淺談精細化管理在醫院檔案管理中的應用

鄭博

摘 要：文章首先簡明扼要地概括了醫院檔案管理的意義，接下來又從實際出發，指出了當前醫院檔案管理的不足，例如，檔案管理體制存在漏洞，最后圍繞著“如何應用精細化管理開展醫院檔案管理工作”展開了討論，具體內容涉及提高工作人員的綜合素質、建立健全檔案管理體系等方面，希望可以給有關人員以啟發，為可持續發展目標的實現貢獻力量。

關鍵詞：精細化管理；醫院檔案管理；實際應用

作為組成醫院管理工作的重要部分，檔案管理不僅可以提高醫院的管理水平，還能夠加快醫院發展的速度。在很長一段時間內，醫院檔案管理所遵循的理念均為粗放式管理，由此而引發的問題不僅包括檔案的損壞和丟失，還會影響到檔案管理的效果，隨著認知水平的提高，用精細化管理替代粗放式管理的意義被越來越多的人所熟知，醫院管理者在堅持精細化管理的基礎上，開始對管理模式進行創新，本文所討論內容具有的現實意義自然不言而喻。

1 醫院檔案管理的意義

通常意義上所說的醫院檔案，就是指對醫院平常工作的記錄。針對醫院檔案所開展的管理工作，不但與日常工作的質量緊密相關，還關乎醫護人員的工作效率，因此，管理人員更應當對檔案管理工作引起充分的重視，主動將精細化管理理念與檔案管理的各個環節進行結合，實踐表明，這樣做為管理效率和質量的提升奠定了良好基礎[1]。另外，大數據時代的來臨，賦予了醫院檔案管理更深層次的意義，對不同類型的檔案所呈現出的信息進行整理和統計，能夠為醫院內部各項工作的開展提供數據支持，工作質量自然會隨之提高。

2 當前醫院檔案管理的不足

2.1 人員素質和水平參差不齊

由于醫院的作用主要是為人們的生命質量提供保障，因此，人們對醫院及醫護人員的要求，更多地體現在專業技術方面，對檔案進行管理的意義因此而受到了忽略，工作的特殊性決定了醫院檔案涵蓋的內容十分繁瑣，管理工作需要滿足的要求自然極為精細，可以說普通的管理人員不僅無法做到對醫院檔案進行高效管理，還會導致檔案內容缺失或是資源系統錯誤情況的出現，最終給醫院的工作效率帶來影響。

2.2 檔案管理體制存在漏洞

經營管理的重要性已經為越來越多的醫院所熟知，管理者在制定有關制度時，往往會將經濟效益作為出發點，卻沒有在檔案管理方面投入應有的時間和精力，導致管理人員在日常工作中缺少應有的約束力，工作質量自然會受到影響。除此之外，學術研究的基礎為醫院檔案，也就是說，如果檔案管理工作無法取得和預期相符的效果，無論是后續醫療工作還是醫院自身的發展，均會受到不同程度的影響[2]。

3 如何應用精細化管理開展醫院檔案管理工作

3.1 提高工作人員的綜合素質

由于在很長一段時間內，醫院檔案管理工作都沒有引起有關人員的重視，因此，在醫院內部從事相關工作的人員，往往存在綜合素質參差不齊的情況，所掌握檔案管理的知識和技能也并不完善，檔案管理自然無法取得應有的效果。解決該問題的關鍵是從精細化管理的角度出發，對檔案人員進行管理，保證其具備與醫院檔案管理工作所提出要求相符的綜合素質。首先，在選拔檔案管理人員時，醫院管理者應當將本專業人才作為首選，這樣做的原因是通過系統的學習，本專業人才通常具備相對完善的專業知識和技能，可以達到崗位提出的諸多要求，工作質量自然會得到保證，當然，道德修養、職業素養和法律意識同樣應當被作為檔案管理人才的篩選條件，在經過綜合考察后，各方面均達到有關要求的人才就可以獲得這份工作；其次，醫院管理者應當明確定期開展技術培訓活動的重要性，從實際出發，將專項培訓與按需培訓相結合，根據工作人員所表現出的技術水平和存在的問題，制定培訓內容和措施，將側重點放在對檔案管理或是信息技術進行培訓的方面，保證經過培訓后所開展的檔案管理工作，具有比過去更高的質量和效率；最后，建立健全績效考核體系，將考核工作與檔案管理的各個環節相結合，根據工作人員的責任意識、服務態度和管理能力，從精神和物質兩個方面，制定并落實獎懲措施，充分激發工作人員積極性，使醫院檔案管理的水平得到應有的提升。

