報(bào)考數(shù)據(jù)核對(duì)流程與方法探索

□徐佑明

開(kāi)放大學(xué)每個(gè)學(xué)期中段都要進(jìn)行期末考試報(bào)名，報(bào)考涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)的操作，要保證為每一個(gè)報(bào)考學(xué)生每一科準(zhǔn)確地報(bào)上名，避免錯(cuò)報(bào)、漏報(bào)、多報(bào)，實(shí)現(xiàn)報(bào)考數(shù)據(jù)的“零錯(cuò)誤”，就需要進(jìn)行多個(gè)環(huán)節(jié)的核對(duì)。具體地說(shuō)，就是需要進(jìn)行錄前核對(duì)、錄中核對(duì)和錄后核對(duì)，通過(guò)人工核對(duì)和程序數(shù)據(jù)比對(duì)來(lái)實(shí)現(xiàn)報(bào)考數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。報(bào)考包括整班(按班級(jí))報(bào)名和補(bǔ)考(按學(xué)生)報(bào)名，這兩種報(bào)名方式需對(duì)應(yīng)采取相應(yīng)的核對(duì)方式。本文就報(bào)考各個(gè)環(huán)節(jié)核對(duì)的流程與方法進(jìn)行探討。

一、報(bào)考數(shù)據(jù)的錄前核對(duì)

(一)對(duì)開(kāi)課大表與專業(yè)規(guī)則、考試文件的核對(duì)。開(kāi)課大表由開(kāi)放大學(xué)分校(基層電大)教學(xué)部門(mén)制定，專業(yè)規(guī)則、考試文件則由開(kāi)放大學(xué)分部(省級(jí)電大)制定。因各種各樣的原因，可能導(dǎo)致前者與后二者不一致。

1.對(duì)開(kāi)課大表與專業(yè)規(guī)則進(jìn)行核對(duì)。考務(wù)部門(mén)在收到專業(yè)規(guī)則和開(kāi)課大表后，要及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行核對(duì)。這部分核對(duì)主要是核對(duì)課程名稱及其考試單位，二者課程名稱要完全一致，對(duì)不完全一致有個(gè)別字符存在差異的課程，要咨詢相關(guān)部門(mén)求得確認(rèn)；課程的考試單位包括中央、省校及分校，一般情況下二者也要一致，只有當(dāng)上級(jí)開(kāi)放大學(xué)授權(quán)時(shí)，才可改變考試單位。當(dāng)新的年級(jí)專業(yè)規(guī)則有變化時(shí)，要特別仔細(xì)核對(duì)相關(guān)課程的名稱及其考試單位。如果發(fā)現(xiàn)開(kāi)課大表中的課程在專業(yè)規(guī)則中沒(méi)有或考試單位不同的，須及時(shí)上報(bào)調(diào)整處理。

2.對(duì)開(kāi)課大表與考試文件進(jìn)行核對(duì)。開(kāi)放大學(xué)分校收到考試文件后，要組織教學(xué)、考務(wù)部門(mén)和班主任及時(shí)進(jìn)行核對(duì)。核對(duì)內(nèi)容同樣主要是核對(duì)課程名稱及其考試單位，開(kāi)課大表與考試文件上的課程名稱及其考試單位要一致。要留意文件中特別說(shuō)明的個(gè)別課程考試使用的對(duì)應(yīng)課程的名稱；同時(shí)還要留意考試文件中各課程的試卷號(hào)，中央統(tǒng)設(shè)課程(1、2、3、4開(kāi)頭的試卷號(hào)課程)考試單位為中央；省設(shè)課程(試卷號(hào)由省校制定，5、8開(kāi)頭的試卷號(hào)課程)考試單位為省校；考試單位為分校的課程主要是自設(shè)課程(7開(kāi)頭的試卷號(hào)課程)和本科補(bǔ)修課程(6開(kāi)頭的試卷號(hào)課程)。核對(duì)時(shí)，要根據(jù)考試文件注意分清課程名稱相同但卷號(hào)不同(分別為專科、本科課程或考試單位、考試形式等不同)的課程；還要注意各課程的形成性考核及終結(jié)性考試的考核(考試)形式。一旦發(fā)現(xiàn)開(kāi)課大表中的課程在考試文件中沒(méi)有或存在其他問(wèn)題，要及時(shí)上報(bào)處理。

