對事業(yè)單位檔案歸檔管理要點(diǎn)分析

于洋

摘 要：本文主要分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案歸檔管理工作中存在的問題，根據(jù)事業(yè)單位檔案歸檔管理工作的現(xiàn)實(shí)需要，探討優(yōu)化檔案歸檔管理的方法，從而加強(qiáng)檔案歸檔管理資源的優(yōu)化配置工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；歸檔管理

檔案歸檔管理是事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)調(diào)動基層事業(yè)單位檔案管理人員的積極性，形成科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化與體系化的檔案歸檔管理工作制度，豐富檔案歸檔管理方法，全面提高事業(yè)單位檔案歸檔管理有效性。

1 事業(yè)單位檔案歸檔管理問題

1.1 歸檔管理重視不足

事業(yè)單位檔案管理工作主要集中在信息化與數(shù)字化改革上，事業(yè)單位檔案歸檔管理工作的重視不足，歸檔工作的隨意性相對較大，歸檔管理不滿足新時期事業(yè)單位檔案管理工作的需要，還缺乏專業(yè)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔管理工作制度。首先，基層事業(yè)單位缺乏基本的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，事業(yè)單位各部門人員缺乏主動歸檔的意識，不能定期的進(jìn)行檔案的分類整理，沒能達(dá)到及時進(jìn)行檔案存儲的工作要求。還有的基層單位未能形成良好的檔案管理機(jī)制，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案存儲管理重視不足，因此容易造成檔案丟失的問題。還有的基層事業(yè)單位檔案存儲管理的設(shè)備更新不足，新型的信息化檔案存儲設(shè)施設(shè)備配置不足，檔案管理工作的流程繁瑣，沒能有效的提高檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員對存檔工作的積極性，因此不利于達(dá)到高效存儲事業(yè)單位檔案目標(biāo)，影響了事業(yè)單位檔案管理的體系，不利于達(dá)到高效、合理、全面、系統(tǒng)進(jìn)行檔案存儲目標(biāo)。

1.2 缺乏專業(yè)存檔人員

事業(yè)單位檔案管理工作日益向著明確分工，確定崗位與科學(xué)實(shí)施的方向發(fā)展。但是有些基層事業(yè)單位不重視檔案存儲管理，沒能配備專業(yè)的檔案存儲管理人員，檔案存儲管理人員的專業(yè)技能性與操作有效性較低，因此影響了事業(yè)單位檔案存儲管理的科學(xué)性和有效性。例如，部分事業(yè)單位檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理工作素質(zhì)，從事檔案存儲管理員經(jīng)常處在變動之中，沒能形成完善的存儲檔案文件的工作體系，導(dǎo)致檔案存儲管理的系統(tǒng)性與科學(xué)性水平較低。其次，有些事業(yè)單位檔案管理人員未能充分的認(rèn)識到檔案存儲工作的重要性，沒能發(fā)揮檔案管理中檔案存儲工作的基礎(chǔ)性作用，導(dǎo)致一些負(fù)責(zé)檔案存儲管理人員存在著疏忽大意的問題。第三，還有的事業(yè)單位檔案管理人員的工作履職意識較低，檔案管理人員不能對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效整理，領(lǐng)導(dǎo)沒能給予必要的監(jiān)督檢查，因此影響了事業(yè)單位檔案存檔管理的科學(xué)性和有效性。

2 事業(yè)單位檔案存檔管理價值

2.1 提高檔案管理效率

事業(yè)單位積極的開展檔案存儲管理工作，有助于形成事業(yè)單位檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)體系，為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的信息化工作給予了必要支持。通過建立有效的立卷、閱卷、轉(zhuǎn)遞機(jī)制有還助于提高事業(yè)單位檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，滿足社會各階段對檔案管理的認(rèn)知。特別是當(dāng)前對檔案信息要求越來越高情況下，加強(qiáng)檔案歸檔管理水平，可以有效進(jìn)行檔案文件信息的核對，能滿足新時期社會對事業(yè)單位檔案的使用需要。對事業(yè)單位檔案文件的歸檔管理形式進(jìn)行創(chuàng)新，檔案歸檔管理體系的優(yōu)化建設(shè)，可以更好采納借鑒新型的檔案的管理方法，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價值和內(nèi)涵，做到運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化的方式達(dá)到提高檔案管理效率的目標(biāo)，解決傳統(tǒng)檔案管理問題，形成科學(xué)的檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)管理機(jī)制。

2.2 優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理主要由專職檔案管理部門人員進(jìn)行操作，這無疑使海量信息環(huán)境下檔案管理工作的質(zhì)量下降，檔案文件管理的難度上升。新時期更加重視檔案文件的存儲工作，可以形成有效配合的檔案文件管理機(jī)制，發(fā)揮各部門在檔案文件存儲管理方面的價值。通過提高檔案存儲水平，可以有效的優(yōu)化檔案管理結(jié)構(gòu)，豐富檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)體系，從而更好的適應(yīng)檔案工作形式的變化，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的充分補(bǔ)充，首先，檔案的優(yōu)化管理正在向著多結(jié)構(gòu)與多元化的方向發(fā)展，檔案存儲管理不僅滿足了基層相關(guān)工作需要，可以加強(qiáng)檔案資源的優(yōu)化配置，做到在面向市場的大環(huán)境上提高事業(yè)單位檔案存儲的效率，滿足各級政府部門與社會組織及群眾的檔案現(xiàn)實(shí)使用需要。其次，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的溝通，基于檔案歸檔管理的需要，形成各部門協(xié)調(diào)參與檔案管理的機(jī)制，可以發(fā)揮檔案管理專職人員在歸檔管理檔案方面的價值，從而達(dá)到有效調(diào)整檔案資源，全面提高檔案管理系統(tǒng)性效果。

