試析新時期如何做好人事檔案管理工作

陳菲菲

摘 要：檔案具有其特殊的價值和意義，它是對歷史的真實(shí)記載，因此，其最突出的特點(diǎn)就是真實(shí)性。人事檔案管理是檔案工作的重要組成部分，能否做好人事檔案管理工作將直接影響到整個檔案工作的綜合成效，本文筆者就針對新時期如何做好人事檔案管理工作進(jìn)行了分析和研究。

關(guān)鍵詞：新時期；人事檔案；管理工作

一直以來，我國都十分重視檔案管理工作，尤其是在十八大召開之后，各級組織和部門對檔案管理工作的重視度進(jìn)一步提升。在新時期的時代背景下，必須將人事檔案管理擺在檔案工作的首位，切實(shí)履行好相關(guān)任務(wù)，特別是要確保干部人事檔案的管理質(zhì)量，這樣才能為各級干部與人才的選拔提供有效的參考依據(jù)。

1 人事檔案管理工作的重要性分析

1.1 加強(qiáng)對人事檔案的管理是歷史的必然選擇

人事檔案管理工作就是搜集相關(guān)人員的工作與生活信息，并對其準(zhǔn)確性與真實(shí)性進(jìn)行鑒別，最后將其歸檔存儲的過程，此項工作并不是一次性完成的，而需要根據(jù)實(shí)際情況的變化對檔案內(nèi)容進(jìn)行更新和豐富。人事檔案不但能充分反映出檔案管理改革工作的成效，而且還能在實(shí)際工作中發(fā)揮出方向指導(dǎo)的作用，避免不良行為的出現(xiàn)。由于近段時間制度改革的大面積推行，致使許多數(shù)據(jù)信息需要重新進(jìn)行匯總整理，這就要求對人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性進(jìn)行嚴(yán)格檢查，把具有利用價值的信息添加到人事檔案內(nèi)容之中，以便在選拔人才的時候作為參考。

1.2 人事檔案管理工作的切實(shí)履行是重要的政治使命

人事檔案管理是檔案管理工作中不可或缺的關(guān)鍵組成部分，將人事檔案管理工作落到實(shí)處，能保證人類社會發(fā)展資料與國家歷史資料的完整性。檔案中所記載的內(nèi)容能充分彰顯出一個國家悠久的發(fā)展史與文化底蘊(yùn)，是了解某個黨派或國家的基本參考資料，及時有效地完成人事檔案管理工作，是把握歷史發(fā)展脈絡(luò)、培養(yǎng)愛國精神的必然選擇。因此，在實(shí)際開展人事檔案管理工作的時候必須秉承對國家負(fù)責(zé)、為人民服務(wù)的基本原則，具備強(qiáng)烈的政治使命感，這樣才能使人事檔案管理工作的價值得到充分發(fā)揮。

1.3 人事檔案是進(jìn)行人才選拔的必備依據(jù)之一

檔案管理工作不僅僅是檔案工作的重要內(nèi)容，同時也是我國人才選拔體系的關(guān)鍵部分，借助各類檔案資料，可將干部及相關(guān)人員的生平經(jīng)歷和貢獻(xiàn)等真實(shí)完整地記錄下來，不僅如此，檔案管理工作的高效完成還能為人事管理工作的順利開展提供保障，各級部門和組織可參照人事檔案內(nèi)容對相關(guān)人員制定針對性的培養(yǎng)與考評方式。此外，借助檔案管理，還能在第一時間找出干部隊伍出現(xiàn)的新變化以及面臨的問題，從而促進(jìn)人才隊伍的發(fā)展，使人才隊伍從根本上得以壯大。

2 新時期人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 相關(guān)制度有待完善

各類工作的開展都必須有基本的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和參考依據(jù)，人事檔案管理工作也不例外，這就要求建立完善的人事檔案管理制度體系，但是從當(dāng)前的現(xiàn)狀來看，我國人事檔案管理方面的規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)文件等非常少，特別是在管理細(xì)節(jié)工作的指導(dǎo)上十分欠缺，而且許多單位都還沒有意識到這一點(diǎn)，認(rèn)為人事檔案管理制度可有可無，正是這些問題的存在致使人事檔案管理工作的執(zhí)行力度不夠，工作效率偏低，管理質(zhì)量也不夠高。

2.2 管理工作隊伍的素質(zhì)偏低

人事檔案管理工作本身具有一定的專業(yè)性和復(fù)雜性，需要具備專業(yè)知識背景的人員來進(jìn)行，這樣才能確保工作質(zhì)量，不僅如此，管理人員還必須具備較強(qiáng)的職業(yè)道德素質(zhì)，對工作保持高度的熱情和耐心，做到盡職盡責(zé)。特別是在新的時代背景下，對人事檔案管理人員綜合素質(zhì)的要求更高。但是目前絕大多數(shù)單位都不是很看重人事檔案管理工作，為了節(jié)約資金，往往雇用一些兼職人員來完成此項工作，這些人員不僅在專業(yè)素質(zhì)上不達(dá)標(biāo)，而且工作責(zé)任感也不強(qiáng)，人員流動十分頻繁，這對人事檔案管理工作的高質(zhì)量完成來說是非常不利的，需要在今后的實(shí)踐中加以改進(jìn)。

