檔案信息資源對企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用探析

劉佳麗

摘要：檔案信息資源積淀了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、科學(xué)管理等內(nèi)容，是極其重要的核心信息資源和無形資產(chǎn)。文章分析了檔案信息資源對于企業(yè)發(fā)展促進(jìn)作用，探討了檔案信息資源整合開發(fā)六個方面的影響因素，提出了檔案信息資源促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的具體路徑。

關(guān)鍵詞：檔案;信息資源;促進(jìn);整合開發(fā);服務(wù)

在當(dāng)前日益突顯的信息經(jīng)濟(jì)時代背景下，檔案資源也是一種極其豐富的信息資源，它對于企業(yè)的發(fā)展有著不可小覷的重要促進(jìn)意義和作用，檔案信息資源積淀了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、科學(xué)管理等內(nèi)容，是極其重要的核心信息資源和無形資產(chǎn)，要全面分析檔案信息資源開發(fā)的影響因素，探索企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的途徑，使之成為企業(yè)管理水平提升、科技創(chuàng)新的有力依據(jù)和參考，更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。

一、檔案信息資源對企業(yè)發(fā)展的作用分析

1.更好地服務(wù)于企業(yè)管理。檔案信息資源聚集了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、科學(xué)管理等內(nèi)容，是企業(yè)信息的采集中心，在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，可以快速、便捷地實現(xiàn)對企業(yè)信息的采集、加工、整理、存儲和管理，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的各個環(huán)節(jié)相鏈接和整合，較好地實現(xiàn)了檔案信息資源的整體性、共享性，避免了檔案信息資源混亂、紛繁的現(xiàn)象，使檔案工作流程更加規(guī)范、有序和合理，較好地提升檔案信息資源管理的效率和質(zhì)量，為企業(yè)管理服務(wù)。

2.成為企業(yè)發(fā)展的有效指導(dǎo)依據(jù)。在信息化、電子化不斷普及的背景下，檔案管理工作也逐漸由實體管理向信息資源管理模式轉(zhuǎn)變，充分利用開放、快速、便捷的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，拓寬檔案信息資源開發(fā)利用渠道，企業(yè)可以借助于網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)、宣傳和利用，為企業(yè)的發(fā)展提供有益的指導(dǎo)，幫助企業(yè)進(jìn)行正確的決策。并且，也可以更好地提升檔案管理工作人員的自我素質(zhì)和水平，更為熟練地應(yīng)用新的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)知識和技術(shù)，增強(qiáng)檔案從業(yè)工作者的綜合素質(zhì)、檔案管理能力，成為企業(yè)人才隊伍體系中不可缺少的重要力量。

二、檔案信息資源整合開發(fā)的影響因素分析

1.觀念因素。在企業(yè)的檔案信息資源整合開發(fā)的過程中，還存在一定的認(rèn)知偏差，一些企業(yè)盡管引入了檔案信息管理系統(tǒng)，然而出于經(jīng)營規(guī)模、成本節(jié)約、安全考量等因素的影響，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息資源整合開發(fā)極其有限，局限于對檔案信息資源的收集、存儲、借閱等管理，而缺乏對檔案信息資源的深度開發(fā)和提煉，沒有形成檔案信息資源的服務(wù)觀念、協(xié)同合作觀念，導(dǎo)致檔案信息資源在企業(yè)發(fā)展中的促進(jìn)作用受到限制。

2.國家政策及法規(guī)因素。企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)服務(wù)與國家政策及相關(guān)的法規(guī)有不可分割的聯(lián)系，由于企業(yè)檔案信息資源是企業(yè)各項職能工作及專業(yè)技術(shù)工作中衍生而成的，牽涉國家、企業(yè)及職工的權(quán)益，表現(xiàn)出自身的特殊性，因而也難免受到國家政策、相關(guān)法規(guī)的影響和制約。

3.資源因素。企業(yè)檔案信息資源對企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用，還受到資源因素的影響，如果缺乏足夠的信息資源，則會使企業(yè)檔案信息資源缺乏完整性和科學(xué)性，無法滿足企業(yè)發(fā)展的檔案信息資源利用需求。

