企業(yè)檔案管理信息化建設探析

郭曉濱

摘 要：在科技的引領下，企業(yè)檔案管理工作進入全新發(fā)展階段，以信息化為方向，發(fā)揮信息技術的優(yōu)勢，推動傳統(tǒng)紙質檔案管理模式向電子檔案管理趨勢發(fā)展，有效提升檔案資源共享程度，檔案開發(fā)與利用效率顯著提高。

關鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息化建設；問題；對策

檔案是企業(yè)重要的資源，是企業(yè)管理不可缺少的內容，為企業(yè)全面發(fā)展提供更加詳盡與全面的平臺。檔案管理信息化主要是在保留實體與紙質保管的前提下，加快檔案實體向信息化與電子化轉變，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造更加優(yōu)質的條件，滿足社會對信息多元化的需求，增強信息共享度，提高檔案管理的效率。立足當前，企業(yè)檔案管理信息化建設仍存在一些問題，矛盾較多，需要給予高度重視，進行深入與綜合的分析，構建科學高效的發(fā)展策略，為企業(yè)檔案管理可持續(xù)發(fā)展奠定堅實的基礎。

1 結合行業(yè)發(fā)展正確認識企業(yè)檔案管理信息化建設的背景及必然性

1.1 信息化符合現(xiàn)代檔案管理發(fā)展要求，彰顯時代進步性

目前，信息時代勢不可擋，各個領域都深受影響，檔案管理也參與其中，促進企業(yè)由傳統(tǒng)模式向信息化與數(shù)字化的轉變。基于此，眾多行業(yè)都重視信息化與大數(shù)據(jù)的升級與調整，以時代發(fā)展為方向，將現(xiàn)代化信息技術融入傳統(tǒng)檔案管理范疇，實現(xiàn)對紙質檔案收集整理方式的優(yōu)化，促使其向著數(shù)字化道路發(fā)展，達到對檔案管理與使用的信息化升級，以便有效降低企業(yè)管理的成本支出，為企業(yè)管理者提供更加高效與便捷的服務。由此可見，信息化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必由之路。

1.2 信息化全面提升檔案管理開發(fā)利用效率，滿足企業(yè)多渠道需求

對于電子文檔，突出的優(yōu)勢是能夠承受較大容量的存儲需求，同時，提取速度較快，更顯便捷性，效率較高，優(yōu)勢遠遠高于紙質檔案管理模式，在根本上能為企業(yè)人事變動、革新等管理行為提供更加全面與優(yōu)質的服務，彰顯企業(yè)綜合管理水平。在根本上講，信息化背景下的檔案資源管理全面配合了企業(yè)發(fā)展的多方面需求。

1.3 信息化檔案管理降低工作強度，緩解工作壓力

依托信息化檔案管理模式，檔案的安全性與穩(wěn)定性得到增強，在完成紙質檔案向電子檔案轉變之后，信息存儲于硬盤，附之以及時的備份，實現(xiàn)存儲空間的有效節(jié)約，以網(wǎng)絡傳輸為手段，達到信息快速傳遞的目的，降低文件丟失率。另外，通過信息化檔案管理手段，管理人員工作壓力被降低，傳統(tǒng)人工收集與處理方式被取代，達到數(shù)據(jù)的一次性錄入，支持檔案信息的重復性使用，檔案利用率得以提升。除此之外，依托信息技術手段，檔案管理效率顯著提高，簡化了傳統(tǒng)檔案管理流程，工作效果更加突出。

2 深入剖析企業(yè)檔案管理信息化建設過程中存在的問題

2.1 企業(yè)檔案信息化尚未構建統(tǒng)一的管理模式與標準，制度性保障作用無法發(fā)揮

對于企業(yè)的檔案，涉及企業(yè)管理的很多方面。但是，在檔案管理中，通常以歸口管理為主，無法實現(xiàn)檔案管理模式的統(tǒng)一，這在很大程度上使得企業(yè)檔案信息建設表面化嚴重，將工作重點放在基本歸類方面，對信息的分析深度不夠，傳統(tǒng)檔案管理方式的不足尚未得到改善，缺乏科學與統(tǒng)一的信息化管理標準。

