加強(qiáng)新時期電力企業(yè)基建檔案管理的研究

忽玉寧

摘 要：新時期，企業(yè)基建工程在電力事業(yè)發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，并與電網(wǎng)系統(tǒng)的運(yùn)行質(zhì)量密切相關(guān)，為更好地了解基建項(xiàng)目的過程與發(fā)展成果，必須進(jìn)行有效的檔案管理。本文分析了目前電力企業(yè)基建檔案管理的現(xiàn)狀，從管理制度、人員素質(zhì)、數(shù)字化建設(shè)三方面提出了加強(qiáng)電力企業(yè)基建檔案管理的具體策略，希望對管理工作有所借鑒意義。

關(guān)鍵詞：新時期；電力企業(yè)；基建檔案

檔案作為人類活動和歷史的原始記錄，是人類智慧和歷史文明的重要載體，是事業(yè)建設(shè)的重要基礎(chǔ)，是經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的引擎。基建檔案涵括了企業(yè)項(xiàng)目的建設(shè)結(jié)果，在未來創(chuàng)新和發(fā)展工程項(xiàng)目方面發(fā)揮著不可忽視的作用，因而加強(qiáng)電力企業(yè)基建檔案管理至關(guān)重要。

1 基建檔案管理的現(xiàn)狀分析

在新時期的基本建設(shè)階段，重技術(shù)，輕管理與重建設(shè)，輕檔案已成為日益突出的一種現(xiàn)象，不管是電力公司的管理層還是檔案專業(yè)人員，對檔案管理的認(rèn)識都存在不足，基本建設(shè)中檔案的管理更是企業(yè)項(xiàng)目管理中最脆弱的環(huán)節(jié)之一。如果不強(qiáng)調(diào)在基本建設(shè)過程中收集信息資料，大量的工作量將被添加到后期的工作當(dāng)中，可能會拖延電力工程的完成時間，浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力資源。項(xiàng)目建設(shè)期間，受利益或施工期限等因素的影響，往往只強(qiáng)調(diào)工程本身，忽視了工程檔案，將重要文件分散在工程管理員手中，導(dǎo)致部分文件無法及時存檔或歸檔，而且檔案資料的收集和組織工作不能與項(xiàng)目建設(shè)相統(tǒng)一。檔案資料的整理時間被推遲，直到工程竣工才急于整理，加上工程結(jié)束后人員的撤離，一些建筑單位不熟悉情況以及建筑資料手續(xù)不足，因而檔案工作面臨極大的挑戰(zhàn)。項(xiàng)目工程建設(shè)中并沒有集中收集文件資料，造成了后期大量的整理工作，不僅延誤了工程的交工，而且還造成人力、物力和財(cái)政資源的浪費(fèi)。

目前，大多數(shù)基建部門檔案管理的工作者大多是經(jīng)驗(yàn)少，資歷不足的人員，往往不熟悉檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，對于檔案管理工作更不甚了解。面對工作壓力，心理承受能力較差，面對更難以應(yīng)對的挑戰(zhàn)、難以解決的問題時，缺乏應(yīng)對措施，造成了檔案內(nèi)容的缺失。工程建設(shè)勞動力的流動性較大，因此檔案管理工作容易出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，再加上工程部門與檔案管理人員之間缺乏溝通，檔案管理的責(zé)任并沒有落到實(shí)處。由于電力企業(yè)完全集中在企業(yè)本身的管理和生產(chǎn)管理方面，檔案管理被視為一項(xiàng)兼顧工作，因此檔案工作人員常常一身多職，缺乏了關(guān)于檔案業(yè)務(wù)的專業(yè)知識，檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，無法滿足目前電力企業(yè)基建階段檔案管理的實(shí)際需要。由于工程建設(shè)單位企業(yè)文化和管理理念之間的差異，檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)往往不一致，歸檔的文件質(zhì)量不相同，文件格式和內(nèi)容各不相同，影響了檔案的規(guī)范管理。建設(shè)人員的流動性和電力公司檔案工作者的不穩(wěn)定，導(dǎo)致檔案管理員無法持續(xù)完成這項(xiàng)工作，而且沒有編制檔案和信息開發(fā)的充分準(zhǔn)備，因而基建檔案在電力企業(yè)就沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用。電力工程中的建筑單位通常更多，來自不同的系統(tǒng)，因此，它們的管理和企業(yè)文化理念不盡相同，不能以檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，而一旦文件在存檔時沒有統(tǒng)一的內(nèi)容規(guī)范和格式標(biāo)準(zhǔn)，將不利于實(shí)現(xiàn)基建檔案管理工作的科學(xué)化。

