“互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設

摘 要：“互聯網+”時代的到來使信息技術的應用范圍更廣、效果更加理想。在這種時代下，學校也在積極的落實信息化建設，特別是學校的檔案管理工作，檔案管理從單一、粗獷的管理模式發展為信息化管理，這是未來學校檔案管理發展的重要趨勢，必須要提高重視程度。基于此，本次研究主要分析“互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設情況，給出科學化的建設策略以供參考。

關鍵詞：互聯網+；學校；檔案管理；信息化建設

檔案在學校管理中的地位和作用是不可忽視的，能夠為學校各項工作開展以及未來發展、建設提供科學的參考。為此學校檔案管理人員要提高檔案管理工作的重視程度，優化管理思路與方法，使檔案管理工作的效率水平得到提升，更好的促進學校的持續發展進步。在“互聯網+”的時代背景下，學校要積極引用信息化的管理理念與方法，認識到傳統管理方法的不足，全面提高學校檔案管理的數字化、信息化水平。

1 “互聯網+”時代學校檔案管理信息化的優勢分析

首先，學校檔案管理信息化建設就是利用電子計算機技術對原始的檔案資料進行處理，并利用光盤、硬盤等介質儲存起來，這種管理方式下，檔案的儲存數量是比較大的，處理速度更快，同時可以長時間保存，查閱更加快速便利，這些優勢都是傳統紙質檔案所無法達到的。檔案管理的信息化使文檔也實現了一體化的建設，紙質檔案與電子文件并存，為查閱者提供更加便利的查詢、閱讀、使用等服務[1]。

其次，隨著學校檔案管理水平以及信息化系統的優化，人員的素質水平也面臨著較高的要求。雖然學校個別管理人員的知識陳舊、結構不合理，但是大部分檔案管理人才還是具備專業的知識與能力的，可以獨當一面，能夠在檔案管理中發揮自身優勢才能，為檔案管理信息化建設做出貢獻。在檔案管理信息化建設中，只要學校領導高度重視，上下級共同努力，一定會使檔案管理信息化達到理想建設高度。

最后，在對檔案管理進行信息化建設時，可以依據地區、學校建立局域網、電子文件數據管理中心等，這是十分顯著的優勢。學校建立自己的檔案網站能夠為政府部門、教育管理部門以及社會各界的檔案利用提供快捷服務，學校在網站上提供有限制性或者非保密的電子文件查詢、使用服務，保證優質學校教育資源的共享。此外，隨著檔案管理的信息化水平的提高，學校工作的管理情況可以被公開，通過網絡征集社會各界人士對學校發展的想法與建議[2]，充分發揮群眾監督作用，使學校檔案管理工作有序推進，并得到更好的優化與完善。

2 互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設的策略

2.1 創新管理理念，提高管理效果

目前學校檔案信息管理是依靠先進技術設備以及理念進行的，為使信息技術的作用在檔案管理工作中充分體現，就必須要轉變傳統的檔案管理思想，積極創新，落實考核制度，保證管理工作的嚴謹科學，同時積極維護信息化管理系統。學校檔案管理工作的開展需要以高效率、便利性為原則，科學配置管理任務，保證檔案管理方法滿足學校的實際情況，提高學校物力、人力等資源的利用率，讓學校的檔案管理信息化水平達到理想的狀態。

2.2 增加投入力度，完善基礎設施建設

為保證學校檔案管理信息化建設的順利實現，需要有良好的基礎設施為前提。為此學校要加強檔案基礎設施建設的投入力度，配備相關的硬件設備，如儲存器、圖文影像掃描設備、數據庫服務器以及數碼攝像機等[3]。同時進一步規范檔案信息管理的軟件系統，檔案管理軟件需要具備檔案收集、儲存、歸檔、整理、編目、檢索以及利用等功能，并滿足不同硬件平臺以及操作系統的運行需要，還可以與其他數據庫系統進行數據交換與連接。