3 新時期做好人事檔案管理工作的對策

3.1 建立健全管理工作機(jī)制

首先，應(yīng)當(dāng)加大對干部人事檔案管理工作機(jī)制的建設(shè)力度，使人事檔案管理工作的開展有據(jù)可依，從而為此項工作的順利高效完成提供保障。其次，應(yīng)做好相關(guān)制度的建設(shè)工作，參考《條例》中的相關(guān)內(nèi)容，并結(jié)合具體的實(shí)際情況，調(diào)整和增加各項規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及要求。管理工作機(jī)制的完善不可能一朝一夕完成，而需要經(jīng)過長時間的實(shí)踐，要求管理人員必須按照標(biāo)準(zhǔn)的工作程序，在落實(shí)好檔案管理保密工作的基礎(chǔ)之上，使工作細(xì)節(jié)更加科學(xué)化和可視化，并做好各環(huán)節(jié)的監(jiān)督工作。除此以外，單位還應(yīng)當(dāng)設(shè)置合理的獎懲制度，定期對工作人員進(jìn)行考核，對于表現(xiàn)優(yōu)秀者，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫剟睿⒃谄渌麊T工面前樹立榜樣，對于表現(xiàn)不達(dá)標(biāo)且屢教不改者，應(yīng)當(dāng)取消其崗位資格。

3.2 加強(qiáng)對管理團(tuán)隊綜合素質(zhì)的提升，打造一支優(yōu)秀的人事檔案管理隊伍

人才是確保各項工作得以順利開展的基本前提，所以，必須把人事檔案管理人才的培訓(xùn)工作放在重要位置，適當(dāng)加大對管理人員的培訓(xùn)力度，完善培訓(xùn)體制，可將培訓(xùn)工作分為兩階段完成，即崗前培訓(xùn)和在職培訓(xùn)，對于基本素質(zhì)和能力達(dá)標(biāo)的新入職人員，應(yīng)對其進(jìn)行一段時間的崗前培訓(xùn)，待崗前培訓(xùn)考核通過之后才可正式進(jìn)入崗位。在管理人員正式入職工作的過程中，應(yīng)當(dāng)定期安排專業(yè)知識與技能的培訓(xùn)活動，讓廣大人事檔案管理工作者的業(yè)務(wù)能力得以提升。此外，還應(yīng)當(dāng)經(jīng)常在單位內(nèi)部開展相關(guān)法律法規(guī)的宣傳講座，使工作人員的檔案法制意識得到強(qiáng)化，從而不斷規(guī)范自身的工作行為。與此同時，工資待遇和工作條件的改善也是非常重要的，只有具備一個良好的工作環(huán)境和可觀的勞動報酬，才能為單位引進(jìn)和留住優(yōu)秀人才。

3.3 提高對檔案管理工作的重視度

要確保檔案管理工作的順利高效開展，就必須使此項工作得到高度重視，讓單位的所有領(lǐng)導(dǎo)者與管理者都認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要性，并按照標(biāo)準(zhǔn)程序及時開展各項管理工作，在實(shí)際進(jìn)行人事檔案管理的時候，還必須采取隨機(jī)和定期抽查相結(jié)合的監(jiān)督模式，以便在第一時間發(fā)現(xiàn)和解決問題。此外，還應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案管理對人力資源開發(fā)來說的重大意義，使二者相互配合、共同促進(jìn)，從而不斷提升單位的運(yùn)作效率。為了保證管理工作的切實(shí)高效開展，還必須及時更新管理技術(shù)設(shè)備，設(shè)置合理的管理網(wǎng)點(diǎn)，使人事檔案管理工作的進(jìn)行有良好的環(huán)境條件，最大限度降低檔案資料丟失、缺損等現(xiàn)象的發(fā)生幾率。

3.4 緊跟時代步伐，實(shí)現(xiàn)信息化管理的目標(biāo)

現(xiàn)階段，計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等正逐漸趨于完善，因此，在開展人事檔案管理工作的時候也必須積極運(yùn)用這些先進(jìn)技術(shù)，加快構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案資料得到及時更新和充實(shí)。此外，信息化管理的實(shí)現(xiàn)還能提高人事信息的時效性，便于上級領(lǐng)導(dǎo)在第一時間掌握下屬人員的思想動向與工作狀況，同時也能在一定程度上提升人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理工作對單位的長遠(yuǎn)發(fā)展來說具有十分重要的意義，在新時期的時代背景下，我國人事檔案管理工作的開展面臨諸多問題，包括管理人員素質(zhì)偏低、相關(guān)制度體系不健全及管理模式落后等，要解決這些問題，就必須在今后的實(shí)踐中進(jìn)一步加強(qiáng)制度建設(shè)，注重對管理團(tuán)隊的培訓(xùn)，并大力推廣和引進(jìn)信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的與時俱進(jìn)，這樣才能從根本上提升人事檔案管理工作質(zhì)量，使其作用得到充分發(fā)揮。

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