4.組織因素。企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)并非是某一個單一部門能夠?qū)崿F(xiàn)的，必須整合各個部門的力量，共同協(xié)調(diào)并加以實現(xiàn)。因而，各個部門的組織結(jié)構(gòu)、職能定位的科學(xué)合理性也是極其重要的影響因素，如果各個部門組織結(jié)構(gòu)齊備、職能定位清晰合理，則可以更好地整合檔案信息資源，達(dá)到促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的效果和作用。

5.技術(shù)因素。在“互聯(lián)網(wǎng)+”日益普及的時代背景下，企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用還與現(xiàn)代信息技術(shù)有不可分割的密切聯(lián)系，檔案信息資源的收集、整理、開發(fā)和利用都離不開技術(shù)因素，當(dāng)其現(xiàn)代信息技術(shù)和手段運(yùn)用的范疇日益擴(kuò)大的過程中，則可以更好地提升檔案信息資源的效能，使之成為推動企業(yè)發(fā)展的有力支撐。反之，如果檔案信息資源的各個環(huán)節(jié)都缺乏強(qiáng)勁有力的技術(shù)滲透和應(yīng)用，則會使檔案信息資源的利用效率下降，難以起到對企業(yè)發(fā)展的促進(jìn)作用。

6.人員因素、在企業(yè)檔案信息資源開發(fā)的過程中，人是關(guān)鍵的能動性因素和主體，如果離開了高素質(zhì)的檔案信息資源開發(fā)管理人員，則會使檔案資源成為無用之材，難以突顯企業(yè)檔案信息資源的價值。同時，檔案管理人員的專業(yè)水平、信息化技術(shù)應(yīng)用能力也是重要的影響因素，在現(xiàn)代信息技術(shù)的普及性應(yīng)用背景下，檔案管理人員的自身素質(zhì)也是必要前提。

三、檔案信息資源促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的實現(xiàn)路徑探索

（一）樹立正確的企業(yè)檔案信息資源開發(fā)觀念

要轉(zhuǎn)變和突破遲滯的企業(yè)檔案信息資源開發(fā)觀念，樹立正確的企業(yè)檔案信息資源觀念，具體來說主要包括以下方面。

1. 樹立檔案信息是資源的觀念。在信息經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時代背景下，要充分認(rèn)識到檔案信息是信息資源的重要類型之一，與圖書文獻(xiàn)、情報資料等信息資源有極大的區(qū)別，表現(xiàn)出憑證性、知識性、權(quán)益性、指導(dǎo)性的信息資源特點(diǎn)，要充分意識到檔案信息是資源的觀念，將其視為企業(yè)發(fā)展的必要資源，在企業(yè)發(fā)展總體設(shè)計和規(guī)劃的過程中，應(yīng)當(dāng)將檔案信息資源開發(fā)與利用納入到整個戰(zhàn)略體系之中，使之較好地成為企業(yè)、職工的發(fā)展權(quán)益的重要保障，并彰顯檔案信息資源的價值，成為企業(yè)決策、科研創(chuàng)新的重要依據(jù)。

2. 樹立檔案服務(wù)的觀念。企業(yè)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)樹立檔案服務(wù)意識和觀念，將檔案信息資源的開發(fā)視為自己的職業(yè)使命和責(zé)任，開動腦筋，創(chuàng)設(shè)條件，使檔案信息資源應(yīng)用于企業(yè)各項業(yè)務(wù)職能部門的具體工作中，為企業(yè)各項職能工作服務(wù)，充分發(fā)揮檔案信息資源的應(yīng)用價值。

