對開發區檔案數字化建設的思考

唐國春

摘 要：檔案數字化是實現檔案信息化、網絡化的必然要求，檔案信息化、網絡化是實現檔案數字化的發展方向，要針對開發區重視產業、民生的實際發展需要，大力接收反映開發區產業發展、公用事業完善、社區平臺打造、社會保障健全、教育事業發展等方面的檔案挖掘。

關鍵詞：開發區；檔案；數字化建設

1 開發區概況

江蘇省句容經濟開發區創建于1992年，1993年被省政府批準為省級經濟開發區。從2003年以來開發區已累計引進各類項目近300個，其中工業項目180個，總投資30億元，合同利用外資3.35億美元，實際利用外資近1.64億美元。一座以外向型經濟為龍頭，高新科技為先導，工業經濟為主體，二、三產業協調發展的生態型開發區正蓬勃興起。經過十幾年的發展，特別是自2007年市委市政府作出"舉全市之力建設開發區"以來，開發區發展突飛猛進，已經成為句容全市首要的招商引資和項目建設載體。成立以來，開發區管委會始終用科學的發展觀和方法論指導開發建設工作，遵循有利于加快培植光電子、汽車及零配件、生物醫藥、輕紡服裝等四大主導產業的原則，不遺余力地打造"綠色科技開發區"這一優質品牌，一批科技含量高、產業特色明顯、環境影響小、帶動效應強的項目進區落戶。目前，開發區黨工委下轄132個黨支部（總支），共有3190名黨員。2017年，開發區共完成財政收入19.42億元，一般預算收入12.5億元；實際到賬外資1.68億美元；固定資產投資121.3億元，其中規模以上工業增加值73億元，工業銷售收入120億元。

2 檔案數字化建設的必要意義

信息時代，數字檔案館是開發區數字化建設的重要組成部分，一方面檔案館就是保管和提供利用檔案信息的職能部門；一方面檔案載體的更新換代迫切要求檔案館數字化，目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，進而使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優質的服務。同時，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者，對開發區的招商、發展、管理都有極大的現實意義。

3 開發區檔案資源建設的現狀、問題

3.1 現狀

目前，民生檔案資源體系逐步建立起來。自國家檔案局提出“三個體系”（“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系，建立方便人民群眾的檔案利用體系，建立確保檔案安全保密的檔案安全體系”）建設的要求后，開發區加大了對婚姻檔案、項目檔案、招商檔案、破產改制企業檔案等專門檔案的接收力度。為老百姓在維權、解決糾紛等方面提供了檔案憑證，日益成為百姓解決實際問題的“靠山”。因此說，民生檔案資源體系的建立，對新區發展、穩定，保障民生、改善民生所發揮的積極作用日益凸現。

開發區檔案主要來源于下轄單位及黃梅街道辦及直屬單位等全宗群產生的黨政文書檔案。從近年來接收的整體情況來看，除開發區管委會辦公室及少數部門外，大多數單位檔案門類單一，紙質檔案多，特殊載體檔案少。同時，近年來，隨著網絡、新媒體的興起，開發區的聲像檔案完整度日趨提高，進區知名企業相關圖片及視頻檔案、開發區招引宣傳片等資料等逐漸數字化、網絡化。

3.2 問題

表現在：1）由于開發區城建檔案歸屬問題，檔案部門工作權限受限制，因而很難實現對區內重大城建項目的有效監管，導致城市建設檔案歸檔不全。2）檔案結構失衡，在實際操作中，檔案的執行力不夠。有些單位職能科室為方便工作，把業務檔案據為已有，不愿上交給檔案人員集中保管，長此以往，造成業務活動檔案流失，失去了最具潛力價值的業務檔案。

4 開發區檔案數字化建設的建議

4.1 提高全員檔案認識

開發區檔案建設是檔案工作、開發區發展管理的立身之本。竭盡全力的收集和積累好豐富的檔案資源是檔案工作的首要任務。要牢固樹立開發區工作發展到哪里檔案工作就延伸到哪里的理念。把檔案工作看作一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密，在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。

4.2 完善數字化文件歸檔制度

1）豐富館藏，加強對各種文檔的收集管理。通過接收、社會征集、購買、捐贈等方式，大力征集富有地方特色、產業特色、城市發展、非物質文化遺產等檔案，不斷增加館藏數量，并加強對紙質文檔、電子文檔的收集、分類和歸檔。數字化文件不斷增多，檔案管理部門要對文件格式、文件質量等方面提出要求。2）確立重點，加大網絡檔案信息資源的開發和整合。要圍繞開發區開發與建設工作中心，確立征地拆遷、項目建設、招商引資、對外交往等檔案工作重點，形成鮮活、生動的檔案格局。為了使開發出來的檔案信息能及時滿足社會的廣泛需求，應積極進行檔案網站建設，把開發出來的檔案信息及時上網傳輸，隨著計算機技術、網絡技術的普及，電子文件大量產生，面對如此龐大的數字化信息資源，就需要對其進行分析、篩選、研究和綜合整理，使之變得更加有序更加合理，然后上網發布，僅靠單個檔案管理部門無法很好地完成這些工作，因此檔案部門應搞好合作，在數字化信息資源的組織上做好分工合作、組織協調，注重數字化信息資源建設的質量，避免重復建設，并且能為用戶提供全方位、多元化、一體化的信息服務，真正實現信息資源共享。

4.3 注重抓好數據庫建設

積極開展檔案全文數據庫建設，提高檔案資源管理水平，實現檔案館與各部門、單位之間檔案數據無縫對接，實現開發區檔案資源共建共享。利用電子政務信息平臺，做好電子文件的接收、歸檔，積極探索接收電子檔案的方法和程序。

檔案數據庫的含義就是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用，建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程，筆者認為建設數據庫經驗中最主要的有：領導重視，統一認識，堅持計算機技術人員同檔案業務人員協同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數據庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統庫發展等，當前若能把綜合數據庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，將使自動化系統效率大大提高一步。

4.4 加強對人員信息化技能的培養

切實抓好檔案管理人員的業務技能培訓，檔案管理人員還應努力學習現代化的檔案管理知識，以適應新的、更高的檔案管理要求。一方面，應結合工作需要，不惜成本，吸引具有現代檔案管理專業知識、計算機知識的高層次人才，規范檔案管理工作；另一方面，對檔案管理人員進行現代信息技術和數字檔案管理知識的培訓，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，提高檔案人員的數字化檔案管理意識和管理水平；培養一批檔案資源加工與管理、系統開發與維護、知識產權使用與保護、數字化檔案管理等方面的專業人才。加大信息化技能的學習，利用信息化手段，實現檔案資源信息共享，促進檔案資源由分散保管走向集中保管。

5 小結

檔案數字化建設不能一蹴而就，需要檔案工作者堅持不懈的努力，提高責任意識，創新工作手段，抓住各類檔案形成的規律，根據本地區社會需求構建門類齊全，結構合理的檔案資源體系，從而為開發區健康發展、科學管理增添一臂之力。