加強新時期電力企業基建檔案管理的研究

忽玉寧

摘 要：新時期，企業基建工程在電力事業發展過程中發揮著越來越重要的作用，并與電網系統的運行質量密切相關，為更好地了解基建項目的過程與發展成果，必須進行有效的檔案管理。本文分析了目前電力企業基建檔案管理的現狀，從管理制度、人員素質、數字化建設三方面提出了加強電力企業基建檔案管理的具體策略，希望對管理工作有所借鑒意義。

關鍵詞：新時期；電力企業；基建檔案

檔案作為人類活動和歷史的原始記錄，是人類智慧和歷史文明的重要載體，是事業建設的重要基礎，是經濟和社會發展的引擎。基建檔案涵括了企業項目的建設結果，在未來創新和發展工程項目方面發揮著不可忽視的作用，因而加強電力企業基建檔案管理至關重要。

1 基建檔案管理的現狀分析

在新時期的基本建設階段，重技術，輕管理與重建設，輕檔案已成為日益突出的一種現象，不管是電力公司的管理層還是檔案專業人員，對檔案管理的認識都存在不足，基本建設中檔案的管理更是企業項目管理中最脆弱的環節之一。如果不強調在基本建設過程中收集信息資料，大量的工作量將被添加到后期的工作當中，可能會拖延電力工程的完成時間，浪費人力、物力和財力資源。項目建設期間，受利益或施工期限等因素的影響，往往只強調工程本身，忽視了工程檔案，將重要文件分散在工程管理員手中，導致部分文件無法及時存檔或歸檔，而且檔案資料的收集和組織工作不能與項目建設相統一。檔案資料的整理時間被推遲，直到工程竣工才急于整理，加上工程結束后人員的撤離，一些建筑單位不熟悉情況以及建筑資料手續不足，因而檔案工作面臨極大的挑戰。項目工程建設中并沒有集中收集文件資料，造成了后期大量的整理工作，不僅延誤了工程的交工，而且還造成人力、物力和財政資源的浪費。

目前，大多數基建部門檔案管理的工作者大多是經驗少，資歷不足的人員，往往不熟悉檔案工作標準，對于檔案管理工作更不甚了解。面對工作壓力，心理承受能力較差，面對更難以應對的挑戰、難以解決的問題時，缺乏應對措施，造成了檔案內容的缺失。工程建設勞動力的流動性較大，因此檔案管理工作容易出現脫節現象，再加上工程部門與檔案管理人員之間缺乏溝通，檔案管理的責任并沒有落到實處。由于電力企業完全集中在企業本身的管理和生產管理方面，檔案管理被視為一項兼顧工作，因此檔案工作人員常常一身多職，缺乏了關于檔案業務的專業知識，檔案工作人員的業務素質欠缺，無法滿足目前電力企業基建階段檔案管理的實際需要。由于工程建設單位企業文化和管理理念之間的差異，檔案管理工作標準往往不一致，歸檔的文件質量不相同，文件格式和內容各不相同，影響了檔案的規范管理。建設人員的流動性和電力公司檔案工作者的不穩定，導致檔案管理員無法持續完成這項工作，而且沒有編制檔案和信息開發的充分準備，因而基建檔案在電力企業就沒有發揮出應有的作用。電力工程中的建筑單位通常更多，來自不同的系統，因此，它們的管理和企業文化理念不盡相同，不能以檔案管理的統一標準為基礎，而一旦文件在存檔時沒有統一的內容規范和格式標準，將不利于實現基建檔案管理工作的科學化。

