實現辦公室精細化行政管理的有效措施

呂鵬

摘要：行政管理工作對于政府而言十分重要，其內容的復雜性和繁瑣性要求各部門之間做到相互協調、相互配合，并積極探索有效的管理模式。特別是對于辦公室管理而言，落實精細化管理制度，創新管理模式，能為政府的行政管理奠定良好的基礎。辦公室管理是連接高層和基層的必要紐帶，任何重要的信息都要通過辦公室的行政管理進行處理和通知，其重要性不言而喻。當前辦公室行政管理還存在諸多問題，針對這一情況，提出精細化的管理標準和措施，全面提高行政管理的科學性、合理性。

關鍵詞：辦公室；行政管理；精細化；措施；問題

一、引言

精細化的管理是為了適應信息化時代的發展而提出的一種創新型管理模式，是各行政單位開展管理工作的新趨勢。主要以通過科學合理的管理手段實現政府對政治、經濟、社會公共事業高效管理的目的，要求政府內部各部門之間相互協調，進行精細化的分工，提高服務質量。從目前整體情況來看，我國政府在辦公室行政管理制度的設置上還存在很多不足，沒有真正做到精細化管理，對新型的管理模式掌握不到位，導致管理效率始終得不到提升。因此，從管理工作中不斷總結不足，采取有效的應對措施是實現精細化管理的前提。

二、辦公室實施精細化行政管理的必要性

辦公室是政府內部的重要組成部分，是協調整個政府各部門管理的橋梁。辦公室不僅要負責傳達并落實上級領導所制定的工作任務，還要對基層和其他工作人員做好調研工作。工作內容主要包括項目分析、調查統計、會議計劃、行政監督等。為了使辦公室的效用充分發揮，行政管理的理念就被廣泛提出并執行。只有采用精細化行政管理的模式，才能最大程度地消除現有的行政管理問題，避免政府行使職能作用時出現不合理現象，方便政府進行管理，維護公共利益，全面提升政府的執行能力。

三、當前辦公室行政管理存在的主要問題及矛盾

（一）主要問題

1. 缺乏明確的管理目標

對于政府來說，都有特定的組織形式，辦公室作為部門中的重要機構，應當制定好明確的管理目標，并建立科學合理的管理制度，以實現政府的戰略管理目標。從當前的形勢來看，某些地區的政府都沒有將管理理念及時轉換到現代化社會發展中來。管理者沒有認識到以社會主義市場經濟為主導的經濟體制的運轉方式，在短期目標和長期目標的制定上都缺乏前瞻性。所制定的目標和計劃都缺乏組織性、全面性、先進性，在此情況下，管理人員也受到上級領導的思維影響，在工作中憑借經驗辦事，沒有真正從社會的發展和人民的實際需求出發。最終導致部門銜接不到位，事務脫節等問題。且隨著國際化進程的加快，政府對辦公室管理效率的要求也越來越高，如果沒有以明確的目標作為管理重心，那么工作人員的工作積極性也會受到影響，當出現問題時相互推脫，更是給政府帶來許多不必要的麻煩。

2. 缺乏科學的監督體系

監督體系是確保辦公室的行政管理得以落實的關鍵內容。政府辦公室管理效率低下的主要問題便是在管理過程中缺乏科學的監督體系，在工作人員能力表現、綜合目標等內容上都缺乏科學化的衡量方式。具體表現在：績效考核制度不夠完善。雖然現今政府也在規范工作人員評價制度，但在獎懲措施的設置上頭重腳輕，沒有體現出公平性。有些工作人員并不是通過自己的實力進入行政單位，而是由上級干部委派，在考核的過程中更是可以直接走捷徑，導致其他工作人員的積極性也不高，只圖完成任務。另外便是在崗位的設置上缺乏衡量標準。政府的策略和目標無法靠某一部門獨立完成，而是需要各個部門相互協調，共同謀事?？v觀現有的崗位設置方案，有些部門缺乏人才，有些部門卻出現人員飽和現象，直接導致工作內容無法有效進行。最后便是管理制度上缺乏創新性。創新是促進政府跟上國際發展腳步的支柱，在整個行政管理中都占據著不可或缺的地位。

3. 管理人員管理意識不強

實現精細化行政管理的基本前提便是要培養工作人員的管理意識。在制定各種規章制度時，需要更加客觀、更加細致的標準，當發現不公平或其他不足時，應當查漏補缺，及時改正，避免給工作人員造成過大的負擔，也要避免出現工作分配不當等問題。總體而言，辦公室精細化管理的重要原則便是科學合理。行政管理出現問題，不能只歸咎于個人，團隊合作才能讓政府的行政工作時刻保持活力。

