電子檔案管理方法探討

黎成富

摘 要：將實(shí)體檔案加以轉(zhuǎn)換，將這些檔案信息以字節(jié)的方式來表示出來，就是電子檔案。經(jīng)由檔案的電子化，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的高效管理，同時(shí)對(duì)于保證管理質(zhì)量來說也可以起到一定的積極作用，可以將這些檔案內(nèi)容貯存在硬盤等等設(shè)備當(dāng)中。為了可以保證電子檔案可以發(fā)揮出應(yīng)有的作用，就要采取 相應(yīng)的措施來開展管理工作，掌握 電子檔案管理工作的特點(diǎn)，結(jié)合現(xiàn)有的情況來開展管理，這樣才能更好地發(fā)揮出其優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：信息化；電子檔案；管理方法

現(xiàn)在我國科學(xué)技術(shù)還在不斷進(jìn)步在，信息技術(shù)也在不斷推廣，可以說在這讓過程當(dāng)中，人們的生活方式和工作方式也都受到了一定程度的改變，同時(shí)人們?nèi)粘．?dāng)中的交流也越來越便利。對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作，其在信息技術(shù)的應(yīng)用當(dāng)中可以體現(xiàn)出很大的優(yōu)勢(shì)，同時(shí)現(xiàn)在大數(shù)據(jù)技術(shù)也在不斷推廣，可以說原有的檔案管理體系也已經(jīng)無法適應(yīng)于相關(guān)管理工作的需要，可以說檔案管理工作正面臨一場(chǎng)變革，在這個(gè)過程當(dāng)中，最為重要的就是提出管理對(duì)策，找到管理方法。

1 信息化背景對(duì)檔案管理工作的影響

1.1 檔案存貯介質(zhì)的變化

對(duì)于現(xiàn)階段的電子檔案管理工作來說，其取代了很多原有的紙質(zhì)檔案的工作職能，和紙質(zhì)檔案相比起來，電子檔案的特點(diǎn)是更加方便、更加快捷，同時(shí)很多圖紙也實(shí)現(xiàn)了電子化，檔案管理工作也變得更加便利了。應(yīng)用計(jì)算機(jī)的輔助設(shè)計(jì)而言，可以對(duì)于現(xiàn)有的圖紙進(jìn)行進(jìn)一步設(shè)計(jì)和保存，并且大大提高了修改和查詢的效率。另外，在使用壽命上，電子檔案也有著很大的優(yōu)勢(shì)，可以說電子檔案的利用可以在一定程度上提高檔案信息的質(zhì)量。

1.2 檔案分類情況的變化

對(duì)于電子檔案的管理工作來說，很多原有的管理方式和分類方法已經(jīng)有了一定的局限性，可以說我們應(yīng)當(dāng)結(jié)合電子檔案的管理體系當(dāng)中的管理流程來進(jìn)行設(shè)置，這樣才能更好地匹配于管理工作的開展。在正常情況下，一個(gè)完整的檔案并不是集中存放的，而是分散在多個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中來存放的，此時(shí)就可以利用計(jì)算機(jī)來結(jié)合先前的指令來實(shí)行分類，保證電子檔案的質(zhì)量。從另外一方面來看，不同的檔案信息當(dāng)中，其分類也會(huì)有所不同，總結(jié)起來，電子檔案的分類會(huì)更為合理和細(xì)致，大大提高了檔案查詢的效率，保證其可以順利發(fā)揮出其作用。

1.3 接收流程的改變

電子檔案管理工作和普通檔案的管理工作有著一定的相似性，其管理工作也是覆蓋到很多工作的全過程當(dāng)中的，如果想要保證檔案管理工作的質(zhì)量，就要從檔案管理工作當(dāng)中的每個(gè)流程入手，從檔案內(nèi)容的前期收集開始就要控制工作質(zhì)量，并且對(duì)于處理和保管工作也要有一套規(guī)范的流程。現(xiàn)在我國對(duì)于電子文件的管理工作也已經(jīng)出臺(tái)了一系列的規(guī)定，在檔案管理工作當(dāng)中要為了保證 電子檔案的真實(shí)性和規(guī)范性，要增加歸檔和鑒定環(huán)節(jié)，這對(duì)于電子檔案管理的規(guī)范來說起到的作和非常重要。

