淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

喬飛虎

摘 要：隨著經濟社會的不斷發展，人們對于信息檔案的需求越來越大，在此背景下，事業單位檔案管理工作也經歷了多輪次的發展和進步，檔案管理工作的質量不斷提高、工作流程不斷完善。但在此過程中，也存在管理人員隨意性大、規章制度與現實工作不相適應等問題，不利于提高檔案管理工作的整體質量。就此，本文從事業單位檔案管理的現狀切入，分析了檔案管理工作的突破方法和相關策略，以期為檔案管理人員提供有針對性、實效性的借鑒和參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；現狀；對策

1 事業單位檔案管理的現狀

1.1 缺乏健全的檔案管理制度

現階段，我國事業單位內部并沒有制定嚴格的檔案管理條例，這就使得事業單位在進行檔案管理時，缺乏相應的理論指導，使檔案管理流于形式，不能得到徹底的貫徹與執行。除此之外，缺乏健全的檔案管理制度，也無法對檔案管理的具體職責進行劃分，事業單位內部管理人員常會因為責任劃分不清而發生糾紛。另外，我國事業單位檔案管理制度不完善，也就無法建立健全的檔案資料編制體系，在進行事業單位檔案管理工作時，管理人員要按照制度對檔案資料進行編制，給管理人員帶來了不便，影響檔案管理的工作效率。

1.2 檔案管理意識淡薄

從本質上說，檔案管理是一項保障工作，其目的在于為本單位中心工作提供信息支撐。事業單位的許多工作都離不開檔案管理部門的配合和支持，在其他工作需要的時候，檔案管理人員能不能快速、準確、完整地提供資料尤為重要。但目前，部分檔案管理人員的檔案管理意識比較淡薄，把檔案管理工作當成是簡單的抄抄寫寫、保管文獻資料、上架排列整齊等，沒有把檔案管理工作放到一個較高位置進行考慮，沒有從整體上把握、認識到檔案管理工作在單位總體工作中的作用，檔案管理責任意識、使命意識淡薄。

1.3 檔案管理人員素質偏低

事業單位檔案管理工作是一項系統全面的體系工程，不是一朝一夕就能完成的，對檔案管理人員的專業技術要求比較高。但是在實際工作中，很多事業單位檔案管理人員往往是半路出家，對檔案管理工作的認識程度膚淺，甚至有許多單位沒有專職的檔案管理人員，只有兼職人員。這些人員沒有過硬的基礎理論，也沒有豐富的檔案管理工作經驗，很多單位還停留在手工記錄、登記的階段，運用技術手段進行檔案管理的能力不足。

1.4 檔案管理模式落后

檔案管理信息化進程推進無力是事業單位檔案管理工作存在的普遍問題，多數單位對檔案管理的認識還停留在“架子化”“整齊化”“美觀化”上，進入檔案管理室后，一排排整齊的架子和資料就是好的檔案管理，其實這些已經遠遠不能與現代社會相適應。智能化設備、自動化設備、動態管理技術等高新管理手段得不到投入和使用，手抄筆錄的現狀沒有得到明顯改進。檔案管理人員對于高新技術的不掌握、不了解導致了他們不會尋求變革，滿足于最原始的檔案管理方法，檔案管理效率難以提升，檔案高效利用也無從談起。

2 事業單位檔案管理的對策

2.1 健全事業單位檔案管理的制度體系

健全檔案管理制度體系是事業單位進行檔案管理的重要環節，可以使檔案管理變得有法可依，事業單位要結合自身實際情況和國家的法律法規，對檔案的管理制度進行完善，檔案管理制度需要具有合規性，所以要以國家準則為基礎進行完善。在完善事業單位檔案管理制度體系時，要對其具體職責進行劃分，將具體的職責落實到每一個部門和人員，避免工作人員以及部門責任劃分不清而出現糾紛、業務拖沓的情況，進而對事業單位的檔案進行系統化的管理。以檔案資料的管理為例，在檔案資料的管理上，需要健全查閱流程與系統保管制度，而檔案資料管理的具體職責則包括歸檔要求、材料移交等，其中在進行材料移交這一環節時，要對檔案資料的清單進行檢查，以此來確保檔案資料的完整性，以免在事后出現問題而發生責任糾紛。

