事業單位檔案管理的現狀及對策

摘 要：在快速的經濟發展背景下，為了事業單位良好的發展，為事業單位的改革創新鋪路，做好檔案管理是必不可少的。優秀的事業單位檔案管理，能為事業單位的發展提供有效的數據支持。然而，事業單位檔案管理并不容易，它不是簡單地記錄分類，實際上，事業單位檔案管理的任務難度不小。事業單位檔案管理現狀并不值得樂觀，影響了事業單位檔案管理效果。本文提出一些方案，以便提高事業單位檔案管理效果，促進事業單位檔案管理工作的順利實施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀；對策

檔案管理是事業單位內部管理的基礎管理工作，能夠為單位內部各個部門開展工作提供依據和指導，做好資料的收集工作能夠提高檔案的使用價值。我國事業單位檔案管理工作初有成效，但仍然有不足之處，為解決此類問題，需要對事業單位檔案管理現狀進行分析，了解產生這一現狀的原因，并提出有建設性和可行性的方案和對策。

1 事業單位檔案管理的現狀

1.1 對檔案管理的發展缺乏關注

在檔案管理技術不斷提升的同時，許多事業單位并沒有意識到檔案管理日新月異的變化，忽視其重要性，仍將其作為一項較為輕易完成的工作看待。一方面，管理者由于沒有意識到檔案管理對業績的輔助作用，對于單位內部的管理缺乏重視，將人力資源的獲取、技術人員的培養，作為長期的工作重心看待，施以較大的精力，而不注重檔案管理工作的開展實施，對內部人員的管理、分析卻有所忽視。另一方面，檔案管理人員對檔案工作的重視度也時常不夠，不熟悉檔案管理的各項工作內容，不了解檔案管理的重要支持作用，不明白如何運用檔案管理中能夠提供的信息，于是在事業檔案管理過程中，也容易出現疏忽和錯誤，影響事業單位檔案管理的效果與質量。

1.2 檔案管理工作人員的職業素質參差不齊

由于檔案管理學仍在發展中，科班出身的檔案管理人員較少，許多事業單位內部缺乏專業的檔案管理人才。事業單位的檔案管理人員，絕大部分為非科班出身，且較為常見的情況是原先在非檔案部門工作的人員，在年歲增長后調到檔案部門工作，對高速更新的信息技術不能及時接收、消化，容易出現紕漏。甚至在部分事業單位中，沒有專職的檔案管理員，對于檔案的管理由他人兼任完成。非專業、非科班的人員，沒有學習過專業的知識技能，到了此類工作崗位上后，缺乏相關經驗，需要根據具體業務進行補充、了解。這幾種常見情況導致事業單位檔案管理人員在職業素質上仍存在欠缺，有待提升。

1.3 部分事業單位檔案管理的方式落后

隨著互聯網的快速發展，信息化技術開始融入各行各業，檔案管理技術也逐漸信息化、現代化，然而，實際上新生技術并沒有普及，在部分事業單位，尤其是傳統事業單位的檔案管理的過程中，辦公條件較差，與技術匹配的電子設備、軟件還不夠齊全，這種較為落后的方式，并不利于檔案管理工作的開展實施，阻礙了檔案管理效果的提高，且存在隱患。

2 解決事業單位檔案管理現狀的針對性對策

2.1 改善管理環境

事業單位想要發揮檔案管理的職能和作用，在工作上取得良好的效果，首先就要加強對事業單位檔案管理工作的重視程度，這體現在建立完善合理的規章制度，并且依據管理制度檢查和督導檔案管理進展工作。如，完善福利待遇，吸引高級人才；及時將檔案管理工作中出現的問題上報并解決，引起員工的重視，形成良好氛圍；有關檔案部門的領導要把檔案管理工作合理分配，有效的落實到每個人身上，保證檔案管理工作的效率。其次，設備配置不合理，辦公條件差是存在的主要問題，為解決此問題，需要加大資金投入，改善管理環境，確保事業單位檔案管理工作的順利實施。

2.2 提高事業單位檔案管理人員的能力

事業單位檔案檔案管理人員的素質直接關系到檔案管理效果，提升事業單位檔案管理人員的綜合素質至關重要，需要從以下幾方面著手。首先，在招聘檔案管理人員時，應該在招聘內容上注明任職的條件，要具備一定的檔案管理專業知識，對待工作要有責任感，在實際的工作中要參加培訓，提高能力，并且能夠熟練運用到工作中，確保檔案管理人員有合格的綜合能力素質。其次，對在職的檔案管理人員，需要加大培訓力度，請專業人員開展針對性培訓，通過培訓，提升檔案管理人員的專業能力以及管理水平，為檔案管理人員提供專業的檔案管理知識，提升檔案管理人員的綜合素質。同時也要建立更完善的人員機制，通過獎懲手段，規范員工行為。

2.3 建立健全良好的檔案管理系統

隨著電子技術的普及，人們逐漸重視起信息化、數字化的檔案管理，信息化的檔案管理技術，不僅方便查詢管理，還能更好地保存檔案數據，避免因偶然原因引起的數據丟失情況。因此，通過建立、升級信息化檔案管理系統，改變傳統管理模式，將網絡技術融入到檔案管理中，可以實現檔案管理的優化，達到理想的檔案管理效果，確保檔案管理工作的順利實施。同時在工作的實施中，一切按照檔案管理制度的要求和操作流程進行，將內部檔案的歸檔、集中管理、利用、保密工作以及檔案管理工作的交接等事項，通過相關條例以書面的形式確定下來，只有按照檔案管理的各項制度和規定辦事，才能保證檔案管理工作在規定的軌道下進行。

3 小結

綜上可見，事業單位的檔案管理是一項不可忽視的重要工作，面對當前存在諸多不足的檔案管理現況，要解決這些問題，保證檔案管理工作的準確，就要主動提高、改進，就要努力實現檔案管理的信息化、規范化發展，不斷提高檔案管理工作的水平。解決事業單位檔案管理存在的問題，可以提高檔案管理質量，促進事業單位檔案管理工作的順利實施，以便發揮重要的作用，從而實現事業單位檔案管理工作的高效進行。

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作者簡介

蘇曉輝（1978-），女，梨樹縣人，漢族，本科，研究方向：檔案管理。