信息化條件下高校財務報賬管理的優化

李亞平

摘要：隨著高校辦學規模不斷擴大，業務量逐年增多，高校財務部門所面臨的報賬業務激增，由于高校信息化落后導致報賬系統落后、財務人員配備不足等各方面的影響，傳統的財務報賬存在著效率低下等多方面的問題。本文先論述了高效傳統財務報賬流程及傳統報賬流程存在的問題;高校財務報賬信息化管理的必要性;在信息化條件下如何優化報賬效率和流程，提高財務管理水平。

關鍵詞：信息化; 報賬管理; 管理效率

一、引言

隨著高校辦學規模不斷擴大，業務量逐年增多，高校財務部門所面臨的報賬業務激增，由于高校信息化落后導致報賬系統落后、財務人員配備不足等各方面的影響，高校財務報賬面臨一系列問題，財務報賬是高校運作的基礎性工作，傳統的財務報賬存在著效率低下等多方面的問題。提高高校報賬效率的重要動力之一是建設信息化校園，信息化對高校提高財務管理水平和效率起著十分重要的作用。

二、傳統的高校報賬流程

高校財務管理工作包括預算管理、報賬管理、收入管理等多項管理工作，其中財務報賬是高校最主要的工作之一，它是指經辦人從相關經濟業務活動中獲取真實、合法的票據，通過具有審批權人的審批后，到財務部門辦理報銷手續的行為。財務核算的準確性是財務報表信息準確的基礎，影響財務管理職能的發揮，是學校相關上級決策的重要依據。目前高校財務的報賬流程主要包括以下幾個步驟：

（一）原始業務報銷單據的整理和簽批

相關業務經辦人按照經濟業務類型分類粘貼真實合法的發票、收據等。在財務報銷單上填寫業務支出用途、支出項目明細金額等內容，并附上相關的合同等附件，由有簽字權的領導簽字并列明支出項目。

（二）財務人員對原始憑證進行審核

報銷人員將部門領導簽批好的原始憑證交由財務部門進行報銷，財務人員對原始憑證的真實性、合法性、合規性進行審核，學校各項收支業務的審核、制單，確保業務手續齊全，對不符合規定和未經審批的超預算業務不予辦理，財務人員應正確運用各級會計科目核算。

（三）會計憑證的錄入

財務人員根據有關的規章制度和財經法規將審核無誤的原始憑證真實準確地按照業務類型錄入賬務系統。財務人員需要錄入摘要、會計科目、經濟分類、部門編碼、項目編碼、功能分類科目和金額等。

（四）出納付款環節

出納付款是指出納人員根據復核無誤的記賬憑證支付給報銷人員報銷款項的過程，主要方式有銀行轉賬、支票和電匯等多種付款方式。

三、高校傳統報賬模式存在的問題

（一）報賬效率差

自從會計電算化的普及以來，財務報賬效率較手工記賬方式在一定程度也得到了提高，然而高校報賬難的現狀并沒有得到根本的解決。部門報賬員在辦理業務時，往往面臨著找領導簽字難、其他部門蓋章難、財務排隊難、票據粘貼有問題或金額大小寫寫錯或大小寫金額不一致、大小寫金額涂改時需要經常往返等問題，這樣就占用了教師部分教學和科研時間。

（二）財務工作量巨大

財務部門每天都需要處理大量各類報銷業務，審核內容主要包括經濟事項是否真實發生、是否按照合同約定的進度付款、領導是否在審批權限內簽字，經濟事項的發生是否符合國家和高校的規定等;對新增報賬員進行詳細解釋各種業務怎么辦理。

（三）在部門審核管理上，學院二級部門沒有有效發揮作用

由于現在高校規模很大，兩校區業務同時進行，同時學科、項目、經費類型等使用規定也不同。為了提升管理效率，高校將一些財務管理權限下放至院系，由院系作為報銷的第一道控制環節。比如我校“十二五”資金由負責該項目的主管校長簽字，校長負責重大資金項目的簽批。我校對部分十二五專項資金的使用下放到各學院，由各學院領導負責簽批。比如我校某學院報“十二五”時，領導審核不嚴，在不屬于十二五資金列支范圍內的票據上簽字，沒有起到第一道審核的作用。

