基于大數據視角的科研院所科技檔案信息化建設研究

陳成瑾

摘 要：科學技術的發展，帶動了信息技術的廣泛運用。在這個信息高速發展的大時代，“大數據”一詞經常被人們提起。比如，圖書室的管理、企業生產管理、醫院的醫療檔案信息管理、蔬菜科學研究所的信息管理等。雖然我國在相關行業中信息管理的建設已經取得一定的成果，但是隨著大數據時代的到來，需要以更高的標準來適應時代發展的需要。本文基于大數據視角對科研院所科技檔案信息化管理建設進行探究，希望為促進科研院所的科技檔案的探究帶來一定的參考價值。

關鍵詞：大數據;科研院所;信息化建設;科技檔案管理

1 引言

科研院所的科技檔案信息隨著單位的不斷發展而變得越來越豐富，另外，為了適應人們對于信息儲存和查找的需求，需要加大科技檔案信息的儲存量，能夠存儲的時間要求越來越久，人們在查閱時要越來越方便快捷。因此，大數據的管理和運用由此而生。在給人們的工作和生活帶來越來越多便捷的同時，由于我國信息化建設進程中存在的一些問題，也對大數據的管理帶來了負面影響。因此，我們需要認清這些問題，找到科研院所科技檔案信息化建設的有效策略。

2 大數據視角下科技檔案信息化管理的意義

在當前信息化建設的時代，大數據視角下的科技檔案信息化管理顯然意義非凡，它主要體現在以下幾點：

1）科技檔案管理是科研院所非常重要的工作之一，也是確保科研院所能夠順利開展各項工作的保障和前提條件。比如對于蔬菜研究所而言，蔬菜的培育和種植情況、日常的管理信息、蔬菜的適宜種植條件等信息，是蔬菜研究所展開日常研究工作的前提條件。在以往科學技術發展有限、信息化管理還不健全的時候，對于這些信息的管理全部采用文書記載，然后由人工進行管理。這種管理方法的不便之處在于：由于需要專人去管理，消耗大量的人力和物力;管理的效率非常低下，若研究所的蔬菜種類增加，研究所的研究范圍擴大，或者對于一些大型蔬菜研究所來說，就需要專門組件一個這樣的部門，需要更多的人員來維護信息的管理，不僅使單位的組織架構變得越來越復雜，由于信息都是采用人工記載，很容易出現由于人員信息記載錯誤或者漏記載的情況，對研究所的研究工作帶來負面影響。隨著電子信息化技術的不斷發展，科研院所的科技檔案管理也開始采用信息化管理系統，極大地降低了信息管理人員的數量和勞動強度，管理效率也大幅提高，信息的遺漏和錯誤率也大大減少。信息管理人員只需要對信息進行一次錄入，就可以實現后續的便捷管理，并且，還可以通過計算機網絡技術實現數據的共享，提高了科研院所各部門之間的協調和信息共享能力。

2）傳統的檔案管理方式在查找方面非常不方便，而且，隨著記載的信息越來越多，要耗費的時間會越來越長，人們在查找過程中由于疏忽或者精力有限，往往會出現漏查找，對工作造成極大的影響。通過科技檔案的信息化管理，在計算機系統中就可以很快速地找到想要的信息。比如，對于蔬菜研究所而言，可以輸入某個蔬菜的名稱就能快速地查找到該蔬菜的育種栽培的研究信息等。查找搜索的方式也可以通過系統來設置便于操作，比如模糊查詢法、分類查詢法、名稱查詢法等，通過任意一種查詢方法，就可以找到相關的信息，再逐一篩選，極大地方便了工作人員的查詢時間。

3）可以根據查詢人員的職責權限進行信息內容的管理。在以往的科技檔案記載方式中，根據信息的內容進行重要等級的設置操作不方便，查詢人員在科技檔案查找過程中很有可能看到比較重要的信息，而該信息還處于機密階段，這樣就容易造成機密信息的泄漏。通過信息化的管理，可以根據查詢人員所登錄系統的賬號來設置不同的職責權限，有效避免機密信息的泄漏。

3 科研院所科技檔案信息化建設進程中存在的主要問題

雖然我國科研院所的科技檔案管理信息化建設已經取得了一定的成就，但是我國各地區的經濟發展水平不一，人員的先進化管理意識水平有差異，當前，科研院所的科技檔案信息化建設仍存在以下幾點問題：

1）信息化的管理觀念不強。在我國一些發達地區，由于科學技術水平發展程度高，人員的需求日新月異，為了應對更好的管理，科研院所的信息化管理總體處于較好的水平，但是在一些經濟和信息化水平比較欠缺的地區，部分科研院所對科技檔案的管理工作不夠重視，認為這項工作和科研院所的經營和發展關系不大，導致了這些科研院所的科技檔案工作管理水平較低。隨著大數據時代的到來，這些科研院所的管理思想仍停留在陳舊的管理方式中，科技檔案的信息化建設意識薄弱，因此，對于現有檔案的資源利用率較低。沒有發揮檔案管理的重要作用和價值，尤其是一些非常珍貴的信息沒有被充分利用。

2）信息化管理平臺的標準欠缺。很多科研院所科技檔案的信息化建設管理系統建設好后，將原本通過傳統方式保存的檔案資料錄入到系統中，構建成信息化平臺。由于在傳統的保存方式中，有些資料的保存由于管理不善或者工作人員的疏忽，造成了部分資料和信息的缺失，另外，由于傳統的方式是紙質保管，紙張的老化容易破壞保存信息的完整。在事業單位推進科技檔案信息化建設的過程中，信息化管理平臺的標準又沒有統一的標準，因此，造成部分資料的內容不全，逐漸累積成為歷史問題。

3）缺乏專業的信息化管理團隊。與傳統的管理方法相比，除了要求管理人員的心細，還要求他們要有專業的技能知識。要具備熟練的操作計算機和相關的軟件。實際在部分科研院所中，科技檔案的信息管理人員年紀總體偏大，接收新事物的過程比較慢，不適應計算機和軟件的操作，這也是約束了我國科研院所科技檔案管理朝著信息大數據方向發展。

4 大數據視角下科研院所科技檔案信息化建設的有效策略

1）數字化平臺建設的推進。大數據視野下的科技檔案管理，最大區別點在于不僅對紙質檔案進行保存，而且還通過計算機和信息化管理技術，對大量的數據和資料等信息進行數據化管理，從傳統的紙質檔案變為數字檔案和紙質檔案雙重管理，并通過計算機服務器作為儲存和管理平臺，為信息的檢索人員提供快速、便捷的操作方式。

2）網絡化的建設和開發推進。依托于計算機系統和網絡技術，大數據的優點才能得到利用。因此，在科研院所的科技檔案信息化建設過程中，要充分利用網絡的優勢，構建良好的通信體系，結合軟件的功能，對科技檔案進行分類管理，便于檢索人員的查詢。另外，為實現信息的共享化提供網絡平臺。

3）信息的保密處理工作推進。信息化給人們帶來便利的同時，它也是一把雙刃劍，由于計算機網絡系統的漏洞帶來的信息安全隱患成為了危害信息化推進的重要因素。一些信息和資料屬于非常機密的資源，在進行數字化時，要充分考慮到在計算機受到外界攻擊時造成信息泄漏的可能性。因此，有必要加強信息化管理的保密工作和安全管理，及時提高系統的抗攻擊能力，修補系統的漏洞，并結合先進的保密技術提升科技檔案的信息安全。

5 結語

綜上所述，在信息化和大數據視野下，科研院所要加快和完善科技檔案管理的建設工作，提高信息的使用率，促進科研院所的不斷發展。

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