計算機技術在檔案管理中的具體運用研究

王威

摘 要：本文主要以計算機技術在檔案管理中的具體運用為重點進行闡述，結合當下檔案管理中應用計算機技術的重要性為主要依據，從保證檔案信息安全、實現檔案信息共享、提升檔案管理效率，減少工作成本、構建電子檔案資料庫、建立電子檔案庫聯網站點、增強創新意識與人才培養意識這幾方面進行深入探索與研究，其目的在于提升計算機技術在檔案管理中的應用效率。

關鍵詞：計算機技術;檔案管理;檔案信息;數字檔案庫

在互聯網時代背景下，將計算機技術引入到檔案管理之中，既能確保檔案信息安全，又能實現檔案信息共享，提升檔案管理工作效率，降低減少工作成本。為此，現代檔案管理人員需給予計算機技術高度重視，通過合理應用，將其存在的有效性在檔案管理之中發揮出最大化，以期當代檔案管理工作效率提升到新高度。本文重點闡述計算機技術在檔案管理中的具體運用，詳細如下。

1 計算機技術在檔案管理中的運用價值

1.1 保證檔案信息安全

在傳統的檔案管理工作中，若是發生檔案丟失事件，想要進行彌補是十分困難的，為此以往的人工存儲并不容易。對于此問題，使用計算機技術可以完全改善，能夠多次復制和保存檔案信息。從此能夠看出，易丟失檔案資料與信息的問題便得到了有效解決[1]。

1.2 實現檔案信息共享

以往的檔案管理若想共享檔案信息是十分困難，而利用計算機技術可以促進信息流動，便于有需要的人查找和翻閱。為此，在計算機技術合理應用的基礎上，檔案信息共享能夠得到有效提升[2]。

1.3 提升檔案管理效率，減少工作成本

在以往的檔案管理中，所應用的到財力、人力以及物力都非常大，另外存儲信息的環節偏多，也相對繁雜。基于此，合理應用計算機技術，能夠切實減少檔案管理費用，提升工作效率。

2 在檔案管理中計算機技術應用需要注意的幾點問題

2.1 安全問題

在網絡時代背景下，社會大眾能夠自由運用網絡，但是要意識到計算機全面運用會產生的不利影響。因為計算機應用范圍較廣，難免不會出現安全問題，有關人員要給予其高度重視，防止給檔案信息遭泄露。非法訪問是互聯網經常遇到的問題，一旦損壞電子文件就很難修復，進而威脅檔案的可靠性與安全性。現階段，我國檔案部門要著重注意科研等工作，便于優化檔案管理中出現的安全問題，對于相關問題也需要構建對應的防范措施與管理措施[3]。

2.2 實用性問題

現階段，計算機發展速度十分迅猛，檔案部門為了跟緊時代發展的腳步，需要和計算機技術特別是檔案管理技術更新速度保持一致。但檔案部門屬于非物質性生產部門，無法直接創造收益，欠缺充足的資金購買新興的計算機設備，而檔案管理工作也不一定是最先進的設備才高效。從此能夠看出，檔案管理工作要科學使用計算機技術，不斷增強檔案管理的實效性。

3 計算機技術在檔案管理中的具體運用

3.1 構建電子檔案資料庫

在運用計算機技術之中，先將以往的紙質檔案轉化為電子檔案，有助于增強數字化信息程度，當電子檔案信息被全部錄入以后，能夠高效的整理信息，而檔案的錄入工作一定要依據統一的規范操作，最后再把電子檔案依據對應的格式進行統一存儲，電子檔案能夠分為下述三個方面：第一，用戶終端。用戶終端指的是由檔案的電子數據庫形成的，可以讓有需求的用戶更便捷的查詢信息，而終端查詢則由計算機界面完成。第二，通信系統。通訊系統與計算機網絡一直都是電子檔案庫的應用基礎，若是提升檔案管理效率，就脫離不開通信系統與計算機網絡。第三，檢索系統。把計算機技術合理的運用到檔案管理中的基礎是構建行之有效的檢索服務系統，只有此系統構建完畢，才能使用戶應用服務系統查找到所需的檔案信息。

3.2 建立電子檔案庫聯網站點

在檔案管理中，若想實現計算機技術管理目標，就一定要合理應用計算機技術，依托計算機技術構建檔案庫，但基礎是一定要嚴格遵守計算機特點與具體的網絡情況，確保所構建的檔案庫聯網對應的網絡是高效的，能夠將其劃分為下述兩個方面：第一，若想計算機技術的應用價值完全實現，首先需要構建一個完整的電子檔案庫聯網站點，進而實現高效運用計算機技術的目標。用戶通過應用聯網站點能夠不再受時空限制，通過信息界面能夠直接登陸系統，自行查詢所需信息。第二，構建信息共享網站，現代的檔案管理工作一定要由高效的檔案管理系統作支撐，另外還需應用正確的方式，在根源上確保電子檔案信息安全，并實現檔案信息規范運用，讓用戶查詢檔案信息的行為得到保障，同時也給他們提供便利[4]。

3.3 增強創新意識與人才培養意識

基于計算機不斷更新的背景下，需要增強對檔案創新與管理。首先，在檔案管理中應用計算機技術時，要確保工作制度的規范性及統一性，構建了系統且合理的管理體系，確保檔案管理工作的各個環節均能正常運作;其次，檔案管理者需要具備較強的創新思維及專業實現，實現工作不斷創新，把計算機技術的有效性發揮出最大化。這便需要檔案管理者不斷豐富自己，熟練掌握新技術，增強個人能力。一方面，在招聘中，選擇具有較強專業性的工作人員，確保計算機操作能力穩定，如此才可以將計算機的應用優勢發揮到極致，構成新的管理理念，增強計算機操作能力培訓力度，積極組織并開展專業知識學習活動，進而保證常規工作能夠熟練且高效的完成。

4 結束語

計算機技術為一種新興技術，是時代進步的產物之一。在檔案管理中應用計算機技術，不但能夠實現檔案管理數字化及網絡化，還能確保檔案信息的完整性及有效性。所以，檔案管理人員需要加大計算機技術應用力度，通過規范使用，將其存在的優勢在檔案管理中發揮出最大化，為檔案管理工作高效開展提供有利條件。

參考文獻

[1]黃寧.計算機信息技術在高職院校檔案管理中的應用[J].湖北工業職業技術學院學報，2019，32（03）：32-34.

[2]伍永鋒.基于大數據的計算機數據挖掘技術在檔案管理系統中的應用[J].信息與電腦（理論版），2019（11）：166-167.

[3]陳萬林，常玲霞.計算機技術的運用在醫院檔案管理中的應用分析[J].數字通信世界，2019（03）：78.

[4]鄭力嘉.數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的應用研究[J].現代信息科技，2019，3（04）：192-193+196.