（二）主要矛盾

1. 大局與小局

辦公室是一個綜合管理部門，它同其他部門不同，主要體現在服務性上。每個政府的辦公室管理宗旨都是一切以大局為重，并服務于大局。當辦公部門同政府其他部門、內部工作和社會工作出現矛盾時，要自覺地做到小局服從大局。管理人員要始終記得，辦公部門既要發揮引導作用，也要自覺履行規章制度，并與其他部門保持和諧關系，切忌因部門個人原因而影響到大局工作。

2. 主動與被動

辦公室行政管理既處于被動，也要發揮主動性。這就要求管理人員學會從被動中尋求主動，在主動中服從被動。善于將被動任務轉變為主動工作，按照常規規律階段性地分配工作，指導工作，要主動承擔責任，不要消極應付上級所安排的任務。特別是對于突發事件和非確定性工作，做到提前預知，提前準備，提前應對。辦公室要發揮好自己的職能作用，把問題想在前面，主動提供超前服務。

3. 過度與欠缺

辦公室行政管理人員還要履行的一個重要職責便是給上級領導提供意見和改進目標，即政府“參謀”。想要做好一個參謀，就要把握一個度，掌握好分寸。在發生一些緊急情況時，更是需要辦公部門的人員協同參與，充分發揮其管理的前瞻性作用。在領導做決策時，不能缺位也不能越位，瞎摻和或者越俎代庖地諫言是不明智的，不僅不會得到領導的欣賞，還可能引起反感。

四、實現辦公室精細化行政管理的有效措施

（一）明確目標，量化標準

在管理中，應當樹立明確的管理目標，制定科學化的管理制度，要求工作人員嚴格按照規章制度辦事，切勿出現漏洞管理、過度管理等問題?？梢詮囊韵聨讉€方面建立精細化的管理目標和標準：首先，確保責權分明，崗位劃分科學，制度公正。辦公室的主要職能是為領導服務，協調其他部門工作，因此在崗位和工作流程的設置上，一定要根據工種和服務需求統籌安排。其次，工作流程的優化。辦公室行政管理工作相對其他部門的工作來說更加復雜，綜合性較強，簡約的工作流程對于實現精細化的辦公室管理能起到極大的促進作用，特別是在上級命令的分析和處理上，能夠做到快速準確，及時地完成領導所布置的任務。管理人員要努力完善并優化管理流程，在任務的處理上更為快捷和高效。行動時也要符合邏輯性，這樣便于決策者更為直觀地審視任務結果，并提出決策方案。對每次出現的問題和不足也要及時總結，并做出反饋和調整。與此同時，信息化技術的發展為辦公室管理提供了更為便捷的信息處理服務，管理人員可以借助互聯網的優勢，實現辦公室的自動化管理，對收集到的信息進行有效加工，從內到外地協調管理工作，防止問題的發生。

（二）落實制度建設與運用

管理部門也要加快創新制度的建設和運用，制定一套完善的管理體系，優化組織機構，突破傳統的管理方法，讓辦公室行政管理真正走向高技術、高水平的道路，以增強政府的職能作用。制度創新已經成為市場經濟體制下推動政府更快轉型的必然趨勢，對辦公室管理面臨的問題進行全方面的研究，并提出有效的理論依據和方案具有現實意義。

（三）提高工作人員的職業素質

要想確保精細化行政管理工作順利開展，首先就要加強對工作人員的培養，對工作人員應當具備的職業素質和管理技能提出更高要求。政府應當積極為工作人員提供學習平臺，給他們提供更多的培訓機會，增加他們的知識和見解，為創新能力的提升打下基礎。辦公室管理人員要具備高素質、高技能，并且還要將良好的素養運用到工作中，全面提高工作效率和質量。在績效考核標準的制定上，也要確保公平公正、公開，給予優秀工作人員特定的獎勵，以增加他們的自豪感，給予違紀工作人員批評教育，減少錯誤的發生率。

五、結語

辦公室行政管理內容雖然復雜，但只要掌握了管理的精髓，那么實現精細化管理也不是不可能的。政府戰略目標的制定，要依靠辦公部門的處事能力，對于辦公室管理人員來說，不僅要充分發揮自己的主動性，也要起到承上啟下的作用，認真完成領導布置的任務，也要協調好其他部門的參與作用。

參考文獻：

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[2]王欣.實現辦公室行政管理精細化的思路與對策分析[J].科技與政府，2013（05）.

[3]董大斌.做好新時期辦公室行政管理工作的思考[J].科技創新與應用，2014（16）.

（作者單位：成都市青白江區城廂鎮人民政府）