水利工程項目檔案管理的現狀與解決方法分析

周洪平

摘 要：水利工程項目檔案在一定程度上能夠實時的反應水利工程項目建設管理的過程，也是水利工程全生命周期當中各項計劃和決策的重要依據，這對于水利工程的安全運行以及充分發揮出其效益有著極為重要的關系。我國水利工程項目的檔案管理是一個系統化的工作，在水利工程項目管理當中有著不可動搖的地位。本文主要是通過分析了水利工程項目檔案管理中所存在的問題，并針對問題提出了相關的解決措施，予以有關單位的參考與借鑒。

關鍵詞：水利工程；項目建設；管理問題；管理對策

當前我國水利工程項目檔案是國家檔案的組成部分，也是記錄了水利工程項目建設管理過程中當中的控制原始資料。水利工程項目檔案管理不僅能夠反應出項目建設的規劃、設計、勘察以及實際施工和建設管理等方面的問題，并且還對后期工程的管理、運行以及決策和維護提供了準確有利的數據資料依據，也是服務水利與社會經濟發展的基礎性工作。最近幾年來，伴隨著我國和地方政府水利工程項目建設的規模不斷擴大，水利建設的投資量也不斷增大，水利工程建設項目不斷增多，然而水利工程項目檔案管理工作水平和效率卻是沒有跟隨著項目建設而發展，反而是隨著項目數量的不斷增加檔案管理的水平和效率呈現下降趨勢。還有很多水利工程建設項目存在檔案不全，檔案歸檔不及時以及信息化水平較低等諸多問題。在此基礎上，強化水利工程項目檔案管理的制度化、統一化、科學化以及規范化，是當前主要的課題。

1 水利工程項目檔案管理現狀分析

1.1 水利工程項目法人重視程度不夠

水利工程部分項目法人沒有認識到工程檔案對于工程在后期的管理、維護、運行以及決策等方面的重要性，存在重外業，輕內業的思想。一方面是缺少專業的水利工程項目檔案人員，有很多大型的項目管理單位都是由施工人員來擔任檔案管理人員的，沒有針對水利工程項目檔案管理進行系統的學習和培訓，檔案管理人員對于檔案管理的相關業務還不夠熟練。另一個方面就是相關的水利工程項目檔案管理的制度還不夠完善，有很多的水利工程項目檔案管理制度的實際操作能力還不夠強，還不夠細化，在一定程度上還有很多的水利工程項目法人單位沒有去制定適合自身的水利工程項目檔案管理制度。最后就是相關領導人員沒有對檔案管理工作檢測到位，較為輕視。在一定程度上除了現階段性的驗收、評估和結算方面之外，還有很多的水利工程項目法人沒有去開展相關項目檔案專項的實際檢查，在平時的管理中也是誰的檔案誰去負責，根本就沒有考慮到其綜合性。尤其是在臨時構成的水利工程項目部門，其臨時性的項目獎部門，人員的流動性相對較大，在具體的工作銜接當中，有很多人都是只重視部分業務方面的交接工作，沒有去重視項目檔案管理的交接確認，這些情況的出現都是為后續的工程檔案管理留下較大的隱患問題。

1.2 水利工程項目檔案的丟損問題

在水利工程項目檔案管理過程中，除了人員的調整之外，還會伴隨部分搬遷工作進行。由于部分檔案材料存放比較分散，所以在搬遷工作中，會造成檔案的丟損問題。從表象來看，這個過程中檔案的丟失是由于搬遷工作造成的，但是從更深層次中來看，應該是水利工程檔案管理水平較低，管理不到位，檔案管理人員自身的業務能力和對檔案存放的方式不當所引起的檔案丟損問題。在一定程度上通過建立起適合當前的檔案管理制度，以及相關的預案，在進行搬遷過程中嚴格遵循制度和規劃，能夠在很大程度上減免這個過程中檔案的丟損，從而去保證項目檔案的完整性。