(二)對(duì)班級(jí)整班正考報(bào)考數(shù)據(jù)的核對(duì)。一個(gè)班級(jí)整班正考(課程的第一次考試)報(bào)考提交的數(shù)據(jù)主要包括年級(jí)專業(yè)、班號(hào)、報(bào)考人數(shù)、課程名稱、考試單位等字段。要核對(duì)這些數(shù)據(jù)，一是需要從教務(wù)管理系統(tǒng)下載“統(tǒng)計(jì)班級(jí)學(xué)生人數(shù)報(bào)表”來(lái)核對(duì)班號(hào)、報(bào)考人數(shù)；二是用前一步驟已核對(duì)好的開(kāi)課大表來(lái)核對(duì)課程名稱、考試單位。考務(wù)人員在核對(duì)完成后應(yīng)及時(shí)將有問(wèn)題的數(shù)據(jù)反饋給班主任，從而盡快修正數(shù)據(jù)以便下一步工作的開(kāi)展。

(三)對(duì)補(bǔ)考報(bào)名數(shù)據(jù)的錄前核對(duì)。班主任用《班主任考務(wù)管理系統(tǒng)》中的“錄入補(bǔ)考報(bào)考”程序錄入補(bǔ)考報(bào)名數(shù)據(jù)，用此系統(tǒng)在錄入數(shù)據(jù)時(shí)需對(duì)照原始紙面數(shù)據(jù)，即可邊錄入邊核對(duì)。通過(guò)此系統(tǒng)錄入達(dá)到核對(duì)考生學(xué)號(hào)、姓名、試卷號(hào)、課程名稱的目的，并可生成電子數(shù)據(jù)和打印清晰的紙面數(shù)據(jù)提交給考務(wù)人員。從而最大限度地消除了考生學(xué)號(hào)、姓名及試卷號(hào)、課程名稱的錯(cuò)誤，提高了考務(wù)人員將報(bào)考數(shù)據(jù)錄入教務(wù)管理系統(tǒng)的效率。

(四)對(duì)機(jī)(網(wǎng))考報(bào)考數(shù)據(jù)的核對(duì)。一部分課程的考試形式包含機(jī)(網(wǎng))考，這類課程不僅要在教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)考，還需在相應(yīng)的考試系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)考。這里所說(shuō)的對(duì)機(jī)(網(wǎng))考報(bào)考數(shù)據(jù)的核對(duì)主要是指在數(shù)據(jù)導(dǎo)入考試系統(tǒng)前對(duì)機(jī)(網(wǎng))考報(bào)考數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，也就是考務(wù)人員將按規(guī)定格式制作的機(jī)(網(wǎng))考報(bào)考數(shù)據(jù)與教務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的相應(yīng)報(bào)考數(shù)據(jù)進(jìn)行比對(duì)；或者將按規(guī)定格式制作的機(jī)(網(wǎng))考報(bào)考數(shù)據(jù)發(fā)給班主任核對(duì)，當(dāng)某些課程既有部分人報(bào)機(jī)(網(wǎng))考又有部分人報(bào)紙筆考時(shí)，此二者數(shù)據(jù)的記錄數(shù)及學(xué)號(hào)、姓名、試卷號(hào)、課程名稱必須完全一致，用Excel數(shù)據(jù)表進(jìn)行比對(duì)或用程序比對(duì)都可比較快捷地完成。

二、報(bào)考數(shù)據(jù)的錄中核對(duì)

(一)整班報(bào)考的錄中核對(duì)。在教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行整班報(bào)考錄入時(shí)，一是要選準(zhǔn)專業(yè)規(guī)則，不同專業(yè)，規(guī)則不同；相同專業(yè)，不同年級(jí)規(guī)則也可能有差異。二是要選準(zhǔn)課程，核對(duì)課程名稱，一般要完全一致。三是要選準(zhǔn)班級(jí)，核對(duì)班級(jí)代號(hào)，同時(shí)要核對(duì)班級(jí)報(bào)考人數(shù)。如果人數(shù)不對(duì)，則要核查在籍人數(shù)和選課情況。在確定“報(bào)考”前再次核對(duì)一下班級(jí)代號(hào)和課程名稱。