3. 樹立協(xié)同合作的觀念。在傳統(tǒng)的檔案信息資源開發(fā)利用過程中，人們普遍存在一種偏見，認(rèn)為檔案信息資源的開發(fā)是檔案部門的事，與其他部門的工作并沒有太大的關(guān)聯(lián)，這種觀念顯然不利于檔案信息資源的開發(fā)和利用。企業(yè)各部門應(yīng)當(dāng)樹立協(xié)同合作的觀念，整合各部門的信息資源，使企業(yè)檔案信息資源成為有源之水、有本之木，源于各業(yè)務(wù)職能部門的日常基礎(chǔ)工作，并反哺于各項業(yè)務(wù)職能工作，較好地提升檔案信息資源的質(zhì)量和效率。各業(yè)務(wù)職能部門要秉持不推諉、不回避、協(xié)同合作的精神和宗旨，實現(xiàn)資源擁有者的優(yōu)勢互補(bǔ)，使企業(yè)檔案信息資源開發(fā)服務(wù)不斷深入。

（二）提升企業(yè)檔案信息資源的質(zhì)量

為了使檔案信息資源更好地服務(wù)于企業(yè)，要豐富檔案信息資源，提升檔案信息資源的質(zhì)量，彰顯其不可替代的價值和效能。1. 豐富檔案信息資源的采集渠道。要在認(rèn)真把握國家、行業(yè)、企業(yè)的相關(guān)法律和法規(guī)的制度前提下，開拓和豐富檔案信息資源收集渠道，提升檔案信息資源收集的數(shù)量規(guī)模和質(zhì)量，確保檔案信息資源的完整性、真實性。2. 科學(xué)合理地進(jìn)行檔案的鑒定和整理工作。要認(rèn)真負(fù)責(zé)做好檔案信息資源的鑒定、整理等工作，使之科學(xué)化、規(guī)范化，與企業(yè)發(fā)展需求相契合。3. 引入現(xiàn)代信息技術(shù)和方法。要充分利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等信息化手段，基于網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字技術(shù)組織與發(fā)布的訴求，改進(jìn)和完善檔案信息資源結(jié)構(gòu)，使之具有快速、便捷的檢索利用特點(diǎn)，滿足檔案信息資源利用者的多元化需求。

（三）優(yōu)化檔案信息資源組織職能設(shè)置

在檔案信息資源開發(fā)利用的過程中，離不開各個相關(guān)部門的支持和協(xié)同，為此，要建立科學(xué)的組織結(jié)構(gòu)，明確檔案信息資源組織機(jī)構(gòu)的職能定位，合理分工各個組織機(jī)構(gòu)的職權(quán)分配，以檔案信息資源為導(dǎo)向，進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)改革的職能調(diào)整，通過對檔案信息資源管理組織機(jī)構(gòu)的頂層設(shè)計，較好地樹立企業(yè)檔案信息資源的“大檔案”觀念和意識，較好地消除各部門之間的檔案信息資源溝通障礙，規(guī)避檔案信息資源開發(fā)服務(wù)的“信息孤島”現(xiàn)象，突顯檔案信息資源的共建共享效益。

（四）創(chuàng)新檔案信息資源技術(shù)，提升檔案人才素質(zhì)

要創(chuàng)新應(yīng)用企業(yè)檔案信息資源的數(shù)字化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、云計算和云存儲、數(shù)據(jù)挖掘、區(qū)塊鏈等技術(shù)，搭建檔案信息資源采集、處理、整合、存儲、挖掘、推送的技術(shù)平臺，并提高檔案管理人員的信息化應(yīng)用素質(zhì)，與時俱進(jìn)，提升自己的專業(yè)素質(zhì)和水平。在前沿技術(shù)的使用過程中，云計算和云存儲可以幫助檔案管理提供更為安全高速的存儲和讀取的方式;區(qū)塊鏈技術(shù)在檔案信息傳遞過程中可以確保檔案信息的安全性不被泄露;數(shù)據(jù)挖掘可以確保檔案在長時間保存過程中相關(guān)信息不至于流失與損壞，對老舊檔案中相關(guān)信息進(jìn)行全面地修復(fù)。

四、結(jié)語

檔案信息資源對于企業(yè)發(fā)展有不可忽視的促進(jìn)作用，要全面樹立檔案信息資源的觀念，梳理檔案信息資源開發(fā)利用的各項影響因素，更好地提升企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用效率。

（作者單位：霍州煤電集團(tuán)晉北能化公司）