3.2 對醫院檔案的整理、歸檔工作進行精細化管理

在精細化管理理念指導下所開展的醫院檔案管理工作，要想取得和預期相符的效果，前提是保證檔案的完整性、科學性，在此基礎上，管理人員方可根據檔案類型，確定相應的管理方法，在最大程度上提高檔案類別具有的清晰性。在工作開展的過程中，管理人員應當詳細記錄對不同等級、類別檔案進行歸檔的過程，這樣做能夠降低檔案出現損壞、丟失等問題的幾率，后期對其加以應用時，自然更加便利。除此之外，還需要應用精細化的方式對醫院檔案進行歸檔，保證歸檔后的檔案井井有條，在此基礎上，對醫院檔案管理所依托的模式加以完善，強化工作人員的管理水平，使醫療工作得以順利進行。

3.3 調整檔案管理方法，使其更加符合實際

傳統的檔案管理模式較為粗放，限制性問題始終存在，不同等級、類別檔案所適用的管理標準往往具有一定的差別，正是因為如此，檔案管理工作才呈現出了較為明顯的盲目性和隨意性特征，混亂的檔案管理，不僅會使檔案數據損壞、丟失或泄露，還會直接影響到工作的效果。要想從根本上解決該問題，關鍵是從精細化管理的角度出發，轉變檔案管理理念、調整檔案管理方法。首先，醫院往往擁有大量的檔案資料，因此，在對其進行收集時，管理人員應當以特定的順序為依據，詳細記錄收集的時間、數量還有內容；其次，在對檔案進行歸檔管理時，屬于同類別的檔案，應當在排序后被收納到一起，這樣做的目的是提高歸檔工作的規范性，當然，在歸檔過程中，醫院管理者應當選派專人負責監督，從根本上避免疏漏或是疏忽影響到檔案完整性的情況出現；最后，有關人員需要在獲得部門批準后，方可對檔案進行借閱，管理人員則需要詳細記錄檔案的借閱人、借閱時間和歸還時間，杜絕不及時歸檔或是檔案丟失問題的出現，隨著檔案管理所具有安全性的提升，該項工作的綜合價值也會得到較為全面的發揮[3]。

3.4 建立健全檔案管理體系

建立健全檔案管理體系的目的主要是提高檔案管理工作具有的規范性。醫院管理者應當從實際出發，結合現行《檔案法》中涉及到醫院檔案管理的法律法規，調整所制定檔案管理機制，保證其完善性。在走訪各大醫院的過程中發現，現階段，多數醫院在檔案管理的過程中，仍舊面臨著缺乏規范性、人員職能意識淺薄等問題，由此而引發的不利影響更是難以被忽視，因此，這就要求醫院領導、有關負責人和管理人員聯手，構建起以檔案管理為主要工作內容的小組，在此基礎上，接受專業管理組織、專業管理人員提供的幫助，使建立健全檔案管理體系的目標成為現實。

4 結論

綜上所述，由于醫院檔案與醫院發展間存在著緊密的聯系，因此，如何對檔案進行有效管理，保證其所具有的價值能夠得到應有的發掘，自然成為各大醫院考慮的重點。處于飛速發展狀態下的當今社會，對醫院檔案管理工作具有的精細化程度提出了更高的要求，因此，將精細化管理理念作為指導思想，結合實際情況，對管理的方法和手段進行探索，保證相關工作具有更高的質量及效率，就成為了實現醫院可持續發展的關鍵。

參考文獻

[1]朱曉偉.精細化管理在醫院檔案管理中的應用分析[J].陜西檔案，2018（03）：33-34.

[2]汪艷.精細化管理在醫院病案管理中的應用研究[J].現代經濟信息，2017（24）：62.

[3]崖嶄嶄.醫院信息系統在醫院精細化管理中的應用探析[J].白求恩醫學雜志，2017，15（04）：516-518.