2 新時期電力企業加強基建檔案管理的措施

2.1 完善基建檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度是新時期電力企業基本建設的要求，隨著參與工程項目的單位數量的增加，電力公司基建檔案管理的范圍逐漸擴大，基建檔案管理制度必須指定系統管理、功能劃分、組織領導等主要內容，進一步確定檔案材料的收集、分類和組織方式，以及工程項目文件的準備和驗收的要求，在施工之前必須給參建單位提供完善的基本建設檔案管理規范文件或行業標準，國家主要建設項目的文件歸檔要求，例如《歸檔文件整理準則》等，應詳細說明電力企業的歸檔制度，以確保基建檔案的管理基于規則和標準，有法可依，有據可循，提高基建檔案的管理質量，不僅是對基建檔案管理制度的貫徹執行，而且在一定程度上也有助于嚴格實施工程建設項目，及時有效地促進竣工檔案的完成。

2.2 提升檔案工作者業務素質

關于基建檔案管理工作，它既是一種專業化的基礎性工作，也是改善檔案管理水平的一個關鍵條件，強有力的檔案管理能力是確保檔案工作進行的關鍵保證。由于檔案工作不僅需要檔案的知識，而且也需要熟悉與檔案工作有關的文化知識和技術操作，電力企業的檔案工作者要具備這些專業素質，企業就應加大培訓力度，培訓相關的計算機和管理知識，使他們了解檔案的業務知識和企業管理知識，并更好地掌握利用計算機管理文件資料的方法。與此同時，電力企業檔案管理員應努力提高其業務素質和綜合素養，保持積極主動的學習態度，不斷學習和提高自身技能，并通過各種途徑了解目前檔案工作領域的最新進展，時刻關注最新理論成果。采用以檔案為基礎的新理論和技術，指導和改進檔案的管理，不斷向復合型人才方向發展，以提高綜合素質和能力。實現電力公司檔案歸檔的標準化管理，有助于進一步開放檔案信息，利用新技術和檔案的前沿理論，對基本建設檔案工作作出有效的改進，積極促進檔案信息化建設。

2.3 推進基建檔案信息化建設

近年來，數字技術的廣泛應用不斷推動著檔案信息化建設，數字化技術為檔案管理工作提供了新的動力，大量數據資料可以多樣化手段顯示出來，如圖表、圖像，音視頻等，因此，重要的是要收集好前期工作的文件資料。在項目建設過程中，建筑單位應根據統一的方法、格式，將電子文件存儲歸檔，以保證檔案信息的原始記錄性和可用性。信息技術發展使得基本建設中的檔案工作出現了新的具體要求，基建檔案的管理應充分利用計算機信息技術，調整基建項目的管理要求，建立基建檔案信息系統，并根據工程項目和單位信息化水平，合理使用檔案管理軟件，以實現遠程通信、訪問以及保管利用，實現電子檔案，在保管、使用標準方面科學有序地創建電子檔案數據庫，以提高企業部門之間的信息以及資源的共享水平。

2.4 檔案工作與工程建設同步管理

電力企業基建檔案資料是隨著項目的建設逐漸形成的，這些資料一旦形成，其系統性就已經存在，因而從工程項目立項開始，就應高度重視文件材料的積累工作，確保文件質量，回憶式的資料不能作為檔案利用的原始材料。從工程項目的提出、討論初始，就應有專人對檔案工作進行統籌規劃，遵循檔案工作規律，堅持檔案管理與工程建設同步進行，工程一經立項需要提出檔案管理和歸檔工作的要求，參建單位須明確分管檔案工作的領導班子，妥善安排與工程建設相適應的檔案部門以及檔案人員。制定檔案管理制度，保證檔案保管的設施達到八防條件，如防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲等。在項目建設的中期檢查過程中，要同時核查檔案工作的情況，在竣工驗收時，同時驗收項目檔案情況，必須按要求嚴格進行項目檔案資料的整合、編制工作。

完成好基建檔案管理工作是電力企業管理中的重要基礎，不但是電力企業管理工作的重要理論基礎，而且還有利于電力企業的可持續發展。檔案工作人員要有效保護和管理基建檔案，自覺樹立服務意識，不斷探求改善檔案管理的方式方法，堅持依法治檔，從而更好地為電力企業的未來發展服務。

參考文獻

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