在大數據時代下高校紙質檔案和電子檔案管理工作探討

摘 要：隨著社會互聯網及移動網絡快速發展，社會進入大數據時代，對高校傳統紙質檔案管理模式帶來巨大沖擊，和衍生暫新的檔案事物——電子檔案。因此高校檔案管理工作模式迎接新挑戰和機遇，下面從幾個方面對在大數據時代下傳統紙質檔案和電子檔案的系列工作管理模式和問題的行進探討。

關鍵詞：大數據;高校檔案;紙質檔案;電子檔案;管理

1 大數據時代對高校檔案影響

二十一世紀時代，互聯網及移動網絡經濟快速發展，大數據技術崛起，信息資源多樣化、流暢化、可選化、及共享，改變了社會人們傳統生活模式，社會人與人之間活動交流越發密切和頻繁，計算機網絡科技發展衍生一系列數據化產物，給人民生活帶來巨大便利及智能化，帶動各行業網絡數據化革命。大數據已成為當下社會活動主題，是互聯網經濟快速發展和高科技發展歷程的產物，高校檔案工作管理理念、模式，檔案資源安全保障及資源服務利用模式也發生基本的改變，高校檔案資源建設、信息化建設、安全保障及服務利用工作帶來前所未有的挑戰和機遇。首先在大數據內容是容量巨大、類型多、速度快，隨著大數據環境的影響下，高校檔案館藏資源豐富了，如有紙質、電子、圖片、光盤、磁盤、U盤、錄音錄像等檔案載體，收集方式多樣化了，歸檔管理工作層次多了，難度大了。再來，高校檔案管理工作上的工作者專業水平、管理技術能力、硬件設備更新問題、檔案工作客觀地理條件等軟件硬件及人文條件要求都發生基本變化。其次，在互聯網快速發展情況下，人們對世界事物的關注和了解需求也再加大，高校檔案開發資源利用工作將更加全面、細致、開放、智能、便捷，服務更加到位，這促進高校檔案編研工作多形態化地發展，這是體現檔案工作價值的機遇。最后，檔案信息安全保障工作更加艱巨，在大數據時代下，檔案資源信息開發更加全面，利用更加廣泛，方式更加便捷，而檔案安全是國家安全系統重要組成部分，檔案信息安全是檔案工作的底線，卻又不能讓他成為檔案事業發展的一個障礙，在大環境下如何構建一個檔案安全保障體系，加強檔案信息全安風險、網絡環境安全、軟件防護等建設，推進高校檔案資源安全合法地開發和利用服務工作。因此這是一種高校檔案工作的機遇，釋放思維，創新能力，讓高校檔案工作站在新的臺階，以”創新、開放、便捷、特色化、智能”服務模式更好為國家、為學校、為校友服務。

2 大數據時代下高校紙質檔案和電子檔案的特點及作用

紙質檔案是以紙張為載體的信息圖片傳統儲存形式，它具有原始性，真實唯一性，直觀性，安全性，但它又易損壞，無法再生等特點。紙質檔案儲存及保管工作有著悠久的歷史，也有成熟技術，能實現檔案的長久存放及有損檔案修復，在目前大數據化高速發展的高校檔案事業工作中仍有著重要作用，它的檔案本質價值并沒有因互聯網高速發展，大數據化使新型的電子檔案中文字、圖片信息更加簡便和快速傳輸而被邊緣化，它仍是檔案原始真實唯一憑證，在服務利用工作中處于主要的查閱檔案原始資源。紙質檔案資源建設，歸檔管理和安全保障依然是高校檔案重要的工作。紙質檔案也有它局限性，如占據大量儲存空間，難查找，不便利用，易損壞，造成工作量大等。電子檔案彌補了紙質檔案不足，電子檔案是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合數據檔案，它是以紙質檔案為基準的數據化電子信息，是新時代網絡科技發展的產物，是一種新型檔案形式。電子檔案具有儲存規模大，類型多樣化，易復制，易傳輸，便于利用等特點，無紙化辦公是全球的趨勢，電子文件代替紙質文件在現代辦公中起不可缺少的作用，計算機成就數據形式電子檔案。高校是人才培養的基地，高校檔案主要是行政、黨群、教學、科研、基建等11大類，記載整個學校行政管理、教育教學、科學研究、學生活動等信息資源，大量高校檔案資源見證了國家教育事業發展歷程，見證社會成員求學過程，是學子就業第一手信息資源，利用率是相當高的，高校電子檔案無疑可以為紙質檔案避免過度的查閱利用造成損壞及檔案信息數據化工作有著積極作用，為檔案傳輸、檢索，利用服務工作提供便利，避免過多浪費人力物力，使檔案工作更加便利，更加經濟環保。同時電子檔案安全風險也是相當高，如在電子檔案信息輸入轉換管理過程丟失、網絡病毒威脅、黑客攻擊、信息泄密等問題，安全保障工作也必不可少的環節。

