數字檔案室建設實施方案

唐春雨 李偉

摘 要：我們所要建立的數字檔案室既不是模仿紙質檔案為主體的實體檔案室，也不是將紙質檔案進行數字化處理后形成的封閉的檔案信息庫，而是建立在現代信息技術的普遍應用基礎上，把分散于不同載體，不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，為單位日常運轉、管理和決策提供可靠的信息服務的超大規模、分布式數字信息系統。

關鍵詞：數字檔案室；建設；檔案

1 數字檔案室特征

1）室藏資源數字化。數據是數字檔案室的核心，是檔案信息資源的數字反映，所以數字檔案室實際上是一個龐大的數字信息資源庫，在這個資源庫中，不僅有文字、圖像，還有聲音等多媒體介質，因此，數字檔案室除了現已存在的電子文件以外，還必須將館藏的實態檔案進行數字化處理，使其永久的存儲在服務器的磁盤、光盤或其他存儲介質中。

2）檔案信息結構標準化。應該說信息結構標準化既是室藏信息數字化的基本依據，又是檔案信息能否方便快捷利用的前提和基礎。尤其是建設數字檔案室將要引進比較復雜的元數據的概念和很多新的數據處理技術，比如：數據倉庫技術、數據挖掘技術、數據壓縮技術、數據遷移技術等等。這就要求檔案信息結構的標準化。

3）檔案信息傳遞網絡化。網絡化是信息社會的重要特征。要實現信息利用的社會化，首先必須實現網絡化，這是個重要的基礎。同樣，由于數字檔案室是在網上運行的，因此，寬帶高速網對檔案信息的迅速傳遞是必不可少的途徑和條件。目前，支持數字檔案室的網絡技術主要有：局域網技術，Internet技術和Intranet技術。考慮到檔案信息不同于圖書或其他信息，其傳遞的范圍要受到密級的限制和訪問權限的約束以及系統的安全性，因此，在許多場合使用局域網技術和Intranet技術較為穩妥。

4）生成空間虛擬化。由于數字檔案室是一個群體概念，是由一個部門的各部門、各基層單位乃至一個行業系統的眾多檔案或信息資源單位組成的聯合體，通過網絡實現跨庫互動查詢，達到使用信息的目的，所以從這個角度講，正是由于網絡技術的運用，使得傳統意義上的檔案館改變了存在的性質和方式，延伸了傳遞的途徑和條件，拓寬了使用的環境和范圍。通過網絡的連接，傳統檔案室被分成兩類：一類是信息資源檔案室，一類是終端檔案室，前者為數字檔案室提供信息，后者則為用戶提供服務，而終端檔案室則可認為是一種虛擬的工作環境。

5）檔案信息利用社會化。眾所周知，傳統介質檔案的利用，在同一時間內只能供一個用戶使用，其他用戶如果想獲得這種檔案信息，只能等待，因而很難實現檔案信息服務社會化。建立了數字檔案室以后，這個問題就可以迎刃而解，用戶可以在任何時間從網絡上查詢這些信息，實現真正意義上的檔案信息服務社會化。

6）檔案管理自動化。這是數字檔案室建設不可忽視的基本內容之一。諸如檔案自動編目、檢索、檔案自動標引、各類檔案的借閱管理、統計、報表、檔案業務建設活動等。

2 建設數字檔案室的必要性

當今世界信息技術的發展日新月異。經濟全球化、社會信息化、企業信息化的浪潮，不僅加快了人類社會歷史發展的進程，而且日益深刻地改變著人們的工作、生活和思維方式。信息產業升級為發達國家的支柱產業，信息化成為當代國際競爭的戰略制高點。作為重要信息資源之一的檔案，面臨著全球信息化趨勢的巨大沖擊：以計算機技術、通信技術、網絡技術以及多媒體技術為基礎的網絡環境逐漸形成，電子文件的大量產生和應用，使得檔案信息快速地向數字化方向發展。面對這種挑戰，如果缺乏相對完善的數字檔案管理方案及基礎設施，不僅檔案工作與社會的發展脫節，而且各領域的信息化進程必然會受到影響和制約。

