高中學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理微探

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，人們在日常工作生活中基本都使用電子文件，傳統(tǒng)的學(xué)校檔案管理模式面臨著挑戰(zhàn)和機遇，檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理成為了高中學(xué)校檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路。本分重點分析了高中學(xué)校檔案管理存在的問題以及實施檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理的重要性。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)校；檔案；網(wǎng)絡(luò)信息化；管理

隨著科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)覆蓋到人們生活和工作的方方面面，檔案管理工作也不例外。新時期，檔案部門也逐漸改變?yōu)榉e極為人們提供信息服務(wù)的重要機構(gòu)。檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理打破了傳統(tǒng)檔案管理的時間和空間限制，人們可以根據(jù)自己的需求進入檔案管理系統(tǒng)去查閱自己需要的檔案信息，并且及時、全面的了解學(xué)校的管理和發(fā)展?fàn)顩r。檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理能夠為高中學(xué)校的發(fā)展提供準(zhǔn)確、有價值的檔案信息資料，最終實現(xiàn)檔案信息資源共享。

1 高中學(xué)校傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端

1.1 檔案的保密性和安全性較低

傳統(tǒng)的高中學(xué)校檔案管理模式較為落后，學(xué)生信息管理主要依靠工作人員手工錄入，效率和保密性較低。多數(shù)檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)落后，和時代脫節(jié)，不能熟練掌握計算機技術(shù)，無法準(zhǔn)確、規(guī)范的把學(xué)校的檔案基本信息錄入，致使信息出現(xiàn)錯誤、遺漏等情況出現(xiàn)。檔案接觸的主體較為廣泛，使檔案的保密性受到威脅。假如檔案的安全工作無法保障，就會造成嚴(yán)重的后果。

1.2 工作任務(wù)繁重、效率較低

高中學(xué)校每年都有大量的學(xué)生畢業(yè)，新生入學(xué)、教職工出現(xiàn)變動，就會需要錄入和變動大量的數(shù)據(jù)，檔案需要頻繁變動，采用人工管理模式來進行檔案管理，信息量較多，任務(wù)繁重，致使檔案管理工作人員的工作效率偏低，同時學(xué)校也需要耗費大量的人力和物力去完成此項工作，增加學(xué)校的經(jīng)濟負擔(dān)。

1.3 查詢檔案較為麻煩，更新和維護數(shù)據(jù)較為困難

高中學(xué)校檔案如果出現(xiàn)累積或者累積時間較長，就會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)和文件，采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，讓工作人員手工查詢、更新和維護都是較為困難的。想要查閱一份檔案資料就需要在大量的資料中查詢，如同大海撈針，致使需要的時候找不到，不用的時候隨意亂放。學(xué)校需要花費大量的時間、人力、物力和財力去整理、規(guī)范這些混亂的檔案，最終就會影響高中學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量。

2 互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中的運用

使用計算機技術(shù)，把高中學(xué)校檔案信息資料轉(zhuǎn)化成電子信息，建立網(wǎng)上數(shù)據(jù)庫。能夠推動高中學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，進而實現(xiàn)檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化，解決目前高中學(xué)校檔案管理中存在的問題，提高工作效率，優(yōu)化資源配置，實現(xiàn)資源共享。

2.1 檔案工作重點發(fā)生變化，統(tǒng)一規(guī)定資料標(biāo)準(zhǔn)

高中學(xué)校檔案管理工作要想跟上時代發(fā)展的步伐，實現(xiàn)“廣泛、快速、精準(zhǔn)”的要求，就需要把檔案管理工作重點放在信息的傳遞和加工這兩方面，傳統(tǒng)的檔案保存位置放在之后。進行現(xiàn)代化檔案管理工作，使用計算機進行檔案管理，這是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的重要內(nèi)容。運用計算機，檔案管理工作人員和使用者不用再花費大量的時間和精力進入檔案庫。查閱和使用檔案不用再接觸檔案的原件，使得檔案資料的壽命增長。使用計算機對檔案數(shù)據(jù)進行一體化處理，大大的提高了學(xué)校檔案的管理效率和質(zhì)量，使信息技術(shù)在檔案管理中的作用得以全面發(fā)揮。檔案工作人員的工作性質(zhì)也發(fā)生了變化，從以往的保存資料，轉(zhuǎn)換為審計資料，時刻關(guān)注檔案信息的完整、準(zhǔn)確、連續(xù)和真實。使用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)把高中學(xué)校的歸檔資料標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)定，保證歸檔資料清晰、方便閱讀。

2.2 增強檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理模式

高中學(xué)校要想實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理模式，就要采用無紙化管理方法，使用信息管理系統(tǒng)，使檔案資料的形成實現(xiàn)一體化模式。這種方法能夠節(jié)省大量的時間、人力、物力和財力，使用計算機管理使文件插入、信息存檔、信息查閱等更加方便，減輕了檔案管理工作人員的負擔(dān)，提高了工作效率。檔案工作人員需要不斷學(xué)習(xí)檔案管理和計算機新知識，廣泛閱讀各方面知識。深入研究檔案管理，樹立先進的管理理念，不斷拓寬視野，提高檔案管理水平和使用計算機快速、便捷的檢索能力，進而滿足人們的不同需求。使用電子加密技術(shù)來機密管理文書檔案，滿足廣大用戶的具體要求。

2.3 使用檔案的保密性，提高檔案管理工作水平

計算機技術(shù)具有超大存儲空間，快速存儲速度以及動態(tài)化的管理等優(yōu)點，高中學(xué)校利用計算技術(shù)對檔案資料進行管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的編輯等功能。要想實現(xiàn)檔案的較高保密性，可以使用計算機把檔案學(xué)校檔案資料制作成文件，進而提高學(xué)校檔案管理水平，降低工作人員的負擔(dān)，提升工作效率。進而逐漸提高檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化水平。

綜上所述，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，高中學(xué)校檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理變?yōu)橛葹橹匾６咧袑W(xué)校的檔案管理工作和學(xué)校整體管理有著密切聯(lián)系，因此，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)該把檔案信息化建設(shè)作為工作重點，構(gòu)建完善、高效的檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，進而實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式。

參考文獻

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[2]閆明.芻議高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[J].經(jīng)營管理者，2016.24.

作者簡介

李秋峰（1971-），男，漢，大專，山東省萊蕪市，初級，研究方向：檔案管理。