2 新時期電力企業(yè)加強(qiáng)基建檔案管理的措施

2.1 完善基建檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度是新時期電力企業(yè)基本建設(shè)的要求，隨著參與工程項(xiàng)目的單位數(shù)量的增加，電力公司基建檔案管理的范圍逐漸擴(kuò)大，基建檔案管理制度必須指定系統(tǒng)管理、功能劃分、組織領(lǐng)導(dǎo)等主要內(nèi)容，進(jìn)一步確定檔案材料的收集、分類和組織方式，以及工程項(xiàng)目文件的準(zhǔn)備和驗(yàn)收的要求，在施工之前必須給參建單位提供完善的基本建設(shè)檔案管理規(guī)范文件或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，國家主要建設(shè)項(xiàng)目的文件歸檔要求，例如《歸檔文件整理準(zhǔn)則》等，應(yīng)詳細(xì)說明電力企業(yè)的歸檔制度，以確保基建檔案的管理基于規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，有法可依，有據(jù)可循，提高基建檔案的管理質(zhì)量，不僅是對基建檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，而且在一定程度上也有助于嚴(yán)格實(shí)施工程建設(shè)項(xiàng)目，及時有效地促進(jìn)竣工檔案的完成。

2.2 提升檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)

關(guān)于基建檔案管理工作，它既是一種專業(yè)化的基礎(chǔ)性工作，也是改善檔案管理水平的一個關(guān)鍵條件，強(qiáng)有力的檔案管理能力是確保檔案工作進(jìn)行的關(guān)鍵保證。由于檔案工作不僅需要檔案的知識，而且也需要熟悉與檔案工作有關(guān)的文化知識和技術(shù)操作，電力企業(yè)的檔案工作者要具備這些專業(yè)素質(zhì)，企業(yè)就應(yīng)加大培訓(xùn)力度，培訓(xùn)相關(guān)的計(jì)算機(jī)和管理知識，使他們了解檔案的業(yè)務(wù)知識和企業(yè)管理知識，并更好地掌握利用計(jì)算機(jī)管理文件資料的方法。與此同時，電力企業(yè)檔案管理員應(yīng)努力提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合素養(yǎng)，保持積極主動的學(xué)習(xí)態(tài)度，不斷學(xué)習(xí)和提高自身技能，并通過各種途徑了解目前檔案工作領(lǐng)域的最新進(jìn)展，時刻關(guān)注最新理論成果。采用以檔案為基礎(chǔ)的新理論和技術(shù)，指導(dǎo)和改進(jìn)檔案的管理，不斷向復(fù)合型人才方向發(fā)展，以提高綜合素質(zhì)和能力。實(shí)現(xiàn)電力公司檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化管理，有助于進(jìn)一步開放檔案信息，利用新技術(shù)和檔案的前沿理論，對基本建設(shè)檔案工作作出有效的改進(jìn)，積極促進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

2.3 推進(jìn)基建檔案信息化建設(shè)

近年來，數(shù)字技術(shù)的廣泛應(yīng)用不斷推動著檔案信息化建設(shè)，數(shù)字化技術(shù)為檔案管理工作提供了新的動力，大量數(shù)據(jù)資料可以多樣化手段顯示出來，如圖表、圖像，音視頻等，因此，重要的是要收集好前期工作的文件資料。在項(xiàng)目建設(shè)過程中，建筑單位應(yīng)根據(jù)統(tǒng)一的方法、格式，將電子文件存儲歸檔，以保證檔案信息的原始記錄性和可用性。信息技術(shù)發(fā)展使得基本建設(shè)中的檔案工作出現(xiàn)了新的具體要求，基建檔案的管理應(yīng)充分利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，調(diào)整基建項(xiàng)目的管理要求，建立基建檔案信息系統(tǒng)，并根據(jù)工程項(xiàng)目和單位信息化水平，合理使用檔案管理軟件，以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程通信、訪問以及保管利用，實(shí)現(xiàn)電子檔案，在保管、使用標(biāo)準(zhǔn)方面科學(xué)有序地創(chuàng)建電子檔案數(shù)據(jù)庫，以提高企業(yè)部門之間的信息以及資源的共享水平。

2.4 檔案工作與工程建設(shè)同步管理

電力企業(yè)基建檔案資料是隨著項(xiàng)目的建設(shè)逐漸形成的，這些資料一旦形成，其系統(tǒng)性就已經(jīng)存在，因而從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始，就應(yīng)高度重視文件材料的積累工作，確保文件質(zhì)量，回憶式的資料不能作為檔案利用的原始材料。從工程項(xiàng)目的提出、討論初始，就應(yīng)有專人對檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，遵循檔案工作規(guī)律，堅(jiān)持檔案管理與工程建設(shè)同步進(jìn)行，工程一經(jīng)立項(xiàng)需要提出檔案管理和歸檔工作的要求，參建單位須明確分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)班子，妥善安排與工程建設(shè)相適應(yīng)的檔案部門以及檔案人員。制定檔案管理制度，保證檔案保管的設(shè)施達(dá)到八防條件，如防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲等。在項(xiàng)目建設(shè)的中期檢查過程中，要同時核查檔案工作的情況，在竣工驗(yàn)收時，同時驗(yàn)收項(xiàng)目檔案情況，必須按要求嚴(yán)格進(jìn)行項(xiàng)目檔案資料的整合、編制工作。

完成好基建檔案管理工作是電力企業(yè)管理中的重要基礎(chǔ)，不但是電力企業(yè)管理工作的重要理論基礎(chǔ)，而且還有利于電力企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案工作人員要有效保護(hù)和管理基建檔案，自覺樹立服務(wù)意識，不斷探求改善檔案管理的方式方法，堅(jiān)持依法治檔，從而更好地為電力企業(yè)的未來發(fā)展服務(wù)。

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