(二)補(bǔ)考報(bào)名的錄中核對(duì)。在教務(wù)管理系統(tǒng)進(jìn)行補(bǔ)考報(bào)名錄入時(shí)，一是要選準(zhǔn)考生，注意核對(duì)學(xué)號(hào)、姓名。二是要選準(zhǔn)課程，核對(duì)課程名稱。在選取課程時(shí)，如果發(fā)現(xiàn)考生要報(bào)考的某課程已有合格成績(jī)，則先要反饋給班主任查明原因，再?zèng)Q定是否報(bào)此科。三是在確定“報(bào)考”前要再次核對(duì)報(bào)考課程名稱。

三、報(bào)考數(shù)據(jù)的錄后核對(duì)

在教務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)全部報(bào)考數(shù)據(jù)錄入完成后(“報(bào)考確認(rèn)”前)，需要對(duì)報(bào)考數(shù)據(jù)進(jìn)行全面核對(duì)。這個(gè)階段的數(shù)據(jù)核對(duì)一是班主任在教務(wù)管理系統(tǒng)(或用從系統(tǒng)導(dǎo)出的報(bào)考數(shù)據(jù))對(duì)照原始報(bào)考資料進(jìn)行核對(duì)；二是考務(wù)人員將班主任所報(bào)報(bào)考數(shù)據(jù)與系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)用程序進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)。

(一)班主任人工核對(duì)報(bào)考數(shù)據(jù)。班主任核對(duì)報(bào)考數(shù)據(jù)，可將從教務(wù)管理系統(tǒng)導(dǎo)出的報(bào)考數(shù)據(jù)按班級(jí)代碼、試卷號(hào)排序，對(duì)照整班正考報(bào)考表核對(duì)班級(jí)代碼、試卷號(hào)、課程名稱以及人數(shù)。整班報(bào)考數(shù)據(jù)核對(duì)完成后，將整班報(bào)考的數(shù)據(jù)移開(kāi)，再將剩余的數(shù)據(jù)按學(xué)號(hào)、試卷號(hào)排序，然后對(duì)照補(bǔ)考報(bào)名原始資料核對(duì)即可。核對(duì)時(shí)，還要特別注意試卷號(hào)是否正確。一旦發(fā)現(xiàn)試卷號(hào)有誤，要及時(shí)聯(lián)系考務(wù)人員在系統(tǒng)中重賦正確的試卷號(hào)。

(二)考務(wù)人員用程序比對(duì)報(bào)考數(shù)據(jù)。一是考務(wù)人員可用“整班報(bào)考錄入”程序錄入整班報(bào)考數(shù)據(jù)，再將此錄入數(shù)據(jù)與補(bǔ)考報(bào)名數(shù)據(jù)合并為班主任報(bào)考數(shù)據(jù)。二是將班主任報(bào)考數(shù)據(jù)與系統(tǒng)導(dǎo)出報(bào)考數(shù)據(jù)用“報(bào)考數(shù)據(jù)比對(duì)”程序進(jìn)行比對(duì)。三是根據(jù)程序比對(duì)結(jié)果及時(shí)修正錯(cuò)誤。

為從宏觀上把握好報(bào)考試卷總數(shù)的準(zhǔn)確性，還需進(jìn)行總數(shù)核對(duì)。進(jìn)行總數(shù)核對(duì)時(shí)，先把整班報(bào)考數(shù)據(jù)與補(bǔ)考報(bào)名數(shù)據(jù)合并的班主任報(bào)考數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出試卷總數(shù)，再將此試卷總數(shù)與系統(tǒng)導(dǎo)出報(bào)考數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)出的試卷數(shù)據(jù)用“試卷總數(shù)核對(duì)”程序進(jìn)行比對(duì)，即可完成此核對(duì)。

四、結(jié)語(yǔ)

從多年的報(bào)考數(shù)據(jù)核對(duì)情況來(lái)看，多方面的原因決定了傳統(tǒng)的人工核對(duì)作用重大、不可或缺。同時(shí)，也要重視用信息技術(shù)處理方法來(lái)進(jìn)行報(bào)考數(shù)據(jù)的核對(duì)。作為考務(wù)管理人員，既要善于精細(xì)管理，堅(jiān)持在報(bào)考數(shù)據(jù)核對(duì)工作中對(duì)相關(guān)人員的工作進(jìn)行督促、檢查，也要進(jìn)一步運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段，以提高工作效率和核對(duì)的準(zhǔn)確性。展望未來(lái)，如果有更多的數(shù)據(jù)數(shù)字化，那么可嘗試使更多的核對(duì)過(guò)程由人工核對(duì)轉(zhuǎn)變?yōu)橛贸绦虮葘?duì)。