1.3 水利工程項目檔案的交接和處置問題

在水利工程項目撤并和建設過程中，如果沒有將檔案目錄、實體和具體的業務資料進行整體移交，而只是將所有檔案類別及其存放位置進行告知，很容易造成交接出錯的問題。在實際進行檔案交接管理過程中，很多水利工程檔案管理沒有具體的明確交接人，與此同時對于清單檔案清單沒有做到詳細的整理，這些情況的出現都是會讓水利工程項目檔案管理的交接出現問題。還有就是在檔案處置中，由于水利工程項目人員的流動導致了檔案處置工作沒有充足的時間去提起準備，這種情況也讓檔案處置問題隨之出現。實際工作中，應當做好具體的處置規劃，對新的檔案工作人員進行一定的培訓，從而使其快速熟悉檔案管理和處置工作流程，保證檔案處置的順利推進。

2 水利工程項目檔案管理的解決方法分析

2.1 強化水利工程檔案管理的現代化建設

隨著我國科學技術的不斷發展，計算機和互聯網給水利工程項目檔案工作帶來了巨大的便利，在大力推行對電子檔案和文件檔案進程中，水利工程建設項目必須要將其運用，重視水利工程項目在規劃、設計、施工等方面的檔案管理運用。在更大程度上重視水利工程項目在規劃中、建設中，以及施工和竣工資料編輯期間的各種類型的電子文檔，要重點建設工程的錄像檔案、照片檔案以及紙質檔案將其印刻成光盤的形式，這樣對于檔案管理的網絡化就現實了，也能夠讓水利工程項目管理的檔案變得更具信息化。檔案員實時參加培訓，更新知識，提高技能，也有利于提高現代化管理。

2.2 嚴格執行水利工程項目檔案管理制度

首先，在工作實踐中，嚴格遵循有關法律法規，按照程序將檔案進行移交，可以在很大程度上避免或減少水利工程項目建設造成的檔案缺失，從而保證檔案管理工作的完整性和科學性。例《檔案法實施辦法》、《水利工程建設項目檔案管理規定》等國家檔案管理的政策法規，在一定程度上對檔案管理工作中已有明確的規定：水利工程檔案必須向領導單位和有關的水利工程檔案室進行移交。水利工程項目單位在進行業務分割過程中，檔案在此期間時不得進行分散的，可由其中一個單位代管或向相關檔案館移交。在一定程度上遵循此規定，既可避免了檔案在交接過程中歸屬模糊的情況，又不容易造成檔案丟失的現象。其次，在實際管理過程中，對檔案員進行相關的業務和法律法規的培訓，使其能夠在后續的工作中能嚴格遵循管理制度的同時，也可指導他人，來共同促進單位檔案管理的規范化。

2.3 制定符合本水利工程項目的檔案處置方案

在水利工程項目檔案管理過程中，一方面要堅持執行國家對檔案管理工作作出的具體要求及相關法律法規要求，同時也要針對項目的實際情況，制定出相應的處置方案，通過兩者結合的方式，才能有效地促進檔案管理工作的正常進行。在制定水利工程項目檔案管理處置方案過程中，首先需要明確管理目標，即確保所有檔案的完整，及檔案管理工作的連續性和有效性；其次要針對具體情況，將檔案管理工作進行細化；最后要制定出相應的實施細則，在實施細則中，應當抓住重點，建立起相應的檔案管理工作小組，從而確保工作內容的合理劃分，形成工作人員之間能力、精力等方面的互補。在實際的操作過程中，必須要區分已經形成的水利工程項目檔案和將要形成的檔案材料是工作中的重要內容。這個過程中要以工作小組的形式對具體情況進行合理的摸底排查，明確檔案和材料的性質，針對性地實施管理工作。還要與其他部門展開合作，這樣可以減少檔案管理的難度。

3 結語

總而言之，當前我國水利工程項目檔案管理還存在較多的問題，通過問題的分析，針對問題提出了相關解決措施，能夠在一定程度上去提高，水利工程項目檔案管理的效率和質量，從而促進水利工程的社會經濟效益。

參考文獻

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