3 事業(yè)單位檔案歸檔管理要點(diǎn)

3.1 完善歸檔管理制度

當(dāng)前事業(yè)單位檔案文件歸檔管理應(yīng)當(dāng)形成完善的管理制度，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理辦法，形成優(yōu)化的事業(yè)單位檔案歸檔管理工作體系。首先，對事業(yè)單位檔案歸檔管理應(yīng)當(dāng)形成科學(xué)的化的運(yùn)轉(zhuǎn)體系，注重明確檔案文件資源的歸檔管理機(jī)制，在確定檔案文件歸檔管理職責(zé)的基礎(chǔ)上，明確檔案文件存儲的時間、地點(diǎn)，歸檔核對的方法等，全面提高檔案歸檔管理有效性。其次，對以往的檔案歸檔管理工作進(jìn)行梳理，重點(diǎn)梳理歸檔管理工作流程中存在的問題，著力體現(xiàn)檔案文件歸檔管理的科學(xué)性與合理性，消除傳統(tǒng)檔案文件歸檔管理不科學(xué)的因素，達(dá)到優(yōu)化檔案文件歸檔管理程序，提高檔案歸檔管理有效性目標(biāo)。第三，加強(qiáng)對檔案歸檔管理工作的宣傳，在形成有效規(guī)范制度的基礎(chǔ)上提高歸檔管理操作性，發(fā)揮各級干部的管理監(jiān)督作用，有效嚴(yán)格的執(zhí)行相關(guān)程序，從而達(dá)到提高單位檔案歸檔管理科學(xué)性的目標(biāo)，解決事業(yè)單位檔案歸檔管理具體問題效果。

3.2 提高存檔工作水平

為了更好的保證事業(yè)單位檔案歸檔管理的質(zhì)量，有效的保證檔案處在安全的環(huán)境下，還要提高檔案歸檔管理技術(shù)人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先，對檔案歸檔管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，促進(jìn)檔案管理人員明確存檔操作的一般步驟，促進(jìn)檔案管理人員掌握新形勢下檔案歸檔操作的基本方法。其次，提高檔案管理人員在紙制檔案文件存檔管理能力的基礎(chǔ)上，還要提高檔案管理人員進(jìn)行信息化存檔管理工作的技術(shù)水平，促進(jìn)檔案管理人員掌握紙制檔案與電子檔案進(jìn)行同步歸檔的能力，重點(diǎn)提高歸檔管理時的檔案核查能力，保證檔案數(shù)據(jù)信息的可靠性與真實(shí)性。第三，事業(yè)單位還要經(jīng)常性的對檔案進(jìn)行復(fù)查和檢查，對檔案歸檔管理工作進(jìn)行有效跟蹤檢查，從而對檔案管理人員進(jìn)行具體考核，并且基于核查結(jié)果優(yōu)化管理制度，提高檔案管理工作水平。

3.3 提高歸檔管理實(shí)用性

為了對事業(yè)單位檔案歸檔管理形成促進(jìn)機(jī)制，還要提高檔案歸檔管理實(shí)用性，發(fā)揮事業(yè)單位檔案歸檔管理實(shí)用價值，促進(jìn)檔案歸檔管理人員真正認(rèn)識到歸檔管理的重要性，促進(jìn)歸檔管理人員主動提高管理意識。首先，注重在事業(yè)單位檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)的背景下發(fā)揮檔案歸檔管理的實(shí)用價值，注重體現(xiàn)檔案文件存檔工作對檔案信息共享的基礎(chǔ)作用。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，注重優(yōu)化檔案歸檔管理工作程序，從而有效的避免檔案管理漏洞，達(dá)到有效減少檔案管理損失的目標(biāo)。第三，提高事業(yè)單位檔案歸檔管理工作的保密性，保證檔案管理人員按照相關(guān)制度辦事，促進(jìn)檔案管理人員嚴(yán)格的遵守相關(guān)制度規(guī)定，這樣才能提高歸檔管理總體質(zhì)量，體現(xiàn)歸檔管理的嚴(yán)肅性。

4 結(jié)論

提高事業(yè)單位檔案歸檔管理工作效性，應(yīng)當(dāng)形成科學(xué)化的檔案歸檔管理工作機(jī)制，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案歸檔管理的科學(xué)化方法，在有效更新管理制度、信息化管理設(shè)備與管理方法的基礎(chǔ)上，形成綜合型的檔案管理機(jī)制，真正的體現(xiàn)事業(yè)單位檔案歸檔管理工作價值。

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