2.3 統一業務規范，健全管理標準

檔案管理信息化的前提是檔案形式的信息化，紙質檔案轉變為數字信息化是需要一定時間的，由于學校檔案的種類不同，因此電子文檔的種類也是不同的。如今在功能、結構上，文檔管理一體化系統也是有差異的，所以不能共享數字化檔案資源，加之其通用、開放性的限制，檔案管理就容易出現各種問題，如學校使用一款軟件不久就發現了問題，這就需要重新編制，或者直接放棄使用，勢必會造成檔案資源的嚴重浪費，也在一定程度上影響了學校檔案信息化建設的決心，并對檔案管理人員的工作積極性產生不利影響。所以為提高數字檔案的兼容性以及規范性，必須要有統一的業務規范以及格式標準，認識到檔案管理信息化建設的重要性與目的，使管理程序更加規范標準，定期將檔案管理的內容進行公示，在學校其他人員的監督下進一步完善檔案管理系統。

2.4 發揮安全技術優勢，維護檔案安全

學校檔案中涉及到很多教師的科研成果、學校文書以及榮譽檔案等，這些具有很高的價值，所以在檔案管理時需要高度重視。檔案管理信息化建設離不開網絡、信息技術等，而網絡的虛擬性、開放性使其具有很強的不安全性，所以檔案管理信息化建設中，安全風險也是不可避免的。所以要充分發揮安全技術的優勢，維護檔案安全。可以使用加密技術、電子信息恢復技術、防病毒入侵技術等[4]，提高檔案管理安全性。此外還需要建立異地備份制度，做好備份工作，避免重大災害破壞檔案，導致損失嚴重，無法彌補。學校中重要的電子檔案要將同質備份與異質備份結合起來，將檔案變成縮微品，長久保存。開展學校檔案安全管理工作時，需要有大量的財力、人力作為支持，為此學校建立專門的檔案保密系統，提供專門的技術人員對檔案安全系統進行檢查維護，保證檔案管理的安全、可靠。

2.5 組織人員培訓，提高管理人員能力

不論何種工作，人員的能力作用都是極為重要的。在學校檔案管理中，管理人員的能力將直接影響信息化建設的效果。人才是學校檔案管理信息化的建設者，也是檔案信息化資源與用戶連接的重要渠道，所以要定期組織檔案管理人員進行集中培訓，營造良好的培訓氛圍，使管理人員掌握更加先進的檔案管理知識以及信息化技術，并樹立終身學習的理念，在工作中學習，做到學以致用，全面提高檔案管理人員的能力水平。此外鼓勵管理人員到計算機室中進行專業化的檔案信息整理操作，提高信息化實踐的重視程度。同時檔案管理部門積極與人事部門的交流，積極引進高素質水平的復合型人才，使檔案管理有充足、高質量的后備人才。

3 結語

總而言之，“互聯網+”時代下，信息化建設得到高度重視，學校檔案管理也開始逐步落實信息化建設這一內容，如果這一工作取得良好的效果，將給學校各項工作的開展以及未來的發展方向提供良好的支持。為此必須要提高對檔案管理信息化建設的重視程度，采取科學化的建設策略，將信息技術的優勢充分發揮來，保證學校檔案管理信息化建設落實到實處。

參考文獻

[1]吳麗麗.淺談“互聯網+”時代檔案管理信息化建設[J].環渤海經濟瞭望，2018（03）：188.

[2]陳麗冰.“互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設研究[J].中國高新區，2018（01）：74.

[3]劉國芝，沈潔.芻議“互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設[J].辦公室業務，2017（16）：106.

[4]張麗波.互聯網時代信息化建設上面臨的問題及對策——基于檔案管理工作[J].現代商業，2017（18）：96-97.

作者簡介

楊瑩（1985-），女，漢族，上海市人，本科，初級，上海市嘉定區朱橋學校，檔案管理，研究方向：學校檔案管理