（四）與報銷有關的財經法規講解力度不夠

與報銷相關的國家法規制度不斷增多，財務人員在報賬審核中須牢記各類財經法規制度，并將這些法規制度告知報賬人員。財政部于2014年1月7日發布的關于印發《中央和國家機關差旅費管理辦法》的通知（財行[2013]531號）（1）;2013年11月25日，中共中央、國務院近日印發《黨政機關厲行節約反對浪費條例》（2），并發出通知，要求各地區各部門認真貫徹執行。

（五）報銷流程各環節之間的孤立現象較為嚴重

在我國現階段，很多規模較大的高校各下屬院系等部門擁有自己獨立的一套信息管理系統，由于各信息數據系統之間信息是孤島，業務部門報銷人員需要到財務處進行現場辦理，而財務審核人或部門領導難以及時了解費用的預算和及預算執行情況，使得這些部門的預算無法有效實施控制。例如我校后勤部門的進行獨立核算，預算并未在我校財務大賬上體現。

四、高校財務報賬信息化管理的必要性

（一）高校財務報賬信息化有利于提高工作效率

高校財務一直是一個日常單據處理工作量比較大的部門，與早期手工記賬相比，信息化財務軟件的應用極大地提高了工作效率，并且減少教職工排隊等待的時間。

（二）高校財務報賬信息化有利于減少差錯

財務報賬時時間緊，任務重，財務人員在手工輸入不免會出現差錯，可以在計算機系統中設置相關科目、項目、經濟分類之間的勾稽關系，出現勾稽關系不合理或錯誤時系統會自動提示或禁止繼續操作。

（三）高校財務報賬信息化有利于上級主管部門統計數據

上報上級主管部門的日常報表現在不單單包括財務報表，還包括一般性支出月報表、生均成本報表、財政資金報表等一系列報表，這些報表在信息化條件下可以很快捷和方便地提取出來。

五、高校財務報賬信息化管理的對策及建議

高校財務報賬信息化管理是利用現代化信息技術，在財務報賬的各個流程中引入信息化技術支持，及時準確地為高校各部門及管理層提供數據及決策分析服務，提高高校財務管理的水平與效率。

（一）借鑒銀行，建立排隊叫號系統，降低排隊等待的時間

排隊叫號系統是在高校財務報賬過程中引入的一套智能化系統，可以有效的解決教職工報賬排隊所引起的矛盾。（3）高校財務部門現在是高校最繁忙的部門，每天到報賬大廳排隊等候日常報賬和科研項目的教職工一直很多。報賬環境人聲嘈雜，不按秩序排隊等待，經常發生爭吵。高校可以借鑒銀行的排隊叫號管理系統，可以有效緩解排隊秩序和公平的問題。

（二）引入網上預約報賬系統

網上預約報賬是指需要辦理報銷手續的人員通過財務管理系統按照規定的格式填報相關報銷信息，根據預約時間去財務報賬大廳進行報銷業務，而財務部門根據系統中數據獲取報賬信息，在審核完原始憑證之后，自動生成記賬憑證，出納根據審核無誤的記賬憑證付款。通過預約報賬系統，改變了傳統的報賬下財務人員一項一項手工輸入的模式，會計憑證由報賬人員與財務人員共同完成填制，財務人員工作由原來的審核、計算及記賬、復核簡化為簡單的復核工作，大大減少了財務人員錄入的工作量。財務人員根據報賬人員在系統中填列的報銷事項，預計工作量并及時回復報賬時間。這樣既縮短了報賬等待的時間，也減輕了財務人員核算票據，錄入憑證的時間，使財務人員更加有精力處理業務，提高報賬效率和服務質量（4）。網上預約報賬系統還能有效地防止項目赤字報銷支出，報賬人員在網上填報的時候就知道項目是否赤字，不必等到現場報銷時才知道項目有沒有余額。