2 電子檔案管理方法

2.1 建立健全管理制度

對(duì)于電子檔案管理工作來說，其最為重要的就是劃定歸檔范圍，這樣才能保證其管理工作的順利開展。結(jié)合現(xiàn)有的情況，我們可以按其時(shí)間的不同，分為階段性歸檔和任務(wù)完成歸檔。相比之下，階段性歸檔對(duì)于較為長期項(xiàng)目來說比較適用；其次，作為管理人員來說，在日常工作中也要做好檔案檢測(cè)工作，及時(shí)檢測(cè)檔案當(dāng)中的 內(nèi)容的可靠性，保證所收集到的電子檔案是終稿版本，并且保證電子檔案在內(nèi)容上和紙質(zhì)檔案保持一致。最后，管理人員需要及時(shí)制定科學(xué)合理的檔案管理規(guī)定，設(shè)置必要的檔案登記和記錄的管理制度，若是圖形文件存在更改歷史，就需要和產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)一致的版本檔案進(jìn)行歸檔和保存，對(duì)于原稿和草稿就要結(jié)合實(shí)際需求確定是否歸檔，對(duì)于一切在歸檔范圍的文件都要及時(shí)進(jìn)行收集和保存，避免電子檔案庫存在缺失狀況。同時(shí)，要針對(duì)電子檔案的格式、規(guī)格和載體質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。

2.2 做好電子檔案全程化管理

電子檔案的全程化管理是一種信息時(shí)代下產(chǎn)生的新檔案管理理念，想要做好電子檔案全程化管理不僅要保留傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)勢(shì)經(jīng)驗(yàn)，也要采用適應(yīng)電子檔案管理的方法和思路。首先，檔案管理人員要明確電子檔案的全程化管理理念，在電子文件的形成階段就要進(jìn)行控制和管理，但是在管理過程中不能對(duì)電子檔案的生成進(jìn)行干預(yù)，通過對(duì)電子檔案形成的管理使檔案內(nèi)容的原貌得到有效保障，避免檔案內(nèi)容在控制和管理過程中出現(xiàn)不利變化。其次，在進(jìn)行電子檔案的全程化管理過程中，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不能直接由檔案部門選擇，檔案部門只需要選擇幾個(gè)較為成熟的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，由各個(gè)單位自行選擇使用，對(duì)存在缺陷的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也要禁止使用，以此保證電子檔案管理的整體質(zhì)量。最后，電子檔案的全程化管理模式可以區(qū)分為以立檔單位為單元的模式和以區(qū)域?yàn)閱卧哪Ｊ剑鸵粤n單位為單元的管理模式來說，這種檔案管理模式具有統(tǒng)一的文件管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，而檔案室就是系統(tǒng)中心，各個(gè)部門的檔案都要在檔案室的信息中心服務(wù)器中生成最終稿本，且電子文件的復(fù)制也要由檔案室負(fù)責(zé)。就以區(qū)域?yàn)閱卧墓芾砟Ｊ絹碚f，就是在區(qū)域政府網(wǎng)中構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一開發(fā)和統(tǒng)一平臺(tái)的電子檔案管理系統(tǒng)，由本區(qū)域檔案館設(shè)立服務(wù)器，由檔案館的服務(wù)器對(duì)各單位的檔案進(jìn)行處理，并生成最終稿件。

2.3 對(duì)電子檔案進(jìn)行合理利用

在信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展背景下，檔案服務(wù)的手段逐漸多樣化，檔案工作人員可以充分發(fā)揮其功能作用，對(duì)檔案信息進(jìn)行深入挖掘，為檔案使用者提供更加準(zhǔn)確、全面的檔案信息服務(wù)，有效提高檔案資源的利用率。首先，檔案管理人員要積極利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案編研業(yè)務(wù)，通過撰寫著作、寫史、修志使檔案的文化和內(nèi)涵得到充分展示，使檔案使用者能夠更加快捷的獲取到檔案文件中的知識(shí)和重要信息，為檔案使用者提供全方位、多角度的信息服務(wù)。其次，為確保電子檔案的使用具有便捷性和簡單性，需要利用計(jì)算機(jī)技術(shù)編制電子檔案的索引目錄，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密規(guī)定對(duì)電子檔案進(jìn)行查閱和利用，對(duì)于保密等級(jí)的電子檔案要經(jīng)過審批之后才能夠進(jìn)行使用，以此確保電子檔案的安全性，有效避免檔案信息的泄漏問題，為電子檔案管理工作的發(fā)展提供有利環(huán)境。

3 總結(jié)

結(jié)合上文所談，現(xiàn)在我國信息技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，可以說很多工作的開展形式也因此出現(xiàn)了很大的改變。檔案管理工作一直以來都由于管理工作量大、效率低而 大大限制了管理工作的價(jià)值。現(xiàn)在我們工作的重點(diǎn)也應(yīng)當(dāng)放在的制度建設(shè)上，并且從多個(gè)流程入手，保證工作流程的質(zhì)量，這樣才能讓電子檔案可以發(fā)揮出應(yīng)有的作用。本文針對(duì)這些問題進(jìn)行了一些分析，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。

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