3 在大數據時代下紙質檔案和電子檔案主要模式：保持兩者同步性，同步歸檔、整理、管理、利用，互為一體化管理

在大數據時代背景下，高校檔案管理工作要結合紙質檔案和電子檔案兩者特點進行同步規范歸檔、整理、管理及利用工作，實現兩者一體化管理模式。第一，高校檔案管理部門要完善相關的工作規范和制度。規范和制度及管理機制，隨著社會經濟發展不同階段，相關工作規范制度及管理機制出現不適用現階段工作的情況，要確保檔案工作有效地開展和長久地穩定發展，完整相關工作規范制度及機制是必要的，防止工作出現管理混亂，紙質檔案丟失，電子檔案信息泄露等安全問題及館藏檔案資源匱乏、單一，高校檔案資源開發得不到有效地開展，服務利用工作滯后等問題。制定工作人員制度，確定每個工作者責任和義務，確保高校檔案工作有效地進行;制定高校檔案管理制度，規范收集、整理、管理、利用服務等工作，制定安全保障制度，保障高校檔案庫房條件安全和軟硬件措施安全、高校紙質檔案資源安全、電子檔案信息安全，加強高校檔案急發事件處理預案建設，保證高校檔案工作安全有序地開展。

第二，實行兩者檔案資源同步收集歸檔、整理、管理、開發利用。這需要高校領導及整個單位重視、支持和配合檔案部門開展工作，制定相關工作制度加強紙質檔案和電子檔案歸檔整理等系列工作同步性，豐富館藏資源，提高檔案資源質量，確保兩種形式高校檔案銜接互換工作順利開展，優化紙質檔案與電子檔案互相轉換互相作用流程，保證高校檔案各類檔案資源的完整性，為高校檔案資源開發利用服務工作提升高的效率。高校紙質檔案管理和電子檔案管理是個獨立存在又密不可分、互相關聯的工作，在信息數據化大環境通過信息化管理系統平臺，實現兩者一體化管理高效銜接，有效地提高高校檔案管理，創建優質的檔案信息對內外查閱平臺，提高檔案資源信息利用服務工作。

4 大數據促進高校紙質電子檔案編研工作

檔案的價值作用是檔案信息的歷史憑證價值與檔案信息的參考價值兩個方面，高校檔案編研工作目的是要充分地發揮高校檔案資源歷史憑證價值和信息參考價值作用。為教育教學課題研究、教學評估、校史校跡等提供便捷的、有價值的參考資源。大數據時代背景下高校檔案管理工作以從傳統的單純紙質檔案的歸檔保管和借閱方式，發展為對高校館藏檔案資源進行多種格式化整理歸檔、管理及對高校檔案信息資源多樣化開發利用，對專題、重點、特色、有價值、利用率高檔案信息資源進行編研工作，在大數據技術作用下，電子檔案信息資源更加全面、系統、優質地為檔案編研工作提供有效的資源，節省了編研工作時間，提高工作效率，快速地形成高質量、高產量的紙質檔案編研成果。高校檔案編研成果可以通過多種渠道，以紙質版及電子版形發布和傳播檔案信息，高校檔案編研成果在大數據時代背景下具有全面、系統、立體、創新、優質、直接明了性等特點，高校多樣化的高質量檔案編研成果資源服務于社會公眾，為中國特色社會主義國家發展、為中國教育事業、人民幸福生活提供有價值的信息資源參考。

5 大數據時代背景中高校檔案工作者的專業素質有所要求

5.1 檔案工作者工作理念要更新

隨著社會不斷地進步和發展，對各個行業要求不斷創新，高校是知識文化的搖籃，高校檔案工作者個人文化水平、專業理論知識、綜合工作能力的要求是不斷地提升的，高校檔案工作不能再按部就班，不單純是收集整理保管工作。利用服務工作也不再單一化，不僅面對學校內部工作者，更要面對社會，面對個人。在新時代形勢驅動下，提供優質、完善的服務工作是需要的，所以高校檔案工作者更新自己工作理念，恪盡職守，開拓創新，善于學習、專研和交流，時刻保持與社會同步性，自己視野開拓了，在工作中被動服務逐步地轉向自動性創新服務理念。

5.2 檔案工作者專業素質要與時俱進

互聯網飛速地發展給高校檔案工作事業帶來新的機遇，讓檔案信息資源更全面更好展示給社會，讓更多人進一步認識檔案的價值和意義，同時也給高校檔案工作者帶來新的挑戰，包括專業知識更新、工作方式、思維模式、設備知識、科技認識等領域認識的考驗。在整社會大環境影響下，高校檔案管理更加全面化、學科化、現代化，檔案資源利用手更加便利和人性化。這個因素對高校檔案工作者專業素質是有所要求的，作為高校檔案工作者要加強文化水平、專業知識理論、計算機技術能力及外語能力的學習，加強工作交流及設備設施的應用，善于把理論知識與工作實踐相結合，提升工作能力，創新工作效率。

6 結束語

大數據時代高校檔案館藏資源越發豐富、有價值，檔案專業高科技人才也越發增多，大數據技術和專業人才支持下高校檔案管理模式隨之優化，紙質檔案和電子檔案互補互助，使檔案原始資源得到很好的保護和開發，高校檔案編研成果也有高質量地發展，呈網絡信息共享科技發展使高校檔案信息資源得到空前未有的關注和利用，極大地板發揮高校檔案憑證和參考作用價值，同時高校做好檔案信息安全保障工作，提高高校檔案管理水平和服務質量。總之大數據時代帶來積極因素，機遇和挑戰共存。

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作者簡介

周蔚娟（1983-），女，海南省，助理館員，本科，研究方向：高校檔案。