（三）基于WEB進行網上報賬和銀校直連

報賬人員可以通過財務管理預約報賬系統的各個終端自主設備選擇時間錄入報賬信息，再由系統預設的處理程序自動生成各類基本賬務信息，自動生成報賬信息條形碼和二維碼，報銷人員打印報銷單，與原始單據一起投入財務報賬專設的報銷信箱中，由財務人員在規定的時間內收取。財務人員審核報賬人員投放的原始單據及報銷單，掃描條形碼并對自助報賬系統生成的賬務信息之相關內容進行確認，財務人員確認無誤后由系統自動生成會計憑證，并通過網銀支付方式及時將款項劃轉至教職工的個人銀行卡上。將繁瑣的財務報賬工作簡化為對原始單據的審核和對報賬系統數據的修改或確認，其余工作則由賬務系統自動完成。（5）銀校直連業務是指銀行與學校利用銀行專線接口系統實時進行支付的業務。實施銀校直連支付系統下資金支付可即時完成，提高支付效率。大額資金的支付更加方便，無需辦理預約便可隨時在財務支付。

（四）后臺業務采用財務系統自動生成憑證

報賬過程中，分前臺業務和后臺業務，后臺業務主要包括一些銀行回單、工資、公積金、課時費、學生勤工助學金等賬務處理。這些業務如果財務系統設置嚴謹是可以通過設置自動生成憑證，節省大量的時間和人力，并能保證正確率。

以某高校財務系統為例，自動生成憑證需在工資5.0的“其他系統制單”中操作，選擇工資系統制單，可以根據實際制單需要來選擇相應的模板代碼和工資發放年月。點擊確定，系統將根據憑證定義規則提取工資方案中的相應數據進行計算、匯總，快速生成分錄。憑證模板中除定義各項支出外，還根據支出科目定義了銀行發放方式：自籌部分和財政撥款部分都跟隨憑證自動計算生成，省去了手工計算支票金額的步驟，準確高效。

（五）報賬之后部門進行系統查詢，及時了解資金周轉情況

加快信息化建設，為校內各單位提供項目經費的查詢，突破時間、空間的限制，最大限度地提高財務信息共享，實行透明化管理（6）。經費查詢系統有效的解決了部門資金使用進度不清楚的問題，部門可以根據年底資金使用情況及時調整下年預算。

（六）充分利用網站普及報賬貼票基本知識

充分利用校園網平臺，積極宣傳國家的法律法規和學校的規章制度，建立暢通的溝通渠道。財務處宣傳法規應該通俗易懂，便于非專業人員進行實際操作，并且可以設置留言板與業務辦理人員進行溝通，答疑解惑。財務處應該及時更新近期經常出現的典型問題，便于正確引導報銷人員，減少前臺業務辦理的差錯率提高辦事效率。其次，在財務信息網上公布各類報銷結算的規范化流程，讓教職員工及時了解報賬規定，最大程度地減少因信息不對稱出現的差錯。

（七）搭建網上交流平臺

開通互動信箱或網上留言等多種形式的教職工溝通平臺，及時快捷地答復師生提出的各種有關財務報賬方面的問題，借助于現代化的信息工具，切實有效地提高溝通效率，最大限度地提高財務工作的效率和服務質量。

六、結論

總之，財務報賬是學校日常管理中非常重要一環，做好報賬工作可以提高財務管理水平，促進內部控制建設工作。高校不斷引進先進的信息化等管理手段和技術，提高了管理水平和專業服務水平，為更好地服務師生打下良好的基礎。

注釋：

中央政府門戶網www.gov.cn ?http：//www.gov.cn/zwgk/2014-01/07/content_2561017.htm

新華網http：//news.xinhuanet.com/legal/2013-11/26/c_125760796.htm

狄成宇.關于高等學校報賬難的問題及對策研究.中國管理信息化.2013.8.16卷第16期18-20頁）

狄成宇.關于高等學校報賬難的問題及對策研究.中國管理信息化，2013.8.16.18-20頁

狄成宇.高校財務投遞式報銷與網上自助式報銷模式比較研究.教育財會研究.第23卷第6期14-20頁

李萍等.高等學校優化報賬方式提高報賬效率的研究.會計之友，2012年第4期

參考文獻：

[1]www.gov.cn http：//www.gov.cn/zwgk/2014-01/07/content_2561017.htm

[2]新華網http：//news.xinhuanet.com/legal/2013-11/26/c_125760796.htm

[3]狄成宇.關于高等學校報賬難的問題及對策研究[J].中國管理信息化，2013 （16）.

[4]王娜.高校財務投遞式報銷與網上自助式報銷模式比較研究[J].教育財會研究，2012，23 （6）：14-20.

[5]李萍，陳曉梅，石艷萍.高等學校優化報賬方式提高報賬效率的研究[J].會計之友，2012 （10）.