性兩個方向，對干部給出基本的評價[2]。

2.2 注重與人力資源管理部門的橫向合作

通過對信息化技術的應用，還應當著重加強高校干部人事檔案管理與人力資源管理部門的橫向合作，這是我們需要特別注意的一點。其一是因為干部人事檔案的信息主要來源于人力資源管理部門，其二是干部人事檔案的利用主要作用于人力資源管理部門。為此，我們應當基于信息化技術，建立起干部人事檔案管理平臺與人力資源管理辦公平臺之間的數據信息通道，便于干部人事檔案信息的收集，一旦人力資源管理方面的信息有所變動和更新，便及時的將相關信息傳輸到檔案管理平臺，防止信息遺漏。檔案管理平臺這方面，將信息編撰、分析好之后，隨時準備為人力資源管理提供使用。

2.3 健全干部人事檔案管理制度

高校應當明確干部人事檔案管理的內容，如干部履歷表、工作鑒定、學習鑒定、年度考核表、畢業成績表、職稱評定審批表、已發表論文和科研成果材料、政治歷史審查資料、體檢表、工會會員登記表以及有價值的學習總結體會等，都必須要囊括在內，盡量的詳細、詳實。同時還要以國家《檔案法》以及其他的相關政策為基礎，結合自身的實際工作情況，對干部人事檔案管理在信息收集、整理、編撰、保管與挖掘、利用等各個工作環節的標準，給出詳細而明確的規定，乃至檔案的保管期限、保密、調閱、銷毀等，都需要進行相應的工作標準、要求說明，為干部人事檔案管理工作的實踐提供指導。最后，還應當建立明確的干部人事檔案管理工作責權體系，將相關的工作職責、責任、權利等，細化到各個檔案管理工作崗位，并制定相應的工作標準、考核指標，保證高校干部人事檔案管理工作得以規范、有序和高效的推進[3]。

2.4 加強對人工智能和大數據技術的應用

當前，人工智能與大數據技術已經日趨的成熟，并且已經被應用于了多個社會行業、領域中，發揮出了突出的作用。在如今的高校干部人事檔案管理工作中，我們也應當積極嘗試對人工智能和大數據技術的應用，例如可以通過該項技術，將學校的發展戰略規劃、干部人事檔案信息整合起來進行全面、深入的分析，評價當前學校的干部人力資源現狀，有哪些優勢、哪些不足，應當如何進行干部人才的引進、培養和調整等等，為學校人力資源管理工作的開展和干部人才資源的配置優化，提供科學的參考依據，真正體現出干部人事檔案管理工作的現實價值。

3 結語

除了上面所提到的幾點之外，信息化時代下的高校干部人事檔案管理工作開展，還應當做好信息安全方面的建設工作，引入先進的信息安全技術，加強對工作人員的信息安全意識、信息安全技能培養。確保干部人事檔案信息化管理的安全性，防止信息丟失、損壞或是被惡意的攻擊、竊取。

參考文獻

[1]姚帥.高校干部人事檔案服務水平提升路徑探索[J].中外企業家，2019（25）：108-109.

[2]陳婧曙.高校干部人事檔案管理中存在的問題及對策——以干部人事檔案審核為視角[J].蘭臺內外，2019（12）：17-18.

[3]孫智慧.高校干部人事檔案信息化建設主動服務功能的實現與局限[J].智庫時代，2018（32）：67-68.