全球信息化帶給人們的不僅是新的希望和憧憬，更多的是機遇和挑戰，企業的檔案工作如何把握機遇，迎接挑戰？如何使檔案工作與企業的發展目標和管理水平相適應，并充分發揮其作用？這就要創新，正如中辦王剛同志在全國檔案工作會議上所說：“要解放思想抓創新，要注重觀念創新、工作創新、機制創新”。因此，這就要求我們主動、積極地變革與形勢和企業發展不相適應的檔案管理理念、管理系統、管理模式。

3 建設數字檔案室的條件

1）資源保障。數字檔案室海量存貯和快速傳輸的功能，要求檔案室要有足夠多的可傳輸的數字信息。現行檔案室的室藏檔案多以紙制、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數字信息少而又少，這勢必影響到數字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷，這正所謂巧婦難為無米之炊。加快檔案室原始信息的數字轉換進程和電子文件的積累，保證可傳輸數字信息的數量，并不斷補充、更新和完善是滿足社會各界的廣泛利用需求，使數字檔案室正常運轉，保持旺盛生命力必不可少的一環。

2）技術保障。數字檔案室的建設對人員結構和知識結構提出了要求。一方面，面對各種計算機、網絡等技術含量的專業設施，需要一批具有相關專業知識的技術人員進行日常維護、維修，從而保障各種專業設施的正常運行。另一方面，隨著專業技術水平的提高和信息化進程的加快，各種應用管理軟件需要不斷升級、更新，相應的軟件開發人員也是不可缺少的。再有，各級檔案管理人員的知識結構也要做出調整，除熟練掌握檔案專業知識外，還要加強現代知識的學習，掌握基本的計算機知識、網絡知識、數據庫管理知識及電子文件的管理知識，具備一定的適應數字化建設發展需要的基本技能，才能處理好數字化的信息，做好數字化資源的服務。

4 數字檔案室的建設內容

數字檔案室的建設涉及到方方面面的內容，主要包括以下幾個方面：

1）數字檔案信息資源的建設。數字檔案信息資源是數字檔案室建設的核心內容。一方面，要做好多種媒體形式的原始館藏檔案（如紙質檔案、照片檔案、聲像檔案等）的數字化處理和電子文件的接收工作，通過對數字檔案的整理加工重組，建立多種形式的數字檔案信息資源庫；另一方面，要加強對網絡檔案信息資源的搜集、組織和開發利用。要最終通過各個數字檔案館的聯合共建、協同開發，避免重復，建成一個超大規模的高質量的分布式數字檔案信息資源庫群。

2）硬件基礎設施的建設。硬件基礎設施是數字檔案館建設的基本前提條件。數字檔案室的建設要以本單位的辦公網絡為依托，不需再進行專有通信網的建設投資，因而數字檔案室基礎設施的建設，主要是配置相應的網絡設備、服務器、存儲設備、安全設備、供電設備、檔案數字化設備以及庫房現代化管理支持設備等。

3）軟件設施的建設。軟件是數字檔案室持續發展和不斷完善的基礎。在數字檔案室建設中，軟件設施的建設是其核心。主要包括：數字檔案室綜合管理應用軟件的部署及充分應用、單位0A系統、業務系統、庫房溫濕度監控系統以及安防監控系統與數字檔案室綜合管理系統的集成。此外，從數據安全性考慮，還需部署相關的核心數據庫系統，實現重要數據的物理隔離。

4）標準與法規的建設。標準與法規是數字檔案室建設的重要保障機制。必須在充分調研的基礎上，結合建設內容，逐步推出相關的標準與法規，主要包括數字檔案資源的描述、標識、存儲、查詢、交換、管理和利用等的標準與規范，并最終形成數字檔案室建設所需的標準與法規體系。

5）人才培養。人才是數字檔案室建設持續發展的關鍵。要通過數字檔案室建設的具體實踐，逐步培養一批在系統開發與維護、檔案數字化加工與管理、標準法規建設與保護、相關技術的使用與研究以及數字檔案室運營與管理等方面具有持續發展能力的專業人才隊伍。