2.2 企業(yè)檔案管理與應用處于隔離狀態(tài)，創(chuàng)新性不足，利用率不高

在企業(yè)檔案管理范疇內，信息化建設的目標是對信息進行合理整合，提升檔案服務于企業(yè)的能力，滿足企業(yè)多方面的需求。但是目前，很多企業(yè)檔案管理的真正作用尚未實現(xiàn)，管理與利用尚未實現(xiàn)有效結合，更顯彼此之間的分離性，尤其是管理與應用處于各自為戰(zhàn)的局面，制約企業(yè)資源的高效整合利用，管理成本很難得到有效控制。

2.3 信息化檔案管理受重視度不高，管理模式滯后性嚴重，人員整體水平不高

對于企業(yè)而言，追求利潤是根本，因此，企業(yè)運營的重點便是生產運營與經(jīng)營，也是資金的主要用處。但是對于檔案管理，相關投入十分有限，未得到管理層的高度重視。另外，對于檔案管理而言，其基本標準為便利性，全面的管理細則尚未建立，干預度不高，創(chuàng)新思維滯后，傳統(tǒng)檔案管理模式仍延續(xù)使用，凸顯檔案管理機制的落后性，制約了檔案管理信息化的有序推進。

3 如何加強企業(yè)檔案管理信息化建設

3.1 加強企業(yè)檔案信息化基礎設施建設，創(chuàng)設優(yōu)質的存儲保管環(huán)境

在企業(yè)檔案管理信息化建設進程中，基礎設施是根本。為了增強檔案管理信息化建設重視度，要以信息化需求為依據(jù)，全面加強硬件設施建設，為電子檔案保存與管理創(chuàng)造有利的條件。同時，紙質檔案也不能忽視，做好存儲環(huán)境管理與維護。其次，從軟件設施方面分析，要對檔案存儲環(huán)境的網(wǎng)絡建設進行強化，組織相關設備的維修與管理，保證網(wǎng)絡的安全性，在根本上有效維護檔案的質量。

3.2 全面提升企業(yè)檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)，將培訓與教育工作落到實處

在企業(yè)檔案管理信息化建設中，管理人員的道德素質是根本，同時，還要落實責任意識，樹立法律觀念，以便有效提升檔案管理的規(guī)范性。另外，要千方百計增強檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素質，定期開展培訓，積極引入先進檔案管理方法，有效提高網(wǎng)絡化管理應用水平，發(fā)揮先進技術的優(yōu)勢，提高企業(yè)檔案管理利用水平。

3.3 加強數(shù)據(jù)庫安全建設，維護企業(yè)檔案資源的安全性、保密性與可靠性

目前，大數(shù)據(jù)時代勢不可擋，信息技術與網(wǎng)絡技術應用范圍不斷擴大，資源共享效率顯著提升，這在根本上促使檔案信息安全問題備受矚目，信息泄露可能性增大，威脅檔案信息的安全性。對于企業(yè)檔案，很多涉及企業(yè)的經(jīng)營機密，保密性要求較高，因此，要重視保證企業(yè)檔案信息的安全性。具體講，針對企業(yè)數(shù)據(jù)庫，要做好維護，同時，落實備份工作，在根本上維護企業(yè)檔案管理工作的連續(xù)性、安全性與可靠性。

3.4 構建檔案信息化建設長效機制，加強整個建設過程的監(jiān)督與管控

對于現(xiàn)代企業(yè)，為了推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，要結合發(fā)展實際，以科學理論為指導，積極構建長效運行機制。具體講，要建立完善的信息化管理制度，成立專業(yè)化運營維護機構，強化對檔案管理信息化建設的監(jiān)督與落實。信息化建設要按部就班、有計劃、有步驟的進行，保證各項工作落到實處，構建詳細的規(guī)劃，納入企業(yè)管理工作范疇，強化對信息化建設的有力指導。同時，要建立網(wǎng)絡系統(tǒng)，強化聯(lián)系性與關聯(lián)性，以便有效提升檔案信息化管理質量，強化信息高度共享。

4 結束語

綜上，立足新的發(fā)展階段，信息化管理成為各個行業(yè)發(fā)展的趨勢。企業(yè)檔案管理要融入其中，正視檔案信息化建設的系統(tǒng)性與復雜性，保證整個建設過程的科學性與有序性，要重視創(chuàng)新，以技術為依托，全面加強人才建設，構建高效管理體系，堅持與時俱進，切實提升檔案管理水平與效率，更好發(fā)揮檔案服務企業(yè)與社會的價值，為企業(yè)健康與可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造有利的條件。

參考文獻

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