2.2 提高事業單位領導對檔案管理工作的管理意識

事業單位想要發揮檔案管理的職能和作用，在工作上取得良好的效果，第一步就要從自身的認識上做起，加強對事業單位檔案管理工作的重視程度，建立完善合理的規章制度，并且依據管理制度檢查和督導檔案管理進展工作，及時將檔案管理工作中出現的問題上報并解決，把檔案管理工作納入年度的考核，引起所有員工的重視，形成一個人人參與、態度積極的良好氛圍，有關檔案部門的領導要把檔案管理工作合理分配，有效的落實到每個人身上，保證檔案管理工作的效率。

2.3 提升檔案管理人員專業素養

人員內部培訓主要是針對現代檔案管理工作者，其要具備一定的理論知識和實踐知識，特別是計算機網絡方面的知識，如信息管理的專業化素養，過硬的專業信息素養才可以勝任檔案管理數字化和信息化的管理工作，為后續的經濟發展奠定良好的基礎，那么在人才培訓方面可以從兩個方面入手分析。第一是通過制定優惠的培訓政策，聘請高素質人才對本單位員工進行培訓，提高其專業能力。第二是通過開展外出培訓和集中性培訓項目讓工作人員可以更好地解決問題。但是人才培訓需要特別注意的是，政府在對事業單位人員做培訓的過程中更要強化對培訓效果的檢驗，避免出現培訓只是形式的問題。

2.4 增強檔案管理技術的使用

檔案管理走數字化道路。使用信息技術做數據庫完善以及掃描技術還有身份證技術等，這些對于提升檔案管理效率具有積極的促進作用，可以增強工作有效性，實現信息資料的更新、整合和補充。事業單位檔案管理要使用數字化技術建立起統一的檔案信息管理平臺，在數字化信息化檔案管理平臺上實現對信息的整理和轉移補充等等。事業單位的信息資源屬于無形資產，要實現良好的社會效益就需要創造出更好的條件，加大檔案管理信息的建設工作，走數字化道路。檔案管理走自動化道路。檔案管理自動化是在電子標簽以及OCR識別的基礎上進行自動化收集和自動化篩選以及自動化檢索的，自動化檔案管理模式可以實現信息的資料批量操作，在自動化基礎上事業單位還需要不斷地購置現代化設備，滿足單位的自動化要求，最后實現自動化管理與檔案管理的高效率。

2.5 加強檔案管理監管

完善檔案管理的監管系統可以避免事業單位檔案管理出現形式化的現象，對檔案管理的監管系統進行完善，要檢查檔案管理部門是否按照管理制度以及相關規定對檔案進行整理和收集，并且也應對檔案資料進行定期和不定期的檢查，一旦發現錯誤，要及時對檔案資料進行修改，并且事業單位也可以借助外界的力量，進行社會監督，從而對事業單位的檔案管理加強控制。

3 結語

綜上所述，我們了解到檔案管理對事業單位發展的重要性，同時雖然事業單位在進行檔案管理改革的時候，管理工作存在一定的不足和問題，但是要保證檔案管理工作的準確，實現檔案管理的信息化、規范化發展，那么就需要不斷提高檔案管理工作的水平。我們必須充分認識檔案管理工作的重要性，抓住機遇，創新思維，以科學理論為指導，利用科學的辦法不斷完善檔案管理制度，面對新機遇，迎接新挑戰，采取新措施，不斷推動檔案管理工作取得新成效，為事業單位的發展提供有較高價值的參考，走上可持續發展的道路。

參考文獻

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