電子檔案系統設計及其功能實現研究

陳玉新

摘 要：電子檔案系統功能設計的有效落實，一方面能夠為檔案管理工作提供更完善的數據統籌平臺，借助數據處理器與硬件管理措施，降低檔案管理風險出現的概率；另一方面，檔案系統能夠與網絡信息平臺結合，為用戶提供開放性的檔案管理與提取渠道。本文基于電子檔案系統設計展開分析，在明確管理要點與設計原則同時，期望能夠為后續檔案管理體系的不斷完善提供良好參照。

關鍵詞：電子檔案；系統設計；功能管理

檔案管理工作是政府及企業發展的資料基礎，更是落實工作職能的參照前提。根據以往檔案管理狀況可知，紙質檔案的管理與存儲功能要求較為嚴格，但在信息管理質量方面卻又差強人意，甚至在保管過程中極易受到外界環境的影響，使數據檔案內容受到損壞。故而，根據網絡信息化技術構建電子檔案系統，從管理技術與質量角度來看，都是現階段完善檔案管理工作的必然發展趨勢。

1 電子檔案管理要點分析

首先，電子檔案數據采集渠道應借助網絡信息平臺進行拓展，以便電子檔案數據資料能夠得到持續完善，并且檔案內容能夠得到極大的充實，以便后續政府及企業工作得到更詳細的資料參照。但與此同時，電子檔案管理會因為數據的不斷采集增加工作難度，所以電子檔案系統性的不斷完善也需要得到重視；其次，電子檔案管理應構建實時監控系統，以便審查電子檔案交接流程中可能出現的信息損壞與更改狀況；最后，電子檔案管理必須具備完善的安全保障系統，以便為電子檔案內容提供真實性保障，同時避免檔案出現損毀等狀況，使用戶及企業蒙受難以挽回的損失。因此，在電子檔案管理過程中，既要構建完善的防火墻，避免網絡環境對檔案數據造成損害，同時還要嚴格限制管理存儲設備的連接，避免病毒進入計算機管理平臺竊取資料。

2 電子檔案系統設計原則

2.1 系統集中原則

電子檔案系統設計過程中，必須確保檔案系統具備集中調控與管理的平臺，才能使整體系統構建全面，不會因為網絡等外界環境問題影響檔案管理工作質量，同時電子檔案管理體系的構建應當引用模塊系統，由此借助存儲硬件措施對電子檔案類別進行劃分，并提供數據備份系統，以便整體系統設計更嚴謹。

2.2 層次分類原則

在電子檔案系統設計期間，管理者需注意系統使用的層級關系，確保整體系統流程嚴謹且無疏漏，每一步檔案調用都需要經過系統的審核，才能確保電子檔案安全性得以保障，不會被外界不法分子利用，繞過安全系統監控得到電子檔案數據。

2.3 平臺開放原則

電子檔案系統構建的目標是為用戶提供網絡平臺，以便用戶檔案資料提取，同時也便于檔案管理者進行管理。故而，在電子檔案系統使用期間，檔案管理系統需要根據不同時期用戶的需求編制資料，以此提供數據為用戶服務。也因此可知，電子檔案系統的構建需要接祖開放性平臺為用戶提供數據采集與檢索的渠道，才能確保在短時間內得到需求的資料，使用戶的工作及生活需求得到滿足。

3 電子檔案系統功能實現分析

3.1 合理設置用戶權限

電子檔案系統的構建目標是為人力資源等工作開展提供數據基礎，以此確保相關政策與管理措施能夠正常落實。因其檔案內部有用戶的詳細信息，因此應該具備私密性的特點，才能確保用戶信息不會泄露。故而，在電子檔案系統功能運行期間，檔案管理單位必須構建完善的檔案安全管理體系，以便用戶能夠更放心的使用檔案管理的網絡平臺。

根據以往檔案管理經驗可知，設置用戶權限是檔案安全管理工作中較常見的措施，一方面管理者可根據用戶資料設置賬戶，由此設置賬戶與密碼，以便用戶能夠更加妥善的保管電子檔案；另一方面，用戶資料儲存至數據庫期間，管理者應嚴格管控資料修改等權限，以此避免可能出現的網絡隱患對用戶的檔案資料內容進行篡改，由此使電子檔案的真實性受到影星，難以為后續工作的開展提供參照。

3.2 完善數據庫管理系統

電子檔案管理系統應具備著錄管理功能，該功能可參考《檔案著錄規則》進行設計。實際應用過程中，用戶在建立全宗前必須先和參數維護員商定著錄項，讓參數維護員設定好著錄項，設定好后用戶就能夠進行全宗數據的錄入。需注意的是，全宗的著錄項必須是一樣的，這樣才能保證全宗瀏覽功能的實現。案卷著錄項的錄入與全宗著錄項的錄入操作步驟基本相同，均是按照用戶的實際需求執行，先設置著錄項，再建立一個新表，然后輸入數據，同樣應確保其著錄項的一致性。

另外，因為電子檔案管理機構所接收到的電子檔案類型基本固定，因此，從電子檔案的分類方面分析，電子檔案管理系統設計者應設置對應分類的著錄管理功能，并視檔案管理的實際狀況將所接收的檔案進行分類歸檔。此功能還可以通過在系統設計時添加一個檔案類型管理功能，用來管理不同類型的檔案群。著錄管理直接對應的模塊是檔案管理模塊，二者之間的關聯性較強。因此，進行系統設計時可增加檔案群管理模塊，以確保系統的檔案管理模塊功能獲得充分實現。

3.3 構建多樣化檢索系統

在電子檔案管理系統的設計過程中，應涉及多條件檢索功能，即應提供多種檢索模式與檢索組合模式，讓用戶根據不同的操作需求實現精確檢索。此功能的設計應以滿足用戶的不同需求為主，讓用戶可以根據不同的檢索條件選擇不同的檢索模式或檢索組合模式，這不但能加強數據的提取效率，在提升數據利用率方面也能起到一定作用。當用戶進行數據檢索時，所選檢索組合模式不同，其檢索結果也應不同；當用戶關閉檢索功能，其檢索模式與檢索結果也應隨即關閉。對于數據量較大且數據更新較快的數據庫，應盡量確保每次檢索所產生的結果都不同。

3.4 加強信息實時管理

信息管理模塊是電子檔案管理系統設計工作中最重要的環節，也是確保電子檔案信息安全性的核心模塊。信息管理模塊的功能應該涵蓋信息備份、恢復、輸入與輸出等。電子檔案管理系統中信息的準確性一直是檔案管理工作的重中之重，電子檔案管理系統是電子檔案儲存的核心平臺，其穩定性與安全性能夠在一定程度上提升電子檔案的準確性。所以，在進行電子檔案管理系統設計時，應對信息管理模塊進行多次的重復測試，以防電子檔案信息失真。

4 結束語

電子檔案管理系統設計的有效落實，不但為傳統紙質檔案管理體系提供了完善的數據轉型平臺，以便檔案管理工作風險得到有效降低，并有效提升管理工作的質量與效率，同時借助電子檔案管理平臺，更能夠實現電子檔案遠距離傳輸與備份的要求，如此極大降低了管理者的工作壓力。故而，在論述電子檔案系統設計及其功能實現期間，必須明確電子檔案管理系統特點及要求，確保防護措施及管理系統構建完善，才能為后續檔案管理系統的發展提供更全面的技術保障。

參考文獻

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